boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
BOX Business 月額1,800円程度
2020年8月～2024年3月現在も利用中
・既存のシステムでは支店間を超えたデータの共有をする手段に乏しかったため、導入になり支店と現場でのファイルの共有が容易になり、格段に業務効率が上がった。
・導入から利用までスムーズに進めることができ、簡単に使用できた。
・値段も安価だったため、原価圧縮に貢献できていた。
・ファイルを検索するときに時間がかかり、目当てのファイルにたどり着くことが難しい。
・誰かが誤ってファイルを削除してしまった時に、そのファイルが削除されたことに気づきにくく、復元できる期間も短かい。
拠点を複数持っている会社で、拠点間同士でデータの共有を頻繁に行う企業にお勧めする。
2022年4月～2024年3月現在も利用中
・OutlookやExcelなどのデスクトップアプリやOffice onlineなどOffice365との連携機能がある。
・Outlookでファイル添付が簡単にできたり、Excelなどでアプリケーションから直接上書きや保存ができたりする。
・社外の人や他部署などにファイルを共有する際、閲覧制限が予め設定されているためコンフィデンシャルな内容のファイルでも安心。
・以前使用していたDropboxに比べ、エラーにほとんど遭遇しないと感じる。そのためRPAとの相性も良いように思う。
・サポートや問い合わせをしたい時の窓口が不明。
・容量の大きいファイルは、ブラウザでプレビューが表示されないことがある。
・boxリンクを開けないときに、閲覧制限によるものなのかファイル自体が移動や削除されたことによるものなのかが不明瞭。
特に複数人でオンライン共同作業が必要な状況に最適と思うので、おすすめする。
IT部門から、以下が導入の動機と聞いている。
・以前は仮想ドライブを使用していたが、ストレージ容量を増やすために追加コストが必要で、維持費がかさんでいた。このためストレージ容量が無制限のBOXに切り替えた。
・情報セキュリティの観点から、どのデータにいつだれがアクセスしたかを管理する必要がある。以前使用して仮想ドライブではアクセスの管理が出来なかったが、BOXでは可能であるため切り替えた。
2023年11月～2024年3月現在も利用中
・ワードやエクセルなどの同時編集が可能。
・BOX driveを使用することで、エクスプローラ感覚で操作できる。ITに疎い年配社員も今までどおりの操作で使用できる。
・IT部門からの説明によると、フォルダのアクセス権の管理が容易。
・社外にメールで添付ファイルを送る際にBOXを経由しているが、添付ファイルを開けなかったり、そもそもメールが届かない会社があったりする。
・Box driveの更新速度が遅い。誰かがアップロードしたファイルが他の人も見られるまで長いと5分ほどかかり、認識の齟齬が発生することがある。
・大量のファイルをアップロードすると、うまくいかない場合がある。
・アップロードに失敗しても、どのファイルが失敗したかが分からなかったり、""アップロード失敗""と表示されなかったりする状況が発生した。
2019年4月～2024年３月現在も利用中
・エクスプローラでローカルフォルダと同様の表示になるため、違和感なくファイルを置いたりフォルダを追加削除ができたりする。
・Microsoft社製品との親和性が高い。
・複数メンバーとの情報共有の設定も容易にできた。
・導入当初はある程度レクチャを受ける必要がある。特に、自身のアカウントを設定は、マニュアルや管理者の説明がないとなかなか完了することができなかった。
基幹業務としてMicrosoftを利用している会社であれば、親和性が高いためおすすめできる。特に、OutLookでメールにファイルを添付する代わりにフォルダー情報をつけるだけで良いので、セキュリティ的にもおすすめ。
ファイルサーバが各部に乱立し、デジタル化によりデータ容量が無尽蔵に増大している現状で、弊社のIT部門がセキュリティやBCPの観点から一元管理していく必要があると判断し、BOXを導入した。
２０２０年４月～２０２３年１月現在利用中
・マイクロソフトの製品よりも価格が安かった。
・ストレージ容量が無制限である。
・BOXドライブを入れても、通常のファイルサーバと同様に使える。
・ファイルのバージョンを履歴管理ができて、監査及びデータ削除の時にすぐに戻せる。
・頻繁に理由もなく停止し、業務に支障が出る。
どのような会社にもお勧めできる。
理由は、ストレージ容量が無制限であること、バックアップ・セキュリティ・BCP対策がクラウドサービスで対応できていること。ただ、時々障害もあるので、大事なファイルだけでも別の場所に置いておくなど対応策が必要と思う。
月額2,000円程度／人
2018年～2024年2月現在も利用中
・ドラッグドロップでファイルのアップができて、初心者でも簡単。
・容量を気にせずファイルの授受が可能。
・データリンクを発行すれば、メール添付の負荷も軽減できた。
・名称更新もその場ででき、閲覧・授受履歴も確認できる。
・ダウンロード不要でファイルの相互更新も可能なので、余分なファイルの授受が不要。
・ファイルアップロード時の自動通知が出来ない。
・通知（メンション）のグループ化が出来ない。
