記事更新日: 2024/05/23
「残業を減らしたい！でも何をすれば良いんだろう？」
「ノー残業デーを導入したけど誰も定時に帰らない...」
こんな悩みを抱えていませんか？残業削減に取り組んでも失敗する企業が多いのが実情です。
上手くいかない理由は、問題点を明確にせずに新しい制度を導入しているからです。時間外労働を減らすためには、残業の発生原因を突き止める必要があります。
今回は、超過勤務がなくならない原因や残業削減のメリット、時間外労働を減らす方法と成功事例について解説し、残業時間の把握に役立つ「勤怠管理システム」を紹介します。
正しい手順を踏んで残業削減に取り組み、社員も経営者も笑顔になる改革を行いましょう。
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このページの目次
残業削減に取り組んでも効果がでない企業が多いのは、現状を把握せずに表面的な取り組みを行っているからではないでしょうか？
確実に残業を削減するためには、自社の問題点を明確にする必要があります。まずは、どうして残業が発生するのか？について考えてみましょう。
決められた時間内に仕事が終わらない理由は、従業員の処理能力以上の業務が課せられているからです。
8時間に「10」しか処理できない社員が「12」の業務をこなすためには残業しないと終わりません。
各個人の処理スピードや得意分野を把握して、適切な割り振りにすれば時間内に完了するでしょう。
注意点は、仕事量が多過ぎると残業がなくならないことです。こなしきれないほど作業量がある場合には、業務内容の見直しから始めないといけません。
残業の管理が個人の裁量に委ねられていると、時間外手当が欲しい従業員が残業し放題になるのが問題です。
それに、他人に任せられずに仕事を抱え込む社員は長時間労働を余儀なくされます。
他には、計画不足が原因で、締め切り間近になるといつも残業に追われている人もいるでしょう。
誰がいつどれくらいの残業をしているかを管理者が把握し、時間内に業務が終わるよう指導・調整すれば、残業を最小限に抑えられます。
勤怠管理が不十分な会社は超過勤務が多い傾向があります。社員の勤務状況を正確に把握できていないと、時間外労働の詳しい実態が分からず長時間労働が野放しになるからです。
適正な勤怠管理を行うことは残業時間削減の基本です。
特定の人しかできない作業があると、担当業務の偏りが生じていつも同じ人ばかりが残業する流れになります。同じ部署なのに忙しい人と暇な人がいるのは非効率です。
残業削減の観点から見ると、担当をローテーションさせて、皆がすべての業務をこなせるスキルを持つのが理想的です。代理で作業できる人がいれば、特定の人だけが忙しくなる状況を予防できます。
残業時間の長さで部下を評価する管理者がいると、評価を上げるために残業する社員がでてきます。
残業するのが当たり前だという社風がある場合には、仕事が終わっても周囲に気を使って退社できません。
解決策は、残業に関する間違った慣習をなくすために啓発活動を行うこと。そうしないと、どんな取り組みを行っても時間外労働を減らせません。
では、残業削減をスムーズに進めるために何をすれば良いのか、次の章では効果的な方法を解説していきます。
超過勤務を削減するためには闇雲にルールだけを導入してもうまくいきません。
確実に残業を減らすための方法を３ステップで考えてみましょう。
時間外労働を減らすための第1歩は、勤怠管理を徹底して社員の残業時間を把握すること。
漠然とした状態で「なんとなく超過勤務を短縮したい…」と思っているだけでは、適切な残業削減方法が分からないからです。
特定の人だけが長時間労働をしているなら、業務の割り振りに問題があると予測できます。
チームメンバー全員が毎日同じ時間に終業している場合は、上司よりも先に帰れない雰囲気があるのかもしれません。
このように残業の発生原因は企業や部署ごとに違うため、問題点を明確にしてから次のステップに進みましょう。
従業員の勤務時間を正しく把握できていない場合は、最後に紹介する「勤怠管理システム」の導入を検討することをお勧めします。
勤怠管理はアナログな方法で行うと非常に手間暇がかかりますが、勤怠管理システムを使って自動化すれば、すべての情報を簡単に一元管理できます。
勤務時間内に仕事が終われば定時で帰れることは皆が分かっていますが、なぜ残業がなくならないのでしょう？
