労務が行う年末調整の手順と注意点を解説!効率化とシステム活用とは?

労務が行う年末調整の手順と注意点を解説!効率化とシステム活用とは?

記事更新日: 2021/04/27

執筆: 編集部

労務の重要な役割の一つに年末調整があります。

年末調整は適切な手順と注意点を理解しておくことが大切です。

この記事では、労務が行う年末調整の業務を改めて理解し、それを効率化するシステム活用についても理解していきましょう。

労務管理と年末調整

年末調整の目的

年末調整の目的は「本来支払うべき所得税」と「源泉徴収した金額」とを合わせることです。

源泉徴収は見込みで税金を天引きしますので、最終的な金額と年末調整で合わせるのです。

なお、年末調整は「税金が還元される仕組み」と考えている人が多いかもしれませんが、税金を支払う場合もあります。

最終的な金額に天引き金額が達していなければ、年末調整でそれが徴収されるのです。

年末調整をしないと発生する罰則

年末調整は雇用主の義務です。

そのため年末調整をしなければ、その雇用主には罰則が適用されます。

具体的には年末調整に関わる法律で定められており、年末調整をしないと「10年以下の懲役、もしくは200万円以下の罰金もしくはその両方」の罰則を受けてしまいます。

勤務先で年末調整に対応してもらえない場合は、管轄する税務署に相談をしましょう。

対象者であるにも関わらず年末調整をしてもらえていない場合は、税務署からその企業に指導が入ります。

労務の年末調整|準備から提出まで

10月

今年度の年末調整の確認

担当者は全社的に年末調整の案内をします。

ただ、年末調整の内容は毎年変更がありますので、先に変更内容の確認が必要です。

税務署の公式サイトに案内が出ていますので、担当者であれば目を通しておきましょう。

また、変更があるとそれを踏まえて社内案内などを作成する必要があります。

毎年使いまわしている場合は、変更点を確認し修正するようにしましょう。

内容によっては専門家のアドバイスをもらったほうが良い可能性も考えられますので、はやく確認するに越したことはありません

従業員への書類配布・案内

年末調整の配布は、紙に印刷して配布をする場合もあれば、データで配布をして各自印刷してもらう場合もあるでしょう。

なお、説明会などを実施するのであれば、このタイミングで日程の案内をしましょう。

特に年末調整を簡略化するために「年末調整システム」「マイナポータルとの連携」「国の年末調整支援ソフトウェア」などを導入する場合は説明会を開くようにしましょう。

これらは事前準備などが必要ですので、口頭で説明したほうが良い内容です。

特段説明会などを開催しない場合は、具体的にやるべきことが分かるマニュアルなどを作成するのが理想的です。

11月

従業員への提出期限の案内と質問回答

従業員の人数や労務の負荷状況を確認し、年末調整の期限日を設けましょう。

生命保険料小規模企業共済など控除に必要な書類を従業員が取り寄せなければならない場合があります。

そのため、あまりに短い期間は設定しないようにしましょう。

スケジュールを案内する際には、よくある質問とその回答を展開しておくと良いでしょう。

年末調整に関連する書類を展開すると、様々な質問が来るものです。

質問事項が早くに集まっている場合は「第一弾」「第二弾」などと段階的に展開する方法もあります。

なるべく早く展開しておくことで、同様の質問件数を減らせます。

書類回収

質問も収まり従業員が対応できれば、回収を進めましょう。

まとめて対応すると時間がかかりますので、回収したものから内容チェックなどを進めます。

他の書類と混ざってしまうと、重要な書類を見落とす可能性があります。

専用の受け取り口などを用意して、郵便物として分けてもらうのが理想的です。

12月

集計作業

年末調整で回収した書類をもとに、労務で集計作業を行います。

様々な控除の適用などが判明し、所得税が変更になる人も多いでしょう。

場合によっては集計の過程で書類不足が判明することがあります。

そのような時は、なるべく早く従業員に連絡をしましょう。

1月

各所へ書類提出

1月30日までに年末調整に関連する書類の提出が必要です。

管轄の税務署に所得税と書類を提出し、自治体へ給与支払報告書を提出します。

なお、自治体への提出は従業員が住んでいる市町村へそれぞれ提出します。

居住地域が多ければ多いほど手間がかかりますので、年末調整だけではなく書類提出のことも考慮しておきましょう。

