受付システムについて

【最新版】受付業務を効率化!おすすめの受付システム5選を徹底比較!

記事更新日: 2019/08/14

執筆: 編集部

受付システムは受付にiPadや専用のデバイスを置き、スマホやチャットアプリと連携するだけで、簡単に来客者を確認することができ時間とお金を削減することができます

とは言え、現在は様々な受付システムが提供されており、導入企業も年々増加しており、どういった点をポイントに選択すべきか悩むところではないでしょうか?

今回はそんな悩みを持った方々のために、おすすめの受付システム5選をご紹介し、それぞれの特徴をまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います!

受付システムの必要性とは?

自分の会社の受付業務に関してこんな悩みを持ったことはありませんか?

受付担当者

・受付業務に時間をとられて作業を中断しなければならない

・内線電話だと来客者と繋がるまで時間がかかる

・正直受付業務に人員を割きたくない

また、自分が来客者の場合はこんなことを感じたことはありませんか?

来客者

・担当者に取り次ぐまでに時間がかかる

・何回も来客しているのにいちいち情報を伝えるのが手間がかかる

・内線が置いてあるだけで受付の流れがわかりづらい

受付システムは、上記のような企業の受付担当者と来客者の双方の悩みを解決することのできるシステムです。

従来は内線電話により対応していた企業も多いでしょうが、受付システムには内線電話は必要なく、iPadを1台ご用意頂くだけで、お客様はタッチパネルから呼び出したい相手を選ぶことができます。担当者宛には、Slack等のコミュニケーションツールやアプリを通して通知が届きます。

受付対応に取られていた時間がなくなり、業務の中断を防いで社員の生産性を大幅にアップすることができます。また、スムーズな受付対応をすることができるため、来客者にとっての企業のイメージアップも期待できます。

企業の受付案内をスムーズかつ迅速に行うことができ、担当者と来客者のどちらにもメリットのあるのが受付システムです。

必ず抑えておきたい!おすすめの受付システム4選!

1. 受付システム部門お客様満足度堂々の第1位!『RECEPTIONIST』

画像出典元:「RECEPTIONIST」公式HP

 

特徴

2,000社以上の導入実績を持ち、受付システム部門お客様満足度第1位を獲得しているのがRECEPTIONIST(レセプショニスト)です。

ビジネスチャットとSMSで直接担当者に来客通知ができるのはもちろん、来客者との日程調整もWEB上で完結することができ社員の生産性を大幅にアップすることが可能です。どこにいてもスマホアプリで来客通知や来客スケジュールが確認できるため、忙しいビジネスマンにぴったりのシステムです。

10名以下の少数精鋭の企業であれば月額料金は無料利用でき、50人でも月5,000円で利用できる高いコスパが最大の魅了です。受付システムや受付プログラムで特許を取得しているため、受付システム初心者でも安心して利用することが可能です。

機能

  • 受付業務がなくなる
  • 日程調整を自動化
  • 来客履歴はクラウドに保存

料金プラン

プラン名 人数 月額料金
スタンダートプラン 50人毎(※11人以上) 5,000円(税抜)
エンタープライズ 50人毎 10,000円(税抜)

初期費用はどのプランでもかかりません。iPadを2台目以降から使いする場合は、追加ライセンスとして月10,000円がかかります。

スタンダートプランであれば、10名以下の企業であれば完全無料で利用できます。また、エンタープライズの上の段階に機能が充実したプレミアムというプランもありますが、こちらはぜひ資料請求して確認してください!

 

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2. ベンチャーから大企業まで幅広く対応可能『ACALL』

画像出典元:「ACALL」公式HP

特徴

受付だけでなく、会議室の予約・入退館・アポイントなど幅広く管理できるのがACALL(アコール)です。利用できる機能の幅で3つの料金プランが用意されてるため、企業規模に関係なく利用したい機能によってプランを選ぶことができます

来客した場合の通知方法は、LINE WORKSやChat Work、Slack等の社内コミュニケーションツールや、従来の内線電話やメール、電話での通知などでも可能です。通知方法が多くあるため、自社にあった効率的なものを選ぶことが可能です。

