記事更新日: 2024/11/14
効果的な採用フローを作成できれば、採用活動を効率的に行えます。
この記事では、採用フローとは何か、さらに、新卒採用と中途採用それぞれのフローの作り方や、具体的なテンプレートもご紹介します。
採用に関する課題を解決したい方、より良い人材を採用したい方は、ぜひ参考にしてください。
自社の採用フローを最適化し、理想の人材を確保しましょう。
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このページの目次
採用フローとは、採用活動における一連のプロセスを具体的なステップに分解し、整理したものを指します。
採用フローを明確化し、継続的に改善することで、より効率的かつ効果的な採用活動を実現できます。
採用フローを作る目的は、「アクション管理の効率化」と「スケジュール管理の最適化」、2つの側面があります。
各担当者の役割を明確にし、進捗状況を可視化することで、スムーズな連携を可能にします。
そして、採用活動の無駄な作業を省き、スケジュール管理を徹底することで、より質の高い人材を効率的に採用できるのです。
採用フローの作成は、「採用活動の効率化」と「質の高い人材の確保」につながります。
採用フローがあれば、採用活動に関わるすべての人が採用活動の現況が把握・理解しやすくなります。
それによって、活動がスムーズに進められ、余計なコストや労力を削ぐことが可能です。
また、採用フローを作成しておけば、採用活動の問題点を追究する際にも客観的に考察できます。
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採用フローの作成は、企業が求める人材を効率的かつ効果的に見つけるためには欠かせない取り組みの一つです。
まず、一般的な採用フローを参考に、自社がどのようなステップを踏んで採用しているのかを明確化しましょう。
自社で独自の採用プロセスがある場合は、それらも構成要素として組み込んでください。
また、職種や役職によって異なるプロセスがある場合は、構成要素を調整する必要があるため、あらかじめ洗い出しておきます。
採用フローは、まず大まかな流れを可視化してから、各プロセスごとに細かなアクションを継ぎ足していきます。
フロー作成では、最初から細かく書き出すよりも、大分類→中分類→小分類といった流れで採用過程におけるアクションとスケジュールを決定していきましょう。
新卒者を対象とした採用フローについて解説します。
新卒採用は、大学や専門学校などを卒業予定の学生を対象に、政府主導の就活ルールに沿って実施します。
採用フローを組み立てるには、まず採用計画を明らかにします。
採用計画とは、自社の経営・事業計画に沿って、採用活動の目標を定めた計画のことです。
採用計画が曖昧なままでは、求める人材を確保できなかったり、必要なタイミングで採用ができなくなったりするリスクがあります。
具体的には、以下の計画や分析を行いましょう。
採用計画を立てたら、母集団を形成するための広報活動を始めましょう。
新卒採用において、採用広報は企業と学生の最初の接点となり、その後の採用活動の成否を大きく左右します。
広報活動では、企業のビジョン、仕事内容、企業文化などを積極的に発信し、学生の入社意欲を高める必要があります。
自社への企業理解が十分でないまま選考に進むと、採用後のミスマッチが生じるリスクがあるため注意しましょう。
募集情報の公開は、学生に自社の求人情報を知ってもらえるように積極的な情報の発信を心がけましょう。
学生が普段利用しているSNSを活用したプロモーションや、学生向けのWebメディアに記事を出すと効果的です。
情報公開の時期は、政府主導の就活スケジュールでなるべく守るようにしましょう。
会社説明会の目的は、学生に企業理解を深めてもらい、選考へと進んでもらうことです。
企業理解が浅いままでは入社へのモチベーションが高まらず、途中で選考を離脱してしまうケースも少なくありません。
インタラクティブなコミュニケーションを図ったり、先輩社員へのインタビューを実施したりするなど、学生の企業理解が深まる説明会を企画しましょう。
応募者を増やし、質の高い人材を採用するためには、応募しやすい環境を整え、丁寧な対応を心がけることが大切です。
効率的に選考を進めるために、応募者情報を一元管理できる採用管理システムの導入も検討しましょう。
書類選考を通じて、応募条件を満たす候補者なのかどうかのスクリーニングを行います。
