記事更新日: 2024/03/07
営業関連業務に携わっている方なら必ず経験している、見積書や発注書作成、そして請求書発行までの業務。
月末、期末になると大量の請求書発行に追われ、残業や休日出勤もしばしば、といった経験がある方も多いのでは？
また、これらの業務は時間・コスト・人的ミスの3つの課題につながることが多いと考えられます。
これらの課題に対しては、システム化を進めることによって大幅な業務効率化余地があると言えます。
ここでは、請求書発行を効率化する数あるシステムの中から、「楽楽明細」と「Makeleaps」という2つの代表的なシステムサービスを取り上げ、それぞれの特徴を紹介しサービスの比較を行いました。
導入の際、お役立てください。
このページの目次
請求書発行システムは、人手で見積書・発注書そして請求書をExcelで作成する代わりに、Web画面上で作成するシステムで、紙に印刷する代わりに、オンラインで送付や郵送の代行といった手段を選ぶことができます。
また、営業システムなどから連携して自動で請求書を作成できる機能があったりと、請求書作成作業の効率化を実現します。
また、請求書作成は取引先の都合に合わせて発行タイミングを合わせたり、郵送で本紙を送ったり煩雑な業務プロセスですが、取引先ごとの事情に合わせてタイミングや手段を自動化することも請求書発行システムに求められる重要な機能です。
まず、請求書発行業務についてその業務プロセスを確認した上で、抱える課題がシステム化によりどの様に解消できるのか確認していきましょう。
どの様な業種でも、営業は取引先に対して見積書を作成し、その商品・サービスが認められれば取引先から注文書を受け取ります。
次に、注文を受け取ったことを確認する請書を発行し、商品・サービス納品時には納品書を発行しています。そして、最終的に請求書を発行します。
請求書の発行業務は、さらに請求方法の決定に始まり、支払いサイトの確認と請求書の作成、それが完了したら請求書の送付というフローで行われます。
この一連の業務の中で特に請求書発行業務に注力して、システム化の検討が行われています。
請求書は経理担当者が集中して行うことが多い思いますが、経理担当者がいない個人事業主の場合には、営業担当者が業務の合間に個別に発行することもあることでしょう。
請求書は取引先の締めや利便性に合わせて送付手段を変えなければならない商習慣になっていることが多いと思われます。
郵送で送ってほしい取引先、PDFで送って欲しい取引先があります。締翌月の〇営業日までに送って欲しい、営業担当ではなく、経理宛に送って欲しい、など、様々な要求に対して取引先毎に色々なバリエーションが生まれてしまいます。
また、数か月前から請求漏れがありました、といった苦い経験がある方もいらっしゃるでしょう。
請求漏れは、社内の売上損失というだけではなく、取引先からの信頼も低下してしまいます。
その為、請求書を郵送・送付する前に、宛先や内容の二重チェックをすることも必要になってしまいます。
この様に、請求書発行業務に対しては、”量が多くて人手がかかる”、”時間がかかって大変”、”ミスが起こりやすい” といった現場の実態にもとづく「コスト」「時間」「ミスの軽減」の課題を抱えているといえます。
請求書発行システムには、先に上げた「人的・郵送コスト」「時間がかかる」「人的ミスの軽減」という課題を解決する効果が期待できます。
システムには、見積・発注・請け・請求の業務で必要となる書類に対するフォーマットが用意されているため、EXCELでの作成によりも迅速に帳票作成が可能です。
また、取引先や商品のマスタ機能があることで、一度作成されたデータが記録され、次回以降の入力時に自動的に表示されることで手間が減ります。
時間的・人的コスト削減につながります。
請求書の発送については郵送が依然として多いため、とても手間がかかります。取引先数が多くなるほど、多くの人手が必要となります。取引先の期限があるので、短時間で完了させなければなりません。
システムに郵送代行まで対応したサービスがあれば、その解決策となります。
システムを活用することで、どうしても発生してしまう人的ミスを防止できます。
請求書自動作成機能があれば、あらかじめ設定しておいた発行日に自動的に請求書が発行・送付されるようになります。
株式会社コンカーが実施した「請求書電子化に関する企業の取り組み状況の実態調査（日本CFO協会実施）」でのアンケート調査によると、請求書電子化にメリットを感じると回答した企業は全体で92％にのぼっています。
多数の企業が、以下の理由から請求処理業務の負担軽減にメリットを感じています。
画像出典元：ビズジンHP「9割の企業が請求書電子化の実施を見込むが法対応とシステムに不安、コンカーが調査」
また、請求書電子化の導入にあたっては、78％の企業がクラウドサービスを活用すると回答しています。
平成27年度、28年度と2年連続で電子帳簿保存法の規制緩和が行われた背景から、頻繁に変わる要件に対応するため、自社で開発する必要のないクラウドサービスを利用する企業が多いという結果になったようです。
やはり、請求書発行のシステム化ニーズは高いということが確認できました。
ここからは「楽楽明細」と「Makeleaps」、代表的な2つの請求書発行システムサービスを紹介します。特徴と比較ポイントをまとめました。
画像出典元：「楽楽明細」公式HP
「楽楽明細」は請求書をはじめとした取引関連の帳票について、Web上で取引先とやり取りすることで帳票辞退を減らすることにより、発行コストを削減することを目的としています。
帳票送付については、Webダウンロード、メール以外にも郵送をアウトソーシングすることも可能にすることで全ての帳票送付を網羅しています。