「まずは受付システムをデジタル化したい」という企業であれば、シンプルな受付システムだけのプランであれば0円から利用開始することができます。

機能

  • 独自開発のOMOTENASHIエンジン
  • 多様な通知方法が可能
  • 受付、入退館、会議室を一元管理

料金プラン

プラン名 利用料 機能詳細
Pro(年間契約) 月額300円/人(税抜) スマートオフィス
Pro(月額契約) 月額360円/人(税抜) スマートオフィス

ACALLを導入にするにあたって、初期費用はかかりません。ただし、iPadやケース等の各種ハードウェア、Wi-Fiを利用できる環境が必要となります。

シンプルな受付システムでよければ無料で利用できるBasicプランがあります。また、シェアオフィス向けのUnlimitedプランもあるため、詳しく知りたい方はACALLに直接問い合わせてみてください。

 

3.ロボットのSotaがお出迎え!『企業受付 for Sota』


画像出典元:「企業受付 for Sota」公式HP

特徴

独自の顔認証システムによって受付対応を行うのが企業受付 for Sota(フォーソータ)です。2回目以降の来客者は、顔認証システムを使えば情報入力など省くことが可能です。

企業受付 for Sotaは様々な機器やシステムとも連携することができます。社内コミュニケーションツールと連動すれば、「お客様の顔情報」「要件」「来訪時間」などの情報が通知されます。また、「オフィス向けスマートロック Akerun」というシステムと連携することで、オフィスの開錠も顔認証を用いて行うことが可能です。

初期費用のかかるプランとかからないプランを選ぶことができ、自社の規模や利用する期間によって決めることをお勧めします。

機能

  • お客様と担当者を直接繋ぐ
  • 情報をクラウドで管理
  • 独自の顔認証システムで顔情報の記憶

料金プラン

プラン名 初期費用 月額利用料
プランA 498,000円 9,800円

プランB
(※Sota本体等はレンタル)

0円 34,800円

 

4. Pepperくんにも連携!AIと言えば『Smart at reception』

画像出典元:「Smart at reception」公式HP

特徴

Smart at reception(スマートアットレセプション)はAIが搭載されている受付システムです。AIの音声指示に従って受付作業をすることで、スムーズな受付が可能となります。オプションサービスのSmart at robo for Pepperと連携することで、Pepperが来訪されたお客様の名前を呼んでお出迎えする等華やかな受付対応を実現します。

Smart at receptionでは既存の内線もそのまま有効活用することができます。既存の内線を有効活用することで設置も簡単になり、すぐに受付システムの入れ替えが可能な点も導入する際のメリットです。

会社の規模に合ったプランが用意されているため、料金プランも迷わずに選ぶことができます。

機能

  • AI機能搭載のiPas受付システム
  • 豊富な切り替えオプション
  • いろいろな通知機能

料金プラン

Smart at receptionの料金プランにはStandardプランとLightプランがあります。

StandardプランではAI機能、電話、メール、通知、入退出管理、Pepper連携、友人受付の機能が利用できます。

Standard各プラン 月額費用 初期費用 従業員数 iPad
Basic 20,000円/月 0円~ 中小企業向け
(5~299名)
~1台
Premium 30,000円/月 0円~ 中小企業向け
(300名~999名)
~2台
Enterprise 50,000円/月 0円~ 大企業向け
(1,000名)
~5台
HD Group 100,000円/月 0円~ グループ企業向け
(5社以上)
~5台


Lightプランでは電話、メールが利用できます。

月額費用 初期費用
5,000円/月 500,000円~

 

 

その他の受付システム

Welbo


画像出典元:「Welbo」公式HP

特徴

Welbo(ウェルボ)は音声認識・音声合成・顔認識に対応している受付システムです。Welboが顔認証やセンサー、音声などで受付対応した後、担当者と来客者が内線電話で話すことができるようになります。来客履歴などのデータは全てクラウド上で管理でき、お客様一人ひとりの来客回数を可視化することが可能です。