・1人あたりのコストが高く、使用が簡単に認めらない。
・会社の他ツール（office365/IncircleTalk）と連動しない
営業や取引で画像データ等を含む大容量ファイルを授受する業務が発生する会社におすすめしたい。添付メールより安全にデータの授受が可能なので。
2021年4月～2024年2月現在も利用中
・迅速に共有できる。
・更新の反映も遅くはない。
・見た目が整然としていて、データ整理しやすい。
・プレビューもあるので、作業しやすい。
・ファイル名の自由度も高い。
・グーグルドライブやドロップボックスに比べて、動作が早いと感じる。
・データ量の上限が近づくと非常に重くなり、保存できない状況が頻発することがあった。
・officeツールとの連携は問題はなかった。
・CADソフトとも相性は悪くない。
各地に多数の現場事務所があり複数の拠点で資料を共有する必要のある建設業のように、データのやりとりが膨大な職種におすすめする。
Business 月額費用 1,800円程度
・初期費用がかからず安価に、しかも即時に導入可能だった。
・取引先が情報共有目的で利用しているメインの外部ストレージサービスだった。
2018年4月〜2024年2月現在利用中
・直感的なユーザインターフェースで、ファイルやフォルダの管理が簡単。特にマニュアルで操作方法を学習する必要が全く無く、Windowsインタフェースに慣れた人であれば、誰でもすぐに利用可能。
・外部パートナーとのファイルやフォルダの共有が容易。プロジェクトが開始した後、ファイル共有の設定を行えば即時にファイルやフォルダーの共有が可能。
・モバイルデバイスでも利用可能。専用のモバイルアプリをスマホやタブレットにインストールすれば、ファイルにアクセスしたり、共有したり、編集したりすることができる。移動先でもすぐに共有ファイルの更新結果の確認が可能となり、ビジネスの対応が非常にスピーディになる。
・無料プランは、他の外部ストレージツールと比較して容量が少ない。例えば、Google DriveやDropboxの無料プランはもっと大きな容量を提供している。
・DropBoxの同期機能と比較して、特に大きなファイルを更新した場合に、同期に時間がかかることが多い。
・管理者向けの機能が豊富だが、一部の担当者にとっては複雑と感じる場合がある。特に大きいプロジェクトで担当者が多い場合、ユーザー管理やアクセス制御を行う際に、他のツールと比較して運用時の手間がかかることがある。
・ファイルを共有する際に、共有リンクを活用して外部のユーザーとの共有を行うことで、BOX内のファイルにアクセスするためのユーザーライセンスを削減し、コストを削減できる。
・機能を拡張するために、サードパーティ製のツールやアプリを活用する。ファイルのバックアップやセキュリティ管理を行うツールを導入することで、BOXの使いづらい機能を補完し効率的な使用が可能となる。
システム開発で短期のプロジェクトで外部パートナーとの連携が必須となるような場合に、このような高機能な外部ストレージツールの導入は必須と感じるので、おすすめする。但し、管理機能は若干複雑さを感じるため、IT管理者をサービスの管理者としてアサインすることは必須になると思う。
他の部署での利用実績があったため。
2022年8月～2023年5月
利用していたクライアントとの契約期間が終わったため。
・データのアップロードやダウンロードの方法がシンプルで分かりやすかった点
・容量が大きくても、何も気にせずにデータをアップロードできる点。
・契約書のやり取りなど、現物で行なっていたものもこちらでやりとりするようになり、スピードが早くなっただけでなく社内の面倒な手続きも省けるようになり業務の効率が上がった。
複数社で同じ情報を見に行く状況がある場合に、とても便利なのでおすすめする。
他部署との資料のやりとりを容易に行うため。また、権限の付与が細かくできるので、別会社の人とも簡単にデータ共有できるため。
2023年10月～2023年12月も利用中
・権限を細かく設定でき、リンク先を知っている人のみの共有もできるので、社外とのデータ共有が楽にできる。
・社外とのデータ共有の際、一定期間過ぎるとファイルを見れなくすることが出来るので、セキュリティ上も安心できる。
・社外とデータ共有する際に、容量が大きいファイルでも簡単にやり取りできる。
・エクセルファイルなど、誰かが編集中のファイルは見られない。
・社外に送る際にパスワードを設定できるが、後からパスワードの確認が出来ない。
・フォルダのエクスプローラのアドレスの先頭がCドライブになっており、ローカルフォルダと勘違いしてしまう。
・CADデータなど容量が大きいファイルをやりとりする場合で、機械設計メーカーとのやりとりに向いている。
・一定期間を過ぎると閲覧出来なくすることもできるので、機密情報を扱う会社に向いている。
この記事では編集部おすすめの法人向けオンラインストレージ（ファイル共有サービス）の中からおすすめの16選をご紹介します！それぞれの特徴やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントなどをまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。
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