挨拶状の書き方|覚えておきたい基本構成とビジネスで使える6例文付

挨拶状の書き方|覚えておきたい基本構成とビジネスで使える6例文付

記事更新日: 2022/09/28

執筆: 川崎かおり

顧客や取引先に挨拶状や案内状などを出すときは、季節に応じた挨拶の文言を添えるのがマナーです。

ビジネスパーソンとして企業に席を置くからには、正しくきれいな挨拶状を作成できるようにしておきましょう。

本記事では、挨拶状の基本構成や注意点、横書き・縦書き・ハガキで作成するときの書き方やポイントをまとめました。

普段の挨拶状で書き方に迷ってしまう人は、今一度挨拶状の基本に立ち返ってみましょう。

挨拶状とは

「挨拶状を書くことはビジネスマナーの一つ」などといわれます。

しかしそもそも挨拶状とは、どのようなものを指すのでしょうか?

挨拶状がもつ意味や種類を紹介します。

感謝の気持ち・近況を伝えるための文書

ビジネスシーンでの挨拶状は、「仕事に関わる連絡事項をより丁寧に伝える」という役割があります。

また同時に、挨拶状を送ることは、相手を重要な存在だと認識し敬意を払うことと同義と考えられています。

礼儀を重んじる日本では、古来「書面で伝える」という行為そのものが重視されてきました。

この習慣は今も大切なマナーとして引き継がれており、特にビジネスシーンでは重視されています。

挨拶状の中では、連絡事項とともに相手に感謝を伝えたり相手の体調を気遣ったりする言葉を入れるのが一般的です。

美しい言葉でスマートな挨拶状を書ける人は、ビジネスパーソンとして高い評価を受けるでしょう。

挨拶状の種類

取引先や顧客に送る文書は、ほぼ全て挨拶状と言っても過言ではありません。

例えば以下の内容のお知らせが挨拶状とよばれます。

  • 事務所・会社移転
  • 社名変更
  • 新会社設立
  • 代表取締役交代
  • 支店・支社のオープン
  • 店舗増設
  • 役員就任・退任
  • 廃業
  • 株式上場
  • 転勤
  • 異動
  • 退職
  • 定年退職
  • 復帰
  • 長期休暇

など


カジュアルな内容や親しい相手宛なら、挨拶状をメールで送っても構いません。

一方重要な内容や大切な相手宛には、書面できちんと挨拶を伝えるのが望ましいとされます。

メールや電話のみで済ませてしまうと、「礼儀がない」と見なされる恐れもあるため要注意です。

挨拶状の書き方と基本構成

ビジネスシーンで送る挨拶状は、正しいマナーに則って作成することが望ましいです。

挨拶状の書き方と基本構成を紹介します。

挨拶状の基本構成

一般的な挨拶状は、以下の項目で構成されています。

前文 頭語 「拝啓」「謹啓」など
時候の挨拶 季語を取り入れた挨拶文
時候の挨拶に続く言葉 相手の健康・繁栄を祝う言葉
主文 起こし言葉 「さて」「このたびは」など
本題 挨拶状で伝えたいメインの主題
末文 結びの言葉 健康・繁栄を祈る言葉
結語 「敬具」「謹白」「かしこ」など
後付 日付 「令和○年○月○日」「令和○年○月吉日」など
差出人名 挨拶状を書いた人の名前
宛名 挨拶状を送る人の名前


