採用・不採用メールの文例|応募対応から採用通知がこれで完結

採用・不採用メールの文例|応募対応から採用通知がこれで完結

記事更新日: 2021/08/06

執筆: 浜田みか

採用活動で意外と手間がかかりがちなメール対応。

文面を作るのに時間がかかるからと、つい後回しにしてしまう……そんなことはありませんか?

応募に対する企業側のリアクションが遅ければ、応募者の意欲低下を引き起こしてしまいかねません。それを回避するには、早急に対応することがベストです。しかし、他の業務もある中で片手間にメールを送るのは、トラブルの元。

そこで今回は、応募受付から採用・不採用の通知まで、各段階で使える文例をまとめました。コピー&ペーストお使いいただけますので、こちらの文例で業務の負担軽減を図ってください。

採用・不採用メールの書き方

採用選考が済んだ後、応募者に選考の合否を知らせます。方法はさまざまですが、最近ではメールで通知する企業も多くあります。

採用メール・不採用メールとは

採用メールとは、内定が決まった応募者に対して送る採用通知を目的としたメールを指します。

一方、不採用メールは、残念ながら採用に至らなかった応募者に対して贈る不採用を知らせるメールのことです。

採用メールの基本構成

採用メールは、主に次の項目で構成されています。

  • 件名
  • 応募者のフルネーム
  • 担当者のあいさつ文
  • 選考結果
  • 今後の手続きや流れ
  • 結びの挨拶

 

不採用メールの基本構成

不採用メールは、主に次の項目で構成されています。

  • 件名
  • 応募者のフルネーム
  • 担当者のあいさつ文
  • 選考結果
  • 応募へのお礼
  • 選考書類の扱い
  • 結びの挨拶

 

応募対応から採用・不採用メール文例

基本構成を踏まえてメールの文面を作成します。ここでは、コピー&ペーストで使用可能な文例をシチュエーション別にご用意しました。

応募受付確認のメール文例

応募者からの求人応募に対する受付完了メールと、応募者に対して履歴書の送付依頼をする際のメール文例です。

受付完了

[タイトル]ご応募、ありがとうございます。

●●●●様

株式会社▲▲▲▲ 採用担当●●●●と申します。

この度は、弊社求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございます。

今後の選考については、追ってご連絡差し上げます。

恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますようお願いいたします。

採用選考についてご不明な点等がございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。

引き続き、よろしくお願い致します。

 

株式会社▲▲▲▲
採用担当●●●●
TEL.✕✕-✕✕✕✕-✕✕✕✕
MAIL.✕✕✕✕@✕✕✕✕.co,jp

 

履歴書送付のお願い

[タイトル]ご応募、ありがとうございます。

●●●●様

株式会社▲▲▲▲ 採用担当●●●●と申します。

この度は、弊社求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございます。

選考に際しまして、履歴書および職務経歴書の提出をお願いしております。

お手数ですが、以下の宛先までご送付いただけますようお願いいたします。

■宛先

〒●●●-●●●●

東京都中央区●●●●●●● ●●●ビル

株式会社▲▲▲▲ 採用担当宛

書類を拝見後に改めて●●●●様にご連絡いたします。

なお、本件についてご不明点等がございましたら、末尾記載の連絡先までご遠慮なくお問い合わせください。

引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

株式会社▲▲▲▲
採用担当●●●●
TEL.✕✕-✕✕✕✕-✕✕✕✕
MAIL.✕✕✕✕@✕✕✕✕.co,jp

 

書類選考結果のメール文例

書類選考における合否結果を知らせるメール文例です。

合格

[タイトル]【株式会社▲▲▲▲】書類選考結果に関するご案内

●●●●様

株式会社▲▲▲▲ 採用担当●●●●でございます。

この度は、弊社求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。

書類選考の結果、▲▲▲▲様には、ぜひ次の面接選考に進んでいただきたく存じます。

面接選考にお進みいただけるようであれば、お手数ではございますがメールにてご返信ください。

改めて、面接日時および面接選考の会場についてご案内させていただきます。

何卒よろしくお願い致します。

 

株式会社▲▲▲▲
採用担当●●●●
TEL.✕✕-✕✕✕✕-✕✕✕✕
MAIL.✕✕✕✕@✕✕✕✕.co,jp

 

不合格

[タイトル]【株式会社▲▲▲▲】書類選考結果に関するご案内

●●●●様

株式会社▲▲▲▲ 採用担当●●●●でございます。

この度は、弊社求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。

慎重に選考を進めさせていただきましたが、今回は残念ながら、ご希望に沿えない結果となりました。

恐縮ではございますが、何卒ご了承いただけますようお願いいたします。

末筆ではございますが、●●●●様の今後のご健勝をお祈り申し上げます。

 

