起業ログTOP > 法人ITサービス一覧 > 受発注システム
起業ログTOP > 法人ITサービス一覧 > 受発注システム
記事更新日: 2021/10/28
受注・発注業務に紙伝票やExcelを使っている、店舗数や取引先が多い、複数のネットショップを運営している…このような企業は、データや商品の管理に手間がかかります。
特に受注・発注業務は、人の手で行うと発注漏れや入力ミスなどのヒューマンエラーが起こりがちです。
ヒューマンエラーによるミスの削減、管理の手間を省き業務を効率化に強みを持つのが受発注システムです。
今回は数多くある受発注システムの中から、おすすめの7選をご紹介します。それぞれの特徴や受発注システムのメリット・デメリットをまとめたので、比較検討のご参考にしていただければと思います。
このページの目次
受発注システムとは、インターネットを介して受注・発注業務を管理し、効率化させるシステムです。受注・発注一覧や在庫管理、伝票の出力、取引先管理など様々な業務を簡単に管理することが可能となります。
また、外部システムと連携を取っている受発注システムが多いため、決算や倉庫管理などもシステム上で管理できて便利でしょう。
受発注システムを導入すると、以下が実現できます。
このように企業が受発注システムを導入し、一連の業務を管理することによって、業務を効率的に行えるようになります。
受発注システムを利用するには、取引先の同意を得て、同じシステムを導入してもらう必要があります。
取引先が、電話やFAXを使った受注・発注業務に慣れている場合やITに苦手意識を持っている場合は、発注方法の変更を躊躇する可能性が出てきます。
そのため、受発注システムの使いやすさや取引先にとっての導入メリット、業界でよく使われているシステムなどをリサーチし、取引先のことを第一に考えた選定をしなければなりません。
導入後、「操作が難しくてシステムを使いこせない」という状態にならないように、自社の担当者はもちろん、取引先でも簡単に操作できるシステムを選びましょう。
多機能な受発注システムは一見魅力的ですが、実際に利用してみると複雑で使いづらいと感じる可能性もあります。
まずは、操作のしやすい、シンプルな機能が備わったシステムを導入することをおすすめします。
また、業種によってはパソコンを起動する時間が取れない場合もあるため、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなど身近な端末を使って操作できると便利です。
快適にサービスを利用するために、サポート体制が充実しているかどうかという点も選定の際の大事なポイントとなります。
サポート体制が整っていると、システムの使い方についての不明点がすぐに明確になったり、システム障害やデータ破損などのトラブルに迅速に対応してもらえたりと安心です。
利用し始めると、より使いやすいシステムにしたいという思いも出てくるでしょうから、カスタマイズについてのサポートがしっかりしているという点も大事な要素となりそうです。
システムによっては、無料トライアルが実施されている場合もあります。使いやすさだけでなく、サポート面の充実さを確かめるためにも、トライアルを利用してみるとよさそうです。
画像出典元：「BtoBプラットフォーム受発注」公式HP
BtoBプラットフォーム 受発注は電話やFAXでの取引情報のデータ化が可能で、特に外食企業・卸売企業での実績が豊富なクラウド型の受発注システムです。
すでに利用中の販売管理システムと連携できるため、ワークフローを変えずに導入できる点も非常に便利です。
発注側は発注業務・レシピの一括管理・原価率のデータ管理が可能になり、受注側は24時間体制で受注できデータの自動取り込みが可能となる等、両方のコスト削減や業務軽減を実現できるサービスです。
「ネクストエンジン」は、受発注システムの導入実績No.1を誇る有名ブランドです。
店舗数27,006店以上、サポートセンターの顧客満足度93%という高い評価を得ています。
ネクストエンジンの運営会社であるHameeは、創業当時からECサイトを立ち上げています。ネットショップを運営する立場で、開発からサポートまで行っているのは大きな特徴と言えるでしょう。
ただ初期費用・月額費用が安い分、サポート体制があまり充実していないのが少しネックです。
「MOS」は、スマートフォンやタブレットなどの身近な端末で利用しやすいように設計された業務用受発注システムです。
受注者はもちろん、取引先である発注者の使いやすさを第一に考えています。
備わっている機能は必要最低限のため、操作がしやすく、ITに慣れていない場合でも安心して使えるでしょう。機能を追加したい時は、それぞれの業種に合うオプションを組み合わせることも可能です。
「TEMPOSTAR」は、ネットショップの支援を12年間行ってきた豊富な実績があるブランドです。
ネットショップやECサイトの運営に必要な業務を一元管理できる受発注システムは、業務の効率化を図れます。
1つの画面で、複数のネットショップ・ECサイトの管理が可能。店舗ごとに専任サポーターが作るため、システムを初めて導入する方でも安心して利用できます。
画像出典元：「アラジンEC」公式HP
電話やFAX受注の際、「相手の声がよく気取れない、発音がはっきりしない」「文字がうまく読み取れない」などのトラブルが起こることはないでしょうか。
「アラジンEC」は、従来の電話やFAX受注をWEB上で行える受発注システムです。
そのため、電話やFAXでの受注の際の聞き違いや印刷不鮮明等のトラブルの不安をなくすことができるようになります。
画像出典元：「CONNECT」公式HP
