boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
2019年から2022年4月現在も利用中
・BOXドライブというデスクトップツールが非常に便利である。Windowsのエクスプローラーと同じ感覚で利用でき、ファイル編集およびアップロードがエクスプローラー上で完結できる点がとても素晴らしい。
・ファイルを相手に共有するときも、ファイルの右クリックで共有リンクを生成できるので、いちいちWebインターフェイスにログインする必要なく作業完結できる。
・ファイルのアップロードや編集は、普段使いで事足りる。
・ファイルのバージョン管理や権限設定はWebのUIを利用する必要があるが、デスクトップツールから実施する必要がない。WebUIを利用すると、エクセルオンラインが利用でき、簡単な更新作業はブラウザで完結する。
・BOXドライブというデスクトップツールを併用することで、不便さはほとんどない。
無料
2021年6月
別ツールでのやりとりで補えているため
デザインデータをデザイナーとやりとりし、第三者に納品するために利用しました
・大きなデータでも、ひとつのファイルの中に複数ファイルを作り分類できました。
・それを個別で共有することも可能で、大きなデータもURLの発行で簡単に共有することができました。
・ギガファイル便などと比べて広告がないため、取引先とのやりとりに導入しやすかったです。
・取引先が官公庁である場合などは利用できず、別のツールで共有しなければならないこともありました。
・利用していた当時は知名度があまり高くなく、取引先に利用方法を説明しなければならないこともありました。
おすすめします。無料で利用できるため導入が簡単に行える点や大きなファイルでも広告なしに共有可能であるため取引先などの外部とのやりとりに利用する際も問題なく利用できる為です。
2017年4月から2022年4月現在も利用中
・サーバー老朽化や容量の問題により、代替物を探していていた。
・社内ネットワークや公開者を制限できるなどセキュリティ面を加味して決定した
・データ共有しやすい
・ほぼサーバー時代と操作が変わらない
・パソコンに疎い50歳以上の方々も操作に困ることなく、日々業務を遂行できる
・新入社員でも特に細かいことを教える必要なくファイルの検索から、作り方、保存、データの移動なとが問題なくできる
・現在セキュリティの関係でツール使用不可となってしまい、ファイルをメール等で送信する際に、ダウンロードする手間が増えた。
・オフィス系のソフトを使う際に、それぞれのファイルを開くときに時間がかかったり、開かなかったり、保存に失敗することがある
公開範囲を指定できる点はおすすめできる。
各社員にGoogleメールアドレスにて利用するプランを使用
2020年4月〜2022年4月現在も利用中
リモートワークがメインになったため、ローカルから移行となりました。
・資料をBOX上で開き編集できる
・共有の際にURLが発行されるので簡単
・他のツールと比較してランニングコストが安価
・既存のローカルフォルダと階層などが作成でき、見た目が似ているので、移行後もスムーズに運用が可能
・BOX上で資料を開き、保存を押しても保存できないことがあった(通信環境が悪い時や、2名以上がロックをかけずに同時に編集をした際に発生した)
・一定時間経つとログアウトしてしまい、何度もログインしなければならないことがあった
Office資料はBOX上で開けるので相性良く便利です。
・アップロードスピードは速いので、大きな容量のファイルをアップする場合はおすすめ。
・ロック機能があるので、同時に編集して打ち消し合うことも避けられる。社員数が多くても安心して使えます。
2020年9月〜2022年2月現在も利用中
コロナでリモートワークが進み、簡単にデータを共有できるものが必要となったため
・ウィンドウズなどの普通のフォルダと視覚的に似通っている部分があり、最初からとっつきやすいデザインであった。
・パソコンが苦手な人にも使いやすいと好評で、出先でも諸々のデータを簡単に確認が可能。営業部から特に好評だった。
・それぞれの権限を設定する部分が多少わかりづらかった。
・設定する立場の人は限られているので、そこまで利便性を求めてはいないが、スムーズにはできず試行錯誤をした。
出先や別のサーバーを経由して、機密情報を扱うような会社にはオススメできると思う。権限設定以外は、初期導入はわかりやすかった。
2020年12月〜2022年2月現在
ISMS取得の為、社内で作成したデータは全てboxで管理する事となった。
各個人のPCではデータを所持しないという方針へ。
・デザインチームの制作物をリアルタイムで見に行ける為、報告前でもズレがあった場合は指摘が可能となった。
・ローカルサーバーに共有物を保管していた時代と使い方はほぼ変わらない為、box管理になってからも特に業務に支障は出なかった。
・たまにサーバーが繋がらなくなることがあり、box内のデータ編集時にリセットされる。
・データをwebアップロードする際には、ローカル環境からのアップロードと違いアイコンや容量が表示されない為、名前のみで判別しないといけないのは若干使いづらい。
