採用フローの作成方法をやさしく解説|意味・メリット・パターン例

採用フローの作成方法をやさしく解説|意味・メリット・パターン例

記事更新日: 2021/08/30

執筆: 浜田みか

新卒者や転職者を採用するのに、活動を全体を見渡せる設計図となるのが「採用フロー」。

選考過程だけでなく、スケジュールの把握もできるため、多くの企業で取り入れられています。

採用フローがあれば、スムーズに採用活動ができるようになるからです。

もしも採用フローが未作成であれば、アクションやスケジュールに漏れや遅れが出る可能性も。

今回は、これから採用フローを作成される人事担当者向けに、採用フローとは何か、どんなメリットがあり、どのように作ればいいのかなどをご紹介します。

採用フローとは

採用活動では、さまざまなアクションとスケジュール管理が大切です。

それらを一元的に把握できるのが、採用フローです。では、採用フローとは何を言い表している言葉なのでしょうか。

そして、採用フローのメリットや重要性には、どんなものがあるのでしょうか。

採用フローの言葉の意味と目的

採用フローとは、採用活動全般における一連の流れを図式化し、可視化したもの

フローとは、流れを意味する言葉で、いわゆるフローチャートの略です。

採用フローを作る目的には、採用活動におけるアクション管理とスケジュール管理の2つの側面があります。

そもそも採用には、広報活動と選考活動があり、それぞれのフェーズで取る行動が異なります。

広報活動では、新卒者や転職者に対して自社の存在を知ってもらう必要があり、そのための行動を取らねばなりません。

一方、選考活動では、志望者から内定者を決定するための段階的な選考があり、それによって自社内での動きも変わります。

たとえば、広報活動における行動には、学校や転職サイトへの求人情報の提示、企業説明会の実施。

合同企業説明会に出展する場合は、申請手続きやブースの設置などもあります。

また、選考活動における行動では、個人やグループでの面接、適性試験、グループワークなどの実施があります。

こうした一連の活動を個別に管理していては、社内での共有も円滑にいきません。

そうならないために多くの企業では、採用フローが活用されているのです。

採用フローのメリット

採用フローを取り入れることのメリットは、大きく分けて2つのポイントが挙げられます。

1.進捗管理が容易になる

2.採用活動の改善に役立つ


採用フローがあることによって、いま採用活動のどのフェーズにいるのか、どんなスケジュールで進んでいるのかがわかりやすくなります。

また、追加採用する場合にも役立ちます。

採用活動をしていると、いくつかの課題と直面したり、トラブルが生じたりすることがあります。

そのような場合にも、採用フローがあれば、どこが問題点なのか照らし合わせられ、改善点を探りやすくなるのです。

改善を繰り返すことによって、採用活動全体を最適化していけます

採用フローを作る重要性

採用活動は、細かな段階を経て内定者を決定するため、全体像が把握しにくいのが難点です。しかし、採用フローがあれば、それも一目瞭然です。

採用活動を主導的に行う人だけでなく、関わる人すべてが採用活動の現況が把握・理解しやすくなります。

それによって、活動がスムーズに進められ、余計なコストや労力を削ぐことが可能です。

また、人材の獲得が難しい場合に、採用活動の問題点を追究するのにも客観的に考察できるため、採用フローは作成しておくことは大切だといえます。

採用フローの作り方

採用活動の設計図となる採用フローを作る際、いま実施している過程をただ、図式化すればいいのか、どのように設計すればいいのかなど、どんなことに気を付ければいいのでしょうか。

ここでは、採用フローを作成する際に鍵になる構成要素と作り方、作成するうえでの注意点、そして作成後に課題が生まれたときの対応について解説します。

採用フローの構成要素

採用フローには、以下の構成要素があります。要素とは、すなわち採用プロセスを項目化したものです。

  • 採用広報開始
  • 募集要項公開
  • プレエントリー
  • 企業説明会
  • インターンシップ
  • 本エントリー
  • 書類選考
  • 筆記試験、適性検査
  • 面接試験
  • 内定承諾
  • 内定者研修
  • 内定者フォロー
  • 入社


