記事更新日: 2024/03/07
ペーパーレス化や脱ハンコの流れから、ビジネスでは請求書の電子化が進んでいます。
「電子請求書って何？」「電子請求書を導入する際、何に気を付けたらいいの？」などの疑問や悩みを抱えているのではないでしょうか。
そこで本記事では、電子請求書の概要、メリットや注意点、人気システムについて解説します。
電子請求書を取り入れて、請求業務の効率化を図ってみませんか。
このページの目次
電子請求書とは、オンライン上でやりとりできる電子データの請求書のことです。
広義では、PDF形式の請求書も電子請求書に該当しますが、近年では、請求書の作成から発行、受け取りまで自動で行えるものを指します。
これまでの日本では、重要書類はプリントアウトして、そこに角印を押してから郵送するのが一般的でした。
ところが近年の「脱ハンコ」傾向から、ハンコなしで処理できる電子請求書を導入する企業が増えてきています。
電子請求書には、どのようなメリットがあるのでしょうか。
電子請求書を導入することで、紙やインク、郵送などのコストが削減できます。
請求書を印刷して取引先に郵送すると、紙代やインク代、郵送費が必要です。
1件あたりではそれほどのコストではなかったとしても、年間で計上すれば大きな額になり、取引先の数が多ければ、コスト負担も無視できない規模になるでしょう。
そこで電子請求書を導入すれば、オンライン上で取引先とやりとりできるため、これまでの紙代やインク代、郵送費が不要となります。
電子請求書の導入は、社内のペーパーレス化の推進につながります。
請求書を電子化すれば、書類を保管・収納するスペースを削減でき、空いたスペースを有効活用できるのです。
また過去に発行した請求書も、電子化によって容易に検索できるようになるため、探す手間と時間を減らせます。
請求書を電子発行に変えることで、請求書の発行業務を効率化できます。
紙の請求書発行の場合、まず封筒と紙を用意し、用意した紙に請求書を印刷しなければなりません。
その請求書を折って封筒に入れ、切手を貼って投函する必要があるのです。
しかし電子請求書を活用すれば、請求書データを作成してシステムにアップロードするだけで、取引先に請求書が発行できるようになります。
電子請求書では、スマホからでも発行承認が可能です。
また押印・承認のために出社する必要も、不在がちな上司を待つ必要もなくなります。
それゆえ電子請求書では、承認フローをスムーズに進めることがでるのです。
電子請求書では、請求書の再発行や修正対応がしやすくなります。
請求書を発行した後に見つけた誤りを修正したり、請求日の変更から再発行したりする作業は、意外と手間がかかるものです。
こうした作業にも、電子請求書なら臨機応変に対応できます。
電子請求書を導入する場合、取引先や相手の同意がいります。
というのも、取引先や相手にもインターネット環境やシステム導入を求めることになるからです。
IT化が進んでいるとはいえ、なかにはITになじんでいない企業や、請求書の郵送を希望する企業もあります。
また取引先が導入することになっても、導入までに時間を要するケースもあるでしょう。
取引先に請求書をスムーズに受け渡すには、相手にもシステムを導入してもらう必要がある点は不便だと感じました。
対企業であればシステム導入の交渉から始めなければならず、対個人であれば依頼しづらい点もあります｡
取引先がシステム導入せずとも、請求書の受け渡しができるとより良いです。
■サービス業界・営業担当者さんの場合
基本的に電子請求書システムにおいては、請求書のフォーマットが統一されています。
しかし取引先によっては、独自の請求書フォーマットを指定してくるケースもあるでしょう。
その際、フォーマットやテンプレートのカスタマイズが難しいシステムだと、対応が難しくなることが考えられます。
カスタマイズ性の高さを重視するなら、事前にチェックしておくと安心です。
ある程度フォーマットが決まっているため、自由にカスタムできる機能がありません。
■IT業界・担当者さんの場合
企業によっては使いにくいことがあるでしょう。
すでに導入しているシステムやツールがあれば、それらと連携可能かを確認しておきましょう。
連携がうまく取れなければ、余計な手間がかかる可能性があります。
とくにExcelとの連携有無の確認は、必須事項ともいえるでしょう。
外部ツールとの連携が取りづらいです。
Excelからの取り込みや書き込みがやりやすければ、他の業務との連携がうまくいくのになぁと日々感じています。
■マスコミ業界・営業担当者さんの場合
請求書の電子化が進んでいるのはなぜでしょうか。
請求書の電子化が進んでいる背景のひとつに、法整備が進んだことが挙げられます。
