産休挨拶メールをケース別で6つ紹介!コピーして使える例文集!

産休挨拶メールをケース別で6つ紹介!コピーして使える例文集!

記事更新日: 2022/09/29

執筆: 太田繙

産休を取ることが決まった時に考えるのが、社内外への挨拶。

口頭での挨拶はもちろん必要ですが、メールでも挨拶しておいた方が良いのでしょうか?

この記事では、産休の挨拶メールについて、そもそもの必要性から、送るべきタイミングや作成の際の具体的なポイントを解説。

さらにはコピーしてすぐに使える、上司・部下、社内・社外など送信相手やケースごとの例文メールも紹介します。

産休に入る際の挨拶に不安がある方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

産休の挨拶メールは必要?

そもそも、産休の挨拶メールは必要なのでしょうか?

基本的にはお世話になっている人には送るべき!

産休は喜ばしいことであると同時に、社内外にそれなりに影響が発生することでもあります。

産休中にカバーしてくれる社内の人、業務で引き継ぎが発生する社外の人など、お世話になる、なっている人に対してはできる限り送りましょう

メールでの挨拶なしは失礼だと認識する人も中にはいます。

産休の挨拶メールを送るタイミング

産休の挨拶メールは、最終出社日のひと月ほど前に送るのが一般的です。

社内での引継ぎや得意先への直接の挨拶など、産休に入るまでのタスクを余裕を持ってこなすためには、ある程度のリードタイムを確保しておくのが鉄則です。

なお、最終出社日の調整や引継ぎ先の決定のために、直属の上司にはさらに前、安定期に入ったタイミングで報告しておくことをお忘れなく。

産休挨拶メール作成のポイント4つ

産休挨拶のメールを作成するうえで、押さえておきたいポイントがいくつかあります。

いつから産休なのかを明記する

業務に支障が出ないよう、いつから産休に入るのかは必ず明記しましょう。

なるべくメールの冒頭に記載する、太字で記載するなどしておけば読んですぐに分かるためおすすめです。

なお、復帰時期については状況によって変化する可能性もあるため、必ずしも詳細に書く必要はありません。

後任が決まっている場合は紹介も兼ねてメールに入れておく

すでに後任や引継ぎ先が決まっているのなら、それも具体的にメールに書いておくと良いでしょう。

特に引継ぎが影響する関係者へのメールには必ず記載しておきます。

内容としては、後任、引継ぎ者の名前に加えて、連絡先や具体的な案内も書いておくと親切です。

お詫びや感謝を伝える

単に挨拶をするのではなく、業務に影響が出てしまうことへのお詫びやお世話になっていることへの感謝を伝えると、受け取った側からの印象が良くなります。

個人向けのメールであれば、個別のエピソードなどを盛り込んでも良いかもしれません。

メールはどこまで送るべきか

挨拶メールをどこまで送るかですが、基本的には社内+直接関わっている社外の人を対象にするのが一般的です。

社内でも会社の規模や組織形態によって送るべき範囲は変わってくるため、あらかじめ直属の上司と相談して決めておくと良いでしょう。

社内に送る産休挨拶メールの例文

社内に送るメールの例文をケース別に紹介します。

コピーしてすぐに使えます!

部署内に送る場合

タイトル:【産休のごあいさつ】◯月◯日より

☆☆部のみなさま


お疲れさまです、△△です。

私事ですが、◯月◯日より産休に入ることになりました。

産休中の業務は××さんに後任をお願いしております。

在職中は大変お世話になりました。

本当にありがとうございます。

また、不在の間みなさまにご迷惑をおかけすること、大変心苦しく思います。

復帰後にまたみなさまと一緒に働ける日を楽しみにしております。

何卒、よろしくお願いいたします。


(署名)


部署内への連絡はあまり硬くなりすぎずに簡潔に済ませるのが良いでしょう。

関連部署・全社に送る場合

タイトル:【産休のごあいさつ】◯月◯日より

◆◆部のみなさま(or社内のみなさま)


お疲れさまです、☆☆部署の△△です。

私事ですが、◯月◯日より産休に入らせて頂くことになりました。

産休中の業務は同部署の××さんに後任をお願いしておりますので、何かございましたらそちらにご連絡くださいませ。

在職中は大変お世話になりました。

誠にありがとうございます。

また、残りの出社期間および不在の間みなさまにご迷惑をおかけすること、大変心苦しく思います。

復帰後にまたみなさまと一緒に働ける日を楽しみにしております。

メールでの連絡となってしまい恐縮ですが、何卒、よろしくお願いいたします。


(署名)


他部署や全社に送る場合は、関係の浅い人やつながりのない人もいるため、ある程度丁寧な内容を心がけます。

上司や目上の人に送る場合

タイトル:【産休のごあいさつ】◯月◯日より

▲▲部長


お疲れさまです、☆☆部署の△△です。

私事で恐縮ですが、◯月◯日より産休に入らせて頂くことになりました。

産休中の業務は同部署の××さんに後任をお願いしておりますので、何かございましたらそちらにご連絡くださいませ。

▲▲部長には入社時からお世話になり、さまざまなことを学ばせていただきました。

温かいご指導、大変感謝しております。 

また、不在の間ご迷惑をおかけすること、大変申し訳ありません。

復帰後にまた▲▲部長と一緒に働ける日を心から楽しみにしております。

メールでの連絡となってしまい恐縮ですが、取り急ぎご挨拶申し上げます。


(署名)