上記に挙げた要素は、一般的なものです。

自社独自のプロセスがある場合は、それも構成要素として組み込んだり、職種や役職によって異なる部分がある場合は、適宜構成要素を調整したりして必要な要素を予め洗い出しておきます。

採用フローの作り方

一般的に新卒者と転職者で採用に至るまでのプロセスが異なります。

ここでは、新卒者を対象とした採用フローについて解説しています。

1.採用計画を立案と準備

2.採用広報の活動開始

3.募集情報の公開

4.企業説明会の実施

5.エントリー受付

6.インターン実施

7.選考試験(筆記)の実施

8.面接試験の実施

9.内定決定と通知

10.入社


大まかな流れを可視化してから、各プロセスごとに細かなアクションを継ぎ足していきます。

フロー作成では、最初から細かく書き出すよりも、大分類→中分類→小分類といった流れで採用過程におけるアクションとスケジュールを決定していくのが漏れのない作り方です。

採用フローを作るうえでの注意点

採用フローを作る手順は、新卒者と転職者によって変わります。

新卒者と異なり、転職者は通年で採用活動が行われることが多く、採用フローのプロセスも少なくて短期間であるのが特徴です。

そのため、新卒者と転職者で採用フローを分ける必要があります。

また、職種や役職によっても採用フローでのプロセスが異なりますから、それぞれでフローを作るようにしておきます。

このほかでは、採用のゴールの明確化、採用したい人物像と採用目標の設定も併せて行います。

これらを決めておくことによって、無駄なプロセスを踏む必要がなくなり、労力とコストを抑えることが可能です。

採用フローで課題が生まれたら再設計を

採用フローは、あくまでも採用活動の把握と改善に役立てられるもの。採用フローがあるから採用活動が上手く行くとは限りません。

採用フロー通りに進めても、人材確保が難しい・内定辞退が発生するといったトラブルもあります。

そもそも採用活動は、どちらかといえば受けの体勢ですから、人材確保や候補者群形成が難しいといった場合には、攻めの姿勢に転ずることが必要でしょう。

たとえば、獲得したい人物像に近い求職者に会いに行ったり、候補者と1on1で面談したりといったアクションを取るのです。

内定辞退者が多いときでは、辞退に至るまでの不安などを解消するためのプロセスを追加するなどして、対応する必要があります。

これらは、通常の採用フローから逸れるため、課題ごとに再設計を行うのがベストです。

採用フローのパターン例

採用フローには、採用過程によっていくつかのパターンに分けられます。ここでは、そのパターン例を挙げています。

パターン1. 標準型

多くの企業で取り入れられている採用フローです。

1.求人情報公開

2.プレエントリー

3.会社説明会

4.本エントリー

5.筆記試験

6.面接試験

7.内定決定

8.内定者フォロー

9.入社


人物評価に重点を置く企業では、筆記試験を除外して面接のみにしたり、グループワークを実施したりして、実際の求職者の姿を見る機会に置き換えているところもあります。

また、最近では『WEBテスト採用型』というものもあります。このケースでは、WEB上でのエントリーシート入力を筆記試験の代わりにしています。

近年、人事情報のデジタル化が進んでおり、他のITシステムと連携させるためにWEBテストを導入する企業も増えつつあります。

WEBテストは、エントリーシートに入力された情報が最初からデータ化されているため、他のシステムと連携させやすい利点があるからです。

パターン2. 説明会・選考一体型

体験型あるいは参加型の会社説明会を行っている企業でよく導入されている採用フローです。

こちらは、プロセス自体は標準型と同じですが、選考期間が異なります。

1.求人情報公開

2.プレエントリー

3.会社説明会

4.本エントリー

5.筆記試験

6.面接試験

7.内定決定

8.内定者フォロー

9.入社


標準型の場合は本エントリーから内定決定までが選考期間ですが、説明会・選考一体型は会社説明会から選考が開始されます。

会社説明会での様子を見て、採用候補者としてみなすかどうかを判定するからです。

選考期間を短縮させる方法としては、会社説明会の際に一次面接を同時に実施するやり方があります。

これによって、自社の求める人物像に近いかどうかが判断しやすくなり、選考のふるいにかけやすくなります。