年末調整は毎年改正があるので注意する

年末調整に関連する法律は毎年改正されます

そのため、必ず法律がどのように改正されたかを確認しましょう。

確認する法律は多岐にわたりますので、専門家などのアドバイスを踏まえるのが一番です。

例えば2020年は、新型コロナウイルスの影響もあり多くの法律が改正されたり新設されたりしています。

例を挙げると以下のとおりです。

2020年年末調整:主な変更点
  • 給与所得控除と基礎控除の変更
  • ひとり親控除の新設
  • 世帯合計収入金額の見直し
  • 住宅ローン控除の変更


これらは一例ですが2020年は法律が大きく変化しています。

税務署のホームページなどで変更内容をよく確認しておきましょう。

 

おすすめの年末調整システム3選

1. 申告データが簡単に作成できる!『オフィスステーション』

画像出典元:「オフィスステーション」公式HP

特徴

PC、スマートフォンのすべてに対応しているオフィスステーション。

従業員は2ステップで入力を情報するだけ、ペーパーレスで人事労務担当者も業務を自動化できます。

導入企業は9,000社を超え、実績も豊富。たった5分で導入でき、申し込んだその日から使えます。

機能

・119帳票対応
・e-Gov対応
・法改正自動対応
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料金プラン

・25人以下の場合:10,000円 / 年
・26人以上の場合:1人につき400円 / 年

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2. 年末調整の進捗・帳票管理もラクラク!『マネーフォワード クラウド給与』

画像出典元:「マネーフォワード クラウド給与」公式HP

特徴

マネーフォワード クラウド給与は、年末調整の進捗管理から帳票の出力までの業務すべてをペーパーレス化できます。

業界最多クラスの連携可能な外部サービスがあるため、柔軟かつ効率的にシステムを活用でき、システム導入時からのサポート体制が充実しています。

機能

<年末調整機能の詳細>

・従業員情報登録
・年末調整計算の対象者を一元管理
・従業員情報の更新状況を一元管理
・年末調整計算の進捗状況を一元管理
・年末調整の精算月を選択可能
・給与等総額の自動集計
・各種控除額の自動計算
・年末調整の自動計算
・給与所得者の扶養控除等(異動)申告書出力
・給与所得者の保険料控除申告書出力
・源泉徴収簿出力

料金プラン

【スモールビジネス(小規模法人向け)】

年額プラン:2,980円/月
月額プラン:3,980円/月

【ビジネス(中規模法人向け)】

年額プラン:4,980円/月
月額プラン:5,980円/月

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3. 月額400円~利用できる!『ジョブカン労務管理』

画像出典元:「ジョブカン労務管理」公式HP

特徴

労務担当者300人の声を活かして作られた、ジョブカン労務管理。

年末調整はクリックするだけで必要な書類を自動作成でき、クラウド上でまとめて処理できます。

無料お試し期間中からサポートが充実しており、システム導入時の有料初期設定サポートもあります。

機能

・手続きの自動化・効率化
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・セキュリティ

料金プラン

・初期費用:0円
・月額費用:400円/1名

500名を超える大規模企業で利用の場合や、詳細については以下の資料をダウンロードしてご確認ください。

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まとめ

年末調整は労務が必ず対応しなければならない業務です。

毎年内容が変化しますので、常に最新知識を持って対応するようにしましょう。

なお、年末調整には従業員の協力が必須です。

スケジュールなど、従業員に無理をしいらないように考慮しましょう。

年末調整はシステムを活用すれば業務を効率化できますので、年末調整システムや労務管理システムの導入を検討しましょう。


画像出典元:Pixabey

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