boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
他サービスとの連携に優れている点から導入を決めました。
ServiceNowとの連携も可能であり、システム導入時にもBOX前提で考えていました。
2023年11月〜現在も利用中
・画面UIが優れており、ITサービスに疎い人でも利用しやすい。
・容量無制限のプランがあり、中長期的な利用に適している。
・セキュリティ面で２段階認証機能などの認証制限や、取引先とのファイル共有も容易に対応することができる。
・障害が発生するケースがあったり、動作に時間がかかり、業務が停滞するケースがあった。
・弊社の基幹システムと連携が困難であった。
・スマートフォンでの利用に適しておらず、クライアントの営業職の社員からは利便性が低いと意見が出ていた。
・連携しやすいと感じた。
・同じSaaSサービスであるServiceNowとの連携はシステム構築もしやすく、優れていた。
エンタープライズ企業、且つ取引先とファイル授受が多い会社におすすめなサービスと考えています。
ファイル容量制限を他サービスより柔軟に対応できること、大企業でも利用できる名の通ったサービスであることが理由となります。
法人向けプラン
データ送付のセキュリティ対応としてクラウドでデータを送付で切るシステムを導入する必要があったから
2018年〜現在も利用中
・会社が推奨しているシステムでもあるので、セキュリティに対しての信頼感がある
・ファイルごとに有効期限やパスワードの設定、アクセス制限など細かな設定ができる
・条件が揃っていればブラウザ上で簡易的にプレビューを行うことができる
・複数のファイルやフォルダを作成した場合、UIが少し複雑で、普段からシステムを利用しているユーザー以外には一部説明が必要なケースがある
・ファイルによってはアップロードやプレビューに時間を要する
・リアルタイムでデータを更新できてしまうので、後からデータが編集されてしまうことがある
オンラインデータ送付システムとしてはオーソドックスで、基本的な必要機能は搭載されていると思うので、どのような会社でも取り入れやすいシステムだと思います。
ファイル上限もかなりの容量が可能なので、動画やCGなどの大きなデータを取り扱う会社さんにもお勧めできます。
2023年5月～2024年11月現在も利用中
・sharepointと比べ、アクセス時にページが表示された。sharepointは、頻繁にページが存在しませんとメッセージが表示された
・セキュリティ認証の回数が少ない
・容量を気にせず、ファイルを格納できる
・直感的に操作できるUIのため、簡単に利用できた
・ブラウザを使わず、boxにアクセスすると、表示されないファイルがあるときがある(同期ができていないときがある)
・ブラウザから、ファイルの移動やフォルダの編集がしづらい
・ブラウザからWordやExcelファイルを開いたとき、ローカルのアプリではなく、オンラインアプリで開いてしまう
・ブラウザで見ると、最終更新者がわかる
ログの格納に使っているため、容量を気にすることなく、なんらかのバックアップをとりたい会社におすすめできると考えられる。また、セキュリティの関係からスマートフォンを身につけられない人にもオススメできる。
Enterprise
目的は社内や顧客との迅速なリソース共有。
2018年4月~2024年12月現在も利用中
・URLを顧客にメールで送付するだけで簡単にファイル共有ができる。
・分かりやすいUIで、直観的な操作ができる。ドラッグ＆ドロップでファイルが感覚的に移動できる機能は良いと感じる。
・SSOで簡単にログインできるため、ユーザIDやパスワードを覚えておく必要が無い。
・ファイルが大量にある場合、探すのが大変だった。検索機能がそこまで良くない。
・ファイルのダウンロードが遅いと感じる時がある。
・各組織のファイルが連携されていて大量にファイルがあり、rootフォルダにいけばいくほど動作が重くなっていくと感じる。
単純にちょっとしたサイズのファイルを社外の顧客と共有するのであればオススメなサービスかと思います。ただその場合、費用対効果はあまりよくないのではないかなと感じます。高度なセキュリティを問われる大企業とかにはオススメかと思います。
2020年4月～2024年11月現在も利用中
・同じファイルに、パソコンからもスマホからも、外出先でも簡単にアクセスできる。
・利用者の制限が簡単に設定でき、秘匿性の高い情報なども置くことができる。
・Windowsのファイルエクスプローラーと連携ができ、通常のストレージと同じ感覚で使える。
・フォルダを作成することに自由度が高いため、社内でフォルダが乱立してしまう。
・ファイルエクスプローラーで連携しているとブラウザでの表示と時間差があり、内容が違うことがある。
・Boxアプリの更新に時間がかかり、Windowsの起動時にしばらく使えないことがある。
