受付システムについて

【最新版】受付業務を効率化!おすすめの受付システム3選を徹底比較!

記事更新日: 2019/06/04

執筆: 編集部

受付システムは受付にiPadや専用のデバイスを置き、スマホやチャットアプリと連携するだけで、簡単に来訪者を確認することができ時間とお金を削減することができます

とは言え、現在は様々な受付システムが提供されており、導入企業も年々増加しており、どういった点をポイントに選択すべきか悩むところではないでしょうか?

今回はそんな悩みを持った方々のために、おすすめの受付システム3選をご紹介し、それぞれの特徴をまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います!

 

受付システムの必要性とは?

今回ご紹介する「受付システム」は、飲食店やサービス業などのBtoC業種以外の企業におすすめしたいサービスです。

従来は内線電話により対応していた企業も多いでしょうが、受付システムには内線電話は必要なく、iPadを1台ご用意頂くだけで、お客様はタッチパネルから呼び出したい相手を選ぶことができます

例えば、来訪者が受付に設置したiPadに名前を入力すると、担当者宛にSlackやチャットワークなどを通して通知が届き、時間とお金を削減することが可能です。

企業の受付案内を迅速に行う事ができることで、企業のイメージもアップすること間違いありません。

必ず抑えておきたい!おすすめの受付システム3選!

1. 日程調整から来客受付まで自動化したい企業におすすめ!『RECEPTIONIST』

特徴

RECEPTIONISTは、1,000社以上の導入実績を持ち、ユーザーベースやUUUMをはじめとする有名企業からも使われている受付システム。従来の内線電話を使った非効率な受付体制を排し、SlackやGoogleカレンダー等との連携で、よりスムーズで便利な受付サービスを提供します。

また、10人以下であれば月額費・初期費用は無料のため、従業員数の少ないベンチャー企業にとってコスパの良いサービスと言えるでしょう。

機能

・iPadが自動で受付対応
・チャットツールで来訪者を通知
・来訪者リスト自動作成機能

料金プラン

・Standardプラン:0円(10人以下)/5,000円(50人毎)
・Enterpriseプラン:10,000円(50人毎)
・Premiumプラン:要相談

※Premiumプランの詳細は、RECEPTIONISTに直接お問い合わせください。

 

 

2. 企業規模に幅広く対応!『ACALL』

特徴

ACALL受付システムでは、企業の成長段階に合わせ、6種類のプランが用意されており、幅広い層におすすめできます。セキュリティの安全性はもちろん、3層の閲覧制限などを活用すれば、機密性の高い訪問者対応が可能となっています。

機能

・独自開発のOMOTENASHIエンジン
・多様な通知方法が可能
・受付・入退館・会議室を一元管理

料金プラン

・スタータープラン(~15名):990円 / 月
・ライトプラン(~100名):5,500円 / 月
・スタンダードプラン(~300名):18,000円 / 月
・プレミアムプラン(~500名):50,00円 / 月
・エンタープライズプラン(大企業向け):要お見積
・シェアオフィスプラン(オフィス単位):30,000円 / 月

※デバイス数の制限などあり。料金プランの詳細は、ACALLに直接お問い合わせください。

 

3. Pepperくんにも連携!AIと言えば『Smart at reception』

特徴

トヨタをはじめとする、大手企業への導入実績を持つAI機能搭載の受付システム。同シリーズのPepperと連携すれば、無人でもアットホームな受付対応を可能にします。コスト削減にも大きく貢献し、生産性向上に一役買ってくれることでしょう。

機能

・AI機能搭載のiPad受付システム
・豊富な切り替えオプション
・いろいろな通知機能

料金プラン

・Lightプラン:5,000円 / 月+初期費用500,000円~
・Basicプラン: 20,000円 / 月
・Premiumプラン: 30,000円 / 月
・Enterpriseプラン: 50,000円 / 月
・HD Groupプラン: 100,000円 / 月~

※プランによって使用できる機能に差分があります。料金プランの詳細は、Smart at receptionに直接お問い合わせください。

 

受付サービスの3つの選定ポイント

ここまでは受付サービスがどんなサービスなのか、おすすめのサービスなどを紹介してきました。

ここでは、「実際に導入するサービスをどう選んだら良いのか?」と悩むであろう方のために、3つの選定ポイントを紹介し、導入する際の判断基準として参考にしていただければと思います。

