記事更新日: 2024/08/21
請求書を電子化すべきかどうか、迷っている方も多いのではないでしょうか。
電子請求書なら、ペーパーレス化と業務効率化を同時に実現できます。
本記事では、電子請求書のメリットや導入のポイント、人気のシステムを詳しく解説します。
経理業務を効率化したい企業や担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
このページの目次
電子請求書とは、オンライン上でやりとりできる電子データの請求書のことです。
広義では、PDF形式の請求書も電子請求書に該当しますが、近年では、請求書の作成から発行、受け取りまで自動で行えるものを指します。
これまでの日本では、重要書類はプリントアウトして、そこに角印を押してから郵送するのが一般的でした。
ところが近年の「脱ハンコ」傾向から、ハンコなしで処理できる電子請求書を導入する企業が増えてきています。
2022年に改正電子帳簿保存法が施行され、電子的にやりとりした取引関係書類は、電子データのまま保存することが義務付けられました。
そして、2年間の宥恕（ゆうじょ）期間を経て、2024年1月1日からは電子取引データの保存が完全義務化されています。
電子帳簿保存法に則って発行した請求書の控えを保存する方法は、下記の通りです。
電子データで請求書を発行した場合は、控えも電子データのまま保存することが義務付けられています。
電子データをプリントアウトし、控えを紙で保存することは認められていません。
ただし、電子データを電子帳簿保存法で定められた電子データの保存要件に従って保存していれば、社内の確認用にプリントアウトして保管することは可能です。
なお、適格請求書（インボイス）を電子データで発行した場合は、インボイス制度の要件に従って適切に保存しなければなりません。
請求書を紙で発行した場合は、控えも紙のまま保存しましょう。
任意で、紙の請求書をスキャンして電子データとして保存すること（スキャナ保存）も認められています。
その場合、電子帳簿保存法で定められたスキャナ保存の要件を満たしていれば、紙の請求書を保存する必要はありません。
電子帳簿保存法に則って受け取った請求書を保存する方法は、下記の通りです。
電子データとして受け取った請求書は、電子帳簿保存法で定められた電子データの保存要件に従って、電子データのまま保存する必要があります。
原則としてほぼすべての事業者が対象です。
なお、電子データを電子取引のデータ保存の要件に従って保存していれば、社内の確認用に電子データをプリントアウトして保管することも可能です。
紙で受け取った請求書は、紙のまま保存します。
任意で、紙の請求書をスキャンして電子データで保存することも可能です。
その際、紙の請求書（原本）を破棄するならば、電子帳簿保存法で定められたスキャナ保存の要件を満たす必要があるので注意しましょう。
電子請求書の保存方法を詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。
電子請求書は、大きく3種類に分類できます。
メール配信型は、作成した請求書データをメールに添付して相手に送信するタイプです。
システムを使う必要がないため、手軽に行うことができます。
誤送信をしてしまう可能性がある点と、セキュリティ面が懸念点です。
PDFダウンロード型は、作成した請求書PDFデータをクラウド上にアップして、相手にダウンロードしてもらうタイプです。
やりとりしたデータは一定期間保存され、また相手のダウンロード状況を確認できます。
その反面、保存期間は数ヵ月であることも多いため、必ずしも検索性が優れているとは限りません。
電子データ型は、請求書の作成、発行、受け取りまでを1つのクラウドシステムで実現。
検索性も高く、請求書の再発行や修正にも対応しています。
また請求書への対応が済んでいない取引先に、一括で連絡することも可能です。
一部サービスによっては、電子帳簿保存法に対応していないものもありますので注意しましょう。
電子請求書には、どのようなメリットがあるのでしょうか。
電子請求書を導入することで、紙やインク、郵送などのコストが削減できます。
請求書を印刷して取引先に郵送すると、紙代やインク代、郵送費が必要です。
1件あたりではそれほどのコストではなかったとしても、年間で計上すれば大きな額になり、取引先の数が多ければ、コスト負担も無視できない規模になるでしょう。
そこで電子請求書を導入すれば、オンライン上で取引先とやりとりできるため、これまでの紙代やインク代、郵送費が不要となります。
電子請求書の導入は、社内のペーパーレス化の推進につながります。
請求書を電子化すれば、書類を保管・収納するスペースを削減でき、空いたスペースを有効活用できるのです。
また過去に発行した請求書も、電子化によって容易に検索できるようになるため、探す手間と時間を減らせます。
