RECEPTIONIST

記事更新日: 2019/08/09

執筆: 編集部

運営コメント

RECEPTIONIST(レセプショニスト)は2,000社以上の導入実績を持ち、どんな企業でも受付業務を効率化できる受付システムです。直接担当者に来客通知がいくため、Slackを始めとしたチャットツールに慣れ親しんでいる企業であれば、ストレスなくスムーズに導入可能です。

1. iPad受付機能

iPadが自動で受付対応

2. チャットツールで来客通知

内線電話を使わず、チャットで直接担当者に通知する仕組み

3. 来訪者リスト自動作成機能

来訪者はデータで管理可能

良い点

内線電話で手を止めることなく、来客通知が直接担当者に送られるため、受付対応にかかる時間がゼロになります。

悪い点

従来の内線がなくなることに抵抗を持つ人がいます。また導入しても1、2ヶ月は浸透するまで時間がかかることもあるので、注意する必要があります。

費用対効果:

10人以下であれば無料。従業員50人ごとに月額5,000円と、コスパは高いです。

UIと操作性:

Slack・Chatworkなどのチャットツールに抵抗がなければ操作は簡単です。

サポート体制:

メールの問い合わせ、ヘルプセンターにトラブルシューティングや導入・運用マニュアルが用意されています。

知名度:

2,000社を超える導入実績があり、受付システム部門お客様満足度1位も獲得しています。

RECEPTIONISTの4つの特徴

1. チャットで担当者に来客通知

RECEPTIONIST(レセプショニスト)の最大の特徴は、来客者の通知に内線電話を使わないことでしょう。来客通知が直接担当者にチャットで届きます。

現在は、SlackやChatwork、WeChatをはじめとする主な9種類のビジネスチャットツールに対応。ほとんどの企業で問題なく導入することができるでしょう。

また、2019年7月にはRECEPTIONIST専用アプリ「RECEPTIONIST Mobile」がリリースされました。

機能としては、RECEPTIONISTからの来客通知をPUSH通知で受け取ったり、アポイントメント一覧や来訪者記録の表示も可能です。

RECEPTIONIST Mobileのイメージ

RECEPTIONIST Mobileを利用することで、チャットツールを利用していない企業でもスマートフォンで受付通知を受け取ることが可能です。

内線電話を使わないことにより、総務やアシスタントなどの受付業務をゼロにして、人員削減や従業員の生産性を上げるのがRECEPTIONISTの魅力です。

チャットツールによる通知イメージ

またその他の機能として事前に来客予定を登録しておくアポイントメント機能があります

ユーザーは、お客様宛に6桁の受付コードが記載された招待メールを送信することができます。この場合、来訪者は受付コードを入力するだけで、社名や氏名を入力する必要がありません。

iPadに受付コードを入力


また、RECEPTIONISTには、カスタム設定で受付ボタンを設置する機能も備わっています。自社に合わせて受付画面をカスタマイズすることが可能です。

例えば面接専用のボタンなど、時期に合わせたボタンを設定しておくことで、よりスムーズな受付対応を行うことができます。

赤く囲んである部分がカスタムボタン

2. 日程調整機能「調整アポ」

日程調整アポのイメージ

RECEPTIONISTには、日程調整を効率化する「日程調整アポ」という機能もあります。

Googleカレンダーなどと連携して、日時と会議室の仮押さえ・削除を自動で行ってくれます。

カレンダー上で空いている日時を選択するだけで、お客様へメールが自動送信されます。

候補日時を探して、それをいちいち打ち込んで、“下記日時で1時間ほどお時間いただけますか?”といったメールを送る必要がなくなるのです。

3. 担当者以外にも通知が可能

RECEPTIONISTは万が一、担当者が通知に気が付かなかった場合に備えて、担当者以外のもう一人に同時通知することが可能です

また、受付通知をする通知先を分散し、部署ごとやプロジェクトごとなど、企業内での活動単位に合わせて受付業務を分担することができます。

社員ごとの来客通知先を指定可能


さらに入館証を必要とする場合には、受付と同時に自動で入館証シールを印刷する機能などもあります。

入館証イメージ画像

 

