boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
エンタープライズライセンス
・中国からもアクセスすることが出来るサービスであるため。
・権限管理が容易かつほぼ全てのログが記録されているため。
・容量に上限がないため。
2020年3月頃～2022年7月現在も利用中
・ほぼ全てのログが記録されているため、監査データの収集や万が一の不祥事件が発生してもすぐに検知することが出来る。
・権限管理が細かく設定できるうえ、直感的に分かりやすい。
・Azureとの連携が出来るため、ユーザ管理が容易にできる。
・各種API/ツールのお陰でWin Exploreと同じような感覚で必要最低限の操作が可能。
・導入時の教育コストが低い。
・Web版であればOffice Onlineをそのまま使用できるので、共同作業がとてもしやすくなった。
・BoxNoteを使用する際、テンプレート登録をしておくと便利。これをしておくだけで、教育コスト・運用コストがだいぶ違う。
・権限付与はグループアドレス中心にすると、権限管理がより便利になる。
SSO、Azure、MS365等、多くのツールと連携が出来るうえ、必要に応じて無償プラグインを導入することが出来る。
大規模な組織におすすめ。
大規模であればあるほど、ネットワーク負荷やファイル保存の処理方式、セキュリティ３要素を踏まえるとBox一択だと思う。
エンタープライズライセンス
2020年夏頃～2022年7月現在も利用中
・ファイル間参照をするようなマクロ・関数を使う際に絶対パスが使用できないため、一工夫する必要がある点でオンプレ時代より不便。
・ローカルアプリでファイル編集していると、なぜかエラーとなってBox上にデータを保管できていないことがある。
・ファイルの保存のタイミングによっては、ファイルが複数作成されてしまうケースがあるうえ、それを検知することが出来ない。
規模が小さい組織にはおすすめしない。OneDriveやdropbox等の方がコスパが良いうえ、十分対応できる。
不明
当社のファイル保存場所の容量が多くなった。また、企業成長に向けて後任に記録を残すためにクラウド化するために導入された。
2022年4月〜2022年8月現在も利用中
・販促物業者様にPOP作成を依頼する際、商品パッケージのAIデータを送る必要がある。他社や社内の人に、重たいファイルをメールで送りたい時に、boxの共有機能が役立っている。
・リンクを知っている人は誰でも閲覧可能で、パスワード等もないのが便利。
・自動的に1週間でファイルが削除になるので、セキュリティ面でも安心感がある。
・共有者を選ぶことを忘れてデフォルトのままにすると、誰にも共有できず、やり直しになる
・ホーム画面に戻るのが難しい時がある。
・ダウンロード期間は1週間までなので、期間が短いと感じることが多々ある。閲覧可能期間が短く広告代理店様の下請け企業様にまで回らなかったことがあった。
・上記の場合、もう一度共有し直す必要があり、二度手間だと感じた。
・やや動作が重たいと感じることがある
共有リンクをクリックするだけで誰でも簡単にファイル共有できるので、おすすめしたい。設定やログイン等もなく操作可能なので、作業効率は上がると思う。
不明
実務担当、営業担当間での書類の伝達などの電子化、可視化、効率化のため。
2020年４月頃～2022年8月現在も利用中
・現在見ているページの前後のページに簡単に移動できる
・「コレクション」機能により、お気に入り登録が簡単にできる
・検索したり、検索履歴が見られるので、突発的に直前のファイルを確認したいときでもスムーズに確認できる。
・例えば契約書データをBOXで開いた際に、類似の契約書の別の月の分を確認したいとなった時に便利。表示されている「その契約書データの所属先」のフォルダアイコンをクリックすることで、別月の類似契約書のデータに瞬時にアクセスることができる。
・メンション機能を使って担当者に確認依頼を飛ばすことができた
・どこに何を保存したかが分かりにくい
・エクセルやワードやPDFなどのファイル形式のものはプレビュー機能があったが、表示が正しくされないことがある。表示がプレビューになっていないことがあった。
・上記のファイルなどはダウンロードして編集、保存することもできたが、使いにくかった。
outlookと連携していたが、メンション機能を使うとメール通知が来たり、boxのurlをメール本文に記載して共有したりなど使いやすかった。
概ねお勧めできる。改善してほしい点もあるが、基本的には使いながら慣れていくことができるレベルだと思う。
不明
費用はどれくらいかは不明ですが、法人向けプランで全社員が使えます。
2019年春頃～2022年7月現在も利用中。
・UIに改善の余地があるように感じます。ファイルを簡単に作ることができる分、作りすぎたファイルの整理整頓が追い付かないことがあります。
・上記の事例として、ｂｏｘを利用して部内でのファイルを共有を始めましたが、ファイルが膨大になり、使いたいファイルを見つけにくくなってしまいました。もう少し、ファイルをすっきり管理するための、UIの改善があると良いのではないかと思います。
・改版が簡単にできてしまい、管理が難しいことがあります。
・社外とのやり取りでは、セキュリティの問題が出てくることがあります。
不明
クラウド上でファイルのやり取りができて、便利だからです。
2019年4月～2022年8月現在も利用中。
