営業メールに返信は必要？返信する際のマナーやテンプレを状況別に紹介

営業メールに返信は必要？返信する際のマナーやテンプレを状況別に紹介

記事更新日: 2022/09/29

執筆: 編集部

営業メールは社会人としてのマナーでもあり、メール次第では今後の取引に影響が出すことも考えられます。

本記事では、営業目メールに返信するべき場合のシチュエーション、返信する際のマナー＆気を付けたいことなどをご紹介していきます。

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営業メールに返信するべき場合は？

営業メールに返信するべきか悩んでいる人は以下のポイントをチェックして返信するべきか見極めましょう。

  • 提案されたサービスをすぐ検討している
  • 検討する前に社内の確認をとりたい場合
  • 直近では必要ないが今後サービスを導入する可能性がある
  • 社内ですでに導入をしている（既に取引がある）


それでは、一つずつご紹介していきます。

提案を受けたサービスをすぐ検討している

提案を受けたサービスをすぐにでも検討している場合は返信したほうが良いでしょう。

不特定多数に同じメールを送信している場合がありますが、検討している場合にはどちらも返信するのが望ましいです。

営業メールに対して返信をしない場合、相手に「この人は興味がない」と思わせてしまうことが多くあります。

返信を行うことで詳しい資料の添付や料金の説明を受けることができるため、実際にサービスを利用する場合もスムーズにやりとりをすることが可能です。

検討する前に社内の確認をとりたい場合

社内の確認をとりたい場合も、営業メールに返信したほうが良いでしょう。

サービスによっては社内で検討後、すぐにでも取り入れたい！という結論に至ることもあります。

サービスを導入する可能性がある以上、誠意を持って対応するようにしましょう。

直近では必要ないが今後サービスを導入する可能性がある

直近では必要ないが、今後サービスを導入する可能性がある場合も返信するべきです。

今後、サービスを導入する際にスムーズに行うためにも返信をしておくことで効率良くサービスの導入が可能になります。

また、相手からしても今後サービスを導入する可能性がある場合は割引を提案してくれることもあるため、返信するようにしましょう。

社内ですでに導入をしている（既に取引がある）

社内ですでに導入しているサービスの場合も返信するべきと言えるでしょう。

今後このような同じメールが届かないためにも、返信は行いましょう。

営業メールに返信をしなくても良い場合

続いて、営業メールに返信しなくても良い場合についてご紹介していきます。

営業メールに返信をしなくても良い場合は以下2パターンです。

  • サービス・ツールの導入予定がない
  • 興味がない

それぞれ、ご紹介していきます。

サービス・ツールの導入予定がない

今後、サービス・ツールの導入予定がない場合はわざわざ営業メールに返信する必要はありません。

返信してしまうと逆に相手に「アプローチすれば取引してくれるかもしれない」と期待させてしまうだけですので、返信する必要はないと考えられます。

興味がない

そもそも興味がない場合もわざわざ返信をする必要はありません。

メール処理は営業メール1件で終わるわけではなく、1日に数十件のメールを処理しなければいけないこともあるため、サービスの導入予定がない、興味がないなどの場合はそのままスルーすることをおすすめします。

営業メールに返信する際のマナー&気をつけること

営業メールに返信する際はいくつかのマナーに注意して返信することが大切です。

今後取引を行う可能性がある人にメールを送ることになるため、丁寧に返信することが大切です。

営業をされた相手への配慮をしたメッセージを心がける

営業メールを断る場合は、相手に配慮をしたメッセージを心掛けることが重要です。

サービスを利用しないにしても、粗末な返信がきた場合は相手も嫌な気持ちになってしまいます。

現在はサービスを利用しないにしても、将来的に営業をされた相手や企業と取引をすることもゼロではありませんので丁寧に返信することを心掛けましょう。

相手に期待をさせないような文面を心がける

相手に期待させてしまうような文面で返信してしまうと、逆に違う方向から営業をしてきたり、期待して様々な動きをする場合があります。

自分にとっても相手にとっても利益を生まない行為となりますので、サービスを利用しない場合ははっきりと利用しない旨を伝えることが大切です。

件名は変えない方が良い

返信メールをする際、件名に「Re：」という表記が自動的に挿入されますが、「Re：」は消さないようにしましょう。

「Re：」の文字があることで、内容を確認しなくても返信メールということを把握することができます。

相手はたくさんの人と連絡を取り合っていることも考えられますので、内容を確認しなくても何のメールかわかるようにすることもマナーの一つです。

相手からの返信を希望しない場合はその旨を示す

返信メールを送る場合、内容によっては相手も返信してくることもあります。

そのような場合は相手にとっても時間の無駄になりますので、自分が返信した後に返信を求めない場合は「なお、返信は不要です」「返信不要でお願いいたします」などとメールの末尾に記載するようにしましょう。

