Web会議とは？テレビ会議との違い、導入のメリット・デメリット

Web会議とは？

Web会議とは、その名前の通り、離れた場所にいる人たちが、ネットを通じて、音声・映像・資料を共有しながら会議を行うことです。「Web会議システム」と呼ばれるサービスを使って実施します。

パソコンやタブレットに取り付けられているマイクやカメラを通じて映像や音声を共有することができるので、ネット環境と端末さえあれば、サーバ上のシステムにアクセスすることにより、時間と場所を問わずいつでも会議を開くことができます。

公官庁や地方自治体、大学などの教育機関、有名企業などでもすでに実施されているなど、最近では広く浸透しつつあります。

Web会議とテレビ会議の違い

WEB会議システムが一般化するまでは、離れた場所にいる人を含めて会議をする場合、テレビ会議が一般的でした。

では、Web会議とテレビ会議はどのような違いがあるのでしょうか？

両者の違いを表にまとめてみました。

	Web会議	テレビ会議
必要機器	パソコン タブレット・スマホ インターネット回線	テレビ会議専用機 テレビ会議専用回線
導入作業	端末・カメラ・マイクとネットがあればすぐ導入できる	設置工事が必要
導入コスト	安い	高い
利用シーン	いつでも・どこでも利用可能	それぞれの拠点にある専用機器の設置された会議室で利用
操作性	分かりやすアイコンが使われているので誰でも簡単に操作できる	専門の管理者が専門リモコンを使用し操作する
機能	音声・映像・資料が共有できる 他にも便利な機能が装備されている	基本的には音声・映像の共有のみ
保守メンテナンス	Web会議システムのサービスを利用すれば、常に最新バージョンを利用できる	機器が故障した場合は修理に時間がかかる 定期的な保守メンテナンスが必要
用途	音声・映像・資料の共有、動画配信などできるので、会議以外の用途でも使える汎用性がある	高画質の機器を使うテレビ会議は音質や画質が優れているので、役員会議などの重要会議を行うのに適している

WEB会議とテレビ会議を比較すると、使用する機器や用途が異なることが分かります。

業務形態や会社の規模、ニーズに合わせて、どちらを導入するのか、両方導入するのか検討しましょう。

おすすめはWeb会議システム

テレビ会議も便利ですが、まだWeb会議もテレビ会議も実施したことがない場合、Web会議システムの導入の方をおすすめします。次の3つの理由があります。

高価な機器を揃える必要のあるテレビ会議に比べると、Web会議システムは端末とネット回線さえあれば、すぐに導入でき、導入費用も安く抑えることができます。

さらに、パソコンやスマホなどの端末とネット環境があれば、会議室を必要とせずにどこでも会議に参加できます。

後ほど詳しく説明しますが、Web会議システムは、遠隔サポートや社員研修用のツールとして用いることができます。

こうした汎用性の高さもWeb会議システムをおすすめする理由です。

Web会議システムの機能と活用方法

次にWeb会議システムに一般的に搭載されている機能、Web会議システムの会議以外での活用方法を紹介します。

Web会議システムの機能

様々な会社がWEB会議システムを提供していますが、そうしたWEB会議システムサービスの一般的な機能を紹介します。

名称	具体的な機能
音声・情報共有	音声と映像を共有することで遠く離れた場所の人とリアルタイムでコミュニケーションが図れる エコー・ノイズキャンセラが標準装備されているシステムもあり、音切れの心配がなくクリアな音質を保てる
会議録音	会議の録音・録画機能により議事録をつける必要がなくなり、会議の内容を振り返ることもできる
資料共有	ExcelやWordで作成した資料を共有できる 追加資料などを参加者とすぐ共有することも可能 システムによっては参加者のデスクトップ画面を全拠点で共有する、リモートで修正するなどの作業も可能
チャット機能	マイクがなくてもメールを打つようにして発言し会議に参加できる
メディア再生機能	音声・映像ファイルの参加者への配信が可能
ホワイトボード機能	フリーハンドでの記入、図形による表現、画像読み込みが可能 参加者全員が書き込むことができる パソコン上に開いているWebページやPDFファイルなどの資料をキャプチャして貼り付けて全員に見せることもできる 会議前にホワイトボード機能で必要なプレゼン資料を作成しておくことも可能
ゲスト招待機	契約してないユーザーの参加が必要な場合招待機能を使って会議に参加してもらうことができる

紹介した機能はあくまで一般的な機能で、すべてのWeb会議システムに標準装備されているわけではありません。WEB会議システムを選ぶ場合には、候補となっているシステムにどんな装備が搭載されているかをしっかり確認しておきましょう。

