記事更新日: 2023/10/10
ビジネスで必須となる業務フローの一つとして「請求書」のやり取りがあります。
少し前までは、請求書を紙に印刷して、郵送するのが通常でしたが、最近ではPDFなど電子化した方法でやり取りする企業も増えてきています。
そこで今回は、請求書電子化の概要や背景、電子化することのメリットやオススメの電子請求書サービスなどをわかりやすく解説します。
このページの目次
まず最初に、請求書の電子化とは何かについて見ていきます。
請求書は、一般的に商品やサービスを顧客に提供した後に、代金を支払ってもらうために発行する重要な書類です。
この書類を相手に通知する手段として、従来までは「紙」による郵送を用いることがほとんどでした。
しかし、最近では「紙」に代わって「電子化」という方法で請求書の送付をしている企業が増えてきています。
「電子化」と聞くと難しそうなイメージがありますが、具体的には「PDF」や「Web」といった聞き覚えのある方法を用いることが一般的です。
PDFを用いる場合には、作成した請求書をPDF化した上で、相手先にメールで送付することになります。
Webを用いる場合には、Webブラウザ上で相手先に請求書を公開することになります。
いずれの場合でも、請求書の電子化を用いることで様々なメリットを享受することが可能となりますが、そもそもなぜ電子化が進んでいるのか、その背景を確認しておきましょう。
請求書の電子化が進んでいる理由はいくつかありますが、主なものとして①法整備が進んだこと、②紙による事務負担の増大の2点が挙げられます。
一つ目の法整備についてはこの後詳しく見ていきますが、「電子帳簿保存法」と「e-文書法」という2つの法律が整備されたことが電子化への大きな転機となります。
二つ目の紙による事務負担の増大というのは、ビジネスで必要な文書すべてを紙ベースで管理し続けることは非効率化であり、様々なコストが発生してしまっているという意味です。
こちらも後ほど紹介しますが、電子化することで紙による管理方法が抱える課題やデメリットを解消することにも繋がります。
このように、インターネット等のテクノロジーの進歩に伴い、法律の改正や実務上の効率化が進んでいることがわかりますね。
ここでは、請求書の電子化に関連する根拠法令について確認していきます。
根拠法令としては、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」の2つがあります。
e-文書法とは、法人税法や会社法などで保管義務が定められている文書や請求書・領収書などの文書を対象に、紙媒体に加えて電磁的記録による保存を認める法律のことを言います。
対して電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿書類を対象に電磁的記録による保存を認めた法律のことを言います。
文字だけ見ると、どちらも同じような内容に見えますが、両者の違いを理解する観点からは以下3つの違いを抑えておくと良いでしょう。
1. 電子化の対象となる文書
2. 施行時期の違い
3. 事前承認の有無
この点を踏まえて、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」の違いを見ていきます。
1つ目の相違点は、電子化の対象となる文書の範囲です。
電子帳簿保存法では帳簿や決算書類といった「国税関係の帳簿書類」に限定されているのに対して、e-文書法ではそれ以外の領収書、請求書、納品書といった「様々な文書」が対象となっている点が異なります。
e-文書法で対象となっている文書は広範囲に及ぶため、詳細は内閣が公表する「e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定」で確認するようにしてください。
2つ目の相違点は、施行時期の違いです。
両者は異なる法律なので施行時期が異なるのは当然ですが、施行時期の違いを理解しておくことで両者の関連性を理解することに繋がります。
結論として、電子帳簿保存法は1998年に施行され、e-文書法は2005年に施行されました。
国税庁が管轄する法律が先に施行され、その後インターネットの発展に伴いe-文書法が施行されるという流れになっています。
ここでのポイントは、電子帳簿保存法がe-文書法の施行に合わせる形で一部法改正がされている点です。
従来、電子帳簿保存法では「スキャナ保存」が認められていなかったため、紙媒体で送られてきた資料をPDFなどの方法で保存することが出来ませんでした。
しかし、2005年に施行されたe-文書法の流れを受けて、電子帳簿保存法でも領収書や請求書などの文書を「スキャナ保存」することが認められるようになりました。
