企業受付 for Sota

記事更新日: 2019/08/02

執筆: 編集部

運営コメント

企業受付 for Sotaは独自の顔認証システムを搭載する受付システムです。登録社員数に限りがないため従業員数の多い企業や、来客数の多い企業の方にはうってつけの受付システムです。決まった来客の多い企業では、顔認証でストレスのない受付が可能です。

1. お客様と担当を直接つなぐ

お客様をお待たせすることなく、担当者に取り次ぐ

2. 来客・入館情報をセキュアに管理

紙ではなく、クラウド上で情報を管理

3. 顔情報の記憶

独自の顔認証システムによってお客様の顔を覚える

良い点

Sotaのカメラと独自の顔認証システムを使ってお客様の顔を覚えます。来訪が2回目以降はお客様が情報を入力しなくても、顔認証を用いて受付対応可能です。

悪い点

導入前の無料トライアルはなくデモンストレーションだけなので、じっくりお試ししたい方には物足りないかもしれません。

費用対効果:

選ぶプランによっては初期費用が必要なため、自分の企業の規模や状態によってプランを検討しましょう。

UIと操作性:

難しい操作がなく、iPadが使うことができれば誰でも簡単に使用可能です。

連携サービス:

社内コミュニケ―ションツールやオフィス鍵、クラウドPBXなど様々なシステム・機器と連動できます。

そもそも受付システムとは

従来までの企業の受付は内線電話での対応や、受付にスタッフがいて直接対応する場合が一般的でした。

受付システムを導入することによって、来客時の受付対応を簡易化することができます。従業員が受付対応で作業を中断することや、来客者を待たせることがなくスムーズな受付対応を実現できるのが受付システムです。

今回は、来客者の多い企業・従業員数の多い企業・決まった来客の多い企業にぜひお勧めしたい「企業受付 for Sota」という受付システムを紹介します!

企業受付 for Sotaの3つの特徴

1. 企業受付 for Sota独自の顔認証システム搭載

企業受付 Sotaはカメラで顔認証できるロボットで、独自の顔認証システムを使ってお客様の顔を識別し、要件を担当者に伝えます。

担当者は企業受付 for Sotaを介してすぐにメッセージを送れるため、お客様をお待たせすることがありません。

2回目以降の来客では必要事項の入力を省き受付対応を簡略化したり、特定の方には特別な挨拶を行うなど、柔軟な接客が叶います。


顔認証機能


顔認証機能と電子錠とを連動させれば、登録済みのスタッフには自動でオフィスの鍵を開錠、未登録のお客様には未開錠といった使い方も可能です。

2. 来客を担当者に直接通知

企業受付 for Sotaは、スマホ・PC・外線電話・チャットツールを通して、来客者と担当者を直接つなぎメッセージを送信します。

対応漏れを防ぐために、通知の範囲を拡大する機能も備わっています。

お客様と担当者を直接つなぐ

来客があると企業受付 for Sotaから担当者の端末に通知が届きます。そのため従来のように来客の度に担当者を探す必要がありません。

担当者が外出している時でも、担当者は来訪履歴を確認すれば、担当している得意先の来社に気づくことができ、外出先から来客者に電話をかけるなど、すぐにフォローすることが可能です。

来客や入館情報は全てクラウドで管理されるので、誰がいつどんな目的で来訪したのかが一目瞭然です。退館管理機能で、現在社内にいる来客者を確認することもできます。

来訪履歴は企業受付 for Sotaを通じて自動的に取得できるので、来客者やスタッフに面倒な入力作業は一切発生しないことも魅力です。

いつでも履歴を確認できる

3. 来客数の多い企業・人員の少ない店舗にぴったりの料金システム

「従業員数が多く一日に何度も来客がある」という会社も少なくはありません。その度に担当者が対応していたら、作業効率は落ちてしまいます。

また、企業受付 for Sotaの料金はリーズナブルな価格とは言えません。費用対効果を高いものにするには、来客数の多い企業にうってつけです。あまり来客のない企業だと、システム自体を使う機会が少なくあまり効果を感じられないでしょう。

企業ではなく、店舗に設置する場合は人員の少ない店舗にお勧めです。従業員数が少ないと、受付などの対応に時間を割かれた場合に他の作業効率が落ちます。

受付を企業 for Sotaに任せて他の業務を行うことで、人員が少なくてもスムーズな店舗運営に繋がるでしょう。ただし、導入の際は費用を検討することが必要です。

 

