記事更新日: 2021/04/30
リモートワークなどの柔軟な働き方の広がりによって注目されつつあるWeb会議。
この記事では、Web会議とは何か、テレビ会議との違い、導入のメリット・デメリットを解説します。またおすすめのWeb会議システムの・テレビ会議システムも紹介します。
このページの目次
Web会議とは、その名前の通り、離れた場所にいる人たちが、ネットを通じて、音声・映像・資料を共有しながら会議を行うことです。「Web会議システム」と呼ばれるサービスを使って実施します。
パソコンやタブレットに取り付けられているマイクやカメラを通じて映像や音声を共有することができるので、ネット環境と端末さえあれば、サーバ上のシステムにアクセスすることにより、時間と場所を問わずいつでも会議を開くことができます。
公官庁や地方自治体、大学などの教育機関、有名企業などでもすでに実施されているなど、最近では広く浸透しつつあります。
WEB会議システムが一般化するまでは、離れた場所にいる人を含めて会議をする場合、テレビ会議が一般的でした。
では、Web会議とテレビ会議はどのような違いがあるのでしょうか？
両者の違いを表にまとめてみました。
| Web会議 | テレビ会議 | |
| 必要機器 |
パソコン |
テレビ会議専用機 |
| 導入作業 | 端末・カメラ・マイクとネットがあればすぐ導入できる | 設置工事が必要 |
| 導入コスト | 安い | 高い |
| 利用シーン | いつでも・どこでも利用可能 | それぞれの拠点にある専用機器の設置された会議室で利用 |
| 操作性 | 分かりやすアイコンが使われているので誰でも簡単に操作できる | 専門の管理者が専門リモコンを使用し操作する |
| 機能 |
音声・映像・資料が共有できる |
基本的には音声・映像の共有のみ |
| 保守メンテナンス | Web会議システムのサービスを利用すれば、常に最新バージョンを利用できる |
機器が故障した場合は修理に時間がかかる |
| 用途 | 音声・映像・資料の共有、動画配信などできるので、会議以外の用途でも使える汎用性がある | 高画質の機器を使うテレビ会議は音質や画質が優れているので、役員会議などの重要会議を行うのに適している |
WEB会議とテレビ会議を比較すると、使用する機器や用途が異なることが分かります。
業務形態や会社の規模、ニーズに合わせて、どちらを導入するのか、両方導入するのか検討しましょう。
テレビ会議も便利ですが、まだWeb会議もテレビ会議も実施したことがない場合、Web会議システムの導入の方をおすすめします。次の3つの理由があります。
1. すぐ導入できてコストが安い
2. どこでも使える便利さ
3. 会議以外の用途でも使える機能がある
高価な機器を揃える必要のあるテレビ会議に比べると、Web会議システムは端末とネット回線さえあれば、すぐに導入でき、導入費用も安く抑えることができます。
さらに、パソコンやスマホなどの端末とネット環境があれば、会議室を必要とせずにどこでも会議に参加できます。
後ほど詳しく説明しますが、Web会議システムは、遠隔サポートや社員研修用のツールとして用いることができます。
こうした汎用性の高さもWeb会議システムをおすすめする理由です。
次にWeb会議システムに一般的に搭載されている機能、Web会議システムの会議以外での活用方法を紹介します。
様々な会社がWEB会議システムを提供していますが、そうしたWEB会議システムサービスの一般的な機能を紹介します。
| 名称 | 具体的な機能 |
| 音声・情報共有 |
音声と映像を共有することで遠く離れた場所の人とリアルタイムでコミュニケーションが図れる |
| 会議録音 | 会議の録音・録画機能により議事録をつける必要がなくなり、会議の内容を振り返ることもできる |
| 資料共有 |
ExcelやWordで作成した資料を共有できる |
| チャット機能 | マイクがなくてもメールを打つようにして発言し会議に参加できる |
| メディア再生機能 | 音声・映像ファイルの参加者への配信が可能 |
| ホワイトボード機能 |
フリーハンドでの記入、図形による表現、画像読み込みが可能 |