必要なフォルダに関してはファイルエクスプローラーからアクセスして、クィックアクセスにピン止めしてすぐに使えるようにしている。
ファイルエクスプローラーとの連携ツール（BoxDrive）が用意されていて、使いやすい。
外部ストレージを組織拡張の都度追加購入している場合、組織変更が頻繁でアクセス権の管理などを現場に委譲したい場合、社内外で情報共有したい場合などに適したツールだと考える。
ビジネスプラン 月額1,881円/人
2021年～2024年11月現在も利用中
・windowsのエクスプローラと同じように使用できる。
・フォルダ作成、ユーザー登録、グループ登録等が直感的にできる。
・一時的なファイルのやり取りではなく、まさにオンラインストレージとして機能しており、フォルダ構成等がしっかり設定できる。
・レスポンスに難がある。通常のファイルサーバーと比較して、ファイルのアップロードやフォルダ作成等でいちいち数秒待たされ、ストレスに感じることがある。
・複数人で同時に編集しようとすると、よくわからない挙動になることがある。
2022年12月～2024年11月現在も利用中
・以前はネットワークフォルダを使用していたが、ファイル名を変更するとリンクが切れていたり、履歴管理のためにファイルがどんどん増えてどれが最新か分かりにくかったりしたが、boxは、ファイル名を変更してもURLが変わらなかったり、どれが最新か分かったりして助かる。
・ファイルが変更された場合、誰が変更したのか、どこが変更されたのかがわかりやすくなったので、全体的に業務効率が上がった。
・以前はPythonを使って複数ファイルの情報を別のファイルに書き込むことよくやっていたが、boxになってからはPythonを使って業務効率化を図れなくなってしまった。もしかしたらオプションなどでできるのかもしれないが、弊社ではそのような機能はない。
Outlookと連携しており、自動でメールを作成してくれて便利。
大企業だとファイルがどんどん増えていくため、サーバ管理だとサーバの増築や保守にコストだけでなく業務工数もかかると思うが、boxならコストの削減だけでなく業務工数も減らせると思うので、導入をおすすめする。
以前から使用していた社内サーバーの老朽化と、コロナ禍以降オンラインストレージでのデータ管理を進めていく方針になり、導入した。
2020年〜2024年11月現在も利用中
・操作が簡単。
・UIがシンプルで、PCが苦手な人でも扱いやすい。
・ブラウザ版とデスクトップ版があり、実際のフォルダのようにデータ管理できる。
・社外とのデータ共有も、リンクを作成してURLで共有できるので、ギガファイル便などのストレージサイトを利用しなくて済む。
・重たいデータを格納する場合は、デスクトップ版でうまくいかないことがあり、ブラウザからデータ格納する必要があった。
・ネット環境がなければ利用できない。
・管理者は制限をかけるなどできるが、一般ユーザーができることが限られている。
オンライン上でデータの管理や共有ができるので、リモートワークや出張がある業種に大変おすすめする。
2021年10月〜2023年3月
転職したため。
・クラウドと一体化したサービスであり、ファイルの保管から送付まで一気通貫で使用できる。
・導入時の副次的効果として、乱雑になってしまったフォルダを整理することができる。
・2人同時にファイルを開けないなど、非常に細やかなセキュリティ対策が敷かれている。
・単なるファイル送付サービスの場合、1人あたり月額200円程度でかなり安価なものがあるが、boxはクラウドサービスと一体化しているため、比較的高い。
法人向けビジネスプラン。費用は不明。
パスワード付きzipファイルのメール送受信が非推奨(PPAP問題)となったことをきっかけに、顧客とのデータのやり取りの手段として導入した。
2021年4月～2024年9月現在も利用中
・直観的な操作性。
・ユーザーやグループ別のアクセス管理が分かりやすい。
・必要な権限制御機能が備わっている。
・外部ユーザーにも利用させることが容易。
・フォルダへのアクセス期限が最長180日となっていて、それを過ぎると更新手続きを必要とするので煩わしい。
・同一ファイルの履歴管理機能がないため、間違ってファイルを更新した時に元に戻せない。
UIもアクセス権管理も分かりやすく、外部ユーザーとのやり取りにも使えるので、導入をおすすめする。
この記事では編集部おすすめの法人向けオンラインストレージ（ファイル共有サービス）の中からおすすめの16選をご紹介します！それぞれの特徴やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントなどをまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。
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