記事更新日: 2024/05/21
採用フローを作成すれば、自社が求める人材を効率よく採用できます。
この記事では、採用フローの基本から作り方までを新卒採用・中途採用ごとにやさしく、テンプレートつきで解説します。
また、効果的な採用フローを作成するためのポイントも紹介しますので、ぜひ採用活動の強化にお役立てください。
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このページの目次
採用活動では、さまざまなアクションとスケジュール管理が大切です。
それらを一元的に把握できるのが、採用フローです。では、採用フローとは何を言い表している言葉なのでしょうか。
そして、採用フローのメリットや重要性には、どんなものがあるのでしょうか。
採用フローとは、採用活動全般における一連の流れを図式化し、可視化したもの。
フローとは、流れを意味する言葉で、いわゆるフローチャートの略です。
採用フローを作る目的には、採用活動におけるアクション管理とスケジュール管理の2つの側面があります。
そもそも採用には、広報活動と選考活動があり、それぞれのフェーズで取る行動が異なります。
広報活動では、新卒者や転職者に対して自社の存在を知ってもらう必要があり、そのための行動を取らねばなりません。
一方、選考活動では、志望者から内定者を決定するための段階的な選考があり、それによって自社内での動きも変わります。
たとえば、広報活動における行動には、学校や転職サイトへの求人情報の提示、企業説明会の実施。
合同企業説明会に出展する場合は、申請手続きやブースの設置などもあります。
また、選考活動における行動では、個人やグループでの面接、適性試験、グループワークなどの実施があります。
こうした一連の活動を個別に管理していては、社内での共有も円滑にいきません。
そうならないために多くの企業では、採用フローが活用されているのです。
採用活動は、細かな段階を経て内定者を決定するため、全体像が把握しにくいのが難点です。しかし、採用フローがあれば、それも一目瞭然です。
採用活動を主導的に行う人だけでなく、関わる人すべてが採用活動の現況が把握・理解しやすくなります。
それによって、活動がスムーズに進められ、余計なコストや労力を削ぐことが可能です。
また、人材の獲得が難しい場合に、採用活動の問題点を追究するのにも客観的に考察できるため、採用フローは作成しておくことは大切だといえます。
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採用フローには、採用過程によっていくつかのパターンに分けられます。ここでは、そのパターン例を挙げています。
多くの企業で取り入れられている採用フローです。
1．求人情報公開
2．プレエントリー
3．会社説明会
4．本エントリー
5．筆記試験
6．面接試験
7．内定決定
8．内定者フォロー
9．入社
人物評価に重点を置く企業では、筆記試験を除外して面接のみにしたり、グループワークを実施したりして、実際の求職者の姿を見る機会に置き換えているところもあります。
また、最近では『WEBテスト採用型』というものもあります。このケースでは、WEB上でのエントリーシート入力を筆記試験の代わりにしています。
近年、人事情報のデジタル化が進んでおり、他のITシステムと連携させるためにWEBテストを導入する企業も増えつつあります。
WEBテストは、エントリーシートに入力された情報が最初からデータ化されているため、他のシステムと連携させやすい利点があるからです。
体験型あるいは参加型の会社説明会を行っている企業でよく導入されている採用フローです。
こちらは、プロセス自体は標準型と同じですが、選考期間が異なります。
1．求人情報公開
2．プレエントリー
3．会社説明会
4．本エントリー
5．筆記試験
6．面接試験
7．内定決定
8．内定者フォロー
9．入社
標準型の場合は本エントリーから内定決定までが選考期間ですが、説明会・選考一体型は会社説明会から選考が開始されます。
会社説明会での様子を見て、採用候補者としてみなすかどうかを判定するからです。
選考期間を短縮させる方法としては、会社説明会の際に一次面接を同時に実施するやり方があります。
これによって、自社の求める人物像に近いかどうかが判断しやすくなり、選考のふるいにかけやすくなります。
テスト先行採用型とも呼ばれる採用フローです。
こちらもプロセス自体は、標準型と同じです。しかし、選考期間がプレエントリーの段階から始まります。
1．求人情報公開
2．プレエントリー
3．会社説明会
4．本エントリー
5．筆記試験
6．面接試験
7．内定決定
8．内定者フォロー
9．入社
人気職や大手企業など求職者が多数集まると予想される場合に有効なフローです。