Web会議システムの活用方法

Web会議システムの主な活用方法は「会議」です。しかしWEB会議システムはその搭載されている機能を使えば会議以外の分野でも利用可能です。

例えば、以下のような活用方法があります。

 

1. セミナーや研修

Web会議システムを使えば、セミナーや研修のために大きな会場を借りたり集まったりする必要がありません。

資料共有やメディア配信の機能などを使えば、効果的な研修授業も行えます。

さらに、セミナー講師をゲストユーザーとして招待すればわざわざ会場に足を運んでもらう必要もなくなります。

2. 遠隔サポート

Web会議システムを使って専門知識のあるスタッフを呼び出し、商品の詳しい説明や、お客様からの問い合わせに対応してもらう遠隔サポートの拠点を作ることもできます。

3. 現場と会社の連絡ツール

パソコンを持っていなくてもタブレットやスマホを使ってWeb会議システムにアクセスできます。

商談の際に、担当者が答えられない技術的な質問などがあれば、タブレットでエンジニアや専門知識のあるスタッフと接続し対応することができます。

同じように、パソコンの持ち込みが難しい店舗や現場でも、スマホのカメラ映像をで店舗や現場の様子を撮影しその情報を共有することが可能です。

災害や緊急事態が発生した場合でも、この機能は役立ちます。リアルタイムの現場の様子を様々な拠点に一斉に配信できるからです。

４. テレワークの推進

WEB会議システムを導入すれば、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方に対応できます。

在宅勤務やサテライトオフィス、モバイルワークなどのテレワークの推進に貢献します。

Web会議のメリット・デメリット

Web会議システムには便利な機能が搭載されており、その機能を活用すれば会議以外の様々な活用することができます。

とても便利なWeb会議ですが、実施のメリット・デメリットとしては何があるのか次に解説します。

Web会議の４つのメリット

Web会議システム導入には次の4つのメリットがあります。

 

1. コスト削減

会議のためにどこかに出張したリする必要がなくなります。そのための交通費や宿泊費などのコスト削減になります。

また、会議室を準備するための時間や人員の削減にもなります。

2. 業務効率のアップ

会議のために出張する必要がなくなれば、その空いた時間をより重要な業務に費やすことができます。

ネットと端末さえ荒れえば、参加者はどこからでも会議に参加できるので時間の有効活用、業務の効率化につながります。

3. 情報共有のスピード化

会議前に必要な資料を事前に準備し、システム内にアップロードすることができます。

さらに会議中も補足資料などがあればすぐにそれを参加者全員で共有できます。

チームとして統一された意志を持って作業することが容易になります。

4. コミュニケーションの質の向上

電話やメールだけでは読み取れない相手の気持ちも、WEB会議ならば映像と音声でやり取りできるので、ある程度理解することができます。

コミュニケーションの質が向上すれば、意思決定のスピード化や生産性の拡大にもつながります。

Web会議の２つのデメリット

導入すればいくつものメリットが生れるWEB会議システムですが、デメリットも存在します。次の3つの点がデメリットとして存在します。

 

1. 活用がネット環境に依存している

Web会議システムの活用はネット環境に依存しています。

海外からでもWEB会議に参加できますが、パソコンやタブレットがあってもネットがなければ使えません。

また回線状態の悪い環境では、映像や音声が途切れてしい、会議が円滑に進まない場合もあります。

2. トータルコストが高くなる場合がある

テレビ会議は初期投資費用のコストが高く、WEB会議システムは導入コストが安いという話をしました。

しかし、Web会議システムサービスには、従量課金制のものがあります。もし大人数・長時間こうしたサービスを利用し続ければトータルコストが高くなる場合があります。

Web会議システムの導入方法

Web会議システムのメリット・デメリットをそれぞれ紹介しました。

Web会議システムサービスにはオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。

オンプレミス型とクラウド型の比較

オンプレミス型とクラウド型を比較すると以下のような表になります。

	オンプレミス型	クラウド型
導入方法	自社でサーバーやネットワークを構築して導入	インターネットでサービスを提供する会社（ベンダー）のシステムを利用
導入期間	サーバー・ネットワークができてからの導入	すぐに導入できる
導入コスト	サーバー・ネットワーク構築のために導入コストがかかる	サーバー・ネットワーク構築が不要なので導入コストは、端末・カメラ・マイクだけなので、オンプレミス型よりコストは安い
セキュリティ	自社のサーバーを使うので自社でしっかりセキュリティ対策ができる	サービス提供会社に依存したセキュリティ セキュリティ対策がしっかりしたサービスを選ぶ必要がある
メンテンナンス	自社でサーバーメンテナンスする	サービス提供会社がメンテナンスやアップグレードを行う
ゲスト招待	社外からのアクセスに対応したネットワーク構築をしないといけない	招待機能を使える
カスタマイズ	社内システムとの連携、自社の業務形態に応じたカスタマイズが可能	カスタマイズができない場合が多い

