感謝が伝わるお礼メールのポイントは?文例を紹介!

感謝が伝わるお礼メールのポイントは?文例を紹介!

記事更新日: 2019/11/13

執筆: 編集部

飲み会の後や社外の人への送るお礼メール。

どのような文面で送ればいいのか・どんな言い方が好ましいのか分からず悩んでしまうという人は多いでしょう。

今回は感謝が伝わるお礼メールを書く際のポイントや相手に好印象を与えられる文例をご紹介していきます。

お礼メールを送る時のマナーとは?

お礼メールは相手に感謝を伝えるのに効果的な方法です。

しかし、マナーを守らずにメールを送信してしまうと相手が不快に感じてしまうケースもあります。

ここでは、お礼メールを送るときの最低限のマナーをポイントごとにご紹介していきます。

お礼メールをどう送ればいいか分からないという方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

お礼メールはなるべく早めに送るのがベスト

まず、お礼メールはなるべく早めに送るのがベストです。

まる1日経ってから送ったり、数週間~数ヶ月経ってからお礼メールを送ってしまうと相手も困惑してしまいます。

なるべくなら相手側が今日の出来事の余韻に浸っているうちに送るのがオススメです。

午前中に会った場合は午後か夕方あたりに、夜や深夜に会った場合は翌日の朝ごろにお礼メールを送信しておくといいでしょう。

ただし、早くメールを送信したいからといって焦ってメールを打つのはNGです。

下記のポイントを頭に入れた上で、メールを打つのがベストです。

件名は「自分の名前+要件」を書くのを忘れずに

次に、メールの件名は「自分の名前+要件」を書くのを忘れないようにしましょう。

件名なし・あるいは「お世話になってます」「本日はありがとうございました」など他のメールと被りそうな件名は、相手に感謝が伝わりづらくなるので注意してください。

例:「山田太郎:昨日の打ち合わせのお礼」

このような件名でメールを打つといいでしょう。

初めて会った相手にお礼メールを送る際は「昨日の打ち合わせのお礼:〇〇株式会社 山田太郎」というように「要件+会社名(場合によっては所属部署も)+自分の名前」という件名にするのがおすすめです。

件名は相手にメールを確認してもらうための重要なポイントです。

お礼メールを送る際は、必ず件名をつけておきましょう。

本文は簡潔にまとめて送る/最初に「いつもお世話になっております」と置くのもオススメ!

件名を書き終えたら、いよいよ本文の作成です。

お礼メールの最初の文は、「〇〇様 いつもお世話になっております」と前置きを入れておくと丁寧な文面になるのでおすすめです。

その後に、本文を簡潔にまとめましょう。

要件は5~6文ほどでまとめるのがベストです。

1文あたり35文字以上になる場合は改行も忘れないでください。

また、お礼メールを書く際は他のことは書かないようにしましょう。

他の要件を書いてしまうと、「このメールは一体どういった趣旨なのか」がわかりづらくなってしまい相手も困惑しがちです。

お礼メールならお礼の内容を書くように心がけましょう。

お礼メールを送るときに気をつけるべきポイント

その他、お礼メールを送る際には気をつけるべきことが3つほどあります。

これさえ守ってメールを打てば、効果的に感謝の旨を伝えられてなおかつ相手からの印象も良くなるのでおすすめです。

定型文だけでまとめるのではなくオリジナリティある文も入れる

お礼メールの失敗で意外とありがちなのが、定型文でメールを送ってしまうというパターンです。

確かに定型文をコピペしてメールに貼り付ければ、自分で文面を考える必要もなくメールに割く時間も少なくなるので効率がいいです。

しかし、定型文のままでメールを送ってしまうとどうしても冷たい印象になりがちです。

相手方に感謝を伝える場合は、定型文+オリジナリティのある文面も入れるのが大事です。

例:定型文のままのお礼メール

〇〇株式会社 〇〇部署

小野様

いつも大変お世話になっております。

△△株式会社〇〇部署の山田です。

本日はお忙しい中ご面談いただき誠にありがとうございました。

今後とも変わらぬお付き合いをどうぞよろしくお願いいたします。

例:定型文+オリジナリティのあるお礼メール

〇〇株式会社 〇〇部署

小野様

いつも大変お世話になっております。

△△株式会社〇〇部署の山田です。

本日はお忙しい中ご面談いただき誠にありがとうございました。

久しぶりの面談で少し緊張していましたが、小野様と楽しくお話ができてとても嬉しく思います。

今後とも変わらぬお付き合いをどうぞよろしくお願いいたします。

このように、定型文の中にオリジナリティのある文章を挟み込むことで感謝の気持をダイレクトに相手に与えることができます。

ぜひ試してみてくださいね。

ファイルを添付する場合は2MBまでにする

資料や画像などのファイルをお礼メールに添付する場合は、2MBまでにするようにしましょう。

相手によっては、容量が大きすぎてファイルが閲覧できないケースもあるのでファイル添付をする際は必ず容量が超えていないかを確認しておきましょう。

画像や動画などを送る場合は、圧縮してZipファイル形式で添付する・Google DriveやDropboxなどのオンラインクラウドサービスを利用してそのリンクをメールに添付するといった対策がおすすめです。

相手の通信環境を考慮した上でメールを添付すれば、相手からの印象もかなり良くなるのでおすすめです。

これはNG!お礼メールで使ってはいけない言葉とは?