会社説明会の前に一定数に求職者を絞り込める利点があります。一方で、優秀な人材を見落とすリスクも孕んでいます。
こちらを採用する場合は、選考基準や試験内容を明確化し、求職者が事前準備できるよう配慮が必要でしょう。
また、人材の見落としを防ぐために選考基準をさらに細かく設定するなどして予防策を講じる必要があります。
インターンシップを取り入れている企業で用いられている採用フローです。
選考期間はプレエントリーから始まることが多く、インターン期間や就労する業務によっては面接や筆記試験を免除するケースもあります。
1．求人情報公開
2．プレエントリー
3．会社説明会
4．一次選考
5．インターンシップ
6．最終面接
7．内定決定
8．内定者フォロー
9．入社
就業体験を通して求職者の持つスキルや人間性を把握できるため、企業にとってはより理想的な人材獲得に繋がる可能性があるのです。
こちらは、従業員による人材紹介やリクルーター制度を活用した場合の採用フローです。
次のフローは、従業員からの紹介をフロー化したものです。
リクルーター制度の場合は、全従業員への周知が「大学や高校、サークル等へのコンタクト」、従業員からの紹介が「大学や高校などの就職担当者や後輩などからの人材紹介」に置き換わります。
1．理想的な人物像の構築
2．全従業員への周知
3．従業員からの紹介
4．面談
5．本エントリー
6．面接試験
7．内定決定
8．内定者フォロー
9．入社
従業員から紹介される場合もリクルーター制度活用による場合も選考期間は、面談から始まります。
面談は、会社側は自社PRの機会になり、求職者は就業への意欲や悩みを伝える場にもなります。面接試験では得にくい相互理解の場となるのです。
企業側にとっては、理想的な人物像に近い求職者をピンポイントでアプローチできるため、人材獲得の成功率が高まる可能性があります。
中途採用に特化した2つの採用フローを紹介します。
中途採用でのリクルーター型フローは以下のとおりです。
1．理想的な人物像の構築
2．リクルーターによる社外へのコンタクト
3．人材紹介
4．カジュアル面談（体験入社）
5．本エントリー
6．面接試験
7．内定決定
8．内定者フォロー
9．入社
企業の社員が採用のために求職者に接触するリクルーター型では、人物像を見極めるためのコミュニケーションを重視します。
選考に入る前には、企業と候補者がお互いの理解を深めることを目的としたカジュアル面談や、体験入社が取り入れられるケースもあります。
リファラル型の採用フローは以下のとおりです。
1．理想的な人物像の構築
2．求人情報および採用要件を社内に周知
3．従業員や関係者からの人材紹介
4．カジュアル面談（体験入社）
5．本エントリー
6．面接試験
7．内定決定
8．内定者フォロー
9．入社
従業員や関係者が自社に合うと思われる候補者を推薦するリファラル型では、社内への周知や選考プロセスの透明性を保つことが重要です。
また、紹介者との関係に不和が生じないように、カジュアル面談や社内見学を行なってから選考を案内しましょう。
採用活動の設計図となる採用フローを作る際、いま実施している過程をただ、図式化すればいいのか、どのように設計すればいいのかなど、どんなことに気を付ければいいのでしょうか。
ここでは、採用フローを作成する際に鍵になる構成要素と作り方、作成するうえでの注意点、そして作成後に課題が生まれたときの対応について解説します。
採用フローには、以下の構成要素があります。要素とは、すなわち採用プロセスを項目化したものです。
上記に挙げた要素は、一般的なものです。
自社独自のプロセスがある場合は、それも構成要素として組み込んだり、職種や役職によって異なる部分がある場合は、適宜構成要素を調整したりして必要な要素を予め洗い出しておきます。
一般的に新卒者と転職者で採用に至るまでのプロセスが異なります。
ここでは、新卒者を対象とした採用フローについて解説しています。
1．採用計画を立案と準備
2．採用広報の活動開始
3．募集情報の公開
4．企業説明会の実施
5．エントリー受付
6．インターン実施
7．選考試験（筆記）の実施
8．面接試験の実施
9．内定決定と通知
10．入社
大まかな流れを可視化してから、各プロセスごとに細かなアクションを継ぎ足していきます。
フロー作成では、最初から細かく書き出すよりも、大分類→中分類→小分類といった流れで採用過程におけるアクションとスケジュールを決定していくのが漏れのない作り方です。
採用フローを作る手順は、新卒者と転職者によって変わります。
新卒者と異なり、転職者は通年で採用活動が行われることが多く、採用フローのプロセスも少なくて短期間であるのが特徴です。
そのため、新卒者と転職者で採用フローを分ける必要があります。
