受付システムについて

【最新版】受付業務を効率化!おすすめの受付システム3選を徹底比較!

記事更新日: 2018/11/09

執筆: 編集部

受付は企業の顔であり、お客様と最初にコンタクトを取る重要な場所です。

大企業では専門の「受付嬢」が1日中対応している事が多いですが、全ての企業が受付専門にリソースを割くのは難しいのではないでしょうか。

受付サービスは、そんなジレンマを解消してくれる1つの手段です。

とは言え、現在は様々な受付システムが提供されており、導入企業も年々増加しています。早く検討しなければと思う反面、どういった点をポイントに選択すべきか悩むところではないでしょうか?

今回はそんな悩みを持った方々のために、おすすめの受付システム3選をご紹介します!

それぞれの特徴をまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。

 

受付システムの必要性とは?

今回ご紹介する「受付システム」は、飲食店やサービス業などのBtoC業種以外の企業におすすめしたいサービスです。

一昔前には会社の受付には「呼び鈴」のみを置いて、お客様に鳴らして頂く形式が多かったかと思います。近年では受付に内線電話を置いたり、入館票にサイン頂く対応が多いでしょう。

この場合、内線電話の設置に伴うコストと手間がかかったり、複数の事業部の内線番号を掲載するも、お客様に該当部署の電話番号を選択して頂く手間をお願いする必要がありました。

しかし、受付システムには内線電話は必要なく、iPadを1台ご用意頂くだけで、お客様はタッチパネルから呼び出したい相手を選ぶことができます

企業の受付案内を迅速に行う事ができることで、企業のイメージもアップすること間違いありません。

そして、受付システムが提供している機能で代表的なものは以下が挙げられます。

・受付電話呼び出し
・入退館記録の管理
・来客予約の管理
・来客通知機能
・お客様操作画面のカスタマイズ

どれも、お客様をお迎えするにあたって欠かせない機能と言えるでしょう。

とはいえ各製品によって特徴が異なるので、全ての受付システムが上記のような機能を備えているわけではなく、製品ごとに各機能の有無が存在し、導入する環境に合ったサービスを選択することがポイントとなります。

では次に、導入を検討する際に必ず抑えておきたい、おすすめの受付システムを3つご紹介します!

必ず抑えておきたい!おすすめの受付システム3選!

1. 内線電話はもう不要!RECEPTIONIST(レセプショニスト)

【特徴】
RECEPTIONISTは、1,000社以上の導入実績を持ち、ユーザーベースやUUUMをはじめとする有名企業からも使われている受付システム。従来の内線電話を使った非効率な受付体制を排し、SlackやGoogleカレンダー等との連携で、よりスムーズで便利な受付サービスを提供します。

【機能】
・iPadが自動で受付対応
・チャットツールで来訪者を通知
・来訪者リスト自動作成機能

【料金プラン】
・Standardプラン:0円(10人以下)/5,000円(50人毎)
・Enterpriseプラン:10,000円(50人毎)
・Premiumプラン:要相談

※Premiumプランの詳細は、RECEPTIONISTに直接お問い合わせください。

【評判・口コミ】

 

まず来客があった時に、自分で当事者意識を持ってアテンドし、自分自身で来客対応を行うというスムーズな流れが違和感なくできるようになりました。お客様を待たせることなく、各社員もお客さんが来たことがすぐにわかるのでタイムロスがなく、すぐに会議に入れるので生産性は上がったと実感しています

 

1つ目は、使っていた既存のチャットツールと連携が取れるという点です。2つ目はコストですね。もともとコスト面も含めて効率化を考えていたので、そこは凄くやりやすかったです。

 

2. 企業規模に幅広く対応!ACALL(アコール)

【特徴】
ACALL受付システムでは、企業の成長段階に合わせ、6種類のプランが用意されており、幅広い層におすすめできます。セキュリティの安全性はもちろん、3層の閲覧制限などを活用すれば、機密性の高い訪問者対応が可能となっています。

【機能】
・独自開発のOMOTENASHIエンジン
・多様な通知方法が可能
・受付・入退館・会議室を一元管理

【料金プラン】
・スタータープラン(~15名):990円 / 月
・ライトプラン(~100名):5,500円 / 月
・スタンダードプラン(~300名):18,000円 / 月
・プレミアムプラン(~500名):50,00円 / 月
・エンタープライズプラン(大企業向け):要お見積
・シェアオフィスプラン(オフィス単位):30,000円 / 月

※デバイス数の制限などあり。料金プランの詳細は、ACALLに直接お問い合わせください。

【評判・口コミ】

 

本格的に本社に導入して約1ヶ月くらい経ったのですが、社員が800人以上いる中で「通知に気づかなかった」や「お客様をお出迎えできませんでした」という話はなく順調に運用できてます。洗練されたデザインで見た目がすっきりしており、二次元バーコードを使って非常に簡単に受付できるのでお客様からも好評頂いてます。

 

第一印象はデザイン、特にサイネージが気に入りました。もちろん、手軽に設定変更できる仕様やカスタマイズできる機能も多くて全体的に良かったんですけど、トップ画面がサイネージになっているのが好印象でした。

 

3. Pepperくんにも連携!AIと言えばSmart at reception

【特徴】
トヨタをはじめとする、大手企業への導入実績を持つAI機能搭載の受付システム。同シリーズのPepperと連携すれば、無人でもアットホームな受付対応を可能にします。コスト削減にも大きく貢献し、生産性向上に一役買ってくれることでしょう。

【機能】
・AI機能搭載のiPad受付システム
・豊富な切り替えオプション
・いろいろな通知機能

【料金プラン】
・Lightプラン:5,000円 / 月+初期費用500,000円~
・Basicプラン: 20,000円 / 月
・Premiumプラン: 30,000円 / 月
・Enterpriseプラン: 50,000円 / 月
・HD Groupプラン: 100,000円 / 月~