4. あらゆる受付シーンに対応

RECEPTIONISTは、企業のあらゆる受付シーンにも対応。複数のフロアに入居している場合や1フロアに執務エリアが分かれている場合、また近くのビルに入居している場合などにも対応可能です。

受付用iPadは簡単に増やすことができ、iPadごとに設定場所の名前をつけることができます。個別の名前を設定することにより、来訪者がどこで受付したのかをひと目で把握できるようデザイン。

複数エントランス対応

さらに、iPadごとにボタン設定を変更することができるので、設定場所の来客状況に合わせてカスタマイズも可能です。場面に合わせ、必要なデザイン変更が行えるのは大変ありがたい機能ですね。

また、RECEPTIONISTはホールディングス機能があります。

ホールディングス機能

1つの拠点に複数のグループ会社が入居している場合でも、ホールディングス機能を使えば、1台のiPadでまとめて受付することが可能になります。

複数の会社のアカウントを一括管理することで、1台のiPadが自動で受付対応してくれます。

RECEPTIONISTの料金プラン

  Standard Enterprise Premium
月額費用 / 50人毎

5,000円(税別)

※ただし10名以下無料

10,000円(税別) 問い合わせ
サービス内容

メール通知
受付コード発行
来訪者記録管理
Googleカレンダー・チャットの連携
日程調整機能

Standard 
+入館証シール印刷
+秘書アシスタント通知
+来客通知詳細設定
Enterprise
+ホールディングス機能


登録された従業員50人単位で料金が決まります。

スタンダードプランで十分な機能が使えますし、あとからプラン変更も可能なので、最初はスタンダードプランをお勧めします。

また重要なのは、"登録された"従業員数で料金が決まるということで、たとえば来客が普段ないようなパートやアルバイトのメンバーがいる場合などは、課金対象外にすることができます。

実際のところ費用対効果はどうかというと、特に来客が少ない会社を除けば、だいたいの会社で費用に見合った生産性向上効果を見込めるといえます。

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RECEPTIONISTの評判・口コミ

コミュニケーションツールの普及と受付の簡略化になった!
株式会社PR TIMES

導入の決め手は来客通知がSlackに飛ばせることですね。加えてリアルタイムで通知が飛ぶところが便利だと思いました。導入後大きく変わった点は、受付のところで言うと、個人が呼ばれた時に1アクション減っているというところですね。加えて誰が応答したかというのが分かるので、それをフォローできる体制も取れるという点です。

仕事に集中しやすい環境になりました
株式会社メタップス

通知が担当者に届くことで、コミュニケーションコストが無い状態でも案内ができるようになりました。関係ない社員が対応せず、仕事に集中しやすい環境になりました。役員にも同時に通知が飛ぶことにより、役員自身も来客を知ることができるので、事前準備をしてスムーズに案内できるようになったのもよかったです。

iPadとPCさえあれば導入できるところが魅力
ランサーズ株式会社

自社で受付システムを作ろうとするとゼロからの開発になってしまい、エンジニアのリソースが必要になってしまいますし、外注をすると開発コストも運用コストも上がってしまいます。 しかし、RECEPTIONISTなら特殊なハードもいらず、iPadとPCさえあれば導入できるところや設定の手軽さが魅力でした。 また、弊社はチャットワークに慣れていますので、それも決め手となっています。

まとめ

現在、RECEPTIONISTはユーザーベースやUUUMなど、2,000社を超える有名企業での導入実績を持っています。

導入企業例

RECEPTIONISTは、来客通知にチャットツールを使用することで内線電話をなくし、より効率的な受付対応を実現します。中でもSlackと非常に相性がよく、連携機能を最大限に活用できるようになっています

RECEPTIONISTの受付システムは、受付対応に関わるコスト削減ができ、SlackやGoogleサービス等に慣れ親しんでいる会社ではスムーズな導入を実現することができるため、一度検討してみることをおすすめします!

 

画像出典元:「RECEPTIONIST」公式HP

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