請求書管理の方法は?ポイントや業務効率アップのお勧めツール7選

請求書管理の方法は?ポイントや業務効率アップのお勧めツール7選

記事更新日: 2020/06/22

執筆: 編集部

6請求書の発行、整理、管理はバックオフィスの重要な仕事の一つです。

とはいえ、請求書1枚には、作成、発送、入金確認など多くの仕事がつきまとい、手間がかかるという印象を持っている人も多いでしょう。

請求書にかかる業務をスムーズに行い、適切に管理・保管するにはどうしたらよいのでしょうか。

本記事では、請求書の管理方法や注意点、さらにはおすすめの請求書管理ツールなど紹介します。

請求書の整理・管理

請求書は、取引先へ料金を請求するときに発行するものです。また、仕入れ先や取引先から支払いの請求を受けた際は、反対に受け取ることもあるでしょう。

これらの請求書は、領収書や納品書と同様に「証憑(ひょう)書類」とよばれ、取引の証拠となるものです。

勝手に処分することは許されず、保存期間は「会社法」「法人税法」によって定められています。保存期間は以下のとおりです。

法人 個人
7年または10年(欠損金が発生した場合) 5年

これは、会社の規模や、青色申告・白色申告関係なく適用されます。

万が一税務調査などを受けた場合は提示を求められることもあるため、適切に管理しておかねばなりません。

請求書の整理・管理はどのように行えばよいのでしょうか。

1. 請求書の状態を把握しておくことが大切

請求書を管理する際は、それぞれの請求書がどのような状態にあるのかを適切に把握しておかねばなりません。

請求書には前述のとおり、

  • 自身で発行した請求書
  • 取引先から受け取った請求書

があります。これらはさらに、次のような状態に分類できるでしょう。

取引先に送った請求書 取引先から受け取った請求書
請求中 請求内容確認未確認
入金日が過ぎたもの 請求内容確認済み
入金済みを確認したもの 支払い済み

請求書を適切に整理・管理するなら、それぞれを状態ごとに分類し、まとめておきます。

基本的に、売上や経費計上のタイミングは、商品を渡したり受け取ったりした時点です。

ですから、分類する際は入金や支払いがあった日ではなく、請求日でまとめまておきましょう。

2. 発行した請求書の管理

未入金の請求書の保管→入金確認→入金済の請求書として保管

自身で発行した請求書は、「未入金」「入金済」の2つに分けて整理します。

それぞれ請求日順にきちんとまとめ、後で見やすいようにしておきましょう。

入金予定日を過ぎたら、請求書どおりに入金されているかどうか確認します。

きちんと入金されていれば、印を押したりチェックを入れたりなどして、「入金済」に分類しましょう。このとき入金日を記入しておくと、後での確認が容易です。

入金済みと分類されたものは、日付別・取引先別と、主に2つの管理方法があります。

それぞれの特徴については、以下を確認してください。

  日付別(発行日順にまとめる) 取引先別(取引先別にまとめる)
メリット 月ごとの取引を把握しやすい 個々の状況がわかりやすい
デメリット 取引先が多いと見づらい 全体の取引を把握しづらい