株式会社▲▲▲▲
採用担当●●●●
TEL.✕✕-✕✕✕✕-✕✕✕✕
MAIL.✕✕✕✕@✕✕✕✕.co,jp

 

面接結果のメール文例

面接結果における合否を知らせるメール文例です。

採用の場合

[タイトル]【株式会社▲▲▲▲】選考結果に関するご案内

●●●●様

株式会社▲▲▲▲ 採用担当●●●●でございます。

先日は、面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。

選考の結果、●●●●様を採用させていただくことが内定いたしました。

以下に、今後のスケジュールおよび入社に関するお手続きについてお知らせいたしますので、ご確認ください。

  • 今後のスケジュールについて
  • 入社に関するお手続きについて

尚、本件についてご不明な点等がございましたら、末尾の連絡先までご遠慮なくお問い合わせください。

新たな仲間を迎えられることを、社員一同大変嬉しく思っております。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社▲▲▲▲
採用担当●●●●
TEL.✕✕-✕✕✕✕-✕✕✕✕
MAIL.✕✕✕✕@✕✕✕✕.co,jp

 

不採用の場合

[タイトル]【株式会社▲▲▲▲】選考結果に関するご案内

●●●●様

株式会社▲▲▲▲ 採用担当●●●●でございます。

先日は、面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。

慎重に選考を行いました結果、残念ながら、今回は採用を見送らせていただくことになりました。

ご期待に添えられず誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解とご了承を賜りますようお願い申し上げます。

なお、お預かりしました応募書類につきましては、責任をもって処分させていただきます。

末筆ながら、●●●●様の今後のご活躍とご健勝を心よりお祈り申し上げます。

株式会社▲▲▲▲
採用担当●●●●
TEL.✕✕-✕✕✕✕-✕✕✕✕
MAIL.✕✕✕✕@✕✕✕✕.co,jp

 

採用・不採用メールを送る際のポイント

採用や不採用の通知メールを送る際には、タイミングや文面などにも配慮が必要です。

一歩間違えば、採用者であれば内定辞退、不採用者であれば会社の評判にもつながります

採用・不採用メールを送るタイミング

採用通知は、最終面接日から遅くとも1週間以内には届くようにします。

それよりも遅くなれば、応募者は不採用になったと自己判断してしまい、同時並行していた別の会社へ入社を決めてしまうこともあるからです。

また、応募者は採用通知が届くまでは不安な思いで日々を過ごします。

できる限り早く結果を知りたいと考えているため、面接当日に採用を決まったのであれば、当日中に連絡しても差し支えありません。この場合は、定時業務の時間内に送りましょう。

最終面接日以降にメールを送る際は、午前中の朝一番に送付するのが望ましいです。遅くとも午前中がベストです。

昼を過ぎる、夕方以降になるなど午後の業務内で対応するのは、応募者の人事体制に対する印象低下につながる恐れもあります。

採用メールは齟齬を生まないように丁寧に

採用メールを送る際は、曖昧な表現は避け、具体性を持った文面を心がけましょう。曖昧な説明では、応募者が「どうしたらいいの?」と悩んでしまいます。

そればかりか、情報が間違って伝わってしまったり、応募者に不親切な会社だと印象づける原因になったりして、内定辞退につながる可能性も否定できません。

齟齬を生まないためにも、具体性ある内容を丁寧に記すよう心がけましょう。

また、添付メールがある場合は、何を添付したのかが分かるように本文中にも記載するほうが親切です。

不採用メールは採用時以上に誠実さを心がける

採用であれ不採用であれ、相手にとって誤解のないような文面にするのはもちろんのこと、不採用メールでは、採用時以上に相手の気持ちを尊重した文面をしたためるようにします。

たとえ今回は不採用だったとしても、取引先や関連会社に入社する可能性もあります。

今後、事業拡大で新たに求人を行った際に、再度応募があることも考えられます。将来、どういった形で関わるかわからない以上、相手に失礼のないよう配慮することを心がけておきましょう。

まとめ

採用メールや不採用メールでは丁寧さはもちろんですが、誠実な対応が重要です。

採用メールではその後の指示について具体的であること、不採用メールでは相手の心情に寄り添った内容であることが挙げられます。

採用が決定したからといって不誠実な対応をすれば、内定辞退に繋がります。そればかりか、自社への心象も悪くなります

採用であっても不採用であっても変わりなく、齟齬のないよう気をつけましょう。

画像出典元:Unsplash

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