オプション料金を追加することで画像転送の機能を利用でき、アポなし訪問者の確認など安全性にも考慮しています。

受付ロボットであるWelboの料金は97,000円とお手軽です。月額料金はクラウド利用料という形で、2年契約か3年契約を選択することが可能です。どちらの契約年数でも、月々3,500円以下というコスパの良さです。長期的に利用したい方は、始めから長い契約数で契約した方がお得となります。

機能

  • 来客に対して音声受付
  • 来客者の確認、取次
  • 内線電話で来客者と担当者を繋ぐ

料金プラン

クラウド契約年数 月額費用 Welbo本体料金
2年契約 82,800円(月3,450円) 97,000円
3年契約 122,400円(月3,400円) 97,000円

 

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受付システムの4つの選定ポイント

ここまでは受付システムがどんなサービスなのか、おすすめのシステムなどを紹介してきました。

ここでは、「複数あるサービスから実際に導入するシステムをどう選んだら良いのか?」と悩むであろう方のために、4つの選定ポイントを紹介し、導入する際の判断基準として参考にしていただければと思います。

それぞれのシステムの選定ポイントにおける比較は上記の通りなので参考にしてください。

1.来客通知ツール

来客が到着したことを知らせてくれる機能としては、チャット・メール・内線電話など複数のツールが活用できるようになっています。実際に運用する場合は、どのツールで来客を知るのが自社に適しているのかを確認しておく必要があるでしょう。

自分の会社で使用しているチャットツールが連携しているか確認しましょう。また、従来通り内線電話で取り次ぎたい場合は、従来の内線電話がそのまま利用できるかもチェックが必要です。

来客通知で9種類のチャットツールに対応しているRECEPTIONISTであれば、自社で利用しているチャットツールが見つかるでしょう。

また、ACALL・企業受付 for Sota・Smart at receptionでは、従来の内線電話でも通知が受け取ることができます。チャットツールでの来客通知にどうしても抵抗がある人がいる場合は、内線電話も利用できるシステムを選びましょう。

2.iPad?ロボット?

受付システムには大きく分けてiPad等のタブレット型と、ロボット型の2つの形態のものがあります。形態はお客様に与えるイメージに強いものなので、自分の会社に合っているものを選びましょう。

「受付をとにかくシンプルに、簡単なものにしたい」という企業であれば、設置場所もあまり必要のないiPad型のものをお勧めします。おすすめの受付システム4選の中では、RECEPTIONIST・ACALL・Smart at receptionの3つがiPad型のものです。

「来客者に新しさをアピールしたい」という企業であれば、音声や顔認識の機能をもつロボットタイプのものがお勧めです。企業受付 for Sotaの「Sota」や、Smart at receptionの「Pepper」がロボットタイプになります。

企業の顔でもあるのが受付です。お客様にどのようなイメージを与えたいかということを考えて、検討しましょう。

3.社内登録CSVはあるか

受付システムには社員情報を登録する必要があります。従業員の多い大企業であれば、登録する作業で一苦労という場合もありますよね。

社内登録CSVの機能があれば、社内の新規社員・既存社員の情報が一括登録・削除することができとても便利です。入退社が繰り返される企業には必須の機能であるため、導入前にきちんと確認しましょう。

受付システムで受付業務の工数を減らすだけでなく、管理する自社の業務も効率化可能です。

4.求める機能と料金プラン

受付システムは受付はもちろん、日程調整や来客者データなど様々な機能を備えています。利用できる機能によって、細かく料金プランが分けられている場合が多いです。

例えば、来客時の内線電話を廃止したいだけならば来客予約機能や入退場記録機能は必要なくなり、その分低価格なプランを利用することが出来ます。RECEPTIONIST・ACALLにはシンプルな受付であれば、無料で利用できるプランが用意されています。

「受付システムにどんな機能を求めるか」「機能や支払い形態、人数のどこを重視してプランを決めるか」を導入前によく整理して、サービスの機能と料金プランを検討しましょう。

受付システムおすすめ4選、選び方まとめ!