書類選考には、以下のような方法があります。
どのような人材が欲しいのか、応募者の何を測りたいのかをあらかじめ明らかにし、スムーズな選考を目指しましょう。
面接試験は、採用活動において最も重要なステップの一つです。
応募者の経験やスキル、コミュニケーション能力などをじかに評価し、企業に適した人材かどうかを判断する機会となります。
面接の回数を増やしすぎると、選考期間が長くなり、内定辞退のリスクや採用コストの増加につながる可能性があります。
一方で、面接の回数が少なすぎると、応募者を十分に評価できず、ミスマッチが起こるリスクも高まるので注意が必要です。
最終面接を通過した学生に内定を出します。
学生は、ほかの企業からの内定と比較したり、自身のキャリアプランとすり合わせたり、さまざまなことを考慮して最終的な決定を行います。
選考結果の連絡が遅れるなど、企業の対応が悪いと内定辞退につながるため、注意が必要です。
また、懇談会や研修などの内定者フォローを実施し、関係性を深め、学生の入社意欲を高めましょう。
万が一、内定を辞退されてしまった場合は、辞退した理由を尋ねて、次回の採用へ生かすためのノウハウを蓄積することが大切です。
大学や専門学校などを卒業後、正式に職場に加わります。
採用活動はここまでとなりますが、新入社員がスムーズに仕事に慣れていけるよう、継続的なフォローが必要です。
新入社員が知っておくべき情報を分かりやすく説明するオリエンテーションの実施や、経験豊富な社員をメンターとして割り当てるなど、受け入れ体制を整えておくことが重要です。
中途採用の場合の採用フローについて解説します。
中途の場合は、新卒採用のように採用活動の開始時期に大きな決まりはありません。
また、中途採用では会社説明会を行わないなど、新卒採用よりも採用プロセスがシンプルになる傾向にあります。
中途採用では、自社の求める人材が求人市場にどのくらいいるのか、どの程度の年収でどのようなモチベーションで働いているのかなどを確認・分析しましょう。
分析の結果に沿って、待遇などの条件や、募集の打ち出し方が変わってきます。
まとめるべき事項には、以下のようなものが挙げられます。
中途採用の場合は、新卒採用のように採用の開始時期には決まりはありません。
自社の求める人材にあった採用手法で募集を開始しましょう。
中途採用の場合、即戦力を求める場合が多いため、書類選考の段階で候補者の経験やスキルが採用ターゲットとズレが生じないようにしっかりとスクリーニングしましょう。
中途採用では、経験者が条件となっていることも多く、適性検査や筆記試験などは実施しない企業もあります。
中途採用の場合、職種やポジションによって面接の回数を変えることも少なくありません。
面接では、専門知識や経験、書類選考ではわからない人間性や企業とのマッチ度などを評価します。
転職求人倍率が上昇する中、求職者は転職したい企業を自由に選びやすい状況にあります。
中途採用の場合もオファー面談などを通して、内定辞退の防止に努めましょう。
社会人経験がある中途採用者でも、入社するまでは不安を感じながら過ごしています。
中途採用者が安心して働けるように、新人採用と同じように研修や面談、交流の場などを設けましょう。
採用フローには、採用過程によっていくつかのパターンに分けられます。ここでは、そのパターン例を挙げています。
多くの企業で取り入れられている採用フローです。
1．求人情報公開
2．プレエントリー
3．会社説明会
4．本エントリー
5．筆記試験
6．面接試験
7．内定決定
8．内定者フォロー
9．入社
人物評価に重点を置く企業では、筆記試験を除外して面接のみにしたり、グループワークを実施したりして、実際の求職者の姿を見る機会に置き換えているところもあります。
また、最近では『WEBテスト採用型』というものもあります。このケースでは、WEB上でのエントリーシート入力を筆記試験の代わりにしています。
近年、人事情報のデジタル化が進んでおり、他のITシステムと連携させるためにWEBテストを導入する企業も増えつつあります。
WEBテストは、エントリーシートに入力された情報が最初からデータ化されているため、他のシステムと連携させやすい利点があるからです。
体験型あるいは参加型の会社説明会を行っている企業でよく導入されている採用フローです。
こちらは、プロセス自体は標準型と同じですが、選考期間が異なります。
1．求人情報公開
2．プレエントリー
3．会社説明会
4．本エントリー
5．筆記試験
6．面接試験
7．内定決定
