記事更新日: 2024/02/01
社会人になると、社内外に向けたビジネスマナーも身につける必要があります。
例えば、正しい敬称の使い方を知らないことで、ビジネスメールを書く際に「正しく書けているのかな」と不安になることもありますよね。
本日は、部長や課長など役職名の使い方、様や御中など敬称の使い方について詳しく解説します。
編集部
もし、ビジネスメールをもっと楽に作成したい人は「コピペで使えるビジネステンプレート大全」を活用してみてください。
スプレッドシートを無料配布しているので、あとはコピーするだけでビジネスメールも安心して作成できます。
このページの目次
役職とは「課長」「部長」「常務」など、組織におけるポジションを表した呼び名を指します。
敬称は相手へ敬意を表す表現方法で「様」「殿」「各位」「御中」など、個人または団体名に用いる接尾語です。
役職名にはすでに敬称の意味が含まれているため、「〇〇部長様」のように敬称をつける必要はありません。
近年は、役職名にも敬称をつけることが望ましいとビジネスマナーで習うこともありますが、役職名＋敬称は二重敬語なので使用は避けましょう。
ただし、役職名の後ろに個人名を入れて手紙やメールを出す場合は、個人名に敬称（例：〇〇部長△△様）をつけます。
社内と社外では役職者への敬称の使い方も異なるので、正しい使い方を身につけておきましょう。
社内の役職者を呼ぶときは、呼び方がどのように異なるのでしょうか。
ここではシーン別に、一般的には社内の役職者をどう呼ぶか紹介します。
呼び方に迷ったときは社内のルールを確認してみたり、ほかの社員のメールを真似てみたりしてもいいでしょう。
メールを社内の役職者に宛てて送るときは、「〇〇課（部門）＋役職名＋氏名＋敬称」または「〇〇課（部門）氏名＋役職」が一般的です。
「営業本部 部長 竹田様（または竹田さん）」
「営業本部 竹田部長（または竹田さん）」
「営業本部 竹田部長様」
社内メールは企業によってルールが異なることが多いので、先輩社員から届くメールの文面を参考にするといいでしょう。
役職についていない目上の方にメールを送信する場合は、「〇〇課△△様（さん）」（部門＋氏名＋敬称）が無難です。
手紙や社内文書などの印刷物の場合は、個人宛と複数人宛てでは記載の仕方が異なります。
個人宛の場合は、メールと同様に「部署名＋氏名＋役職」が一般的です。
企業によっては「部署名＋役職＋氏名＋敬称（様・さん）」と記載する場合や、〇〇部長殿のように「役職名＋殿」とする場合もあります。
「総務部 部長 鈴木様」
「総務部 鈴木部長」
「総務部 鈴木部長様」
複数の役職者に宛てた印刷物を作成する場合は「担当者各位」や「人事部各位」など、皆様方という意味をもつ「各位」という敬称を使用します。
事業部などへの文書で、団体宛てに使用する敬称は「御中」が一般的です。
「人事部従業員各位」（事業部単位）
「営業部御中」（事業部単位）
「部長各位」（役職単位）
「課長様各位」
社内で使用する文書については、社内ルールが統一されているケースが多いので、これまで発行された文書を参考に作成するのがおすすめです。
一般的に、社内の役職者に対面で呼びかけるときは「氏名＋役職」です。
個人的に付き合いのある役職者や社風によっては、役職名ではなく親しみをこめて「〇〇さん」と呼ぶ場合もあります。
「田中課長」
「田中さん」
「課長さん」
役職名で呼ぶのか、さん付けで気軽に呼ぶのかは企業の社風にもよるので、まわりに合わせておくと安心です。
取引先など社外の役職者を呼ぶ場合は、「会社名＋部署名＋役職名＋氏名＋敬称」が一般的です。
得意先などではお付き合いが長いと「〇〇部長」など、氏名と役職で呼ぶこともあります。
メールを社外の役職者に送るときは、「会社名＋部署名＋役職名＋氏名＋様（敬称）」とするのが正しいです。
会社名は省略せず、正式名称で記載します。
宛名が複数名のときは、会社名のあとに役職順に氏名＋敬称を書いておきましょう。
このとき、氏名は横並びまたは縦並びにするかの決まりはありません。
改行などとあわせて、1文が長くなりすぎないようにしてみてください。
「〇〇株式会社 第一営業部 部長 渡辺太郎様」
「株式会社〇〇 三枝様、佐藤様、石井様」（役職順に）
「株式会社〇〇 三枝様
（CC：佐藤様、石井様）」（送信先がTOとCCで分かれているとき）
「株式会社〇〇 第一営業部 渡辺部長様」
何度もやり取りしている親しいお相手であれば、「会社名＋部署名＋名字＋役職」としても失礼ではありません。
株式会社の部分も、ある程度親しくなってから（株）と省略するほうがいいでしょう。
社外の役職者へ手紙や文書を出す場合、メールと同様「会社名＋部署名＋役職名＋氏名＋様（敬称）」が一般的です。
個人宛に出す場合と複数名もしくは団体に送る場合は、使う敬称が異なります。
取引先の担当部署に宛てて送る場合は、会社や団体宛で使用する敬称である「御中」を使用しましょう。
「〇〇株式会社 営業部 課長 吉崎一郎 様」（個人宛の場合）