帳票データ以外にも自社の通知などあらゆる資料へも適用が可能となるシステムサービスです。
初期費用100,000円、月額費用25,000円～の従量課金制
画像出典元：「Makeleaps」公式HP
「Makeleaps」は請求書などの帳票作成のシステム化機能に加えて、会計管理の実施、銀行振込口座に関して、振込人の特定作業を自動化するような機能も提供しています。
請求にかかわる経理業務を広く提供しているシステムサービスです。
法人プランで、利用者1名あたり月額800円となっています。取引先10社までは固定。
では、次に請求書発行システムの選び方を見ていきましょう。自社の実態を踏まえ、システムを比較したポイントは、主に以下の4つです。
請求書等の自動作成や送付を広く効率化したいのか、入金管理・売掛金管理など経理業務についてもシステム化したいのか自社の課題に応じた業務範囲を確認します。
例えば、帳票の自動作成や自社フォーマットに合わせた帳票のカスタマイズについては、楽楽明細は可能ですが、Makeleapsは対応していません。
自社の営業システムがある場合、そのシステムとの連携があれば手間が大きく変わります。
銀行口座と連携することができれば、入出金データを取り込むと、消込作業も効率化可能となります。システム連携の実現性の確認も重要なポイントです。
例えば、楽楽明細では、連携データはCSVデータかPDFデータ選べ、またAPI連携機能を活用すると、利用しているシステムから楽楽明細へ自動データ連携や、顧客データを取り込みし、請求書等発行が可能です。
自社で現在行っている請求書発行の業務プロセスを大きく変える必要があるのか否かも重要な比較点です。
例えば、請求書発行前の営業承認や最終的な確認方法にするなど、現在の業務フローへの組み込みが可能であれば、導入ハードルが下がります。
例えば、Makeleapsは、Salesforce連携に強みを持っているため、自社でSalesforceを利用している場合には、導入効果が高くなるといえます。
両システム共に、クラウドサービスとして提供されている請求書発行システムです。その課金形態を理解しておくことが重要です。
まず、「楽楽明細」は、初期費用100,000円、月額費用24,000円～の従量課金制となっています。Web化件数によって、月額費用の変わります。郵送委託費用は1通あたり164円となっています。
一方、「Makeleaps」は法人プランで、利用者1名あたり月額800円となっています。取引先10社までは固定費用です。郵送委託費用は1通148円です。
詳細は自社の要件をもとに費用算出が必要となりますが、個人事業主などシステムの利用者が限定的な場合には、Makeleapsがコスト優位性があるようです。
企業規模に応じてシステム利用者が比較的に多い場合には、楽楽明細がコストメリットがあるかもしれません。
▼ 請求書発行システムをもっと知りたい方はこちらもご覧ください！ ▼
自社に合いそうなシステムサービスを選定したら、次に考えるべきことは、システム導入による注意事項です。
システムを新しく導入する訳ですから、これまでの業務のやり方が多少なりとも変わります。それ以外にも導入する上で、意思決定者として理解しておくべき点があります。
ご紹介した楽楽明細、Makeleapsともに、クラウドサービスであることから、自社向けにサーバーを用意する必要はなく、契約後すぐにシステムを利用することはできます。
しかし、現状の自社の請求業務プロセスに対して、システムを導入した場合には、そのままという訳にはいきません。
どの様なプロセス変更が発生するのか、そのテストと定着にどのくらいの期間を要するのか、想定しておく必要があります。
システム提供会社の事例などから、その準備をしておくことが重要です。
先にご紹介した「請求書電子化に関する企業の取り組み状況の実態調査（日本CFO協会実施）」でのアンケート調査の中で、請求書電子化に着手する際の阻害要因が取り上げられています。
多くの企業が電子帳簿保存法の制度要件へのシステム対応面に不安を感じていることが見受けられました。
この不安対しては、電子帳簿保存法への対応が柔軟に行われるクラウドシステムが望まれると言えそうです。
ご紹介したシステムは2社ともにクラウドサービスです。そうなると提供システムのセキュリティ対策がどの様に施されているのか確認をしておきましょう。
自社データの保全性・システムの可用性・システムサーバーの堅牢性の3点が重要です。
請求書発行システムサービス「楽楽明細」「Makeleaps」の特徴・比較ポイントについてご紹介してきました。
請求書発行業務は人海戦術に依存した時間・コスト・人的ミスが起きやすいという3つの課題を抱えています。
これらの課題解決を目的として、多くの請求書発行システムが提供されています。今回ご紹介した「楽楽明細」は請求書発行に特化した機能を強みとしています。
納品書・請求書などの帳票をWeb上で取引先とやり取りすることで、業務効率化を実現することを志向しているシステムサービスです。
請求業務全体というよりも、帳票作成の自動化に特化しています。その意味で、中小企業から大企業まで、幅広い企業での利用が想定されます。
一方、「Makeleaps」は請求書発行だけではなく、売上高や売掛管理などの請求業務の広範囲に渡るシステム機能を提供していることから、個人事業主や経理担当者がいない小企業に向いていると言えます。請求業務の80％を削減できると唱っているのもそうした理由からでしょう。
自社の請求書発行にかかわる業務課題は何か？振り返った上で、本書を参考にしてください。システムサービスの機能を活用し、業務効率化を推進しましょう。
画像出典元：PEXELS