8．内定者フォロー
9．入社
標準型の場合は本エントリーから内定決定までが選考期間ですが、説明会・選考一体型は会社説明会から選考が開始されます。
会社説明会での様子を見て、採用候補者としてみなすかどうかを判定するからです。
選考期間を短縮させる方法としては、会社説明会の際に一次面接を同時に実施するやり方があります。
これによって、自社の求める人物像に近いかどうかが判断しやすくなり、選考のふるいにかけやすくなります。
テスト先行採用型とも呼ばれる採用フローです。
こちらもプロセス自体は、標準型と同じです。しかし、選考期間がプレエントリーの段階から始まります。
1．求人情報公開
2．プレエントリー
3．会社説明会
4．本エントリー
5．筆記試験
6．面接試験
7．内定決定
8．内定者フォロー
9．入社
人気職や大手企業など求職者が多数集まると予想される場合に有効なフローです。
会社説明会の前に一定数に求職者を絞り込める利点があります。一方で、優秀な人材を見落とすリスクもあります。
こちらを採用する場合は、選考基準や試験内容を明確化し、求職者が事前準備できるよう配慮が必要でしょう。
また、人材の見落としを防ぐために選考基準をさらに細かく設定するなどして予防策を講じる必要があります。
インターンシップを取り入れている企業で用いられている採用フローです。
選考期間はプレエントリーから始まることが多く、インターン期間や就労する業務によっては面接や筆記試験を免除するケースもあります。
1．求人情報公開
2．プレエントリー
3．会社説明会
4．一次選考
5．インターンシップ
6．最終面接
7．内定決定
8．内定者フォロー
9．入社
就業体験を通して求職者の持つスキルや人間性を把握できるため、企業にとってはより理想的な人材獲得に繋がる可能性があるのです。
こちらは、従業員による人材紹介やリクルーター制度を活用した場合の採用フローです。
次のフローは、従業員からの紹介をフロー化したものです。
リクルーター制度の場合は、全従業員への周知が「大学や高校、サークル等へのコンタクト」、従業員からの紹介が「大学や高校などの就職担当者や後輩などからの人材紹介」に置き換わります。
1．理想的な人物像の構築
2．全従業員への周知
3．従業員からの紹介
4．面談
5．本エントリー
6．面接試験
7．内定決定
8．内定者フォロー
9．入社
従業員から紹介される場合もリクルーター制度活用による場合も選考期間は、面談から始まります。
面談は、会社側は自社PRの機会になり、求職者は就業への意欲や悩みを伝える場にもなります。面接試験では得にくい相互理解の場となるのです。
企業側にとっては、理想的な人物像に近い求職者をピンポイントでアプローチできるため、人材獲得の成功率が高まる可能性があります。
中途採用に特化した2つの採用フローを紹介します。
中途採用でのリクルーター型フローは以下のとおりです。
1．理想的な人物像の構築
2．リクルーターによる社外へのコンタクト
3．人材紹介
4．カジュアル面談（体験入社）
5．本エントリー
6．面接試験
7．内定決定
8．内定者フォロー
9．入社
企業の社員が採用のために求職者に接触するリクルーター型では、人物像を見極めるためのコミュニケーションを重視します。
選考に入る前には、企業と候補者がお互いの理解を深めることを目的としたカジュアル面談や、体験入社が取り入れられるケースもあります。
リファラル型の採用フローは以下のとおりです。
1．理想的な人物像の構築
2．求人情報および採用要件を社内に周知
3．従業員や関係者からの人材紹介
4．カジュアル面談（社内見学）
5．本エントリー
6．面接試験
7．内定決定
8．内定者フォロー
9．入社
従業員や関係者が自社に合うと思われる候補者を推薦するリファラル型では、社内への周知や選考プロセスの透明性を保つことが重要です。
また、紹介者との関係に不和が生じないように、カジュアル面談や社内見学を行なってから選考を案内しましょう。
効果的な採用フローを作成するポイントは以下の3つです。
まず、採用フローをつくる前に、会社のビジョンや採用したい人材を明らかにしたうえで、「いつまでに・どのような人材を・どの部署へ・何人採用すべきか」といった採用計画を立てましょう。
採用計画があいまいなままでは採用のチャンスを逃してしまうため、経営層や現場にヒアリングすることが大切です。
採用活動を成功させるためには、現実的に運用できる採用フローを設計しなくてはなりません。
以下の点を確認するとよいでしょう。