企業受付 for Sotaの3つのメリット

1.来訪履歴を管理できる

企業受付 for Sotaでは、カメラで撮影した来客者の顔情報を来訪履歴に記録します。来客者に入力いただいた情報と合わせれば、より詳しい来訪履歴を管理することができます。

今まで来訪履歴を紙やデータで残していた企業も多いですよね。企業受付 for Sotaのシステムで管理することで、共有・保管・確認などの管理にかかっていたコストを削減することが可能です。

来訪履歴管理のイメージ

また、顔認証を用いれば2回目以降の来客者は入力する必要がなく、スムーズな受付対応を行うことができます。

導入した企業にも来訪した方にも、どちらもメリットを感ることのできるシステムです。

2.オフィス鍵連携で簡単開錠

企業受付 for Sotaは様々な機器・システムと連動可能です。そのシステムの1つに、オフィス鍵との連携があります。

オフィスを開錠する際に、Sotaが社員の顔を認証して自動的に開錠してくれる機能です。

オフィス鍵連携イメージ

そのオフィスの社員だけでなく、他支社のスタッフや荷物搬入の業者の方の受付対応も自動化できます。未登録の方には用件を伺ってオフィスからスタッフが開錠などの対応をすることができます。連携しているのは「オフィス向けスマートロック Akerun」というサービスです。

ロボットのSotaが顔を覚えていてくれて開錠するみたいで、気持ちも和やかになります。

3.社内のチャットツール連携も!

企業受付 for Sotaでは、社内コミュニケーションツールにも対応しています。来客をチャットツールにて確認することが可能です。

来客があった場合、チャットツールには「ご用件」「お客様の顔写真」「来訪時間」などの情報と一緒に通知します。

対応する社内コミュニケーションツールイメージ

また、今後はチャットツールを使って返答することも対応可能になります。

社員が気軽に、そして使い慣れている社内コミュニケーションツールで来客確認できるのは、忙しいビジネスマンにとっても理想的ですよね。

企業受付 for Sotaのデメリット

1.プランによって初期費用の準備が必要

企業受付 for Sotaには初期費用を支払うプランと支払わないプランがあります。初期費用は、プランによっては498,000円がかかります。月額費用は9,800円ですが、チャットツールやオフィス鍵連携などは追加費用がかかります。

来客の多い企業や従業員の多い企業であれば、利用することも多く費用対効果を見込めるでしょう。しかし、元々来客があまり無いような企業だと効果を感じられないかもしれません。

しかし、結果的に初期費用を初めに支払うプランの方が長期的に利用する場合はお得になります。利用する期間を考えて、導入前に検討する必要があります。

2.操作が難しく感じる可能性も

ロボットによる受付は、初めての人には近寄りがたいかもしれません。特に店舗などに設置した場合、機械操作などに不慣れな人には難しいと思う人もいるはずです

ロボットを可愛いと思う方ももちろんいますが、難しく感じてもらわないように説明が必要な場合もあるでしょう。

RECEPTIONISTとの比較

ただ、企業受付 for Sotaの導入を検討している方は、他の受付システムも気になるかと思います。

そこで次は、1,800社以上の実績を持つ「RECEPTIONIST」という受付サービスと比較したいと思います。

主な機能の比較は上記の通りです。では、「RECEPTIONIST」と「企業受付 for Sota」を比較した場合、どちらのサービスがどのような方に向いているのでしょうか。

何を重視して受付システムを導入するのかを考えて、実際に導入する際の参考にしてみてください。

RECEPTIONISTをお勧めしたい方はこんな人!

コスパを重視する方

圧倒的にコスパが高いのはRECEPTIONISTです。初期費用はかからず、月額利用料は利用するプラン・登録社員数・利用するiPadの数によって決まります

例えば、最低限の受付機能が使えるスタンダードプランで従業員数70名、受付に置くiPadは1台で良いという場合は、月額利用料が10,000円となります。

自分の会社の規模やシステムを利用する場面に応じて、登録社員数やプランを変えられるため、最もマッチする使い方を選ぶことができます。

複数のオフィス・支社がある企業

従業員が多い会社であれば、複数オフィスがあったり支社があったりすることがほとんどですよね。オフィスごとに、いちいちシステムを導入するのは面倒で効率も悪いです。

RECEPTIONISTであれば、iPadの台数を増やすことで簡単に解決できます。iPad2台目以降の追加ライセンスは月10,000円/台と料金はかかりますが、支社やオフィスごとに別のシステムを導入する手間がかからずスムーズに導入可能です。

企業受付 for Sotaをお勧めしたい方はこんな人!