挨拶状は、前文・主文・末文・後付が基本です。

並びや書くべき内容を確認しながら、挨拶状を作成しましょう。

書き方①頭語と結語は1セット

フォーマルな挨拶状では、頭語と結語を入れるのが一般的です。

頭語とは、挨拶状のはじめに入れる言葉で、「拝啓」「謹啓」などと記します。

一方結語は、挨拶状の締めくくりとして入れる言葉で「敬具」「謹白」などがあります。

気を付けたいのは、頭語と結語の組み合わせです。

頭語と結語はさまざまありますが、「この頭語にはこの結語」という組み合わせがあります

ちぐはぐな頭語・結語は「非常識」と見なされるため避けなければなりません。

一般的な頭語・結語の組み合わせは以下のとおりです。

種類 頭語 結語
丁寧な挨拶状
  • 謹啓(きんけい)
  • 謹呈(きんてい)
  • 恭啓(きょうけい)
  • 謹言(きんげん)
  • 謹白(きんぱく)
  • 敬白(けいはく)
一般的な挨拶状
  • 拝啓(はいけい)
  • 拝呈(はいてい)
  • 啓上(けいじょう)
  • 敬具(けいぐ)
  • 敬白(けいはく)
  • 拝具(はいぐ)


また、カジュアルな挨拶状なら、頭語と結語は省略してもかまいません。

この場合は挨拶状のはじめに「前略」「前文お許しください」などと入れ、最後は「草々」「かしこ(女性のみ)」などと締めくくります。

書き方②季節に応じた時候の挨拶を入れる

四季の豊かな日本では、挨拶状に季節を感じる言葉を入れるのが美しいとされます。

これは「時候の挨拶」といわれるもので、「○○の侯」「○○を感じる季節となりました」などという言葉で記します。

時候の挨拶で気を付けたいのは、「漢語調」「口語調」の2種類があるということです。

漢語調の時候の挨拶は改まった文書で使い、取引先や顧客に挨拶状を出すときに使うことが多いでしょう。

一方口語調は、漢語調よりも柔らかく話し言葉に近いため、ある程度親しい人に使うのが一般的です。

頻繁にやり取りをしている仕事上の相手などは、口語調の方が親近感を持ってもらえるかもしれません。

月ごとの時候の挨拶の一例は以下のとおりです。

時候の挨拶(漢語調) 時候の挨拶(口語調)
1 初春の候・孟春の候 穏やかに年が明けました・風花の舞う季節となりました
2 立春の候・晩冬の候 寒さやわらぐ季節となりました・梅のつぼみもふくらみはじめ
3 春分の候・早春の候 桜前線の待ち遠しい今日この頃・春の香りを感じる今日この頃
4 仲春の候・春風の候 うららかな好季節を迎え・春風の心地よい今日この頃
5 薫風の候・立夏の候 五月晴れが続く好季節となりました・風薫る季節
6 初夏の候・夏至の候 木々も碧く深みを増し・初夏の風を感じる今日この頃
7 盛夏の候・真夏の候 夏空が青く輝くこの頃・梅雨明けの空が美しく
8 晩夏の候・立秋の候 残暑厳しいこの頃・暦の上ではもう秋です
9 初秋の候・新涼の候 鈴虫の音が心地よい夕べ・空高く爽やかな季節
10 仲秋の候・菊花の候 菊薫る季節となり・稲穂も頭を垂れ
11 深秋の候・立冬の候 深まる秋に・紅葉の鮮やかな季節となりました
12 師走の候・霜夜の候 師走の冷たい風が吹く今日この頃・歳末のみぎり


なお漢語調の時候の挨拶は、旧暦にならうのが決まりです。

5月が「立夏」8月が「立秋」など、実際の季節と季語には差があるので注意しましょう。

書き方③送るタイミングも重要

挨拶状を出す目的によって「ふさわしいタイミング」というものがあります。

早すぎたり遅すぎたりする挨拶状も、相手に失礼となってしまいます。

挨拶状を出すときは行き当たりばったりではなく、出す時期まできちんと計算しましょう。

タイミングの具体例は以下のとおりです。

お知らせ・招待状 事務所移転・開業・起業 移転・開業・起業の1ヵ月前まで
転勤・転任通知 異動の1週間前まで
イベント等への招待(返信あり) 開催日の1ヵ月前まで
イベント等への招待(返信なし) 開催日の1週間前まで
お祝い・お礼 何かのお祝い・お見舞い お祝い事・病状等を知ったらすぐ
お世話になったお礼 お世話になった当日のうちに
頼み事へのお礼 頼み事をした当日のうちに
詫び状 ミス・トラブルについてのお詫び ミス・トラブル当日のうちに