また、職種や役職によっても採用フローでのプロセスが異なりますから、それぞれでフローを作るようにしておきます。
このほかでは、採用のゴールの明確化、採用したい人物像と採用目標の設定も併せて行います。
これらを決めておくことによって、無駄なプロセスを踏む必要がなくなり、労力とコストを抑えることが可能です。
採用フローは、あくまでも採用活動の把握と改善に役立てられるもの。採用フローがあるから採用活動が上手く行くとは限りません。
採用フロー通りに進めても、人材確保が難しい・内定辞退が発生するといったトラブルもあります。
そもそも採用活動は、どちらかといえば受けの体勢ですから、人材確保や候補者群形成が難しいといった場合には、攻めの姿勢に転ずることが必要でしょう。
たとえば、獲得したい人物像に近い求職者に会いに行ったり、候補者と1on1で面談したりといったアクションを取るのです。
内定辞退者が多いときでは、辞退に至るまでの不安などを解消するためのプロセスを追加するなどして、対応する必要があります。
これらは、通常の採用フローから逸れるため、課題ごとに再設計を行うのがベストです。
効果的な採用フローを作成するポイントは以下の3つです。
まず、採用フローをつくる前に、会社のビジョンや採用したい人材を明らかにしたうえで、「いつまでに・どのような人材を・どの部署へ・何人採用すべきか」といった採用計画を立てましょう。
採用計画があいまいなままでは採用のチャンスを逃してしまうため、経営層や現場にヒアリングすることが大切です。
採用活動を成功させるためには、現実的に運用できる採用フローを設計しなくてはなりません。
以下の点を確認するとよいでしょう。
問題の発生が予想されるときは、採用フローをあらためて検討しましょう。
採用フローを効果的に活用するには、歩留まり（各フェーズに進んだ人数の割合）を算出して、目標を設定しましょう。
歩留まりを算出すると、どのフェーズに問題があって、問題解決にはどのように対策すればよいかが明らかになります。
歩留まり率の計算式は以下のとおりです。
採用歩留まり（%）＝ 選考通過者数 ÷ 選考対象者数 × 100
よく使われる計算式の一覧は以下のとおりです。
| 歩留まり率 | 計算式 |
| 採用活動全体の歩留まり | 内定者数 ÷ エントリー数 × 100 |
| 説明会の参加率 | 説明会の参加者数 ÷ エントリー数 × 100 |
| 選考の応募率 | 選考応募者数 ÷ エントリー数 × 100 |
| 書類選考の通過率 | 書類考通過者数 ÷ 書類選考参加者数 × 100 |
| 一次面接の通過率 | 一次面接通過者数 ÷ 一次面接参加者数 × 100 |
| 内定率 | 内定者数 ÷ 受験者数 × 100 |
| 内定の承諾率 | 内定者承諾数 ÷ 内定者数 × 100 |
| 内定辞退率 | 内定辞退者数 ÷ 内定者数 × 100 |
歩留まり目標と実際の歩留まりを確認して、目標よりも下回っている工程がないか確認しましょう。
目標よりも大きく数値が下回るときは、その工程に問題があると考えられます。
たとえば、次のような見直しをしてみるとよいかもしれません。
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効果的な採用フローを作成できると、以下のようなメリットが得られます。
採用フローを作成し、採用活動が可視化されると以下のようなメリットが得られます。
対応の漏れを防ぐ効果が期待できるため、採用フローは、選考に関わるすべての関係者で共有しましょう。
採用フローは、採用活動の振り返りにも役立ちます。
すべての関係者で共通の認識を持てば、異常や問題点を発見しやすくなり、失敗の共有もスムーズになります。
また、選考フローの問題を明らかにするには、各工程の歩留まり目標を立てておくとよいでしょう。
採用フローを作成すると、「いつ・だれが・なにをするか」があらかじめ想定でき、以下の点が明らかになります。
見通しが立っていれば、必要なリソースを確保しやすく、採用活動をスムーズに進められるでしょう。
採用フローを作成するには採用管理システムがおすすめです。
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採用フローは、広報や選考などの採用活動を図式化して、可視化したものです。
これからますます優秀な人材確保が熾烈を極める中で、いかに戦略的に採用活動が行えるかは、企業にとっても大きな課題でしょう。
そうした戦略を検討する際にも、採用フローは役立ちます。
画像出典元：Unsplash、Pixabay、Pexels
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