「CONNECT」は、受発注業務を効率化するためのシステムです。
電話やFAXでの業務をパソコンやスマホでの作業で一本化することで、無駄な時間や作業を効率化することが可能になります。
初期費用はいずれのプランもかかりません。
無料で試すことのできるプランも用意されています。
画像出典元：「SpreadOffice」公式HP
「SpreadOffice」は、発注業務を管理したい会社や現在エクセルで受注管理を行なっている会社にはうってつけです。
データのCSVインポート機能や電話サポートがあるので、誰でも安心して利用できます。
最長62日間の無料お試し期間があるので、契約前に使いやすさを実感できるのも魅力です。
5名以下の利用（個人事業主）の場合は月額980円のライトプラン
6名以上の法人の場合は月額1,280円のミドルプラン
大人数での利用の場合または独自帳票を利用したい場合は月額1,980円のスタンダードプラン
これら３つのプランから選択可能です。
受発注システムを導入すると、受注側・発注側の双方が効率化を実感できます。
受注側の具体的なメリット は下記です。
発注側が得られるメリット には、下記のようなものが挙げられます。
今まで人の手で管理しなければならなかった業務を自動化することで、業務の効率化に繋がります。
他の業務に時間を活用すると、効率的かつ生産的な仕事ができるようになるでしょう。
受注・発注をするときに電話やFAXを使うと、ヒューマンエラーが起きやすいというデメリットがあります。
電話を使って受発注したとき、言い間違いや聞き間違いをして、そのままやり取りが完了してしまったことはありませんか？文章に残らないため、注文の確認ができずに困った経験をした方もいるのではないでしょうか。
こういった人為的なミスは、取引先との信頼喪失やコスト面での損失に繋がるため、削減するに越したことはありません。
受発注システムは、頻繁に発注する商品を画面上に分かりやすく表示してくれます。また、在庫管理を自動化できるため、商品の発注漏れがなくなり、個数までも正確に発注できます。
電話やFAXなどを使った従来の発注方法では、受注先の担当者が休憩を取っている時や会議に出席している時は電話が繋がらず、発注業務がスムーズに行なわれない場面がありました。
しかし、受発注システムを利用すると、取引先である発注者がタイミングの良い時間に発注できるようになります。
受注先の都合や営業時間などを気にすることなく発注できることは、顧客満足度に直結すると言えるでしょう。
インターネットやECサイトは、注文内容の確認や販売管理システムへの入力などの業務に膨大な時間を割いていると、発送までに時間がかかってしまいます。
受発注システムを利用すると、発送までの業務を手早く進められるため、お客様の元に早く届けることが可能となり、結果的にサービスの向上に繋がります。
受発注システムの導入にともなう業務の効率化は、顧客満足度を上げる上でも大いに貢献します。
受発注システムは、取引先と一緒にシステムを使わなければいけないため、取引先の同意を得る必要があります。
取引先が電話やFAXなどの受発注方法に慣れていたり、システムを使うことに抵抗がある場合は、メリットや使い方の説明が必要でしょう。
また、取引先が既に受発注システムを利用していても、同意を得られない場合があります。数ある取引先で同じシステムを導入しているとは限らないため、システムの管理自体に手間がかかってしまう可能性があるからです。
取引先が導入しているシステムや、業界でよく利用されているシステムを確認してから、導入する受発注システムを検討するとよいでしょう。
システムを導入すると月額のコストがかってしまうことがデメリットと言えます。機能を増やし、システムを使いやすいようにカスタマイズすると毎月の費用がかさみます。
クラウドを使った受発注システムは、費用を比較的安く抑えられますが、多機能な機能が備わった受発注システムには、初期費用と月額費用が非常に高いものもあります。
導入コストは、システム導入後から受発注方法を変更するまで、毎月支払い続けなければいけないわけですから、複数の受発注システムの見積もりを取るなどして、導入コストの相場を予め知っておく必要があるでしょう。
取引先と利用していくことになる受発注システムは、必要な機能を見極め、コストと効果のバランスをしっかり考えた上で導入することをおすすめします。
電話やFAX、メールで行っていた受注・発注業務を受発注システムに切り替えると、取引先とのコミュニケーションが減ってしまいます。
業務の中で取引先との関係性を築いてきた企業にとっては、システム上のやり取りだけでは関係が希薄化してしまう可能性があります。
また、システム導入後に取引先が操作のしにくさを感じている場合もあります。コミュニケーションを取らない状況が続き、取引先の考えに耳を傾けずにいると、関係に亀裂が生じることも考えられるでしょう。
フォロー体制を整えておき、日頃から取引先の意向を気にかけることが大事です。
この記事では、おすすめの受発注システム7選や導入メリット、選び方のコツについてご紹介しました。
今回ご紹介した受発注システムを導入すると、効率的に業務を行えるようになり、ヒューマンエラーの削減や顧客満足度の向上に繋がるでしょう。
様々な業務をシステム上で管理できるようになると、今まで費やしていた時間を、企業が発展するための別の業務に活用できます。
受発注システムを利用してみたいと考えている方は、ぜひ今回紹介したツールを始めとした受発注システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
100社の導入事例まとめがついてくる！
起業LOG独自取材！