1. 呼び出し手段で使えるツール

来客が到着したことを知らせてくれる機能としては、チャット・メール・内線電話など複数のツールが活用できるようになっています。実際に運用する場合は、どのツールで来客を知るのが便利かを確認しておく必要があるでしょう。

チャットツール1つ取ってもSlack・LINEWORKS・Chatwork・Oneteamなど多岐に渡ります。また、あえて内線電話で取り次ぎたい場合もあるでしょう。

新しいシステムを導入するにあたっては、多かれ少なかれ従業員には戸惑いがあるものです。少しでも今までの資産を有効活用することと、これまでの習慣を大幅に変えない考慮は必要になります。

2. 受付ツールに求める機能

受付サービスには前述したように、様々な機能を備えています。利用できるサービスによって、細かく料金プランが分けられている場合が多いです。

例えば、来客時の内線電話を廃止したいだけならば来客予約機能や入退場記録機能は必要なくなり、その分低価格なプランを利用することが出来ます。

逆にセキュリティの観点から、入退場記録も含めて活用したいということであれば、セキュリティ対策にかかっていた工数を受付サービスに回す、という運用方法も選択できます。

一方で、受付は企業の顔とも言える場所。あくまでも企業イメージを損なわないデザインや機能を求めるケースも少なくありません。この場合は、カスタマイズ機能がどこまで機能するかも確認する必要があります。

3. 導入個所は1カ所?複数?

受付サービスをとりあえず1カ所で運用したいならば、比較的安価なプランで導入することができます。しかし、関連会社や複数の支店にも展開したいということでしたら、複数個所をカバーするプランを選択する必要があります

また、複数の場所で運用したい場合は当然、受付窓毎にiPad等の入力デバイスが必要になりますので、その設備費も考慮に入れましょう。

受付サービス利用のメリットとデメリット

メリット

来客時の対応がスマートに行える

これまでは受付の専門担当者を置いたり、新人が電話番を行ったりするケースが多かったと思いますが、受付サービスではお客様が来訪された事を内線電話だけではなく、チャットやメールなどで通知を受け取ることが出来ます。

対応予定の担当者とお客様の間にワンクッション置くこと無く、直接担当者の元に来訪通知が届くことで、よりスムーズにお客様をご案内することが可能になります

来訪者情報をクラウドで管理できる

来訪の予約を見過ごさないようにするだけではなく、近年はセキュリティ対策のため、来客者の日時や氏名等を管理する必要があり、専用のフォーマットやシステムを導入するコストが必要でした。

受付サービスを用いると、来訪者予約情報から実際の入退出時刻・頻度等を一括管理できるようになるので、予約ミスの防止や、ある程度のスケジューリングが立てられるようになります

デメリット

一方で受付サービスを導入するデメリットとしては、これまでの呼び鈴や内線電話で専門担当者に取り次いでもらいたい、と思う来客者が少なくないという点です

大抵の企業では総務担当者が来客対応を行う場合が多いと思いますが、受付サービス導入にあたって、逆に言うとお客様担当者によって対応に差が出ることにもなりかねません。

やはり、接客に慣れた担当者にいったん取り次いでもらいたい、という意見は少なくないでしょう。

また受付サービス導入に当たっては、iPad等の専用入力デバイスが最低1台必要です。これらの初期費用が負担になる、という場合も考えられ、備品経費を見込んだ導入計画が必要になります。

まとめ

以上が「【最新版】受付業務を効率化!おすすめの受付システム3選を徹底比較!」についてでした。

受付は企業の顔であり、取引先へのアピール場所の1つです。もちろん、あえて受付サービスを利用せず、対面を重視した従来方式も選択の1つと言えるでしょう。

しかしながら、今回ご紹介した受付サービスの導入によって、コスト削減や業務の効率化・来客情報の収集が今後の企業戦略データとしても使えること、そして何よりどのサービスも導入例が数多くあることを加味しても、有力なツールであることは間違いありません

受付ツールの導入を考えている方は、ぜひ検討してみることをおすすめします!

画像出典元:「RECEPTIONIST」「ACALL」「Smart at reception 」公式HP

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