長時間労働になる原因は業務量がオーバーしているからです。
社員の勤務時間を把握したら、仕事内容をすべて見直してどの作業にどれくらいの時間がかかっているかをチェックしましょう。
工程の見直し作業をすれば、省ける部分が見えてくるはずです。
必要があれば、作業量を減らすために外注するのもひとつの手です。無駄な部分を見つけるコツは完璧主義をやめること。
見方を変えるだけで、業務量を減らすアイデアがでてきます。
次は残業削減のための仕組みを導入するステップです。
勤怠管理の徹底と作業内容の見直しをしてからでないと、どんな対策を行っても効果が出にくいので注意してください。
無理やり新しい制度を取り入れると「時間内に終わらないから持ち帰り仕事しないと！ノー残業デーなんて迷惑なだけ！」という事態になるからです。
社員が定時退社できる準備を整えてから取り組みを開始しましょう。
理想は、残業を減らしながら社員の満足度を上げること。そうしないと、経営者の自己満足にしかならず従業員の幸せにつながりません。
| 就業時間の意識を変える | 働き方を変える | 制度を変える |
◆原則として残業を禁止する定時退社を基本とする ◆残業時間の上限を設ける「残業は2時間まで」など ◆定期的なノー残業デーの導入「毎週水曜日は定時退社」など ◆早朝出勤の推奨早朝に効率的に業務をこなすことで時間内に仕事を終わらせる ◆PCの自動シャットダウン「毎日20時にPCの電源を落とす」など |
◆外注や業務委託する工程の一部を外部に依頼する ◆会議の開催時間の制限「17時以降の会議禁止」など ◆無駄な会議の禁止会議の数を減らしメールなどで情報共有する ◆会議開催時の工夫 ◆退社への声かけの徹底声かけをして定時退社をしやすい雰囲気を作る ◆多忙な部署には応援のための人員を他部署から派遣する業務量の差がある場合は人員配置を変えて対応する |
◆残業の事前申請制の導入チケット制など上司の許可が必要な仕組みにする ◆フレックス勤務の導入勤務時間の縛りをなくし必要な時だけ仕事をする ◆残業した個人へのペナルティ罰則を作ることで社員の意識を高める ◆インセンティブの付与削減できた社員にはインセンティブを支払う |
このように残業時間を短縮するため施策には色々なものがありますが、超過勤務の発生原因に合わせた方法を選んでください。
「うちの会社はどんな対策を行えば良いのか？」と思いますよね。参考になるのは、働き方改革に取り組んで成功を収めた事例です。次は、残業削減の成功例を紹介します。
セントワークス株式会社は2012年から残業削減に着手し、ワークライフバランスプロジェクト事務局を設置。
プロジェクトの中心的存在である大西社長が”社員の意識改革”を重要視した理由は「本人にその気がないと現状は変わらない」と考えたからです。
最初は社員の反発があったものの、繰り返し啓発し数か月かけて徐々に効率的に仕事が進むようになりました。
セントワークス株式会社では以下のようなユニークな取り組みを行っています。
時間管理能力の向上をはかるためと情報共有するために、朝にその日の予定、夜に朝の予定と比較した実績を部署全員にメール送信する
月に1回部署ごとに課題の洗い出しなどを行う
月に1回部署を超えて意見交換を行う
月に1日は必ず定時で業務を終える
定時で業務を終える日を月に2日設定する
ノー残業デーに残業する人は紫色のマントをつけて仕事をする
認定NPO法人 フローレンスでは、社員が会社の制度に合わせるのではなく、会社が社員に合った制度を取り入れる方式で残業削減に取り組んでいます。
様々な残業削減施策の実施により、1日の平均残業時間は30分以内です。
社員全員が効率的に仕事をする
1案件に対してメイン担当とサブ担当をつける
在宅勤務、ズレ勤務、週4日勤務など
システム部門ではクラウドサービスに業務の一部を外部委託
東急電鉄株式会社では2018年から働き方改革の推進にコミットしています。特徴的なのは、管理職の意識改革への取り組みです。
管理者が正しい知識を持つことは非常に重要です。また、インセンティブを付与して従業員のやる気につながる工夫もしています。
始業時刻を30分単位で繰り上げ・繰り下げできる
7時半始業の社員にインセンティブを付与する
サテライトオフィス勤務や在宅勤務など
「業務量」と「プロセス」削減に関するPDCAサイクルの実施
社長から働き方改革の方針を全管理職へ直接伝えるセミナーの実施