「〇〇株式会社 総務部各位」（3名以上など複数名宛の場合）
「〇〇株式会社 開発事業部 御中」（会社や団体、部門宛の場合）
「〇〇株式会社 設計企画部御中 石川様」
誤った使い方は「御中」と「様」、敬称を2つ使用しているので誤りです。
部門の担当者宛に送る場合は「会社名＋部門名＋氏名＋様（敬称）」とし、敬称を重ねないように気をつけましょう。
社外の役職者と対面で話すときは、「氏名＋役職名」または「部長の〇〇様」のようにするのが一般的です。
「神崎社長」
「社長の神崎様」
「神崎社長様」
役職名のあとに様などの敬称をつけることは二重敬語となり失礼にあたります。
敬称である「様」は必ず氏名のあとにつけると覚えておけば、問題ありません。
社内の役職者を社外で紹介する場合は、へりくだって呼び捨てにするのがビジネスマナーです。
一般的に自社の役職者を社外向けのメールで紹介するときは、「部長の〇〇」のように役職名のあとに名字を呼び捨てにします。
「部長の高橋」
「弊社の高橋」（役職をつけずに呼び捨て）
「弊社の高橋部長」
社外宛のメールでは、社内のように「〇〇部長」としないよう気をつけましょう。
役職者にメールを送ってほしい場合や代理でメールを送るときは、「ご連絡は、〇〇（役職者の氏名）のアドレスにいただけますと幸いです」のように記載することもあります。
外出中の役職者宛に電話がかかってきたときなど、役職者本人がいないところで社外向けに話すときは名字に役職をつけず、呼び捨てにするのが正しいです。
電話で「部長の〇〇様はいらっしゃいますか？」と聞かれると、つられて「〇〇部長は外出中です」と答えてしまいそうですが、それではおかしいので注意しましょう。
「部長の岡田はただいま外出中です」
「岡田はただいま外出中でございます」
「岡田部長は外出中です」
自分の上司を呼び捨てにするのは少々気がひけるかもしれませんが、ビジネスマナーとしては必要なことです。
役職名や敬称を使って役職者を呼ぶのは社内だけ、と覚えておいてください。
自社の役職者を取引先など社外向けに紹介するときは、先方よりも先に「弊社課長の〇〇です」など、役職と名字を呼び捨てにして紹介するのが一般的です。
「こちらが弊社課長の鈴木です」
「こちらが弊社の鈴木課長です」
自社の役職者を紹介したあとに「いつもお世話になっている〇〇社の△△様です」と自社の社員向けに紹介すると、より丁寧な印象をもってもらえます。
日本では役職者を役職名や敬称をつけて呼ぶことが多いですが、海外では役職者であってもファーストネームを呼び捨てにすることがあります。
英語圏で役職名を使うのは、誰かに紹介をするときだけです。
役職者本人に対して直接役職名で呼ぶことはないので、注意しましょう。
英語圏では役職者であっても、本人が望めばファーストネームで呼ぶことが一般的です。
初対面で挨拶をすると、「Please call me 〇〇（〇〇と呼んで下さい）」と相手から呼び名を求められることもあるでしょう。
上司をファーストネームで呼び捨てにしていいのか迷った場合は、「What should I call you?（私はあなたを何と呼ぶべきですか？）」と聞くのがおすすめです。
もし聞きにくい場合は、名字に敬称をつけて呼んでおけば問題ありません。
中国語圏では、名字のあとに役職名をつけて呼ぶのが一般的です。
英語圏のように呼び捨てすることはなく、役職名だけで呼ぶこともあります。
日本では社外に向けて役職者を呼ぶときに呼び捨てにしますが、中国語圏では「すみません、部長はただいま離席中です」のように役職名で呼ぶことが多いです。
役職とは別ですが、中国語圏ではハイキャリアの先輩に向けて「老師」と呼ぶこともあります。
社内で老師と呼ばれている方がいた場合は、役職者でない場合でも敬称として老師と呼ぶほうが無難です。
役職者の呼び方は、ビジネスマナーとして身につけておくと安心です。
電話の取り次ぎや一緒に取引先を回るときなど、会社の印象を悪くしないためにも注意しておきたい点といえます。
新社会人になりたての場合、上司を呼び捨てにすることに緊張してしまうかもしれませんが、社外向けのマナーとして身につけておきましょう。
画像出典元：写真AC、O-DAN
【時候の挨拶9月編】上中下旬のビジネスからカジュアルまでの例文集
体調を気遣うメールの例文集！上司・ビジネスに使える言葉と返信例
【例文付き】8月上旬～下旬に使える時候の挨拶をビジネス・カジュアル別に紹介
【例文付き】7月上旬～下旬に使える時候の挨拶をビジネス・カジュアル別に紹介
【6月時候の挨拶】上旬〜下旬の書き出しをビジネス・カジュアル別に例文付きで紹介！
「お願いできますでしょうか」は二重敬語！正しい表現や言い換えは？
【例文アリ】部署異動のメール・スピーチを作成するポイントを簡単に紹介！
2月の時候の挨拶｜ビジネス・カジュアルに使える31例文を紹介！
お褒めの言葉への上手な返し方とは？すぐに使えるフレーズと例文付き
産休前に贈るメッセージの書き方！注意点やフォーマットも紹介