法令上、原則として帳簿や書類は、紙で保存することが定められていました。
しかし1998年に電子帳簿電子法が成立して以来、要件を満たせば、請求書の電子化が認められています。
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿書類を電磁的記録（電子データ）で保存することを認める法律のことです。
1998年当初は、適用要件がかなり厳しかったために導入が広がらない状況でした。
徐々に要件が緩和されているなかで、2022年にも電子帳簿保存法の法改正があり、さらなる追い風となっています。
改正前の電子帳簿保存法では、運用開始の3ヵ月前までに税務署長からの事前承認が必要でした。
しかし改正後は事前承認が不要になり、さらなるシステム要件の緩和も行われ、事業者の手間が大幅に減っています。
電子請求書は、大きく3種類に分類できます。
メール配信型は、作成した請求書データをメールに添付して相手に送信するタイプです。
システムを使う必要がないため、手軽に行うことができます。
誤送信をしてしまう可能性がある点と、セキュリティ面が懸念点です。
PDFダウンロード型は、作成した請求書PDFデータをクラウド上にアップして、相手にダウンロードしてもらうタイプです。
やりとりしたデータは一定期間保存され、また相手のダウンロード状況を確認できます。
その反面、保存期間は数ヵ月であることも多いため、必ずしも検索性が優れているとは限りません。
電子データ型は、請求書の作成、発行、受け取りまでを1つのクラウドシステムで実現。
検索性も高く、請求書の再発行や修正にも対応しています。
また請求書への対応が済んでいない取引先に、一括で連絡することも可能です。
一部サービスによっては、電子帳簿保存法に対応していないものもありますので注意しましょう。
ここからは、人気の請求書発行システムを紹介します。
画像出典元：「MakeLeaps」公式HP
MakeLeaps（メイクリープス）は、請求業務の80%を削減できる請求管理クラウドサービスです。
作成した書類は、ワンクリックで印刷・封入・投函まで完了できます。
請求書のみならず、見積書や発注書など、9種類の書類作成が可能です。
またどこからでも安全に送付できるセキュア送信（無料）や、郵送代行（1通148円）にも対応しています。
画像出典元：「楽楽明細」公式HP
楽楽明細（らくらくめいさい）は、導入実績は8,000社を突破（※2023年9月時点）しているクラウド型の電子請求書発行システムです。
請求書や納品書、支払明細などの帳票をWeb上で発行できます。
帳票データのCSVまたはPDFをアップロードするだけで、発行先を「Web」「メール」「郵送」「FAX」のいずれかの方法から自動で割り振り発行が可能です。
画像出典元：「KIMERA」公式HP
KIMERA（キメラ）は、サブスクリプションビジネス向けの請求管理ソフトです。
サブスクビジネスの請求書発行・入金消込・売上計上などをまとめて自動化できます。
毎月自動で請求書が作成され、請求書を1クリックでメール送信が可能です。
初期費用、月額0円で始められる無料プランもあります。
画像出典元：「請求QUICK」公式HP
請求QUICKは、5人まで0円で始められるクラウド型請求書管理システムです。
請求業務をまるごとデジタル化し、経理業務のウッカリをなくします。
請求書のレイアウトは、自社に合わせてカスタマイズ可能です。
またWebマニュアルやスタッフによるサポートなど、サポートが充実しています。
オプションの郵送代行は、1通200円です。
画像出典元：「マネーフォワードクラウド請求書」公式HP
マネーフォワードクラウド請求書は、郵送やメール送付がワンクリックで完了するクラウド型請求書作成ソフトです。
見積書、納品書、請求書、領収書に対応しています。
マネーフォワードクラウド会計のみならず、キントーンやZOHOなど外部の販売管理システムとも連携可能です。
請求書郵送代行（1通150円〜）も行っています。
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電子請求書を取り入れることで、請求業務の効率がアップするだけでなく、脱ハンコ化やペーパーレス化も実現できます。
導入する際には、取引先のシステム導入環境を確認してから行うようにしましょう。
電子請求書に対応していない取引先が多いと、せっかく導入しても宝の持ち腐れとなってしまう可能性があります。
本記事を参考にしながら、自社に適した電子請求書システムを選定してみてください。
画像出典元：O-DAN、Pixabay