| ゲスト招待機 | 契約してないユーザーの参加が必要な場合招待機能を使って会議に参加してもらうことができる |
紹介した機能はあくまで一般的な機能で、すべてのWeb会議システムに標準装備されているわけではありません。WEB会議システムを選ぶ場合には、候補となっているシステムにどんな装備が搭載されているかをしっかり確認しておきましょう。
Web会議システムの主な活用方法は「会議」です。しかしWEB会議システムはその搭載されている機能を使えば会議以外の分野でも利用可能です。
例えば、以下のような活用方法があります。
1. セミナーや研修
2. 遠隔サポート
3. 現場と会社の連絡ツール
4. テレワークの推進
Web会議システムを使えば、セミナーや研修のために大きな会場を借りたり集まったりする必要がありません。
資料共有やメディア配信の機能などを使えば、効果的な研修授業も行えます。
さらに、セミナー講師をゲストユーザーとして招待すればわざわざ会場に足を運んでもらう必要もなくなります。
Web会議システムを使って専門知識のあるスタッフを呼び出し、商品の詳しい説明や、お客様からの問い合わせに対応してもらう遠隔サポートの拠点を作ることもできます。
パソコンを持っていなくてもタブレットやスマホを使ってWeb会議システムにアクセスできます。
商談の際に、担当者が答えられない技術的な質問などがあれば、タブレットでエンジニアや専門知識のあるスタッフと接続し対応することができます。
同じように、パソコンの持ち込みが難しい店舗や現場でも、スマホのカメラ映像をで店舗や現場の様子を撮影しその情報を共有することが可能です。
災害や緊急事態が発生した場合でも、この機能は役立ちます。リアルタイムの現場の様子を様々な拠点に一斉に配信できるからです。
WEB会議システムを導入すれば、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方に対応できます。
在宅勤務やサテライトオフィス、モバイルワークなどのテレワークの推進に貢献します。
Web会議システムには便利な機能が搭載されており、その機能を活用すれば会議以外の様々な活用することができます。
とても便利なWeb会議ですが、実施のメリット・デメリットとしては何があるのか次に解説します。
Web会議システム導入には次の4つのメリットがあります。
1. コスト削減
2. 業務効率のアップ
3. 情報共有のスピード化
4. コミュニケーションの質の向上
会議のためにどこかに出張したリする必要がなくなります。そのための交通費や宿泊費などのコスト削減になります。
また、会議室を準備するための時間や人員の削減にもなります。
会議のために出張する必要がなくなれば、その空いた時間をより重要な業務に費やすことができます。
ネットと端末さえ荒れえば、参加者はどこからでも会議に参加できるので時間の有効活用、業務の効率化につながります。
会議前に必要な資料を事前に準備し、システム内にアップロードすることができます。
さらに会議中も補足資料などがあればすぐにそれを参加者全員で共有できます。
チームとして統一された意志を持って作業することが容易になります。
電話やメールだけでは読み取れない相手の気持ちも、WEB会議ならば映像と音声でやり取りできるので、ある程度理解することができます。
コミュニケーションの質が向上すれば、意思決定のスピード化や生産性の拡大にもつながります。
導入すればいくつものメリットが生れるWEB会議システムですが、デメリットも存在します。次の3つの点がデメリットとして存在します。
1. 活用がネット環境に依存している
2. トータルコストが高くなる場合がある
Web会議システムの活用はネット環境に依存しています。
海外からでもWEB会議に参加できますが、パソコンやタブレットがあってもネットがなければ使えません。
また回線状態の悪い環境では、映像や音声が途切れてしい、会議が円滑に進まない場合もあります。
テレビ会議は初期投資費用のコストが高く、WEB会議システムは導入コストが安いという話をしました。
