boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
元々使用していたファイルサーバーが全社的に容量逼迫の危機にあったため。
2022年9月〜2022年11月現在も利用中
・容量制限が特段なく、容量が足りなくなることを心配せずに使用できる。
・検索機能が使えるため、ファイルが行方不明になることが少ない。
・同時編集が可能
・見た目がファイルサーバーと同じような並びであるため、慣れるまでにそこまで時間がかからずに移行することができた。
BVManagerというシステムを使用していますが、問題なく移行できました。
ネットワーク・ファイルサーバーの容量が逼迫していたり、現状使っているシステムの容量が逼迫している会社については、こちらの半永久的に使えるシステムがおすすめです。
2022年4月〜2022年11月現在利用中
・過去使っていたフォルダのURLリンクが全て切れてしまったため、過去資料の一部が使いものにならなくなった
・時折ログインを要求されるのが面倒くさい
・同時編集ができる分、重複して編集してしまっていないかどうかを心配する必要が出てきてしまった
・SharePointとの使い分けがわからない
大容量の保存が可能であった為導入
2022年2月～2022年11月現在も利用中。
・FAXなども自動でboxに転送でき、テレワークや出張で遠方に出かけてもチェックができる。
・boxをインストールしている人で、そのグループのアクセス権があれば誰でも簡単に閲覧でき、編集も可能なところ。
・サービス内でのメッセージもでき、ワークフローで自動化を組むことができる点が他のストレージサービスとは違ってよいポイント。
・写真1枚開くにしても重たいように感じる。
・ファイル名やフォルダ名が文字化けすることがある。
メール添付で機密情報をやりとりしている企業担当者にはぜひ導入を検討してほしい。理由は宛先誤り、宛先漏れ、情報漏洩のリスクが格段に低下し、ファイル容量に伴うエラーやダブルチェック・承認に要する時間を心配する必要もなくなるからです。
社内のファイルサーバを撤廃し、プライベートクラウドへの移行を目的とした運用テストのため。
開始時期不明～2022年10月も利用中
・SharePointやGmailを彷彿とさせるような操作感で、ほぼ直感的に操作できた。
・小回りの利くセキュリティ設定が可能だった。
・上記の詳細について、「特定メンバー（所属部門）には共有するが、他部署には公開しない」、あるいは、「指定されたメンバーのみにファイルを公開」など、フォルダの公開範囲を、管理者が個別に指定できる。
・ファイルサーバでは、同じ業務部門間で資料を連携する際、パスで指定しても、ActiveDirectoryなどで、ファイルの参照権限が指定されていないファイルを閲覧、更新することができていなかった。boxを利用することで、フォルダ自体にアクセス権限を指定することができるため、部門ごとにアクセス許可や更新許可の権限を与えたり、個人単位で権限を指定することができた。
・社外のサービスなので、社内のファイルサーバがメンテナンス中であっても、ファイルの読み書きが利用できた。
・部署内での共有フォルダや、プロジェクトで利用するフォルダなど、アクセス権限の設定や設計を考えて、フォルダを作成する準備が必要。
・上記の理由により、社内システム部門とは別に、部署ごとに管理者を指定して、適宜フォルダの作成やアクセス権限の指定など、細やかな管理業務が増える負荷が発生する。
・社内メールの添付機能で資料を共有していた、元々の文化から、boxでのデータ共有の文化へとマインドの転換に時間を要する。
・MS Office以外の業務アプリケーションから、[ファイル名を指定して保存]する操作で、boxを直接保存先に指定できないものが多々ある。エクスプローラ上からbox上にアップロードする操作が、別途必要になるなど、直感的でなく、「不便」「手間」な印象が付けられて不評。
ファイルサーバを、ActiveDirectoryで閉じた社内環境で抱え込むのではなく、リモートワークが前提で、自社・他社間の定められた範囲で情報共有が必要となる場合、特定ユーザ間のみでデータ共有、更新が行えるファイルストレージとしては、boxは必要なソリューションの選択肢に上がると思う。
ただ、WindowsのエクスプローラとのUIの違いや、データ共有の方法（URLリンクの共有・発行）など、独特の操作感に対する抵抗感を払拭することや、プロジェクトメンバーの増減ごとに、アクセス権限を変更する現場の運用負荷を楽にする妙案が求められる。
・VPN環境でなくても利用できた。テレワークにも適している。
・以前は、会社のネットワーク上でしか接続できないファイルサーバーを使用していた。そのため、データを一度自身のPCにダウンロードして作業を行い、出社時にまたファイルサーバーにアップする作業があったが、簡略化された。
・Teamsでの共有より、ファイルを開くのが早く、作業効率になる。Teams会議中、共有ファイルを、参加メンバー複数名で編集・修正・作成する時、Teamsでの共有データよりスムーズに作業できた。
・ExcelやPowerPoint、WordやPDFのデータを共有するのが非常に楽。
・あえて申し上げると、定期的なパスワード変更が必要な点、同じパスワードがしばらく利用できない点が不便。パスワード変更するのには、会社のネットワーク上で行うことが必須で、遠隔で対応できず、変更のためだけに出社したことがある。
テレワーク環境を構築できない理由が、共有のファイルサーバーだ、という会社にはおすすめ。