この一言があるだけで、コミュニケーションをスマートにすることができます。

【状況別】営業メールを受けた際の返信に使える例文5つ

営業メールを受けて返信する場合、どんな内容のメールを送れば良いかわからない人も多いでしょう。

ここからは、5つの状況別にわけた返信メールの例文をご紹介していきますので、参考にしてください。

興味があり、候補日を共有する場合

「〇〇様　

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

さて、早速ですが今回新サービスのご提案誠にありがとうございます。

私の方でもご提案いただきました〇〇について詳しくお伺いしたいと考えております。

つきましては、ご提示いただきました日程のうち、以下の日程で面談ができればと考えております。

〇月〇日（〇時～〇時）

お忙しい所大変恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。」

「〇〇様　

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

新しいサービスのご提案誠にありがとうございます。

社内で検討しましたが、ぜひ前向きにサービスの導入ができればと考えております。

つきましては、以下の日程で面談ができればと考えております。

〇月〇日（〇時～〇時）

〇月〇日（〇時～〇時）

〇月〇日（〇時～〇時）

何卒宜しくお願い申し上げます。取り急ぎご提案のお礼を申し上げます。」

 

日程の調整で候補日を相手から受けた場合

「〇〇様　

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

さて、早速ですが今回新サービスのご提案誠にありがとうございます。

私の方でもご提案いただきました〇〇について詳しくお伺いしたいと考えております。

つきましては、ご提示いただきました日程ので面談対応可能となります。

〇月〇日（〇時～〇時）

お忙しい所大変恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。」

「〇〇様　

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

ご連絡いただいた日程の件ですが、ご指定いただいたお日にちは予定の調整が難しく、別の日程にご調整いただければ幸甚でございます。

下記日程のいずれかで、ご都合の良い日程はございますでしょうか。

・〇月〇日（〇）〇時～〇時

・〇月〇日（〇）〇時～〇時

・〇月〇日（〇）〇時～〇時

お手数おかけしてしまい恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。」

 

興味がなく、断りたい場合

「〇〇様　

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたびは魅力的サービスのご提案、誠にありがとうございます。

ご提案いただきましたサービスは非常に興味深いものではありましたが、現在のところサービスの導入は難しい状態です。

誠に不本意ではありますが、今回はお見送りさせていただきます。

ご提案いただいたのに申し訳ございません。

また機会がありましたら、よろしくお願いいたします。」

「〇〇様　

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

この度は資料送付をいただきましてありがとうございます。

内容確認させていただき、不明点がた導入を検討している場合は再度私よりご連絡させていただきます。

取り急ぎ受領のご報告とお礼を申し上げます。」

「〇〇様　

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

新たなご提案をいただきまして、誠にありがとうございます。

内容を拝見させていただき、社内で検討しましたが、今回はお見送りとさせていただきます。

わざわざご提案頂き大変恐縮ではありますが、取り急ぎ、ご返信申し上げます。」

「〇〇様　

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

本日はお忙しいところ、お時間をいただきましてありがとうございます。

ご提案いただいたプランについて、さっそく社内に持ち帰り、検討いたします。

後日、改めてご連絡をさせていただきますので、今後ともよろしくお願いいたします。

 

営業メールに質問する場合

「〇〇様　

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

新サービスのご提案誠にありがとうございます。

早速ですが、〇〇について質問があります。

1.〇〇

お忙しいところお手数をおかけし申し訳ございませんが、何卒宜しくお願い致します。」

「〇〇様　

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

新サービスのご提案誠にありがとうございます。

社内で検討した結果、ぜひ、ご提案いただきましたサービスの導入を検討させていただきたく存じます。

つきましては、添付いただきました資料の中でいくつか疑問点があるため、お手すきの際にご回答頂ければ幸いです。

お返事をお待ちしております。」

 

まとめ

今回は営業目メールに返信するべき場合のシチュエーション、返信する際のマナー＆気を付けたいことなどを紹介しました。

返信メールを送る際はただ返信すれば良いというわけではありませんので、紹介した例文を参考に、相手に対して気遣いをすることが大切です。

メールの返信は文章力やコミュニケーション能力、顧客満足度にも繋がる重要な作業となりますので、相手に失礼がないように心掛けましょう。

画像出典元：O-DAN

 

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