オンプレミス型・クラウド型それぞれに長所・短所があるので、自社の業務形態や利用人数、機能などを考えてどちらかを選ぶことができます。

利用人数や時間が多くなければ、初期費用を抑えることができるクラウド型のWeb会議システムがおすすめです。

使って欲しい！おすすめweb会議システム4選！

1.  編集部一押し！「Lite FreshVoice」2019年6月リリース

画像出典元：「Lite FreshVoice」公式HP

特徴

「Lite FreshVoice」は、web会議を考えているなら絶対に検討して欲しいツールです。

それまでweb会議にありがちだった色々な問題を見事に克服して、2019年6月にリリースされたFresh Voiceの新サービス。これといったデメリットが見当たらない優等生です。

会議を実施するにあたってアカウントやアプリは一切不要。この手軽さが圧倒的に支持されています。スマホやパソコン、タブレット等どんな端末でもOK。URLを共有するだけですぐに最大5拠点でのweb会議をスタートできます。サポート体制も充実しています。

導入が簡単な上にカスタマイズが自由自在なので、会議以外にも色々な使われ方をして話題になっています。これまでは難しかった取引先や顧客とのコミュニケーションにも応用可能。ビジネスチャンスを広げてくれるツールと言えそうです。

料金プラン

18,000円（2ID）から契約できます。1つのIDにつき、5つまでURLを登録可能。

1つのURLにつき同時に5人までが参加するweb会議を開けます。

今なら14日間、無料でお試しできるので、この機会にぜひ使用感を試してみましょう。

 

2. 導入が簡単！「Whereby（旧：appear.in）」

画像出典元：「Whereby」公式HP

特徴

2019年9月より名称が「appear.in」から変更になりました。現時点ではサービス内容や料金プランに変更はありません。

主催者はルームを作るためにアカウント登録が必要ですが、会議参加者にはアカウント作成やログイン作業は必要なく、主催者によって発行されたURLをクリックするだけで会議に参加できます。

ただし4人までしか同時参加ができないので、大人数での会議を行う為にweb会議システムを導入するならば他のツールを利用する方が良いでしょう。また、日本語での公式HPがなく、英語サイトを翻訳するしかないので分かりにくいのが難点です。

料金プラン

（1）Free：＄0/月
（2）Pro：＄9.99/月
（3）Business：＄99.99/月

 

3. 大人数で利用するなら！「Zoom」

画像出典元：「Zoom」公式HP

特徴

ホストのみアカウントが必要になりますが、ゲスト側はアプリのダウンロードのみで参加することが出来ます。無料版でも100人態勢での会議ができるのが魅力です。

さらに、動画・音声の保存が簡単にできたり、参加者をグループごとに分けたりという独自の機能があります。

料金プラン

（1）基本：0円
（2）プロ：＄14.99/月/ホスト
（3）ビジネス：＄19.99/月/ホスト
（4）企業：＄19.99/月/ホスト

 

4. 圧倒的な知名度を誇る！「Skype」

画像出典元：「Skype」公式HP

特徴

web会議システムといえば真っ先にSkypeを連想するのではないでしょうか。

知名度ゆえに利用するときの抵抗感は少ないかもしれませんが、無料版の場合アプリのダウンロードだけでなく主催者のアカウント名・IDを把握する必要があります。もともとSkypeでやり取りをしていて慣れているという相手でない限りは、少数人数による利用であれば最も手軽に利用できる「Lite FreshVoice」を、100人規模でのミーティングの場合は「Zoom」を活用しましょう。

機能面では他のツールと比べてあまり差はありませんが、国際通話を行う場合コスパは抜群です。

料金プラン

（1）Skype：無料（ただし固定電話への通話料は別途通信料がかかる）
（2）Skype for Business Plan1：220円/月
（3）Skype for Business Plan2：600円/月

 

なお、ここまで紹介した以外のWeb会議システムについては、以下の記事で比較紹介しています。こちらもぜひ参考にしてください。

 

まとめ

Web会議システムとは何か、テレビ会議との違い、Web会議導入のメリット・デメリット

Web会議システムにはオンプレミス型とクラウド型があります。

クラウド型のWeb会議システムもあるので、大人数や長時間利用することのない企業であればコストを抑えて導入することが可能です。

Web会議システムを導入すれば、コストの削減や情報の共有のスピード化、業務の効率化が図れます。

あなたの会社にもこの機会にWEB会議システムを導入してみるのはいかがでしょうか？

画像出典元：pixabay