しかし、Web会議システムサービスには、従量課金制のものがあります。もし大人数・長時間こうしたサービスを利用し続ければトータルコストが高くなる場合があります。
Web会議システムのメリット・デメリットをそれぞれ紹介しました。
Web会議システムサービスにはオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。
オンプレミス型とクラウド型を比較すると以下のような表になります。
| オンプレミス型 | クラウド型 | |
| 導入方法 | 自社でサーバーやネットワークを構築して導入 | インターネットでサービスを提供する会社（ベンダー）のシステムを利用 |
| 導入期間 | サーバー・ネットワークができてからの導入 | すぐに導入できる |
| 導入コスト | サーバー・ネットワーク構築のために導入コストがかかる | サーバー・ネットワーク構築が不要なので導入コストは、端末・カメラ・マイクだけなので、オンプレミス型よりコストは安い |
| セキュリティ | 自社のサーバーを使うので自社でしっかりセキュリティ対策ができる |
サービス提供会社に依存したセキュリティ |
| メンテンナンス | 自社でサーバーメンテナンスする | サービス提供会社がメンテナンスやアップグレードを行う |
| ゲスト招待 | 社外からのアクセスに対応したネットワーク構築をしないといけない | 招待機能を使える |
| カスタマイズ | 社内システムとの連携、自社の業務形態に応じたカスタマイズが可能 | カスタマイズができない場合が多い |
オンプレミス型・クラウド型それぞれに長所・短所があるので、自社の業務形態や利用人数、機能などを考えてどちらかを選ぶことができます。
利用人数や時間が多くなければ、初期費用を抑えることができるクラウド型のWeb会議システムがおすすめです。
圧倒的なシェアを誇るZoomは音声・画質ともに評価が高く、バーチャル背景も人気です。
セキュリティの脆弱性も暗号化対策などがバージョンアップされましたが、会議の種類によってはホスト側でパスワード設定や機能制限をする必要があり、不慣れな方には難しい面もあります。
そのため、セキュリティに力を入れており操作も簡単な、国産のWeb会議システム Calling・Lite FreshVoiceに注目が集まっています。
Office 365を利用している企業ではコスト面・導入面のメリットが大きいMicrosoft Teamsが人気。
Googleカレンダーとの連携が便利なGoogle Meetも利用者が増えてきています。
Callingの最大の特徴は、Web会議をスムーズに進めるための機能が満載であること。
画面共有やホワイトボード機能はもちろん、資料共有やトークスクリプト機能も備わっています。
会議中のメモや共有した資料を集約して、簡単に議事録として保存できます。
また、会議の主催者は会議終了後に参加者にアンケートを実施可能。参加者の疑問点や考えを個別に確認でき、フィードバックとしても活用できます。
| 初期費用 | 月額費用 | 無料お試し |
| 20万円 | 1,500円 / 1ID | 7日間 |
１プライスで分かりやすいことがメリットです。
これまでは営業個々人がGoogleのハングアウトやSkypeなどの無料ツールを使っていましたが、お客様側にアカウント登録やソフトインストールをお願いする必要があり、不便に感じていました。そのためアカウントの発行やソフトのインストールが必要なく、お客様に手間をかけないCallingの全社導入が決まりました。
（ITマーケティング：従業員500人以下）
CallingはURLをクリックするだけですぐに接続できるので、操作が苦手な人も馴染みやすいと感じました。思っていた以上にスムーズにコミュニケーションが取れるので、社内コミュニケーションの強化にも利用したいと考えています。
（医療業界：従業員約1,000人）
＊引用元：「Calling」公式HP参照
画像引用元：「Lite FreshVoice」公式HP
Lite FreshVoiceは、これといったデメリットが見当たらない優等生です。web会議を考えているなら絶対に検討して欲しいツールです。
