初めての相手にビジネスメールを送る時の書き方とは?【文例付き】

初めての相手にビジネスメールを送る時の書き方とは?【文例付き】

記事更新日: 2022/07/26

執筆: 河野亜希

ビジネスで初めての相手にメールを送る際、どんな風に書くべきか迷ったことはないでしょうか?

メールの文面は、あなたやあなたの会社への印象を左右する重要な要素です。正しい文面でわかりやすいメールを送れば印象アップにもつながります。

そのために、適切なメールの文面がどんなものか一度学んでおきましょう。

この記事では、初めての相手にメールを送る際の注意点から、件名や書き出し、挨拶などの文例まで、具体的に解説します。

初めての相手にビジネスメールを送る時の基本

まずはじめに、初めての相手にビジネスメールを送る際に注意すべき基本的なポイントについて理解しましょう。

1.  失礼のないように

初めての相手にビジネスメールを送る際、何よりも重要なのが失礼のないことです。

ラフな言葉遣いや敬語の誤りなど、基本的なマナーがなっていないと相手からの信頼を損ねてしまうこともあります。

言葉遣いには細心の注意を払い、送信前に必ずチェックしましょう。

2. 開封してもらう

メールは開封してもらえなければ意味がありません

特に、見知らぬ相手から送られてきたメールは不審に思って開封しない相手もいます。

メールボックスでは件名と初めの一行程度の内容しか把握できないため、自己紹介や用件は冒頭で端的に伝えましょう。

3. 内容はわかりやすく

初めてのメールに限らず、ビジネスメールでは、読んだ相手にこちらの意図や要望を具体的に理解してもらうことがゴールです。

できる限り簡潔な内容にして、重要な点は先に伝え、相手へのお願いなどは改行を使って目立つように記載しましょう。

初めての相手に送るビジネスメールの流れと書き方

次に、初めての相手に送るメールの全体の流れと、各セクションをどのように書くべきかを見ていきます。

まず全体の流れを理解しましょう。メールの内容は、大きく件名と本文に分かれます。本文はさらに細かいセクションに分類され、全体としては以下のような流れが一般的です。

件名

宛名

挨拶

自己紹介

本題

締め

署名


相手との関係性や状況によって変えても構いませんが、まずはこの基本の流れに沿ってメールを書けるようになることが必要です。

次に、それぞれのセクションの書き方を文例とともに学んでいきます。

1. 件名の書き方

メールをきちんと開封してもらえるよう、件名の時点で「どんな用件で」「誰から」送られてきたのを明記しましょう。

件名の文例

  • 〇〇について △△(会社名)☆☆(氏名)
  • 〇〇のお願い △△(会社名)☆☆(氏名)
  • 〇〇様からのご紹介 △△(会社名)☆☆(氏名)


このように明確に書けば、不審に思われることなくメールを読んでもらえます。

コツとしては、製品名や相手の知っている人の名前などの固有名詞などを含むこと。そうすれば開封してもらえる確率がグッと高まります。

2. 宛名の書き方

宛名に関しては、特に迷うことなく相手の社名と氏名を記載すれば問題ありません。

宛名の文例

株式会社〇〇(相手の会社名)
〇〇部(相手の所属部署)
〇〇様(相手の氏名)


初めてメールを送る際はつい緊張しがち。タイプミスや「株式会社」や「様」などを抜かすような致命的なミスも起こりえます。

宛名を間違えると一気に印象が悪くなるため、送信前に必ずチェックしましょう。

3. 挨拶の書き方

本文の実質的な書き出しになるのが挨拶です。何度かやりとりをした相手には「お世話になっております」という挨拶が使えますが、初めて送る相手にはそれに応じた挨拶が必要です。

表現はいくつかありますが、「初めて連絡をしたこと」に触れるようにしましょう。お詫びの表現を付け加えるとなお丁寧です。

挨拶の文例

  • 初めてメールを差し上げます。
  • 初めてご連絡差し上げます。
  • 突然のご連絡失礼いたします。


「はじめまして」という挨拶も一般的ですが、ビジネスシーンではややフランクな印象もあります。相手の人柄や社風に応じて使い分けるのが良いでしょう。

4. 自己紹介の書き方

挨拶に続けて、自分が何者であるかを伝える自己紹介に移ります。

宛名と同様、この部分は迷わず自分の社名と部署、氏名を伝えれば問題ありません

自己紹介の文例

株式会社〇〇(社名) △△部(所属部署)の☆☆(氏名)と申します。


なお、部署の後に職位(CEO、マネージャー、課長、主任など)を書く場合もあります。職位の高い相手からのメールには丁寧に返信を書くものなので、あえて記載するのもひとつの手です。

5. 本題の書き方

メールのメインとなるのが本題。連絡をした経緯とこちらの目的、相手にして欲しいことを順序よく簡潔に書きましょう。

本題の文例

この度は、〇〇に関して△△様にご案内を差し上げたく、連絡いたしました。

(中略)