お祝い・お礼・お詫びは、「その日のうちに」が鉄則です。

どうしても難しい場合でも、3日以内には挨拶状を送りましょう。

封書できちんと!縦書きの挨拶状の書き方とポイント

フォーマルなお知らせ・お礼等は、封書かつ縦書きで送るのがマナーです。

重要な場面で使われることが多いため、ルールや言葉の配置に気を付けなければなりません。

封筒の書き方にも決まりがあるため、正しい書き方を理解しましょう。

封書で縦書きの挨拶状を送るときのポイントを詳しく紹介します。

文書の構成

上記の文にある数字は、以下に該当します。

頭語
時候の挨拶
相手の繁栄を祝う言葉
起こし言葉
本題
結びの言葉
結語
日付
差出人名
宛名


文章の内容が変わる場合は、一文字下げて書き始めるのが基本です。

⑦「敬具」・⑨「自分の名前」は下に一文字分空けて記載しましょう。

相手の名前は、挨拶状の最後かつ1番上に記載します。

なお、④「私こと」とは「私のお話をさせてもらいますが…」「私事で恐縮ですが…」という意味になります。

フォーマルな挨拶文ではそのまま入れるのは好ましくなく、「フォントをやや小さくする」「行端に寄せる」のが正式なスタイルです。

ビジネスやフォーマルな内容は縦書き

改まった内容やビジネスシーン・フォーマルシーンで使われる挨拶状は、縦書きするのが一般的です。そもそも日本語の文章は、古来縦書きで記されてきました。

横書きを縦書きにするだけでも格調高い雰囲気となって、相手に敬意や謝意を表わしやすくなるのです。

縦書きの挨拶状は、基本どおりに作成しましょう。

頭語から書き始め、時候の挨拶・相手の繁栄を喜ぶ言葉を入れます。

その後、伝えたい内容を記載し、末文・後付けをいれれば完成です。

季節にマッチした時候の挨拶を選ぶこと・頭語と結語を正しく組み合わせることに注意してください。

封筒の書き方

縦書きの挨拶状は、封筒も縦書きです。

表書きは、郵便番号から1文字下げて送り先の住所を記載します。相手の名前が中央に来るよう、バランスに注意してください。

また裏書きは、封筒の継ぎ目に沿って中央に差出人名・住所を書くのが正式な書き方です。

封筒はきちんと糊づけをし、封じ目には「〆」「封」「緘」などの文字を記しましょう。

お祝い事の場合は「寿」「賀」などが使われることもあります。

メールもOK!横書きの挨拶文の書き方とポイント

業務効率化が進む昨今、メールでの挨拶状も一般的となってきました。

横書きの挨拶状を書く機会が多いため、書き方をチェックしておきましょう。

メールもOKな横書きの挨拶状のポイントを紹介します。

基本の構成は同じ

横書きの挨拶状でも「前文」「主文」「末文」「後付」の構成は同じです。

頭語・結語や時候の挨拶を適切な場所に入れましょう。

横書きの場合、全体のバランスが縦書きとは異なるため、改行の位置に気を付けて、読みやすさを重視しましょう。

なお横書きの場合、「私こと」のフォントサイズは変えません。そのままの大きさで行端に寄せるのが一般的です。

宛名は最初に書く

メールや横書きの挨拶状の場合、文書のはじめに宛名を入れるのが一般的です。

挨拶状のマナーとしては文末に宛名を入れるのが正解ですが、横書き・メールだと違和感があります。

「自分宛だな」と相手が安心できるよう、最初に入れる方が好ましいでしょう。

気軽に出したい!ハガキでの挨拶状の書き方とポイント

移動や転勤のお知らせは、いちいち封書にしたためる必要はありません。

ハガキに詳細を記載して、略式のお知らせとしましょう。

ハガキに挨拶状を書くときのポイントを紹介します。

事務連絡・軽い挨拶などはハガキ

個人の事情に関わることやさほど重要でもないことは、ハガキで伝えてもよいでしょう。

例えば異動の挨拶などを封書で送っていては、時間も手間もかかります。

テンプレート的な文章でよいので、事実を端的にお知らせするのがベターです。