会議を実施するにあたってアカウントやアプリは一切不要。この手軽さが圧倒的に支持されています。
スマホやパソコン、タブレット等どんな端末でもOK。URLを共有するだけですぐに最大5拠点でのweb会議をスタートできます。
また、日本で初めて1,000万円までのセキュリティ保証つき。安心して利用できますよ。
| 初期費用 | 月額費用 | 無料お試し |
| 10万円（11月末までは0円） | 15,000円 / 1ID | 14日間 |
1つのIDにつき、1000個までURLを追加登録可能。
1つのURLにつき同時に5人まで参加できます。
インストール作業や面倒な設定が不要で、会議用のURLさえ発行すれば参加する社員はログインも必要ない。操作も非常にわかりやすく、呼び出したい人とすぐに通話ができる利便性を評価しました。
（工事業者：従業員200人以下）
＊引用元：「Lite FreshVoice」公式HP参照
画像引用元：「Zoom」公式HP
Zoomの最大の魅力は、無料版でも最大100人で会議ができること。
ゲスト側はパソコンであればアプリ不要ですが、スマホ、タブレットの場合はアプリのダウンロードが必要のため、ひと手間かかるシステムです。
動画・音声の保存が簡単にできたり、参加者をグループごとに分けたりという独自の機能があります。
会議中に自分の画像の背景を変えられる点も人気の理由です。
2020年4月当初、セキュリティの脆弱性を世界の政府機関や企業などから指摘されたzoomは、その後バージョンアップを行い、暗号化など重要なセキュリティ機能が強化されました。機密情報を扱う際には最新版への更新とバージョン情報の確認が必要ですので、ご心配な方にはやはり有料のWeb会議システムをおすすめします。
※Zoomのセキュリティに関する日経記事
| 初期費用 | 月額費用 | 無料お試し |
| 0円 | 0円～ | 無料プランあり |
有料プランは、2,000円～ / 1ホストで、グループミーティングを無制限に利用できます。
体感ですが、Skypeよりzoomの方が画質がいいです。また、音もクリアに聞こえます。こちらのツールは社内外で使用していますが、社内だと、説明会・部内での打ち合わせに利用しています。コロナ禍では、新卒採用をウェビナーで行ったり、web面接にも利用できたりと、汎用性が高いと思います。
（IT関連：従業員約200人）
Skypeを使用していたがZoomに切り替えました。Skypeは通信遮断が多くて使いにくかったです。Zoomの方が新規のクライアントと接続しやすかったです。
（IT関連：従業員約50人）
zoomはホストになる時に手間になるので、Googleミートの方が好きです。zoomは100人超える会議の時に利用しています。
（コンサル：従業員約400人）
＊引用元：「Zoom」公式HP参照
画像出典元：「MicrosoftTeams」公式HP
Microsoft Teamsは、225の国と地域で活用できるため、国内外で頻繁にコミュニケーションをとっている企業におすすめです。
これまで使用してきたWordやExcelなどのMicrosoft製品の使い勝手をそのままに、あらゆる場所からのオンライン会議をサポートしてくれる非常に強力なシステムです。
使用できるデバイスもWindows・Mac・iPhone・Androidと幅広いので、様々な場面で活用できるでしょう。
Microsoft社の強固なセキュリティは、大企業をはじめ世界中の教育機関でも信頼されています。
| 初期費用 | 月額費用 | 無料お試し |
| 0円 | 0円～ | 無料プランあり |
有料プランは、540円～ / 1ユーザーで、会議のレコーディングが可能になります。
画質が良く、何十人が同時に接続しても特に問題ないです。以前zoom、スカイプ、ライフサイズを使用していましたが、結局チームスに落ち着きました。
（メーカー：従業員約1万人）
現在は、ほぼ毎回、Microsoft TeamsでWeb会議を行っています。シンガポール・マレーシア・ベトナムとWeb会議をすることもありますが、通話も比較的綺麗で、落ちないし、音声の遅延も感じません。
（Sler関連：従業員約500人）