※プランによって使用できる機能に差分があります。料金プランの詳細は、Smart at receptionに直接お問い合わせください。

【評判・口コミ】

 

今までは内線電話のみの受付だったので、リニューアル後はPepperとiPadのスタイリッシュな受付に驚かれます。弊社のお付き合いのあるお客様はご年配の方が多いので、操作方法に一瞬戸惑う方もいらっしゃるのですが、Pepperを介して社員とコミュニケーションが生まれるようになりました。 

 

以前は電話のみで対応していたので、席にいなければメールなどでやりとりしていて、連絡に工数がかかっていましたが、 導入後は、Slack通知で受付担当と来客対応者に通知がいくため、工数が減りましたね。 また、Slackのmessage buttonを使用しているので、 来客対応者が通知を確認した際にも、 返信する必要はなくボタンをクリックするだけで反応できるようになりました。

 

受付サービスの3つの選定ポイント

ここまでは受付サービスがどんなサービスなのか、おすすめのサービスなどを紹介してきました。

ここでは、「実際に導入するサービスをどう選んだら良いのか?」と悩むであろう方のために、3つの選定ポイントを紹介し、導入する際の判断基準として参考にしていただければと思います。

1. 呼び出し手段はどのサービスに対応しているか?

来客が到着したことを知らせてくれる機能としては、チャット・メール・内線電話など複数のツールが活用できるようになっています。実際に運用する際に、どのツールで来客を知るのが便利かを確認しておく必要があるでしょう。

チャットツール1つを取ってもSlack・LINEWORKS・Chatwork・Oneteamなど多岐に渡ります。また、あえて内線電話で取り次ぎたい場合もあるでしょう。

新しいシステムを導入するにあたっては、多かれ少なかれ従業員には戸惑いがあるものです。少しでも今までの資産を有効活用することと、これまでの習慣を大幅に変えない考慮は必要です。

2. 受付ツールに求める機能範囲を明確にする

受付サービスには前述したように、様々な機能を備えています。利用できるサービスによって、細かく料金プランが分けられている場合が多いです。

例えば、来客時の内線電話を廃止したいだけならば、来客予約機能や入退場記録機能は必要なくなり、その分低価格なプランを利用することが出来ます。

逆にセキュリティの観点から、入退場記録も含めて活用したいということであれば、セキュリティ対策にかかっていた工数を受付サービスに回す、という運用方法も選択できます。

一方で、受付は企業の顔とも言える場所。あくまでも企業イメージを損なわないデザインや機能を求めるケースも少なくありません。この場合は、カスタマイズ機能がどこまで機能するかも確認する必要があります。

3. 導入個所は1カ所?複数?

受付サービスをとりあえず1カ所で運用したいならば、比較的安価なプランで導入することができます。しかし、関連会社や複数の支店にも展開したいということでしたら、複数個所をカバーするプランを選択する必要があります

また、複数の場所で運用したい場合は当然、受付窓毎にiPad等の入力デバイスが必要になりますので、その設備費も考慮に入れましょう。

受付サービス利用のメリットとデメリット

メリット

このように受付サービスは企業にとって必須ツールとも言えるものですが、実際に受付サービスを導入することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。

まずは、「来客時の対応がスマートに行える」ということが挙げられます。

これまでは受付の専門担当者を置いたり、新人が電話番を行ったりするケースが多かったと思いますが、受付サービスではお客様が来訪された事を内線電話だけではなく、チャットやメールなどで通知を受け取ることが出来ます。

対応予定の担当者とお客様の間にワンクッション置くこと無く、直接担当者の元に来訪通知が届くことで、よりスムーズにお客様をご案内することが可能になります。

また「来訪者情報をクラウドで管理できる」という点も重要です。

来訪の予約を見過ごさないようにするだけではなく、近年はセキュリティ対策のため、来客者の日時や氏名等を管理する必要がありますが、そのために専用のフォーマットやシステムを導入しなければならず、相応のコストが必要でした。

受付サービスを用いると、来訪者予約情報から実際の入退出時刻、頻度等を一括管理できるようになりますので、予約ミスの防止や、ある程度のスケジューリングが立てられるようになります。

デメリット

一方で受付サービスを導入するデメリットとしては、これまでの呼び鈴や内線電話で専門担当者に取り次いでもらいたい、と思う来客者が少なくないという点です。

大抵の企業では、総務担当者が来客対応を行う場合が多いと思いますが、受付サービス導入にあたって、逆に言うとお客様担当者によって対応に差が出ることにもなりかねません。

やはり、接客に慣れた担当者にいったん取り次いでもらいたい、という意見は少なくないでしょう。

また受付サービス導入に当たっては、iPad等の専用入力デバイスが最低1台必要です。

これらの初期費用が負担になる、という場合も考えられ、備品経費を見込んだ導入計画が必要になります。

まとめ

以上が「【最新版】受付業務を効率化!おすすめの受付システム3選を徹底比較!」についてでした。

受付は企業の顔であり、取引先へのアピール場所の1つです。もちろん、あえて受付サービスを利用せず、対面を重視した従来方式も選択の1つと言えるでしょう。

しかしながら、今回ご紹介した受付サービスの導入によって、コスト削減や業務の効率化・来客情報の収集が今後の企業戦略データとしても使えること、そして何よりどのサービスも導入例が数多くあることを加味しても、有力なツールであることは間違いありません。

受付ツールの導入を考えている方は、ぜひ検討してみることをおすすめします!

画像出典元:「RECEPTIONIST」「ACALL」「Smart at reception 」公式HP

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