請求書の書き方(個人事業主・企業)|項目、文例、注意点、テンプレートも紹介

請求書の書き方(個人事業主・企業)|項目、文例、注意点、テンプレートも紹介

記事更新日: 2020/08/07

執筆: TAK

ビジネスをしている方であれば「請求書」という言葉は一度は聞いたことがあるかと思います。

しかし、請求書の書き方や記載項目、注意点などについて、初めて担当する方にとってはよくわからないというのが本音ではないでしょうか?

そこで今回は、請求書が必要となる「個人事業主」と「企業」向けに、請求書に記載する項目や書き方、作成方法から注意点のほか、無料のテンプレートや請求書作成システムまでを網羅的に紹介していきます。

請求書とは?どんな場面で必要?

請求書は「売上」関連の書類

まず最初に、請求書の意味から確認していきましょう。

請求書とは、取引先に商品を販売またはサービスを提供した後に発行する書類のことです。

請求書を受け取った取引先は、記載されてある項目を確認した上で商品やサービス代金を支払うことになるため、企業や個人事業主にとって「売上」に関連する重要書類と言えます。

重要な書類であるため、企業であれば社内ルールや権限に従って送付する担当者が決められており、個人事業主であれば本人が送付するケースが一般的です。

また、請求書の形式は特段決まっていないので、実務上は社内や業界のルールに従うことになります。ただ、最低限記載した方がよい項目はあるので、この点は後ほど詳しく紹介していきます。

請求書が必要となる場面

では請求書はどのような場面で必要となるのでしょうか?

請求書は「売上」に関連する書類である以上、取引先への商品提供やサービス提供が完了した段階で請求書の送付が必要となります。

詳細は、契約書や取引先と決めた内容に基づいて請求書を発行することとなりますが、例えば「商品の発送完了後、〇〇日以内」に請求書を発行するケースや、「毎月の月初」に先月分のサービスに関する請求書を発行するケースなどが考えられます。

取引内容や取引先との決定事項により「発行するタイミングや頻度」は異なりますが、いずれも売上に紐づく重要書類ということを覚えておいてください。

帳簿で認識している売上の根拠資料ともなるので、上場企業であれば「監査」の時に、非上場企業でも「税務調査」の時などに請求書の提出が求められることがあります。原本(PDF等の電子書類含む)はしっかりと保存するようにしておきましょう。

請求書に記載する項目は?