＊引用元：「MicrosoftTeams」公式HP参照
画像出典元：「Google Meet」公式HP
Google Meet(旧:Hangouts Meet)は、メールアドレスさえあれば誰でも無料で会議が作成できます。
Gmailアカウントでなく別のメールアドレスを使用しても利用可能なため大変使い勝手が良いです。
会議の参加可能人数は、無料プラン100名、Google Workspace Essentialsプランが150名まで、Enterpriseが250名までとなっています。
セキュリティはインターネット技術特別調査委員会（IETF）のセキュリティ標準に準拠しており、すべてのデータが暗号化されます。
とにかく費用をかけたくない企業におすすめです。
| 初期費用 | 月額費用 | 無料お試し |
| 0円 | 0円～ | 2021年3月末まで無料使い放題 |
有料プランは8米ドル～ / 1ユーザーで、会議時間の制限なく利用できます。
会社のスタッフ同士で会議やミーティング用に使っています。会社でGoogleアカウントを作っていると、ミーティングの予定をカレンダーに入れるだけで自動ですぐリンクが生成されるので、会議に入るときにリンクを送る手間が無く楽です。
（エンタメ関連：従業員約1,400人）
カレンダーで会議のIDを発行できるし、リンク共有のみで誰でも会議に入れるという手軽さが魅力。zoomだと画面共有しにくいですが、共有したいタブのみ共有できるのも良いです。zoomやチームズは音質が悪いですが、ミートは良い印象です。
（IT関連：従業員約1,000人）
＊引用元：「Google Meet」公式HP参照
Cisco Webex MeetingsはPCやスマートデバイス、ビデオ会議の専用機器からも参加可能なクラウドベースのオンライン会議システムです。
1会議あたり最大200名まで参加可能で、録画や画面共有・ブレイクアウト（会議中に数人ごとに区切って行う会議）など、オンライン会議に必要な機能を提供しています。
高度なセキュリティ機能としてエンドツーエンドの暗号化に対応している他、画質・安定性にも定評があり、世界中で1億人以上に使われています。
運営会社のシスコシステムズは、ネットワーク機器をはじめセキュリティやサーバーなど様々なサービス・ソリューションを開発している信頼度の高い企業です。
| 初期費用 | 月額費用 | 無料お試し |
| 10万円（11月末までは0円） | 0円～ | 無料プランあり |
無料プランでも、1つの会議に100名まで参加可能。ブラウザ版とデスクトップアプリ版が用意されています。
有料プランは1,490円～ / 1ホストです。
およそ1万人で使用しています。WEB会議ツールが色々ある中で、若干シェアが少ない。そのため、社外の方との打ち合わせでWebexを使う際は、１から導入手順を説明しないといけないので、その点はとても不満です。
（IT関連：従業員約1,000人）
グループ全体で60拠点以上ある弊社では、担当者会議から役員会議まで幅広く電話会議やWeb会議を活用しています。電話会議・Web会議とも端末側に特別な設定が不要なため、社内だけでなく国内外のサプライヤ様やパートナー様との打合せでも活用しています。
（食品メーカー：従業員約3,000人）
＊引用元：「Cisco Webex Meetings」公式HP参照
Web会議システムとは何か、テレビ会議との違い、Web会議導入のメリット・デメリット
Web会議システムにはオンプレミス型とクラウド型があります。
クラウド型のWeb会議システムもあるので、大人数や長時間利用することのない企業であればコストを抑えて導入することが可能です。
Web会議システムを導入すれば、コストの削減や情報の共有のスピード化、業務の効率化が図れます。
あなたの会社にもこの機会にWEB会議システムを導入してみるのはいかがでしょうか？
なお、ここまで紹介した以外のWeb会議システムについては、以下の記事で比較紹介しています。こちらもぜひ参考にしてください。
画像出典元：pixabay
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