どちらの管理方法がよいかは一概にいえませんが、取引先の数が多い場合は取引先別、少ない場合は日付別の管理がおすすめです。

取引先が10社を超えるようなら、個別に管理した方がきれいにまとまります。

後の確認のしやすさや管理の手間なども考え、適切な方法を選択してくださいね。

3. 受け取った請求書の管理

確認前請求書として保管→確認済み請求書として保管→支払い完了→支払い済請求書として保管

取引先から受け取った請求書は、支払いをする前に内容をよく確認せねばなりません。

そのため、支払い前に「未確認」「確認済」に分類し、内容が正しいと確認できたものから支払いを行います。

支払日を過ぎて支払いが終わった請求書は「支払い済」の印やチェックを入れるなどし、「支払い済」として保管します。

このとき振込証明書などつけておくと、後の確認が容易です。

4. 電子化すると保管は容易に

増え続ける請求書をスマートに保管するなら、請求書を電子化するとよいでしょう。

1998年に施行された「電子帳簿保存法」及び2005年に施行された「e-文書法」により、請求書は電子化して保管することが可能となりました。

ただし、請求書は国税に関する書類のため、電子化は電子帳簿保存法に規定される方法で行わなければなりません。

請求書を電子化する場合、まず管轄区の税務署長への申請、承認が必要です。そのうえで、以下の要件を満たせば、電子化での保管が認められます。

出典:国税庁 電子帳簿保存法関係パンフレットPDF「始めませんか、帳簿書類の電子化」

電子化の場合、ポイントとなるのは「記録の真実性及び可視性等の確保」です。詳細は国税庁の「電子帳簿保存法の概要」にて確認できます。

請求書管理ツールを選ぶポイントは?

手間のかかる請求書の作成や処理は、請求書管理ツールを使うと容易になります。

なかでもクラウド型なら手間もかからず、アクセスする端末を選びません。一度打ち込んだ情報はクラウドに一括保存されるため、その後の処理も楽になります。

ここでは、使いやすい請求書管理ツールを選ぶためのポイントを紹介します。

1. コスト

請求書管理ツールは月額制がほとんどで、料金体系はそれぞれ異なります。

シンプルなものは『5通まで○円』『100通まで○円』など、請求書の数に応じて料金が決まります。

一方、利用するユーザー数に比例して、コストがアップするものもあります。

このタイプは初めからある程度必要な機能が充実しており、便利な機能を自由に使えるものが多いでしょう。

ただし、使える機能が多いほど、ベース料金が高額になりがちです。「どんなサービスがあるとよいか」は自身できちんと検討しておく必要があります。

2. 機能性

  • カスタマイズは可能か
  • 自社ソフトやツールと連携できるか

管理ツールのなかには、テンプレートの変更が利かないものがあります。

自由に使いたい場合は、文面を変えたりロゴを入れたりなど自由度の高いものを選びましょう。

また、別に会計ソフトなど使っている場合は、そちらと連携可能かどうかも大切なポイントです。

連携可能なものならば、請求書を作成した時点で必要なデータが会計ソフトに転送・共有されます。

3. セキュリティやサポート

  • どのような方法でセキュリティ・データ管理が行われているか
  • どのようなサポートを受けられるか

見クラウド型の請求書管理ツールなら、データの取扱や保安について不安があってはいけません。

請求書管理ツールを選ぶ際は、次のようなポイントをチェックしてください。

  • 通信は暗号化されているか
  • マイナンバーなど重要なデータも暗号化されているか
  • ログイン回数の制限はあるか
  • 細かくバックアップが取られているか

また、万が一トラブルが発生した際、サポートはどうなっているのでしょうか。

24時間のサポートを行う会社もあれば、サポートには料金がかかる会社もあります。使用に不安がある場合は、サポート体制の充実も重要なポイントです。

おすすめの請求書管理ツール7選

ここでは、おすすめの請求書管理ツールを選りすぐって6点紹介します。それぞれ強みやコスト等異なるので、よく比較して検討しましょう。

1. BtoBプラットフォーム請求書

画像出典元:「BtoBプラットフォーム 請求書」公式HP

特徴

「BtoBプラットフォーム 請求書」は、企業間の取引で発生する請求書業務をクラウド上で完結できる便利なサービスです。

初期費用や基本利用料金はやや高額という印象ですが、実際に導入した企業の口コミを確認してみると評判は上々、請求書業務に関わる時間の削減や、郵送料などのコスト削減に役立ったという声が多く挙がっています

請求書業務の煩わしさから解放されたい、あるいはコスト削減を狙いたい場合には、「BtoBプラットフォーム 請求書」の導入の検討をおすすめします。

料金プラン

  初期費用 月額費用 無料お試し
費用 30,000円~ 15,000円〜 1週間
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2. Makeleaps

Makeleapsは同時利用のユーザー数に応じて、料金が変わります。

基本プランにオプションを追加して、使いやすいようカスタマイズが可能なため、個々のニーズにマッチした利用が可能です。

オプション機能
バーチャル口座(取引先毎に個別の仮想口座を自動で発行する)
メールドメイン指定
商奉行・勘定奉行との連携
MakeLeaps仕訳帳に会計システムとのデータ連携機能を追加する