つきましては、ぜひ貴社へお伺いしてご挨拶と〇〇についてのご説明をできればと考えております。

△△様のご都合の良いお日にちがございましたらご指定いただければ幸いです。


ポイントとしては、挨拶文や自己紹介とトーンが変わってしまわないよう、言葉遣いに気をつけること。また、あまり冗長にならないよう、硬すぎる敬語にも注意します。

6. 締めの書き方

本題の後に、マナーとして締めの文章も付け加えます。相手へのお詫びや気遣い、改めての挨拶を内容に盛り込んで丁寧な印象を与えましょう。

締めの文例

  • 急なお願いで恐縮ですが、ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
  • お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
  • ご検討頂きありがとうございます。何卒よろしくお願いいたします。


最後に目に入る締めはメールの印象を決める要素です。最後まで手を抜かずに書きましょう。

7. 署名の書き方

ビジネスメールの末尾には署名を記載するのが一般的です。

内容は社名、氏名、電話番号、メールアドレスを記載しておけば十分でしょう。

署名の文例

—-------------------------------------------

株式会社〇〇

△△部 ☆☆

TEL:0xx-xxxx-xxxx

メール:xxxxxxx@xxxxx

—-------------------------------------------


また、あらかじめ設定しておけば、全てのメールに同じように署名を挿入できる機能もあります。ぜひ活用しましょう。

初めての相手に送るビジネスメールの文例

初めての相手に送るメールの注意点、流れ、各セクションの書き方を理解したところで、送り先別にメールの文例を紹介します。

これを参考に、自分に合わせてアレンジして使ってみてください。

1. 営業メール文例

件名:〇〇についてのご案内 株式会社〇〇 〇〇

本文:

株式会社△△(相手の会社名)
△△部(相手の所属部署)
△△様(相手の氏名)


突然のご連絡失礼いたします。

株式会社〇〇(社名) 〇〇部(所属部署)の〇〇(氏名)と申します。

この度は、弊社サービス〇〇に関して△△様にご案内を差し上げたく、連絡いたしました。

(サービスの説明など)

つきましては、ぜひ貴社へお伺いしてご挨拶と〇〇についてのご説明をできればと考えております。

△△様のご都合の良いお日にちがございましたらご指定いただければ幸いです。

急なお願いで恐縮ですが、ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

—-------------------------------------------

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇
TEL:0xx-xxxx-xxxxメール:xxxxxxx@xxxxx

—-------------------------------------------

 

2. 取引先へ送るメール文例

件名:☆☆様からのご紹介 株式会社〇〇 〇〇

本文:

株式会社△△(相手の会社名)
△△部(相手の所属部署)
△△様(相手の氏名)

突然のご連絡失礼いたします。

株式会社〇〇(社名) 〇〇部(所属部署)の〇〇(氏名)と申します。

株式会社☆☆の☆☆様よりご紹介頂き、弊社サービス〇〇に関してご案内差し上げたくご連絡いたしました。

(サービスの説明など)

つきましては、ぜひ貴社へお伺いしてご挨拶と〇〇についてのご説明をできればと考えております。

△△様のご都合の良いお日にちがございましたらご指定いただければ幸いです。

急なお願いで恐縮ですが、ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

—-------------------------------------------

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇
TEL:0xx-xxxx-xxxx
メール:xxxxxxx@xxxxx

—-------------------------------------------

 

3. 業者への見積もり依頼メール文例

件名:△△見積もりのお願い 株式会社〇〇 〇〇

本文:

株式会社△△(相手の会社名)
ご担当者様

初めてご連絡差し上げます。

株式会社〇〇(社名) 〇〇部(所属部署)の〇〇(氏名)と申します。

この度は、貴社サービス△△に関して、見積もりをお願いしたく、連絡いたしました。

(見積もりの要件など)

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

—-------------------------------------------

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇
TEL:0xx-xxxx-xxxx
メール:xxxxxxx@xxxxx

—-------------------------------------------

 

4. 初めての相手への返信メール文例

件名:なし(「Re:……」でOK)

本文:

株式会社△△(相手の会社名)
△△部(相手の所属部署)
△△様(相手の氏名)

ご連絡頂きましてありがとうございます。

株式会社〇〇(社名)の〇〇(氏名)です。

この度は、貴社サービス△△のご案内を頂きありがとうございます。

ぜひ一度説明をお聞きしたいと考えております。

つきましては、下記の日程で弊社にお越しいただくことは可能でしょうか。

〇〇月〇〇日 〇〇時

△△月△△日 △△時

☆☆月☆☆日 ☆☆時

お手数をおかけしますが、ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

—-------------------------------------------

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇
TEL:0xx-xxxx-xxxx
メール:xxxxxxx@xxxxx

—-------------------------------------------

 

まとめ

ビジネスにおいて、初めての相手に送るメールはとても重要です。内容によって印象が良くなることもあれば悪くなることもあります。

正しい文章の流れや言葉遣いをきちんと理解して、お互いに気持ち良くやりとりができるようなメールを書けるようになりましょう。

画像出典元:pixabay

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