これにより利便性は高まりましたが、決算書類のスキャナ保存は認められていない点やスキャナ保存するためには厳格な要件が求められている点に注意してください。
（具体的な要件については後ほど紹介していきます。）
3つ目の相違点は、事前承認の有無です。
結論から言ってしまえば、電子帳簿保存法では「事前承認が必要」であるのに対して、e-文書法では「事前承認が不要」となっています。
以上が、電子帳簿保存法とe-文書法に関する概要および相違点となります。
少し細かい内容ではありますが、こういった根拠法令を背景として「請求書の電子化」が進んでいるということですね。
e-文書法の施行により、電子帳簿保存法においても決算書類を除いた文書について「スキャナ保存」が認められることになりました。
しかし、これは手元にある紙の資料をただスキャンしておけば良いというわけではなく、3つの要件を満たした上でスキャナ保存する必要があります。
そこで、以下ではスキャナ保存に求められる3つの要件について見ていきます。
1つ目としては、「税務署長の承認」を事前に得る必要があります。
先ほども少し紹介しましたが、請求書を電子化して保存する場合には、事前に税務署長の承認を得るために、必要書類を提出しなければなりません。
また、必要書類は電子保存を始める3か月前までに提出する必要がある点に注意です。
2つ目としては、「真実性の確保」を満たす必要があります。
国税庁が公表している文言なので少し難しい表現ですが、簡単に言ってしまえば、「文書内容が正しいと証明出来るようにしなければならない」ということです。
具体的には、電子署名やタイムスタンプの利用、一定以上の解像度などが求められています。より詳細な規定は国税庁ホームページで確認してみてください。
3つ目としては、「可視性の確保」を満たす必要があります。
こちらも国税庁が公表している表現となりますが、簡単に言ってしまえば、「スキャナ保存していても内容が適切に確認出来るような環境を準備しなければならない」ということです。
具体的には、カラープリンターの備え付けや国税関連帳簿との関連付けなどが求められています。こちらも、より詳細な規定は国税庁ホームページで確認してみてください。
このように、国税関係の書類をスキャナ保存するためには厳格な要件が定められています。
そのため、すべての要件を満たすことが出来ないような企業においては、「電子化された請求書」とは別に「紙による郵送」を希望するケースや、税務調査などに備えて印刷して保存しているケースもあるようです。
スキャナ保存を検討している場合には、国税庁が定めている要件を満たせているかどうか、チェックするようにしてみてください。
ここからは、請求書を電子化するメリットを3つ見ていきたいと思います。
1つ目のメリットは「管理コスト」の削減が可能になる点です。
紙による請求書を用いていた場合には、印刷代や郵送代など様々な事務関連コストが発生します。
請求書を電子化することにより、PDFやWebによる送付が可能となるため、印刷代や郵送代の削減に繋がります。
また、スキャナ保存しておくことにより、場所を確保する必要もなくなるので保管コストの削減にも繋げることが出来ます。
2つ目のメリットは「事務負担」の削減が可能になる点です。
紙の請求書を用いた場合、送付側は毎回紙に印刷した上で送付するという手間が必要となります。また、受取側もファイリングするなどの手間を要します。
紙を用いた場合にはこのような事務負担が重くのしかかりますが、電子化を利用することにより、ネット上でのやり取りや保管・検索が可能となるので、双方にとって大幅な事務負担の削減に繋げることが出来ます。
3つ目のメリットは「環境への配慮」が可能になる点です。
電子化することで、毎回「紙」を用いた請求書のやり取りが不要となるので、エコに配慮することも出来るようになるということです。
間接的な影響ではありますが、環境への小さな配慮が企業のCSR活動にも繋がるので、大切なメリットの一つと言えそうです。
請求書を電子化する方法の一つとして「請求書発行システム」を利用するという方法があります。
後ほど、オススメの請求書発行システムを紹介していきますが、システムを利用することのメリットを整理しておきます。
請求書発行システムを用いると、先ほど紹介した3つのメリットに加えて「業務フローの効率化」というメリットを享受することも可能となります。
システム化することで「マニュアル操作」を「自動化」出来るということです。
利用するシステムによっては、請求書の発行記録をもとに会計システムへの反映が可能になるので、業務フローの効率化を図りたい方にはおすすめです。
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画像出典元：Shutterstock
この記事を書いた人
TAK