box格納データをクライアントへURLのまま送る事が出来るので、ギガファイル便のような使い方が出来て楽ではある。
おすすめはしません。情報管理の厳しくない企業にとっては作業効率が下がる事が想定されます。
通常通りローカルサーバーへデータの保存などしていただいた方が管理が楽だと思います。
2020年9月
・フォルダーの使用レベルをコントロールでき、細かく設定できるところが使いやすい。
・同僚への資料共有がスムーズに行うことができた。部署内での利用は非常に便利。
・アップロードや読み込みもスムーズで利用しやすい。
・資料を開く際に、会社支給のタブレットだとドキュワークスが開けないので、別アプリで開く必要があり非常に使いにくい。
・権限が部署ごとに割り振られているので、他部署や社外に共有する際に設定を注意する必要がある。
・設定も一人一人追加しているので、作業量が多い。
特に使いやすいとは感じない。オフィス連携ができたが、わざわざ利用しなくてもそのまま編集できるので、利用していない。
クラウド化をしていないのであれば、おすすめだと思います。資料の共有が非常にしやすいです。また、デバイスを複数お持ちの場合も、非常におすすめです。各端末から利用できますし、場所を問わずに、資料閲覧もしやすいです。一方で、同系統で他に利用しやすいツールもあると思います。
2021年8月～2022年2月現在も利用中
・従来、社外にデータファイルを送付する場合には、上長承認など2段階のセキュリティシステムを踏む必要がありました。この仕組みがとても不便だったため、boxの導入に至りました。
・協力会社さんやリモートワークをしている社員とのデータファイルの受け渡しが非常にらくになりました。
・視覚的にわかりやすい作りになっているので、初めてboxを利用する人する方や年配の作業員の方に説明するときもすんなり使えるようになりました。
・データファイルを格納してからサーバーに反映されるまでに時間がかかります。
・協力会社にデータファイルをお渡しする際に、こちらはboxに格納し終えているのに、先方では表示されません。しばらく待ってから、再起動などしてようやく反映されました。
Windowsのファイル管理ソフトのエクスプローラーと連携していますが、使いにくいです。エクスプローラーに反映されないなどの不具合があります。
外部の方とのデータのやりとりが多い会社におすすめします。データのやり取りの際に、都度メール送付したりパスワードをかけたりする手間が省けるので、非常に業務効率が改善されます。
2020年3月～2021年10月
建設会社ため、現場事務所が所々にあるので共有して見られるフォルダとしてBOXを使用していると思われます。
だいたいの社員は、PC本体ではなくBOXにデータを保管していました。
事務所内でやりとりをする際は「BOXの〇〇というフォルダに入ってるから確認して」と言えば、わざわざ出力をしなくても確認できました。
移動することなく、自分の席のPCで格納・閲覧ができたので、その点では便利に使えました。
・どういったプランで契約していたのかは分からないのですが、やたらと重くてなかなか開かないデータが頻繁にありました。
・他の社員でも、上記同様に開けない人が複数名いました。みんなイライラしてししまうので、事務所の雰囲気も悪くなっていました。
紙ベースで動いている会社は、いちいち出力しなくていいのでおすすめします。なんでもかんでもPCに保存する人には、重くなってかえって使いにくくなる心配があるのでおすすめできません。
2019年8月～2022年1月現在も利用中
オンラインで資料等を修正すると即座に反映される点と、閲覧者を自由に設定できる点が良いです。ある会議直前に資料のミスに気付いたのですが、その際にBOXから修正をかけることで間に合わせることができました。また、閲覧者を自由に設定できるので、この組織には見せたいが、あの組織には見せたくないや、グループの垣根を越えてメンバーを選べるので業務を行いやすいです。
BOX特有のことかもしれませんが、例えば自分のフォルダ内にファイルを作成し、そのファイルを他の誰かにも共有したい場合、閲覧権や編集権をその人に付与させなければることができません。私は何度もその権限を付与し忘れていて、他の人から見れないと言われました。また、権限があってもURL形式でリンクを送らないと閲覧できないのでこれもよく忘れます。
BOXツールはお勧めします。閲覧権、編集権の自由度が高いのが理由で、セキュリティ対策として有効だと思います。ただし、権限の制限というのは大人数で役割がたくさんある企業、すなわち大企業になるほどアドバンテージがあると思います。
この記事では編集部おすすめの法人向けオンラインストレージ（ファイル共有サービス）の中からおすすめの16選をご紹介します！それぞれの特徴やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントなどをまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。
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