来客数・従業員数が多い企業

企業受付 for Sotaには登録社員数の制限がないため、規模に関係なくどんな会社でも同じプランで導入することができます。あまり来客のない会社だと効果の割には費用が高く感じるかもしれません。そのため、来客が多い会社の方が効果を得られるでしょう

また、登録社員数によって月額料金が変わるRECEPTIONISTに対して、企業受付 for Sotaは登録社員数に左右されることなく均一の料金で利用できます。

初期費用が高く感じる方もいるかもしれませんが、社員が増える度にプランや月額料金が変わる煩わしさもありません。

決まった来客が多い企業

企業受付 for Sotaと最大の特徴の1つは、独自の顔認証システムがあることです。この顔認証システムを使えば2回目以降に来訪された方は、スムーズな受付対応が可能となります。

毎週のように来客する業者の方など、決まった来客が多い企業にはうってつけなのが企業受付 for Sotaの顔認証システムです

従来の電話対応であれば、何度も来客している方もいちいち電話しなければいけませんでしたが、企業受付 for Sotaであればそのような煩わしさを感じることもありません。来客された方も対応する担当者も、ストレスなく受付対応が完了します。

結果:導入するシステムが自社に合っているのかを考える

「RECEPTIONIST」と「企業受付 for Sota」を比べてみましたが、いかがでしょうか。

最も大切なのは、導入するシステムの内容が自分の会社に合っているのかを考えて決めることです。料金や登録社員数など、何を重視するのかもポイントです。導入前にお試しとして、実際に試してみることをお勧めします!

RECEPTIONISTでは31日間無料トライアルを実施しています。ただし、登録社員数が11名以上だったり、iPadを2台以上使用したりする場合はトライアル期間中もクレジットカードの登録は必須です。

企業受付 for Sotaでは実際にシステムを見ることができるデモを行っています。ビデオ通話で行うため実際に試すよりも、気軽に申し込むことができます。企業受付 for SotaのHPから申し込み可能です。

企業受付 for Sotaの料金プラン

料金プランは上記の通りです。初期費用が有料で月額料金の低いプランAと、初期費用が無料で月額料金がやや高いプランBが選べます。注意すべきなのは、初期費用のかからないプランBではロボットのSotaやタブレットなどがレンタルになることです。故障時には代替機と交換可能です。

初めに大きな費用を払うプランAと毎月少しずつ払うプランB、どのようにプランを選ぶべきかまとめてみました。

プランA:長期的に20か月以上必ず使う方

プランAは初期費用として498,000円支払うため、プランBよりも料金が高く思われがちですが、長期的に利用したい方にとってはプランAの方がお得となります。20か月以上利用すると、プランBで支払う月額料金よりもプランAの初期費用+月額料金の方が総額料金が低くなります。

導入する段階で資金が用意でき、なおかつ長期的に利用すると考えている方はプランAを選びましょう。

プランB:いち早く導入して、様子を見たい方

プランBでは初期費用が全くかからないため、手軽に導入することが可能です。また、タブレットなどの機器が購入ではなくレンタルという形になるため、システム解除がしやすいというポイントがあります。

長期的に利用するかはわからないけれど、いち早く導入して使い勝手をみたいという方にはお勧めのプランです。

企業受付 for Sotaの評判・口コミ

来ていただいたお客様に少しでも楽しんでいただけるように
株式会社シスメックス株式会社

Sotaとオフィス鍵連携のAkerunの2つを合わせて使うことで、今までより便利になったと思います。実際に運用してみて、最初は驚かれたり、お慣れにならなかったりしますが、取り組み自体を「おもしろいね」と言っていただけたり、「かわいいね」と言っていただいて、見た目に関して好印象を持っていただくことが多いですね。

まとめ

「企業受付 for Sota」は、人に代わって企業受付を行う卓上型のロボットです。担当者と来客者を直接結ぶため無駄がなく来客者をお待たせすることがありません。顔認証機能があるため、2回目以降のお客様や特別な来客の場合には対応を変えることができ、相手に即したおもてなし接客が可能です。

登録社員数に限りがないため従業員数の多い企業や、来客数の多い企業の方にはうってつけのぴったりの受付システムです

企業にとって受付は最初の印象を左右する大事な所。「企業受付 for sota」の力を借りてフレンドリーかつ効率的な受付を実現してみてはいかがでしょうか。

画像出典元:「企業受付 for Sota」「株式会社 ユニキャスト」公式HP

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