記載項目は「5W1H」で考える

実際に請求書を作成する場合、どのような項目を記載すればいいか見ていきます。

国税局のホームページにあるタックスアンサーでも紹介されていますが、基本的には「5W1H」で考えれば記載すべき項目がわかるようになります。

「5W1H」は「What、Why、Who、Where、When、How」の頭文字を取ったもので、ビジネスの現場では汎用的に使われている考え方です。

「5W1H」に当てはめた場合、記載項目は以下表のようになります。

この表に書いてある内容が絶対ではありませんが、「社内ルールを見直したい時」や「請求書の作成に迷った時」に参考にしてみてください。

この後、実際の請求書サンプルと合わせて各記載項目について詳しく見ていきます。

請求書の書き方

請求書サンプルの紹介

では実際の請求書サンプルと、具体的に記載すべき内容について見ていきましょう。

先ほど紹介した表の「記載No」の番号と照らし合わせた形の請求書サンプルが以下です。


【記載項目①】タイトル

基本的なことですが、そもそもこの資料が「何(What)」を意味するかを明記しましょう。

サンプル例は「請求書/Invoice」と記載していますが、請求書であることがわかれば名称・記載位置ともに自由です。

【記載項目②】発行日/請求書番号

請求書をいつ(When)発行したかがわかるように、発行時点を明記します。

請求書を発行する時点は社内ルールや取引先との決定事項に従うことになりますが、あわせて内部管理用に「請求書番号」を付記することが多いです。

【記載項目③】宛て先の情報

請求書を誰(Who)に発行したかがわかるように、取引先情報を明記します。

相手の会社名や担当者、担当部署などを記載しますが、記載内容が間違っていると相手からの信用低下にも繋がってしまうため、間違えないように気を付けましょう。

【記載項目④】差出人の情報

請求書を誰(Who)が発行したかがわかるように、発行者の情報を明記します。

企業の場合は企業情報や担当者名・連絡先を記載し、個人事業主の場合は相手側が認識できる個人の情報を記載することになります。

上記サンプルでは反映していませんが、企業の場合は法人印鑑を押すこともあります。

【記載項目⑤】見積金額(合計)

見積金額の欄には、請求金額(How much)がわかるように、合計金額を記載します。

合計金額には消費税込みで記載することが一般的です。

【記載項目⑥】商品・サービスの詳細

商品・サービスの詳細欄には、請求根拠となる商品やサービスの詳細情報(商品名やサービス名・単価・数量等)を記載します。

上記サンプルでは「商品の販売」を前提とした記載にしていますが、サービスの提供であれば、提供したサービス名と合計金額がわかるように変更すれば問題ありません。

また、各商品・サービスの小計と消費税を合計した金額が、【記載項目⑤】の見積金額合計と一致していることを確認するようにしましょう。

【記載項目⑦】備考欄

備考欄には、請求金額を振り込んでもらうための補足情報を記載します。

具体的には、振込先となる金融機関の情報(銀行名・支店名・口座種類・口座番号等)や振込期限、振込手数料の負担先は最低限記載した方が良いです。

以上が、請求書のイメージと各記載項目に関する紹介となります。

ここまでの内容を踏まえた上で、請求書の作成方法や送付時の注意点、オススメの請求システムなどを紹介していきます。

請求書の作成の仕方

請求書は「既存のアプリケーション」で作れる

実際に請求書はどのように作成すればいいのでしょうか?

結論から言えば、Microsoft Officeの「Excel」や「Word」を利用して作成することが出来ます。Macユーザーの方であれば、「Numbers」の利用がオススメです。

利用しているOSごとに使えるアプリケーションは異なりますが、いずれにしても既存のアプリケーションを用いれば請求書は簡単に作成することが出来ます。

「新規作成」でゼロから作成してもいいですし、既に用意されているテンプレートをベースにアレンジしてもいいかと思います。この後に無料のテンプレートも紹介しています。

請求書の送付方法

続いて、請求書を送付する方法について確認しておきます。

請求書を送付する方法には、主に2通りあります。

1つ目は、作成した請求書データを「PDF化」してメールで送付する方法です。

メールで送付する場合には、社内の「誰」が担当し、取引先の「誰」に送信するかをしっかりと確認するようにしましょう。

メールで送付する場合の文面一例は以下の通りです。

○○様

お世話になっております。

○○月分の○○(取引内容)に関する請求書についてご案内致します。

御支払い期限は○○日までとなっておりますので、お手数ですが内容をご確認の上、ご対応の程よろしくお願い致します。ご不明点があればお気軽にご連絡ください。

○○(担当者名)