パターン3. 筆記試験・面接一体型

テスト先行採用型とも呼ばれる採用フローです。

こちらもプロセス自体は、標準型と同じです。しかし、選考期間がプレエントリーの段階から始まります。

1.求人情報公開

2.プレエントリー

3.会社説明会

4.本エントリー

5.筆記試験

6.面接試験

7.内定決定

8.内定者フォロー

9.入社


人気職や大手企業など求職者が多数集まると予想される場合に有効なフローです。

会社説明会の前に一定数に求職者を絞り込める利点があります。一方で、優秀な人材を見落とすリスクも孕んでいます。

こちらを採用する場合は、選考基準や試験内容を明確化し、求職者が事前準備できるよう配慮が必要でしょう。

また、人材の見落としを防ぐために選考基準をさらに細かく設定するなどして予防策を講じる必要があります。

パターン4.インターンシップ型

インターンシップを取り入れている企業で用いられている採用フローです。

選考期間はプレエントリーから始まることが多く、インターン期間や就労する業務によっては面接や筆記試験を免除するケースもあります。

1.求人情報公開

2.プレエントリー

3.会社説明会

4.一次選考

5.インターンシップ

6.最終面接

7.内定決定

8.内定者フォロー

9.入社


就業体験を通して求職者の持つスキルや人間性を把握できるため、企業にとってはより理想的な人材獲得に繋がる可能性があるのです。

パターン5.社員紹介・リクルーター型

こちらは、従業員による人材紹介やリクルーター制度を活用した場合の採用フローです。

次のフローは、従業員からの紹介をフロー化したものです。

リクルーター制度の場合は、全重御意運への周知が「大学や高校、サークル等へのコンタクト」、従業員からの紹介が「大学や高校などの就職担当者や後輩などからの人材紹介」に置き換わります。

1.理想的な人物像の構築

2.全従業員への周知

3.従業員からの紹介

4.面談

5.本エントリー

6.面接試験

7.内定決定

8.内定者フォロー

9.入社


従業員から紹介される場合もリクルーター制度活用による場合も選考期間は、面談から始まります。

面談は、会社側は自社PRの機会になり、求職者は就業への意欲や悩みを伝える場にもなります。面接試験では得にくい相互理解の場となるのです。

企業側にとっては、理想的な人物像に近い求職者をピンポイントでアプローチできるため、人材獲得の成功率が高まる可能性があります。

おすすめのATS(採用管理システム)5選

採用フローを取り入れることによって、採用活動はより円滑に進めることが可能です。

進捗状況の共有や内定者フォローなど採用活動における諸業務を、さらに効率的に行うには、採用管理システムとの連携が最適です。

ここからは編集部が厳選した定番人気の採用管理システム5選を紹介していきます!

1.ジョブカン採用管理

画像出典元:「ジョブカン採用管理」公式HP
 
 

おすすめしたい会社

・コストを抑えたい会社
・採用規模が小さい会社
・幅広い雇用形態をとっている

 

特徴

ジョブカン採用管理は新卒・中途・アルバイト・パート、あらゆる採用に活用できる採用管理システムです。

圧倒的な掲載数を誇り、新卒・中途・アルバイト・パートに対応しているIndeedに自動掲載できるほか、リクナビネクスト、マイナビ転職をはじめとする中途採用向けの求人媒体にも自動連携できるため、幅広い採用フェーズをカバーしていると言えます。

その他、LINEで応募者とやりとりできる機能もあるため、メールでのやりとりに慣れていない学生からの応募を増やしたいと考えている場合にもおすすめです。

おすすめの採用形態

新卒 中途 アルバイト パート

 

料金プラン

ジョブカン採用管理の料金プランは登録候補者数ごとに変動します。30名までは機能制限付きのフリープランがあるため無料で導入することができます。

有料プランは以下のようになっています。採用規模が小さければ小さいほど優位性がある料金体系です。

登録候補者数 LITEプラン
(求人媒体自動連携機能なし)
STANDARDプラン
(求人媒体自動連携機能あり)
~50名/月 8,500円/月 30,000円/月
51~150名/月 30,000円/月
151~300名/月 70,000円/月
301名~1,000名/月 120,000円/月