VPN環境に接続せずとも、ファイルを共有することが可能である。
Enterpriseプラン。月額4,200円。
本社が使用しているため、子会社もそれに倣った形である。
2018年2月～2022年10月現在も利用中。
・社内、社外共にファイルの共有が容易である。
・アドオンを利用することで、ブラウザを使用しなくともPC上のフォルダから直接操作が行えるなど利便性が高い。
・マニュアルを読めば簡単に理解ができる。但し、社内に展開があるものが英文であり、その点は多少不便をおぼえた。
・セキュリティ面の安全性だけではなく、操作性も直感的でわかりやすい。アドオンを利用することでブラウザを使用しなくともPC上のフォルダから直接操作が行えるなど利便性が高い。
・パスワードを別メールで送信するなどの煩雑さがない。誤送信のリスクが減るため重宝している。
・会議毎にフォルダを作成し、権限者にのみ議事録などを閲覧可能にすることができるなど、セキュリティ面で安心感がある。
URLを経由してのファイル共有がとにかく便利。
社内での議事録展開や契約書のやりとりなど、メールやチャットツールを使用してすぐに情報をやり取りできるので重宝している。
会社の規模感に応じてプランが選べるため、導入しやすいと感じている。
無料トライアルもあるため、使用感も確認してから導入ができる。
また、BOXは導入されているIT企業も多いため、セキュリティ面も安心が担保されているように思う。
2018年2月頃～2022年10月現在も利用中。
・あくまで社内での風潮だが、本社の公用語が英語のため、マニュアルが英語で配布されてしまっている。
・SSO認証を導入しているため、BOX公式HPで確認ができるマニュアルと操作感が違うときがあり、混乱してしまう。
・一般公開されているマニュアルで解決しない場合は、社内のIT部門へ相談して解決している。
・Word、Excelなどから直接BOXにファイルを保存すると、多重で保存されてしまう時がある。（おそらくネットワークの問題）
2022年6月～2022年10月現在利用中
・あらゆる読み込み速度（特にフォルダ開封時の読み込み速度）が遅い
・ファイルのダウンロード、アップロード（特にダウンロード）に時間がかかる
・付属しているオンライン版のMicrosoft Officeが使いづらく、混乱を招きかねない
・オンライン上のはデスクトップ版と比べて仕様が違いすぎて使いづらかった。
（例：Excelタブ・ボタン配置がデスクトップ版と比べて大きく異なっていて、操作しづらかった。また、マクロの作り方がわからなかった。）
感じなかった。
Microsoft Officeと連携できるが、デスクトップ版と比べて仕様が違いすぎてやりづらかった。
オススメしない。
・フォルダ開封時の読み込み速度が遅い
・ファイルのダウンロード開始までに時間がかかる
・付属しているオンライン版のMicrosoft Officeが使いづらい
Businessプラン
比較的コストが安い
2022年4月～2022年10月現在も利用中
・他オンラインストレージ（Google Drive等）よりもコストが安い
・他オンラインストレージのようなセキュリティ上の事故例（DropBox）がない
・Excel、Powerpoint等、Microsoft Officeをオンライン上で利用できる
取引先の指示により、データ交換のためのツールとして導入。
2019年7月～2020年7月
案件終了に伴い、利用も終了した。
・ファイルを通じた情報共有のみの使用だったので、必要十分な機能が搭載されていたと感じた。
・編集履歴が残り、さかのぼれることで、ミスをした時に簡単に元に戻せる機能がよかった。
・上記に関するエピソードとして、課題管理表をExcelシートで共有していたのだが、ミスに気付かずに他社の編集内容を上書きしてしまった。その際、過去の入力履歴などをさかのぼって、元の内容に戻すことが可能だったため、大きなトラブルになることもなく終了できた。
・個人的に使用していた他のストレージサービスと比較して、優位性を感じられなかった。
・搭載されている機能に、特徴的な機能が存在しない。
・Office Onlineと連携しているので、内容の閲覧や簡単な編集は可能だったが、高度な編集が不可能だった。
・上記の補足として、印刷や、高度な編集はダウンロードして行う必要があった。システム設計関連のような資料はそれでもよかったが、課題管理のように、複数の人が同時に書き込む可能性があるものは、ダウンロードして編集した後にアップロードを行うと、他の人の編集を上書きする可能性があり、別途連絡して編集する必要があった。
ストレージに特化しており、Googleのストレージや、Microsoft Teamsのストレージ機能と比べて、他のツールとの連携に課題があるように思うため、おすすめはできない。
ただ、この手のサービスは、2年も経てば、使い勝手や連携状況に関する変化が大きいので、導入比較の際には、必要なツールとの連携ができるかを、お試しで使う必要があると思う。
この記事では編集部おすすめの法人向けオンラインストレージ（ファイル共有サービス）の中からおすすめの16選をご紹介します！それぞれの特徴やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントなどをまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。
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