RECEPTIONIST

記事更新日: 2018/10/17

執筆: 編集部

運営コメント

RECEPTIONISTは、1,000社以上の導入実績を持ち、ユーザーベースやUUUMをはじめとする有名企業からも使われている受付システム。従来の内線電話を使った非効率な受付体制を排し、SlackやGoogleカレンダー等との連携で、よりスムーズで便利な受付サービスを提供します。

1. iPad受付機能

iPadが自動で受付対応

2. チャットツールで来訪者を通知

内線電話を使わず、チャットで直接担当者に通知する仕組み

3. 来訪者リスト自動作成機能

来訪者はデータで管理可能

良い点

内線電話で手を止めることなく、来訪者は直接チャットで担当者に連絡が可能です。また入館証がいる場合も自動で印刷、規約の同意も手間いらずとなっています。

悪い点

内線がなくなることに抵抗を持つ人がいます。また導入しても1、2ヶ月は浸透するまで時間がかかることもあるので、注意する必要があります。

費用対効果:

10人以下であれば無料で使うことができ、従業員の少ないベンチャー企業にはおすすめです。

UIと操作性:

チャットツールに抵抗がなければ操作は簡単です。

サポート体制:

メールの問い合わせ、ヘルプセンターにトラブルシューティングや導入・運用マニュアルが用意されています。

知名度:

1,000社を超える導入実績があります。

RECEPTIONISTの3つの特徴

1. 来訪者にわかりやすい画面で通知はチャットのみ

RECEPTIONISTの最大の特徴は、来訪者の通知に内線電話を使わないことでしょう。

通知は全てチャットツールで行います。現在は、SlackやWechat、チャットワークをはじめとする主な8種類のビジネスチャットツールに対応。

内線電話を使わないことにより、総務やアシスタントなどの社員が直接電話対応する手間を省きます。来客の対応に追われており担当者が不在でも、来訪者が待たされる心配がなくなるのです。

チャットツールによる通知画面

またRECEPTIONISTには、事前に来客予定を登録しておくアポイントメント機能があります

ユーザーは、お客様宛に6桁の受付コードが記載された招待メールを送信することができます。そして、来訪者は受付コードを入力するだけで、社名や氏名を入力する必要がありません。

iPadに受付コードを入力

また、担当者の名前での検索が可能です。部署名を忘れても名刺やメールの署名を探す手間が省けます。

そして、RECEPTIONISTには、カスタム設定で受付ボタンを設置する機能も備わっているため、最大4つまで表示するテキストも通知先のチャットグループも自由に設定することができます。

赤く囲んである部分がカスタムボタン

面接専用など、時期に合わせたボタンを設定しておくことで、よりスムーズな受付対応を実現。

また、アポイントメント機能で受付コードを発行する際に、Googleカレンダーに連携が可能です。

カレンダー連携機能

他にも、Googleカレンダーとの連携を使えば、会議室の空き状況などを把握することもできます。

そして、RECEPTIONISTは、iPadのホーム画面をカスタマイズ可能。企業のイメージに合ったオリジナルデザインで、最大限に自社のブランドをアピールすることができるでしょう。

2. 来客対応の課題を解決する便利機能

RECEPTIONISTは万が一、担当者が通知に気が付かなかった場合に備えて、担当者以外のもう一人に同時通知することが可能です

また、受付通知をする通知先を分散し、部署ごとやプロジェクトごとなど、企業内での活動単位に合わせて受付業務を分担することができます

社員ごとの来客通知先を指定可能

さらにRECEPTIONISTは入館証を必要とする場合、受付と同時に自動で入館証シールを印刷する機能があります。

入館証イメージ画像

その上、世界標準の受付フローに対応するため、入館規約の同意機能も搭載。iPadの画面上で入館規約を閲覧・同意が可能で、印刷の手間が一切不要

入館規約への同意画面

また、管理画面から1回PDFデータを差し替えるだけの簡単操作で、更新時の反復の手作業を削減することができるのです。

通常RECEPTIONISTは来客通知が届いた場合、文章での表明が必要ですが、Slackを利用すればOKボタンを1クリックするだけの簡単操作が可能となっています。