ビジネスシーンでは、ハガキでも「前文」「主文」「末文」「後付」のスタイルを踏襲します。

縦書き・横書きのどちらでも構いませんが、縦書きの方がフォーマルな印象があり、目上の人にも安心して送れるでしょう。

カジュアルな内容なら後付は不要

親しい人にカジュアルな内容を送る場合、挨拶状には後付けを付ける必要はありません

仕事でもプライベートでもつながっているような人なら、伝えたい内容のみを記載してOKです。

ビジネスで良く使う挨拶状の文例6つ

事務所移転やお礼・お見舞い・お礼など、挨拶状を書くシーンはさまざまあります。

いざというとき慌てずに済むよう、頻度の高い挨拶状の例文をまとめました。

ここでは、メール対応可能な横書きで紹介していますが、相手やシチュエーションに合わせて、縦書き・横書きを調節してください。

1. 事務所移転の挨拶状

〇〇株式会社 ◯◯部
部長 ◯◯◯◯様

拝啓 ○○の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて ○月○日より弊社は下記の住所へ移転することとなりました
これを機に 皆様のご期待に添えますよう一層努力してまいる所存です
今後ともご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます

略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます

敬具

 令和○年○月

株式会社■■     
代表取締役 鈴木次郎

新住所(○月○日より):〒○○○-○○○○
               ◎◎県○○市◎◎123-456
電 話 00-0000-0000         
FAX 00-0000-0001         


事務所移転のお知らせは、1カ月前には相手に届くようにしましょう。

ハガキや封書で詳細を知らせるのが一般的ですが、関係者にメールで送るケースも増えています。

特に、仕事でつながっている人には、すぐに確認できるメールの方が喜ばれるかもしれません。

挨拶状は基本の形式にならい、時候の挨拶・頭語と結語などを入れて作成します。

メールの場合は文書の最後に自身の署名も入れておきましょう。

2. 開業・起業の挨拶状

〇〇株式会社 ◯◯部
部長 ◯◯◯◯様

謹啓 ○○の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて この度 ◎◎会社ご支援のもと独立開業をいたしました
この日を迎えられましたことは 
皆様の温かいご厚意の賜物と深く感謝するとともに 心より厚くお礼申し上げます
今後はさらなる発展を目指して 誠心誠意努めて参る所存ですので
何卒よろしくお引き立てを賜りますよう お願い申し上げます 

謹白

令和○年○月

株式会社■■     
代表取締役 鈴木次郎

事務所所在地:〒○○○-○○○○
          ◎◎県○○市◎◎123-456
電 話: 00-0000-0000   
FAX :00-0000-0001   
休業日:年末年始      

 
起業・開業の挨拶状では、「皆様のおかげで開業できた」という旨を記すのが一般的です。

事務所の所在地や連絡先・休業日なども入れておくと、仕事の連絡が入りやすくなります。

3. 新任・退任についての挨拶状

【新任】

〇〇株式会社 ◯◯部
部長 ◯◯◯◯様

謹啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて 私こと

○○○○の後任として○○○○に就任することになりました

身にあまる重責ではありますが
全力を尽くし 皆様のご期待に添うよう努力いたす所存です

つきましては 前任者同様 ご指導ご鞭撻を賜りますよう 謹んでお願い申し上げます

まずは略儀ながら書中をもって就任のご挨拶を申し上げます

                              