相手の立場にもよりますが、目上の人に送る場合は特に言葉遣いに気を配りましょう

また、個別のエピソードを盛り込むと良いでしょう。

部下や関係の近い人に送る場合

タイトル:【産休のごあいさつ】◯月◯日より

▲▲さん


お疲れさまです、☆☆部署の△△です。

私事ですが、◯月◯日より産休に入ることになりました。

産休中の業務は同部署の××さんに後任をお願いしています。

▲▲さんとは一緒に仕事することも多く、本当にお世話になりました。

ありがとうございます。不在の間はご迷惑をおかけします。

復帰後にまた▲▲さんと一緒に働ける日を楽しみにしています。


(署名)


部下や関係の近い人に送る場合は、それほど神経質にならず素直に書けば問題ありませんが、感謝の気持ちはしっかり伝えましょう

社外に送る産休挨拶メールの例文

社外に送るメールの例文をケース別に紹介します。

コピーしてすぐに使えます!

お客様に送る場合

タイトル:【産休取得のごあいさつ】◯月◯日より

株式会社◆◆
◆◆部 ◆◆様

お世話になっております。

株式会社☆☆の△△です。

私事で大変恐縮ですが、◯月に出産を予定しており、◯月◯日より産休に入らせて頂くことになりました。

在任中は本当にお世話になりました。

心より感謝申し上げます。

つきましては、産休中の業務は同部署の××が後任として担当いたします。

今後は、xx宛にご連絡いただければ幸いです。

氏名
電話番号
メールアドレス

◆◆様になるべくご迷惑にならぬよう努めて参りますので、今後とも何卒よろしくお願いいたします。

復帰後にまた◆◆様とお目にかかれることを楽しみにしております。

メールでの連絡となってしまい恐縮ですが、取り急ぎご挨拶申し上げます。


(署名)


お客様への連絡はもっとも気を使うべきケースです。

特に、引継ぎがスムーズにいくよう、後任の連絡先や今後の案内などは丁寧に書いておきます

仕入先・委託先などに送る場合

タイトル:【産休取得のごあいさつ】◯月◯日より

株式会社◆◆
◆◆部 ◆◆様


お世話になっております。

株式会社☆☆の△△です。

私事で恐縮ですが、◯月に出産を予定しており、◯月◯日より産休に入らせて頂くことになりました。

つきましては、産休中の業務は同部署の××が後任として担当いたしますので、今後は、xx宛にご連絡いただければ幸いです。

氏名
電話番号
メールアドレス

在任中は大変お世話になりました。復帰後にまた◆◆様と仕事ができることを楽しみにしております。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。


(署名)


仕入先や委託先などにも必要に応じてメールを送りましょう。

取引先ほど丁寧である必要はありませんが、こちらも引継ぎがスムーズにいくよう、後任の連絡先や今後の案内などは忘れずに記載します。

産休に入る時のお菓子って必要?

産休に入る時、挨拶の他にお菓子を用意する人も多いようですが、本当に必要なのでしょうか?

会社の雰囲気に合わせて必要なら用意しよう

結論から言えば、お菓子は必ずしも用意しなければならないものではありません

ただ、社風が堅め、部署の規模が大きい、周りも準備しているなど、雰囲気によっては準備しておくのが無難です。

渡すなら物よりお菓子が無難

挨拶の際に送るものの条件として、「相手に気を使わせない」「喜んでもらえる」が挙げられます。

高価なもの、使うかわからない文房具や雑貨などは避けたほうが無難。

それを踏まえると、やはりちょっとしたお菓子やコーヒー、紅茶などが適しています。

お菓子はどんなものが適切?

まず、用意するお菓子は個包装で賞味期限の長いものを選びましょう。

忙しくて食べるのが遅れる人もいます。

相場については、相手に気を使わせない、かつ安っぽくなりすぎない範囲として、1個100〜300円程度のものが良いでしょう。

また、すぐに食べ終えて仕事に戻れるよう、一口サイズのものを選ぶと喜ばれます。

【参考】産休メールをもらった時の返信は?

参考までに、産休メールをもらった時の対応についても紹介します。

個別メールにはかならず返信しよう

産休メールが個別に送られてきた場合には、かならず返信しましょう。

特に関係性の近い人、一緒に仕事をしたことのある人に対しては丁寧なメールを返したいところ。

こちらはお祝いしてあげる側なのであまり硬くなる必要はなく、素直な気持ちと体調への配慮などを書いておけば問題ありません。

返信にはプレッシャーになることは書かない

産休メールに返信する際に注意すべき点として、相手にプレッシャーをかけないということが挙げられます。

復帰の時期、業務の話、引継ぎの詳細など、基本的には仕事の話はしないのがマナー。

気になることがある場合は、引継ぎ先の人に別途連絡しましょう。

まとめ

新しい命を授かって産休に入るのは喜ばしいこと。

まずは自分の体を最優先に考えて行動しましょう。

とはいえ、一緒に仕事をする同僚や取引先に影響が出てしまうのも事実ですから、きちんと感謝やお詫びを伝えておくのが社会人としてのマナーです。

口頭での挨拶に加えて、メールも送りましょう。

内容はケースごとに異なるため、適した例文を自分なりにアレンジして使ってみてくださいね。

画像出典元:pixabay、unsplash

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