来客応対者は、1つ1つの来客通知メッセージについてくるOKボタンをクリックすることで、わざわざ口頭で述べなくとも自分の担当であることを周知できます。

OKボタンの画面

そして、RECEPTIONISTにはAlive Monitoring機能があります。受付に置かれているiPadのWi-Fi接続状況に変化があった場合、チャットツールとメールで状況を通知。

Alive Monitoring機能

万が一、受付用のiPadのWi-Fi接続が切れ、受付として機能しない場合には、管理者宛に各チャットツールのグループチャットへメンションで通知することが可能です

3. あらゆる受付シーンに対応

RECEPTIONISTは、企業のあらゆる受付シーンにも対応。複数のフロアに入居している場合や1フロアに執務エリアが分かれている場合、また近くのビルに入居している場合などにも対応します。

受付用iPadは簡単に増やすことができ、iPadごとに設定場所の名前をつけることができます。個別の名前を設定することにより、来訪者がどこで受付したのかをひと目で把握できるようデザイン。

複数エントランス対応

さらに、iPadごとにボタン設定を変更することができるので、設定場所の来客状況に合わせてカスタマイズも可能です。場面に合わせ、必要なデザイン変更が行えるのは大変ありがたい機能ですね。

また、RECEPTIONISTはホールディングス機能があります。

ホールディングス機能

1つの拠点に複数のグループ会社が入居している場合でも、ホールディングス機能を使えば、1台のiPadでまとめて受付することが可能になります。

複数の会社のアカウントを一括管理することで、1台のiPadが自動で受付対応してくれます。

 

料金プラン

  Standard Enterprise Premium
月額費用 0円or5,000円(税別) 10,000円(税別) 問い合わせ
人数 10人以下/50人毎 50人毎 問い合わせ
サービス内容 メール通知
受付コード発行
来訪者記録管理
Googleカレンダー・チャットの連携
Standaer 
+入館証シール印刷
+秘書アシスタント通知
+来客通知詳細設定
Standard
Enterprise
+ホールディングス機能

RECEPTIONISTの特徴は何と言っても、10人以下での使用であれば、Standardプラン無料コースでの使用が可能なところです

そのため、従業員数の少ないベンチャー企業やスタートアップ企業は無料で導入することができます。

ただ、iPadは自分たちでの用意が必要。登録後、31日間はどの機能も無料でお試しができる無料トライアルがあります。また、1台あたり月10,000円(税別)で、iPad2台目以降の追加利用ライセンス取得を行えるオプションも用意。

EnterpriseやPremiumは従業員数が増えるか、サービス内容を充実させたい場合に移行するのが無難でしょう。

 

評判・口コミ

株式会社メタップス
サービス業(従業員数:317名)

通知が担当者に届くことで、コミュニケーションコストが無い状態でも案内ができるようになりました。関係ない社員が対応せず、仕事に集中しやすい環境になりました。役員にも同時に通知が飛ぶことにより、役員自身も来客を知ることができるので、事前準備をしてスムーズに案内できるようになったのもよかったです。

ランサーズ株式会社
グラウドソーシングル(従業員:160名以上)

自社で受付システムを作ろうとするとゼロからの開発になってしまい、エンジニアのリソースが必要になってしまいますし、外注をすると開発コストも運用コストも上がってしまいます。 しかし、RECEPTIONISTなら特殊なハードもいらず、iPadとPCさえあれば導入できるところや設定の手軽さが魅力でした。 また、弊社はチャットワークに慣れていますので、それも決め手となっています。

 

まとめ

現在、RECEPTIONISTはユーザーベースやUUUM、メルカリなど、1,000社を超える有名企業での導入実績を持っています。

RECEPTIONISTは、来客通知にチャットツールを使用することで内線電話をなくし、より効率的な受付対応を実現します。中でもSlackと非常に相性がよく、連携機能を最大限に活用できるようになっています

RECEPTIONISTの受付システムは、受付対応に関わるコスト削減、SlackやGoogleサービス等に慣れ親しんでいる従業員達へのスムーズな導入を実現することができるため、一度検討してみることをおすすめします!

 

画像出典元:「RECEPTIONIST」公式HP

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