・クラウド上でファイル共有ができるため、ネットワーク環境の違いを意識することなく、社外の方や、海外とのやり取りもできて便利です。
・上記具体例として、海外のグループ会社とファイル共有をする際、以前はネットワーク環境の違いが原因で不可能なことがありましたが、box導入後は問題なくできています。
・複数人で作業をする際、改版の管理がしやすいです。
社外の方とファイル共有をするには、おすすめのツールだと思います。
メールのみでは対応できないような、たくさんのファイル共有が必要なプロジェクトを行っているのであれば、ｂｏｘは是非使うべきだと思います。
不明
UIが単純化されていながら、各ファイルに対するコメントやメンション機能が付いており、PC作業が苦手でも利用しやすいという観点から導入しました。
2020年8月〜2022年7月現在も利用中
・フォルダ分け等の操作がPCのフォルダ分けの方法と類似しており単純明快であった
・部署ごとの閲覧権限の付与・制限が簡単であった
・FAXを紙媒体ではなくデータで受領できるため、備品コストを抑えることができた
・メンション機能・コメント機能があるため、簡易的にチャットツール代わりにすることで業務効率化につながった
・膨大な量のデータは通信に時間がかかることがしばしばあった
・ごくまれにメンション機能の通知が届かず、見落としが発生した
・ファイルに対するコメントがメールで届くが、メール上では内容が把握できず、都度アクセスしなければならない
FAX機能との連動は、１支店で１日〜２日程度で導入できたため、連携しやすいと思います。
メールとの連動は初期設定で可能であるため、とくに手間をかけずに導入できるため、良いと考えます。
自社ではDXを促進したいが、業界の商慣習上、DX化に時間がかかりそうな企業には導入をおすすめできます。
前述の事例の通り、FAX機能との連動は、アナログからデジタルへの移行期間である今の時代にはかなり強い味方になると思われます。
不明
授業動画の記録と、授業欠席者用の録画に利用するため。
2019年12月～2022年7月現在も利用中
・共有リンクをすぐに作ることができ、メールで手軽に送ることができる。
・他社の同様のツールに比べて、システムの容量が軽い。
・社外からも、ファイルリクエスト機能を使って、動画やPowerPointなどをアップロードすることが簡単にできる。
・上記具体例として、外部での仕事時に動画で伝えたいことがあった場合に、撮影した動画をスマホで手軽にアップロードすることができて、助かることが多かった。
・格納した動画をフォルダ分けできるので、管理もしやすい。
パートナー企業とのやり取りが多い企業様にはおすすめ。
動画や資料をデータで残しておき、適宜取引先と共有していきたいと考えている場合は、非常に便利。
不明
2019年冬頃～2022年8月現在も利用中
・ネットが使えない場所では、格納した動画を見ることもできなくなってしまい、外出先で困ってしまったことがあった。
・共有リンクが１ヶ月で切れてしまうので、リンクを作り直す作業が非常に面倒。取引先との資料共有場所としてを継続的に活用する際、定期的にリンクを作成し、連絡をしなくてはいけない。
・アップロードをしても、相手のシステムやソフトで見られない資料もある。特にPowerPointはエラーが出ることが多い。
不明
business plus プラン 年間コスト108,000円 (3ユーザー)
単純なファイル転送にとどまらず、ファイルのバージョン管理や承認・申請などの管理が行える機能面がとても優れている。
取引先との共同プロジェクトにおいて、資料の共有、バージョン管理、承認が行えるため、プロジェクトが円滑に進められる。
2021年1月～2022年7月現在も利用中
・それまで使っていた無料サービスが情報漏洩で利用できなくなった。boxはセキュリティ面もしっかりしている為に乗り換えた。
・プロジェクト管理のようなことが行える。外部ユーザーの人数制限がないため、プロジェクト規模が膨らんでも柔軟に対応できる。
・ファイルに関するアクションについて担当者にメール通知が行える。
・wordドキュメントなどのファイルの修正点が記録される為、個人でのファイル管理にも使えて便利。
・機能の呼称や表現だと、どういった有用性があるのかイメージが付きにくいことがある
・ユーザー毎にファイルの削除制限をかけられるが、誤ってアップロードされたファイルなどでも管理者でないと消せない場合がある。都度管理者が対応するのは面倒。
・上記に関連して、削除するまでは他のユーザーからも参照可能状態である為、アップロード時には注意が必要。
Office製品との相性は割と良いと感じる。
ドキュメント内の修正点などを認識して、修正点を指し示してくれる。
複数社で頻繁に同一ドキュメントをやり取りするような場合におすすめしたい。おすすめ理由として特筆すべきは承認機能。会議資料や議事録など、双方での確認と承認が必要な場合に電子サインが行える点が素晴らしい。
年間コスト108,000円 (3ユーザー)
この記事では編集部おすすめの法人向けオンラインストレージ（ファイル共有サービス）の中からおすすめの16選をご紹介します！それぞれの特徴やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントなどをまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。
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