残業を削減するメリットは、社員が働きやすい環境になること。超過勤務が少なければ従業員がゆとりを持って働けます。
時間内に業務が終わる環境だと、育児や介護と両立しやすいのもメリットだと言えるでしょう。
企業側のメリットは、働きやすい環境を整えることで離職率が下がることです。
残業が少ないことは従業員の働く意欲にも良い影響を与えます。長時間労働で十分なリフレッシュ時間がとれないと、どれだけ好きな仕事でもやる気が湧きません。
でも、定時で帰れる日が多ければ、余暇時間が充実し仕事への英気を養えます。その結果、社員は仕事へのモチベーションが高い状態を維持できます。
社員が健康を害するリスクを減らせるのが残業削減のメリットです。時間外労働が多いと、最悪の場合には過労死につながります。
画像出展元：パーソル総合研究所HP
パーソル総合研究所の調査では、残業時間が長くなると「食欲がない」「強いストレスを感じる」「重篤な病気・疾患がある」と答えた人の割合が高くなります。
長時間労働が健康被害を引き起こす要因のひとつだと考えられるので、できる限り残業時間を短縮すべきです。
また、残業時間が60時間を超える超過重労働をしているグループでは幸福感・満足感が上昇するという不思議な現象が見られました。その理由について、この調査を行った中原淳は以下のように述べています。
我々の分析から抜粋すると、「一致団結した雰囲気があり、終身雇用の傾向が強い組織」の中において、「出世の見込みがある」個人がこの主観的な幸福度を高めていました。
つまり、「この組織の中で出世できる」という期待を抱きながら過剰な残業をしている従業員は、心理的には満足度高く働きながら、病気・精神疾患・休職等につながるリスクを蓄積していっているということになります。
企業側が「本人にやる気があるならいいじゃないか」といった態度でこうした状況を放置するのは本人にも社会責任の面でも避けるべきです。
引用：パーソル総合研究所・中原淳（2017-8）「長時間労働に関する実態調査（第一回・第二回共通）」
この分析から分かるのは、残業管理を本人任せにするのは危険度が高いということ。従業員の健康を守るのは雇用主の責任です。社員に一任せずに残業時間の管理を徹底しましょう。
超過勤務を削減するメリットには業務を効率化できることが挙げられます。
定時退社を推奨する”ノー残業デー”など新たな制度を導入する前には、必然的に無駄を省く取り組みが必要になるからです。
常に「省ける作業はないか？」「時間短縮できるやり方がないか？」という視点で業務を行うクセがつけば、短時間で最高の成果が出せるようになり生産性が向上します。
企業側のメリットは人件費を節約できることです。残業代として支払っていた賃金が浮くので、予算が足りなかった部分に資金を回せます。
浮いた人件費を福利厚生の充実や人員増加による人手不足解消に充てれば、労働環境のさらなる改善が可能です。
ユニークな使い方としては、残業を削減できた従業員に還元する企業もあります。インセンティブを付与すれば、給与カットが嫌な社員も時間外労働を減らせます。
以前は残業時間に関する取り決めがありませんでしたが、労働基準法が改正された現在は残業が多過ぎると罰則が科せられる恐れがあります。
時間外労働の上限規制についても知っておきましょう。
働き方改革の一環として、時間外労働の上限規制が2019年4月（中小企業は2020年4月）から導入されました。
目的は、長時間労働を是正して、ワークライフバランスを改善するためです。
残業が多い企業は上限規制に引っかからないよう注意しましょう。
残業削減は自社の評判を落とさないためにも必要です。
時間外労働が多い企業はブラック認定されやすいので、残業時間はできる限り少ないほうが望ましいです。
定時退社する日が多いほど、世間からの印象が良くなります。
超過勤務を削減してワークライフバランスを整えれば、会社のイメージアップにつながるでしょう。
残業時間を短縮するためのファーストステップが勤怠管理の徹底です。社員の勤務時間を正確に把握できていない場合には、勤怠管理システムの導入から始めましょう。
ここでは、残業時間が簡単に記録できる勤怠管理システムを紹介します。
画像出典元：「KING OF TIME」公式HP
KING OF TIMEは多くの外部サービスと連携可能。入退室管理システムと連携できる勤怠管理システムは少ないので、かなり貴重です。
PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・指紋打刻・指ハイブリッド認証打刻・顔認証・カメレオンコード認証・WowTalk打刻・入退室管理システム連動打刻の10種類。
10種類は、この記事で紹介している21システム中、最多です。
操作画面は2色から選択可能。管理画面はやや硬い印象です。
全て追加費用なく利用できます。
| 申請機能 | アラート機能 | シフト機能 |
| 〇 | 〇 | 〇 |
オンラインセミナーを実施しているシステムは、ほとんどありません。KING OF TIMEの強みの1つです。
| UI | マニュアル整備 | 問い合わせ窓口 |
| ◎ | HPに動画説明あり オンラインセミナー週2回開催 |
電話（平日のみ）・メール |
登録した人数ではなく、その月に打刻利用があった人のみが課金対象となります。
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 0円 | 300円〜 | 設定なし | 30日間 |
外国人を含む1650名超の社員を2人で管理できています。昨年行ったUI変更により、感覚的に使い方がわかるようになっているので問い合わせが減りました。
（IT関連：従業員1,000人以上）
リモートワークにも対応していて、オンラインで1クリックするだけで、出退勤できるので今のご時世には便利です。Windowsなら利用できるけれど、Macだと利用できない機能があるので、改善されるとよいです。（IT関連）
画像出典元：「ジョブカン勤怠管理」公式HP
最大の魅力は200円/月で導入できる安さ。30人程度のベンチャーから1,000人以上の企業まで、全ての規模で利用可能です。主要な給与計算ソフトと連携できる便利なシステムです。
打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・LINE/SLACK打刻の5種類。
生体認証打刻が搭載されているので、不正打刻に悩んでいる企業におすすめです。
操作画面は、必要な情報が大きく表示されシンプルな印象です。
勤怠管理機能のみなら月額200円で利用できますが、その他機能を追加すると費用が発生します。最低限の機能で始められることは大きなメリットです。
| 申請機能 | アラート機能 | シフト機能 |
| 〇（追加費用1人100円） | 〇 | 〇（追加費用1人100円） |
マニュアルがかなり充実しているので、初めて勤怠管理システムを導入する企業でも問題ないでしょう。
| UI | マニュアル整備 | 問い合わせ窓口 |
| ◎ | HPに動画説明あり | 電話（平日のみ）・メール・チャット |
10人以下の企業でも月額費用2,000円が発生するので、注意しましょう。
10人以下の企業向けに無料プランが用意されていますが、機能がだいぶ制限されます。（無料お試しとは別物）
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 0円 | 200円～ | 2,000円 | 30日間 |
パソコンのon,offに合わせてログ時間が計算され、労務管理の観点では良いシステム。ただ、前日のログ時間の反映が遅いこともあるので、余裕をもった管理が求められます。
（商社：従業員500人以上）
レポート機能・集計機能は圧倒的にkintoneより優れています。外出する社員が多い場合は、交通費精算を同時にできるkintoneの方が良いかもしれません。
（コンサルティング：従業員30人以下）
画像出典元：「jinjer勤怠」公式HP
jinjer勤怠は、全機能が最初から搭載されているため、追加費用が発生しません。予算がたてやすいことは、大きな魅力です。
打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・Slack/Chatwork打刻の4種類。
Apple Watch・Google homeでも打刻できます。
打刻画面は、コメントを残せたりその日のスケジュールを確認できたりと、きめ細かな配慮が感じられる仕様です。
全て追加費用なく利用できます。
| 申請機能 | アラート機能 | シフト機能 |
| 〇 | 〇 | 〇 |
サポート体制が充実しています。
| UI | マニュアル整備 | 問い合わせ窓口 |