問題の発生が予想されるときは、採用フローをあらためて検討しましょう。
採用フローを効果的に活用するには、歩留まり（各フェーズに進んだ人数の割合）を算出して、目標を設定しましょう。
歩留まりを算出すると、どのフェーズに問題があって、問題解決にはどのように対策すればよいかが明らかになります。
歩留まり率の計算式は以下のとおりです。
採用歩留まり（%）＝ 選考通過者数 ÷ 選考対象者数 × 100
よく使われる計算式の一覧は以下のとおりです。
| 歩留まり率 | 計算式 |
| 採用活動全体の歩留まり | 内定者数 ÷ エントリー数 × 100 |
| 説明会の参加率 | 説明会の参加者数 ÷ エントリー数 × 100 |
| 選考の応募率 | 選考応募者数 ÷ エントリー数 × 100 |
| 書類選考の通過率 | 書類考通過者数 ÷ 書類選考参加者数 × 100 |
| 一次面接の通過率 | 一次面接通過者数 ÷ 一次面接参加者数 × 100 |
| 内定率 | 内定者数 ÷ 受験者数 × 100 |
| 内定の承諾率 | 内定者承諾数 ÷ 内定者数 × 100 |
| 内定辞退率 | 内定辞退者数 ÷ 内定者数 × 100 |
歩留まり目標と実際の歩留まりを確認して、目標よりも下回っている工程がないか確認しましょう。
目標よりも大きく数値が下回るときは、その工程に問題があると考えられます。
たとえば、次のような見直しをしてみるとよいかもしれません。
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効果的な採用フローを作成できると、以下のようなメリットが得られます。
採用フローを作成し、採用活動が可視化されると以下のようなメリットが得られます。
対応の漏れを防ぐ効果が期待できるため、採用フローは、選考に関わるすべての関係者で共有しましょう。
採用フローは、採用活動の振り返りにも役立ちます。
すべての関係者で共通の認識を持てば、異常や問題点を発見しやすくなり、失敗の共有もスムーズになります。
また、選考フローの問題を明らかにするには、各工程の歩留まり目標を立てておくとよいでしょう。
採用フローを作成すると、「いつ・だれが・なにをするか」があらかじめ想定でき、以下の点が明らかになります。
見通しが立っていれば、必要なリソースを確保しやすく、採用活動をスムーズに進められるでしょう。
採用フローを作成するには採用管理システムがおすすめです。
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採用フローを作る手順は、新卒者と転職者によって変わります。
新卒者と異なり、転職者は通年で採用活動が行われることが多く、採用フローのプロセスも少なくて短期間であるのが特徴です。
そのため、新卒者と転職者で採用フローを分ける必要があります。
また、職種や役職によっても採用フローでのプロセスが異なりますから、それぞれでフローを作るようにしておきます。
このほかでは、採用のゴールの明確化、採用したい人物像と採用目標の設定も併せて行います。
これらを決めておくことによって、無駄なプロセスを踏む必要がなくなり、労力とコストを抑えることが可能です。
採用フローは、あくまでも採用活動の把握と改善に役立てられるもの。採用フローがあるから採用活動が上手く行くとは限りません。
採用フロー通りに進めても、人材確保が難しい・内定辞退が発生するといったトラブルもあります。
そもそも採用活動は、どちらかといえば受けの体勢ですから、人材確保や候補者群形成が難しいといった場合には、攻めの姿勢に転ずることが必要でしょう。
たとえば、獲得したい人物像に近い求職者に会いに行ったり、候補者と1on1で面談したりといったアクションを取るのです。
内定辞退者が多いときでは、辞退に至るまでの不安などを解消するためのプロセスを追加するなどして、対応する必要があります。
これらは、通常の採用フローから逸れるため、課題ごとに再設計を行うのがベストです。
採用フローは、広報や選考などの採用活動を図式化して、可視化したものです。
これからますます優秀な人材確保が熾烈を極める中で、いかに戦略的に採用活動が行えるかは、企業にとっても大きな課題でしょう。
そうした戦略を検討する際にも、採用フローは役立ちます。
画像出典元：Unsplash、Pixabay、Pexels
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