またお礼メールで使ってはいけない言葉は以下の通りです。

取り急ぎ

「本日はお忙しい中ご面談いただきありがとうございます。取り急ぎ、資料をメールに添付いたしましたのでお手数ですがご確認よろしくお願いいたします。」

このようなメールを送信したことはありませんか?

取り急ぎという言葉は、ビジネスメールでよく使われる言葉ですが実際は「とりあえず急いで」という意味になるのでお礼メールとして送るのはNGです。

人によっては失礼と捉えるケースもあるので、取り急ぎという言葉はなるべく使わず「まずは~」「略儀ですが~」と丁寧な言葉に置き換えるといいでしょう。

「とりま~」「超~」などの若者言葉

お礼メールを送る時についついやってしまいがちなのが、「とりま~」や「超~」などの若者言葉を使ってしまうパターンです。

取引先や社内の人間にお礼メールを送る時に若者言葉を使ってしまうと、一気に印象が悪くなってしまいます。

例:今日のご飯めちゃくちゃ美味しかったです!→今日ごちそういただいたご飯、とても美味しかったです

このように丁寧な言葉に言い換えて書くと印象も良くなるのでおすすめです。

顔文字は極力使わないようにする

若者言葉と一緒にやりがちなのが、顔文字を使ってしまうケースです。

例:本日は面談ありがとうございました。〇〇様とお話できてとても嬉しかったです\(^o^)/

顔文字は親近感を出すときに使えますが、ビジネスの場で使ってしまうのはNGです。

極力顔文字は使わない、絵文字は「!」や「?」にとどめておくのがおすすめです。

場面別に使える!お礼メールの例文3選

ここからは場面別に使えるお礼メールの例文を3つご紹介していきます。

お礼メールの文面で迷っている人は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

打ち合わせ後のお礼メール

例文:

株式会社△△ 〇〇部署〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇商事の△△です。

本日はご多忙の中打ち合わせに参加していただき誠にありがとうございます。

〇〇様から頂いた資料のおかげで打ち合わせをスムーズに進めることができました。

また〇〇様からご質問いただいた点につきましては、◯日までにご連絡いたします。

本日はお忙しい中ありがとうございました。

今後ともお付き合いの程よろしくお願いいたします。

打ち合わせ後のお礼メールは「忙しい中打ち合わせに参加してくれたことに関するお礼」を必ず要件に入れましょう。

また、定型文にならないように場面に応じてオリジナリティのある文章を組み込むとよりダイレクトに感謝を伝えられるのでおすすめです。

一緒に食事に行った後のお礼メール

例:

△△株式会社 〇〇部署〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の△△です。

本日は食事会に誘っていただき誠にありがとうございました。

〇〇様と話しながらのお食事、とてもうれしく思いました。

格式の高いお店に誘っていただき、またお料理もごちそういただき恐縮です。

本当にありがとうございました。

よりお役に立てるように努めてまいります。

引き続き変わらぬお付き合いの程よろしくお願いいたします。

相手と食事に行ってお礼メールを送る際は、料理の感想や相手と話してどう感じたかを表現するのがポイントです。

契約に対してのお礼メール

例:

△△株式会社 〇〇部署〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の△△です。

この度は弊社の企画案を採用いただきありがとうございました。

今回の弊社の新規案は、貴社の要望および顧客のニーズを満たしていると恐れながら自負しております。

貴社に新規案を採用いただき、担当者一同大変喜んでおります。

なお、ご不明な点などございましたら、何なりと私もしくは担当の◯◯までお申し付けくださいませ。

それでは今後とも変わらぬお付き合いの程よろしくお願いいたします。

契約に対するお礼メールを送る際は、「契約が決まったことに対するお礼」と「今後の付き合いに対する挨拶」この2つがポイントとなってきます。

あまりへりくだってしまうと自分の印象を下げてしまうことになるので要注意です。

まとめ

今回はお礼メールの書き方やポイントについて詳しくご紹介していきました。

お礼メールはしっかりとマナーや注意点を守り、状況に応じて文面も変更していけば相手に効率よく感謝を伝えることができます。

お礼メールの書き方に迷っている方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

画像出典元:Burst

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