| ◎ | HPに動画説明あり | 電話（平日のみ）・メール・チャット |
人事管理・給与計算・経費精算・労務管理・雇用契約と組み合わせる場合は、追加費用が発生します。
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 300,000円 | 400円〜 | 設定なし | 30日間 |
導入後は、現状の月ごとの残業時間が一目でわかり、休日出勤や有給の申請が容易にできるようになりました。（広告関連：従業員100人以上）
見やすいUIなので、規則的な勤務なら圧倒的に使いやすいです。急な変更が生じると修正作業が面倒です。どのシステムも同じかもしれませんが。（イベント関連：従業員約30人）
マネーフォワードが提供している会計・確定申告・請求書・経費・給与・社会保険など幅広いサービスと連携できることが最大の魅力です。
打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻の3種類。主要システムと比べると少ないです。
操作画面は青が基調。管理画面はやや硬い印象ですが、打刻画面はイラストつきでわかりやすく、問題なく操作できるでしょう。
全て追加費用なく利用できます。
| 申請機能 | アラート機能 | シフト機能 |
| 〇 | 〇 | 〇 |
動画でのマニュアルは用意されていません。
| UI | マニュアル整備 | 問い合わせ窓口 |
| ◎ | HPに画像つき説明あり | 電話（平日のみ）・メール・チャット |
企業規模にあわせ、小規模事業者向けのスモールビジネス、中小企業向けのビジネスに分かれています。
また、IPO準備・中堅〜大企業向けは別途お問い合わせが必要です。
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 0円 | 300円〜 | 基本料金2,980円 +ユーザー数×300円 |
1ヶ月間 |
ＭＦ給与で給与計算しているので、従業員情報や勤怠情報などのデータ移行が楽で良いです。ただ、ジョブカンに比べて細かい勤務体系を設定しきれないと感じています。ジョブカンは設定が大変ですが細かく設定できるので便利です。（IT関連：従業員30人以下）
打刻・申請も簡単で、マニュアルがなくても操作できます。アラートの種類がもっと多いとよいですね。（流通業：従業員500人以上）
画像出典元：「freee勤怠管理Plus」公式HP
「freee勤怠管理Plus」は、打刻時に位置情報を取得できるため、直行直帰やテレワークなど多様な勤務形態に対応できます。
シンプルな画面遷移で、使いやすさには定評があり、ITにはそれほど詳しくない人でもすぐに使いこなせます。
打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・ICカードリーダー・指紋静脈認証など。
全て追加費用なく利用できます。
| 申請機能 | アラート機能 | シフト機能 |
| 〇 | 〇 | 〇 |
動画説明がわかりやすいと評判です。
| UI | マニュアル整備 | 問い合わせ窓口 |
| ◎ | 動画説明あり（Youtube） | 電話（プロフェッショナル〜）・メール・チャット |
1ユーザーごとに料金が加算される従量課金のシンプルな料金体系です。
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| ０円 | 300円 | 設定なし | 30日間 |
起業ログが自信をもっておすすめできる5つのシステム。それぞれの違いは分かりましたか。
機能面からみるおすすめ企業は以下の通りです。
残業をなくしたいなら、「どうして時間外労働が発生しているのか？」を考えることが大切です。そのための第1歩が、社員の勤務状況の把握です。
勤怠管理システムを使って正確なデータを集め、その情報を元にして残業の発生原因をなくせる取り組みを考えてみてください。
また、超過勤務を削減するためには時間がかかります。残業するのが当たり前の会社だと、最初は社員の反発があるかもしれません。
成功させるコツは、長期的な目標を立てて、地道な努力を続けること。企業と社員の両方が満足できる改革を行いましょう。
画像出典元：O-DAN
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