RECEPTIONIST

画像出典元:「RECEPTIONIST」公式HP


RECEPTIONISTは9種類のチャットツールと連携しているため、普段から社内でチャットツールを利用している企業はスムーズに導入することができます。iPad型で場所も取らず、社内登録CSVを使えば簡単に導入することができます。利用できる機能によって3つのプランがあるため、どれほどの機能を受付システムに求めるかを考えて検討しましょう。

ACALL

画像出典元:「ACALL」公式HP

ACALLの料金プランは従業員の数などの規模感に関係なく、機能によって選ぶことができ無料のものもあります。チャットツールだけなく、従来の内線電話も通知ツールとして使用可能です。社内登録CSVで簡単に従業員登録を完了させ、iPadの操作ができればスムーズな受付対応が実現します。

企業受付 for Sota

画像出典元:「企業受付 for Sota」公式HP

企業受付 for Sotaの最大の特徴はロボットのSotaによる顔認証システムです。社内のチャットツールで受け取ることのできる来客通知では、来客者の顔情報も送られてきます。料金プランには初期費用がかかるものとかからないものがあり、自分の会社の状況に合わせて選択することができます。

 

Smart at reception


画像出典元:「Smart at reception」公式HP

Smart at receptionではiPad型、ロボット型のどちらも選択することができるため、迷っている方にはぴったりです。チャットツールはもちろん、既存の内線電話も有効活用ができます。料金プランは会社の規模によって細かく分けられているため、迷わずに選択できます。

受付システムのメリット

来客時の対応がスマートに行える

これまでは受付の専門担当者を置いたり、新人が電話番を行ったりするケースが多かったと思いますが、受付システムではお客様が来訪された事を内線電話だけではなく、チャットやメールなどで通知を受け取ることが出来ます。

対応予定の担当者とお客様の間にワンクッション置くこと無く、直接担当者の元に来訪通知が届くことで、よりスムーズにお客様をご案内することが可能になります。

来訪者情報をクラウド管理できる

来訪の予約を見過ごさないようにするだけではなく、近年はセキュリティ対策のため、来客者の日時や氏名等を管理する必要があり、専用のフォーマットやシステムを導入するコストが必要でした。

受付システムを用いると、来訪者予約情報から実際の入退出時刻・頻度等を一括管理できるようになるので、予約ミスの防止や、ある程度のスケジューリングが立てられるようになります。

セキュリティ対策にも

従来の内線電話や従業員による受付だと、アポイントがない方等にも実際に合わなければならない可能性もあります。

受付システムであれば、直接顔を合わせずとも来客者情報がわかるためセキュリティ面も安心できます。顔認証機能があるシステムであれば、面識のない人の顔も見ることが可能なので更に強化したセキュリティ対策を講じることができます。

また、受付システムで予約した来客者のみと会うようにすれば、セキュリティだけでなく飛び込み営業対策にもなります。

受付システムのデメリット

従来の受付対応を好む人も

受付システムを導入するデメリットとの1つとして、これまでの呼び鈴や内線電話で専門担当者に取り次いでもらいたい、と思う来客者が少なくないという点です。

大抵の企業では総務担当者が来客対応を行う場合が多いと思いますが、受付システム導入にあたって、逆に言うとお客様担当者によって対応に差が出ることにもなりかねません。

やはり、接客に慣れた担当者にいったん取り次いでもらいたい、という意見は少なくないでしょう。

導入するための費用準備

また受付システム導入に当たっては、iPad等の専用入力デバイスが最低1台必要です。これらの初期費用が負担になる、という場合も考えられるでしょう。

初めに備品経費を見込んだ導入計画が必要になります。

まとめ

今回は、おすすめの受付システムについてご紹介していきました。

受付は企業の顔であり、取引先へのアピール場所の1つです。もちろん、あえて受付サービスを利用せず、対面を重視した従来方式も選択の1つと言えるでしょう。しかし、受付対応によって従業員の作業効率が落ちてしまったり、来客者を待たせてしまっては本末転倒となります。

「受付にかかる時間を削減して従業員の作業効率を上げたい」「企業のイメージアップを図りたい」と考えている方は、担当者と来客者の双方にメリットのある受付システムを導入してみてはいかがでしょうか。

画像出典元:「RECEPTIONIST」「ACALL」「企業受付 for Sota」「Smart at reception 」「Welbo」公式HP

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