 

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2. HRMOS採用

画像出典元:「HRMOS採用」公式HP

おすすめしたい会社

  • 大規模な中途採用を行っている会社
  • データ分析に力を入れたい会社
  • 採用チャネルにビズリーチやキャリトレを利用している会社

 

特徴

HRMOS採用はビズリーチ社が運営する採用管理システムです。

自社製品であるビズリーチやキャリトレと連携し、新卒採用・第二新卒・中途採用などフェーズの違う採用活動も並行して対応可能なので、大規模な採用を行っている会社におすすめです。

主に中途採用に力を入れている中小企業向けのサービスですが、中小企業の中でも比較的規模が大きめな会社が導入しています。おすすめの採用形態

新卒 中途 アルバイト パート
× ×

 

料金プラン

料金はそれぞれの会社に合った形でプランを提供しているため、問い合わせが必要です。

クラウド型サービスのためパッケージや専用機器を購入する必要がなく、初期費用はかかりません。

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3. JobSuite CAREER

出典元:「JobSuite CAREER」公式HP

 

おすすめしたい会社

  • 中途採用をメインに会社
  • キャリア採用を頻繁に行っている会社

 

特徴

JobSuite CAREERは中途採用向けに特化しているため、年間を通じて中途採用をスポットで実施するような会社に適したサービスです。

SmartHRやリクナビネクストと連携でき、従業員数100名未満の企業から1000人以上の企業まで幅広く導入されています。

また、「JobSuite CAREER」は人事担当者の進捗把握のしやすさに定評があることも大きな特徴です。重複応募者を自動で検出する機能を備えているので、無駄な選考を進めることもなくなります。おすすめの採用形態

新卒 中途 アルバイト パート
× × ×

 

料金プラン

初期費用 月額費用 無料お試し
0円 50,000円~ ×

 

 

 

4. sonar ATS

出典元:sonar ATS公式HP

 

おすすめしたい会社

  • 新卒・中途採用どちらも行っている会社
  • 大規模な採用を行っている会社

 

特徴

採用業務の「自動化」に力を入れているsonar ATS。他の採用管理システムにはない最大の特徴は、独自の採用フローを作成することができるという点です(下記「フロー管理画面」参照)。

そのため、セミナーやWebでのテストなど、採用のフローを工夫している企業でも柔軟にフローを再現し管理することができます。

また、LINEとの連携機能や、会社説明会などの参加申請がボタン一つでできるモバイルチェックイン機能など、応募者が簡単にアクションを起こしやすくする機能も充実しています。

採用業務に時間や人材を割けないという企業に特におすすめできるシステムです。

フロー管理画面

料金プラン

初期費用 月額費用 無料お試し
要問合せ 利用人数/期間/オプションの有無により決定

 

SONAR ATSの資料を無料ダウンロード

 

 

5. HERP Hire

画像出典元:「HERP Hire」公式HP

 

おすすめしたい会社

  • IT系の企業
  • スタートアップフェーズの少人数の企業

 

特徴

15社以上の求人媒体と連携し、社員が自律的に採用活動を行う「スクラム採用」を実現する採用管理プラットフォームです。

「採用担当よりも現場にいる事業部側のメンバーの方が人材要件を一番理解している」という考えに基づき、現場の社員が主導する採用活動を実施しています。

FindyやWorkshipなど、IT業界が利用している求人媒体が多く、特にエンジニアを採用している会社が利用していることが多い採用管理システムです。

おすすめの採用形態

新卒 中途 アルバイト パート
× ×

 

 

まとめ

採用フローは、広報や選考などの採用活動を図式化して、可視化したものです。

これからますます優秀な人材確保が熾烈を極める中で、いかに戦略的に採用活動が行えるかは、企業にとっても大きな課題でしょう。

そうした戦略を検討する際にも、採用フローは役立ちます


画像出典元:Unsplash、Pixabay、Pexels

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