 

特長

・請求書のメール発送・郵送
・Microsoft Excel/CSVファイルの一括インポート
・PDF一括ダウンロード など

 

 

3. MFクラウド請求書

MFクラウド請求書は経営を「見える化」すべく、バックオフィス機能をクラウドで連携させています。

プランに申し込めば請求書管理だけではなく、会計処理や勤怠管理など会計システムに必要なほとんどの機能が使えるようになります。

ただし、スモールビジネスプランの場合、使える機能は限定されます。フル機能を使いたい場合は、「ビジネス(5,980円/月)」がよいでしょう。

特長

・毎月自動作成
・ロゴ、陰影の登録
・多彩なテンプレート
・帳票のCSVダウンロード
・品目の自動入力可能
・MFクラウドのほかシステムとの連携など

 

 

4. freee(フリー)

クラウド会計ソフトシェアNo.1を誇るfreeeは、初心者でも感覚的に操作できる使いやすさが魅力です。

請求書の郵送代行も1クリックでOK。郵送代は業界最安の150円/1通なので、コストも時間も節約できます。

請求書を作成できるベーシックプランなら、決算書の作成も可能です。

特長

・会計知識の無い人でも使いやすいデザイン
・メール、チャット、電話、ヘルプページなど充実したサポート
・入金確認や消込、帳簿への反映
・支払管理、振込ファイルの自動作成
・証憑管理(電子帳簿保存対応)など

 

 

5. Misoca(みそか)

こちらは、会計ソフト「弥生」でおなじみの弥生株式会社の請求書管理ツール、Misoca(みそか)です。

請求書の作成、送付、管理を一元的に行えるうえ、「弥生」「MFクラウド会計」など会計ソフトとも連携可能です。

加えて、取引先がクレジットカード決済できるようにするサービスや、売掛金の回収保証サービスなど、オプションも充実

請求書の作成から代金回収サービスまでがスムーズです。

特長・多彩なテンプレート

・ロゴ、陰影の登録
・請求書の自動作成予約
・請求書の一括作成
・郵送、メール、PDF発行
・入金までのステータス管理 など

 

 

6. 請求管理ロボ

より生産性の高い請求書管理体制を整えたい人におすすめのツールが請求管理ロボ。

国際基準のセキュリティを備え、電話やメールで担当スタッフが導入から運用までをサポートしてくれます。

クラウド型なので各部署との情報共有がリアルタイムにでき、外部連携も容易です。

特長

・会社ごとの周期に合わせて、自動的に請求書発行/送付業務を実行
・複数の決済手段を一つの画面で管理
・Salesforce®などSFA/CRMサービスとの外部連携可能
・権限、承認機能

 

7. RAQOOL

RAQOOL(ラクール)は請求書の作成、送付、管理までをこれ一つで行えます。

取引先を入力しておけば、請求書作成から送付まで、わずか数クリックで終了します。

請求書に関わる基本的な機能はほぼ網羅しているといえますが、今後もさらにサービスは充実していく予定です。

特長

・社印の登録、自動添付
・請求書、顧客情報の自動管理
・請求書の郵送(210円/枚)、メール送信
・モバイル利用可
・顧客情報や請求書データのインポート、エクポート

など

 

まとめ

請求書を適切に整理・管理できれば、作業効率は大幅にアップします。

会社ごと・請求日ごとなど適切に仕分け、きちんと管理しておきましょう。

請求書の作成や管理に時間をかけたくない人は、請求書管理ツールの利用がおすすめです。

近年はクラウド型が主流となっており、端末・時間を問わずに請求書の発行や管理業務を行えます。

うまく活用できれば、請求書管理にかかる手間は大幅に削減できるでしょう。

請求書の作成や発送に特化したシンプルなものから、会計ソフトと組み合わせて会計システムの一部として運用できるものまで、種類はさまざまです。

必要な機能やコストなどよく考え、使いやすいものを見つけてください。

画像出典元:Pexels、Unsplash

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