2つ目は、作成した請求書データを「印刷」して郵送する方法です。

基本的にはA4サイズで、メール便以外の方法で郵送するようにしましょう。

また、実務上は請求書と合わせて「送付状」も用意することが一般的なので、忘れずに作成してください。

請求書を送付するときの注意点

請求書送付「前」の留意点

ここでは、請求書を送付する前に気を付けるべき留意点を紹介しておきます。

すでにいくつか紹介していますが、一番気を付けるべきは「請求書の内容」が正しいかどうかです。

請求先である会社名や請求内容、請求金額を間違えると、相手側からの信用失墜に繋がるので特に注意するようにしましょう。

また、請求書を送付する際のルールも相手側と事前に確認するようにしてください。

PDFの送付だけで足りる会社もありますし、別途紙面で郵送して欲しいという会社もあります。郵送時には、メール便を使わずに郵送する点も意識するようにしてください。

請求書送付「後」の留意点

請求書を送付した後の留意点は「入金管理」です。

これは、下記の2点を確認するという意味になります。

①請求した金額が適切に振り込まれているか

②請求した金額と実際に振り込まれた金額が一致しているか

支払期限までに請求金額の振込がなされていない場合には、相手側の状況を確認した上で支払いの催促や与信管理への反映をする必要があります。

また、実際の振込金額と請求金額の不一致は、会計上も解決すべき問題になるので、相手側とコミュニケーションを怠らずにするようにしましょう。

請求書の無料テンプレートを紹介

画像出典元:MISOCA公式ホームページ

無料で作成出来るサービスを利用したい方は、「MISOCA」で無料のテンプレートを活用してみてください。

請求書作成システムのメリット

請求書システムを利用するメリット

先ほどは請求書を「自分」で作成する方法を紹介してきましたが、請求書システムを利用するという方法もあります。

オススメの請求書作成システムはこの後紹介していきますが、請求書システムを利用するメリットとは何でしょうか?一言で言えば、業務の効率化を図れる点が最大のメリットとなります。

請求書を発行する頻度が少ない中小企業であれば手動でも問題ないですが、発行する頻度が非常に多い企業では、すべてを人の手で対応することは人件費もかかる上に、ミスが発生する可能性もあります。

つまり、システムにより自動化することで、人件費や事務コストの削減・業務上生じるミスを削減することが可能となります。

手動での対応に限界を感じている方は、この後紹介するオススメの請求書作成システムを活用してみてください。

おすすめの請求書作成システム

Misoca

画像出典元:Misoca公式ホームページ

最初に紹介するサービスは、Misocaの請求書作成システムです。

Misocaでは請求書だけでなく、見積書や納品書を合わせて簡単に作成できる点が特徴です。今回は請求書を中心に紹介してきましたが、見積書や納品書は請求書との関連性が深い重要書類です。

書類作成から郵送、入金管理までを効率化したい方にはオススメのサービスです。

 

 

INVOY

画像出典元:INVOY公式ホームページ

続いて紹介するのは、請求書の作成を無料で出来るクラウド請求管理サービスの「INVOY」です。基本的なサービスがすべて無料で利用できる点が大きな特徴です。有料オプションを使うことで、郵送代行サービスを利用出来る点も魅力の一つと言えます。

わかりやすい管理画面で請求書を作成出来る上に、基本機能を無料で使えるため、中小企業や個人事業主の方にはオススメのサービスです。

 

 

freee

画像出典元:freee公式ホームページ

最後に紹介するのは、クラウド会計で大きなシェアを誇るfreeeの請求書作成サービスです。freeeのサービスは、作成した請求書が経理処理と連動しており、自動的に仕訳処理がされる点が最大の特徴と言えます。

経理業務にリソースを割けない企業や個人事業主にはオススメのサービスです。

 

 

まとめ

いかがだったでしょうか?

今回は、請求書の基本的な意味や記載項目、具体的な作成方法や留意点など、幅広く紹介してきました。

冒頭でも紹介したように、請求書は「売上」と深く関連する重要書類でもあるので、適切な作成・管理と効率的な処理が求められます。請求書関連の業務フローを改善したい方は、システム利用も是非検討してみてください。

画像出典元:Shutterstock

この記事を書いた人

TAK

フリーコンサルタント・公認会計士。公認会計士試験に合格後、大手監査法人のアドバイザリー部に就職し、IFRSやUSGAAP、連結納税、銀行監査などに携わる。その後、中国事業の代表として外資系コンサル会社に転職し、中小日系企業の中国新規進出や現地企業のM&Aサポート、コンプライアンス業務などを担当。帰国後は独立し、フリーのコンサルタントとして生活しつつ、ブログVectoriumを運営。

最新の記事

起業LOG運営のプロトスター社では一緒に働く仲間を募集しております

ページトップへ