請求書を電子発行に変えることで、請求書の発行業務を効率化できます。
紙の請求書発行の場合、まず封筒と紙を用意し、用意した紙に請求書を印刷しなければなりません。
その請求書を折って封筒に入れ、切手を貼って投函する必要があるのです。
しかし電子請求書を活用すれば、請求書データを作成してシステムにアップロードするだけで、取引先に請求書が発行できるようになります。
電子請求書では、スマホからでも発行承認が可能です。
また押印・承認のために出社する必要も、不在がちな上司を待つ必要もなくなります。
それゆえ電子請求書では、承認フローをスムーズに進めることがでるのです。
電子請求書では、請求書の再発行や修正対応がしやすくなります。
請求書を発行した後に見つけた誤りを修正したり、請求日の変更から再発行したりする作業は、意外と手間がかかるものです。
こうした作業にも、電子請求書なら臨機応変に対応できます。
電子請求書を導入する場合、取引先や相手の同意がいります。
というのも、取引先や相手にもインターネット環境やシステム導入を求めることになるからです。
IT化が進んでいるとはいえ、なかにはITになじんでいない企業や、請求書の郵送を希望する企業もあります。
また取引先が導入することになっても、導入までに時間を要するケースもあるでしょう。
取引先に請求書をスムーズに受け渡すには、相手にもシステムを導入してもらう必要がある点は不便だと感じました。
対企業であればシステム導入の交渉から始めなければならず、対個人であれば依頼しづらい点もあります｡
取引先がシステム導入せずとも、請求書の受け渡しができるとより良いです。
■サービス業界・営業担当者さんの場合
基本的に電子請求書システムにおいては、請求書のフォーマットが統一されています。
しかし取引先によっては、独自の請求書フォーマットを指定してくるケースもあるでしょう。
その際、フォーマットやテンプレートのカスタマイズが難しいシステムだと、対応が難しくなることが考えられます。
カスタマイズ性の高さを重視するなら、事前にチェックしておくと安心です。
ある程度フォーマットが決まっているため、自由にカスタムできる機能がありません。
■IT業界・担当者さんの場合
企業によっては使いにくいことがあるでしょう。
すでに導入しているシステムやツールがあれば、それらと連携可能かを確認しておきましょう。
連携がうまく取れなければ、余計な手間がかかる可能性があります。
とくにExcelとの連携有無の確認は、必須事項ともいえるでしょう。
外部ツールとの連携が取りづらいです。
Excelからの取り込みや書き込みがやりやすければ、他の業務との連携がうまくいくのになぁと日々感じています。
■マスコミ業界・営業担当者さんの場合
ここからは、人気の請求書発行システムを紹介します。
画像出典元：「MakeLeaps」公式HP
MakeLeaps（メイクリープス）は、クラウド上で書類の作成・承認・発送・入金管理までできる請求書発行システムです。
請求書・見積書・発注書など、9種類の書類を作成でき、どこからでもワンクリックでセキュア送信（無料）、郵送代行（1通148円）が可能です。
画像出典元：「楽楽明細」公式HP
楽楽明細（らくらくめいさい）は、導入実績が10,000社を突破（※2024年4月時点）している請求書発行システムです。
WEB上で発行した納品書や支払明細などの帳票を自動で取引先まで届けることが可能です。
画像出典元：「クロジカ請求管理」公式HP
クロジカ請求管理（旧：KIMERA）は、サブスクリプションビジネス向けの請求書発行システムです。
売上を契約月数で分割、自動で計上できるため、サブスクリプション事業の複雑な請求業務を短時間で完了できます。
画像出典元：「請求QUICK」公式HP
請求QUICKは、無料で月50通まで請求書が発行できるクラウド型の請求書管理システムです。
請求書の発行から入金消込・仕訳、さらに請求書の買取（オンラインファクタリング）までを１つのシステムで行うことが可能です。
画像出典元：「マネーフォワードクラウド請求書」公式HP
マネーフォワードクラウド請求書は、郵送やメール送付がワンクリックで完了するクラウド型の請求書管理システムです。
マネーフォワードクラウド会計のみならず、キントーンやZOHOなど外部の販売管理システムとも連携できます。
▼ 請求書発行を効率化したい方はこちらもご覧ください！ ▼
電子請求書を取り入れることで、請求業務の効率がアップするだけでなく、脱ハンコ化やペーパーレス化も実現できます。
導入する際には、取引先のシステム導入環境を確認してから行うようにしましょう。
電子請求書に対応していない取引先が多いと、せっかく導入しても宝の持ち腐れとなってしまう可能性があります。
本記事を参考にしながら、自社に適した電子請求書システムを選定してみてください。
画像出典元：O-DAN、Pixabay