謹白

令和○○年○月

株式会社■■        
営業部 ◎◎課  鈴木次郎

 
新任の挨拶の場合は、前任者の名前・今後の意気込みを入れましょう。

「全力を尽くす」という前向きなアピールを入れると、好印象です。

【退任】

〇〇株式会社 ◯◯部
部長 ◯◯◯◯様

拝啓 ○○の候 ますますご清祥のこととお慶び申し上げます  

さて 私こと 

この度 株式会社■■常務取締役○○部長を退任いたしました
在任中は格別のご厚情を賜り誠に厚く御礼申し上げます

後任には○○部部長の○○○○が就任いたしましたので 
私同様よろしくご支援を賜りますようお願い申し上げます

まずは略儀ながら書面をもちまして 御礼かたがたご挨拶申し上げます 

敬具

令和○○年○月

株式会社■■         
常務取締役○○部長 鈴木次郎

 
退任の挨拶では、後継人事についても触れておきます。

これまでお世話になったお礼も、必ず伝えましょう。

4. お礼状

■■ ◎◎様

拝啓 初秋の候 平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます

先日は弊社製品をお買い求め頂きまして 誠にありがとうございました
その後◯◯◯の使い心地はいかがでしょうか

もし何かお気付きの点がございましたら どうぞお気軽にご連絡下さい
またのご来店を心よりお待ち申し上げます

季節の変わり目 どうぞご自愛くださいませ

敬具

令和○○年○月

株式会社■■        
営業部 ◎◎課  鈴木次郎

 
自社製品を購入してもらった場合など、顧客にお礼状を書くこともあるでしょう。

「何かあればご連絡ください」と一言記載すると、相手も安心できるはずです。

5. お詫び状

〇〇株式会社 ◯◯部
部長 ◯◯◯◯様

謹啓 初秋の候 平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます

このたびは弊社の受注システムトラブルにより 
大変なご不便とご迷惑をおかけいたしましたこと謹んでお詫び申し上げます
長年にわたる信頼を裏切るかたちとなり 誠に申し訳ございません

二度とご不便をおかけしないよう原因究明・ 再発防止に尽くす所存です

略儀ではございますがまずは書面にてお詫び申し上げます 

謹白

令和○○年○月

株式会社■■        
営業部 ◎◎課  鈴木次郎


お詫び状は、トラブルやミスが発覚し次第送るのがマナーです。

相手に謝罪するのはもちろんのこと、「今後このようなことが起こらないように努める」ということもきちんと伝えておきましょう。

6. お見舞い

〇〇株式会社 ◯◯部
     ◯◯◯◯様

急啓 貴社代表取締役会長○○○○様がご病気とのこと
大変驚き入るとともに その後のご経過をご案じ申し上げているところです

貴社御一同様には さぞかしご心痛のこととお察し申し上げます
ご多忙とは存じますがに十分ご静養のうえ 万全にてご退院されますよう
お祈り申し上げます

近日中にお見舞いに伺いたいと存じますが 

まずは取り急ぎ書中にてお見舞い申し上げます

                                     草々

令和○○年○月

株式会社■■        
営業部 ◎◎課  鈴木次郎

 
急啓とは、取り急ぎの文書に入れる頭語で、「急いで申し上げます」という意味となります。

お見舞いや緊急事態に用いられ、結語は「草々」を使うのが一般的です。

急啓を使うことで、「予期せぬことに驚いています」というニュアンスを伝えられます。

ただし死亡通知や弔慰状で使うのは控えましょう。

まとめ

シーンに応じた適切な挨拶状を送ることは、顧客や取引先との関係を円満に保つ上で非常に重要です。

まずは挨拶状の基本的な構成を理解して、適切な文書を作成しましょう。

挨拶状のうち、フォーマルなもの・重要度の高いもの・目上の人に送るものは、縦書きがベストです。

メールやハガキはやや簡略化された印象を与えるため、重要なシーンでは控えましょう。

心のこもった挨拶状で、取引先や顧客と良好な関係を築いてください。

画像出典元:Pixabay

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