記事更新日: 2022/05/31
採用調査は、採用する人材のバックグラウンドや前職の勤怠状況などを調べるものです。
特に新しく人材を採用する場面では、学歴や職歴などの虚偽や前職の勤怠実態が見抜けないことも少なくありません。
そこで活用されているのが、バックグラウンドチェックやリファレンスなどを含めたトータル採用調査です。
採用調査は安易に行うと不適切な採用につながることもあるため、具体的な項目やメリットなどを見極めたうえで実施しましょう。
本記事では、採用調査の概要やメリット、公正な採用基準について解説します。
このページの目次
企業では優れた人材を欲する一方で、問題のある人を入社させてしまうと自社にとっては大きな損失です。
採用時には、本当の意味で応募者のバックグラウンドまでは見抜けないことも少なくありません。
別の応募者の採用を見合わせてその人を採用するという場合に、実は適した人材の雇用機会を失っている可能性もあるのです。
それを避けるために、採用調査が活用されています。
経歴詐称や過去の犯罪歴、反社会組織とのつながりなど、後から発覚すると採用担当が後悔するような項目は、見落とされることがあります。
ほかにも、学歴や経歴、資格などを詐称して、少しでもよい待遇を受けられるようにするというケースもあるのです。
近頃のニュースでも、地方公務員から民間企業の管理職まで、学歴や職歴を詐称してその地位で働いていたケースもあり、自社にもそういう人がいる可能性は十分考えられます。
そうはいっても、安易に「採用した企業が悪い」とはいえない事情も。
応募者が虚偽の経歴を履歴書に記載すれば、実際問題、採用調査でないと調べられないことも多いのです。
採用時の「採用調査」と「バックグラウンドチェック」は近い意味で使われますが、バックグラウンドチェックとは採用する人の背景を調べます。
少し違う点は、前職の勤怠状況や具体的な話を聞く機会ではないことです。
エントリーした応募者本人が用意する公的書類や証明書の提出だけでも、バックグラウンドチェックは成立します。
バックグラウンドチェックのように採用調査に似ている用語として「リファレンスチェック」があります。
リファレンスチェックの特徴は、前職の経歴や勤務内容に虚偽が含まれていないかを知るために、「応募者本人が正しく自己申告している」かを第三者に確認することです。
調査方法はさまざまで、レコメンダー（推薦者）に電話やメールで依頼する、第三者機関に依頼するケースなど多岐にわたります。
採用元は履歴書に書かれている自己PRや、面接での回答などとの整合性が取れているかをリファレンスチェックで確認するのです。
採用調査に似ているのが「身辺調査」です。
探偵事務所などに依頼することが多く、浮気や素行調査などが該当します。
採用時の身辺調査は、身内の簡単なチェックや対象者周辺の人物、取引調査が主な内容です。
先に説明したバックグラウンドチェックと似ていますが、身辺調査では応募者を取り囲む人物や環境に調査対象が広がります。
採用調査の目的は、採用判断の補助であり、企業と応募者とのミスマッチを防ぐ手段です。
調査はどんな時に行われ、期間はどのくらい必要なのでしょうか。
採用調査の目的は、採用する企業と採用される人材に「不一致」が起こらないよう、虚偽の申告を事前に防ぐことです。
新たに人材を募集する企業では、バックグラウンドチェックやリファレンスチェックを行います。
ヘッドハンティングや昇進等に関する調査では、リファレンスチェックや身辺調査など、人材登用への不安解消が目的です。
採用後に大きな問題が発覚して、企業の社会的信用を落とさないために採用調査は行われています。
採用調査には人材採用の補完的な役割があり、調査によって適正な人事をするための補助材料とされています。
いつでも誰にでも行うのではなく、採用判断のための手段として必要に応じて行うものです。
新人採用や昇格、ヘッドハンティングなどはその一部で、ほかにも労務調査や解雇調査、派遣の事前調査などでも採用調査が行われます。
調査期間は、調査内容によって前後しますが、よほどのことがない限り数日（2日程度）で結果がわかります。
自社で調査をする場合にはさらに短く、対象者にバックグラウンドとなる書類の提出を求めるだけで終わることもあるでしょう。
素行調査などの程度によっては時間がかかるケースもあり、長すぎる調査は費用もそれだけかかるので留意が必要です。
採用調査の具体的な内容を理解することで、採用書類や面接で本当に必要な情報が見極められるのです。
ここでは調査の詳細について説明します。
採用調査のメインとなる内容は、以下のような調査項目です。
学歴や職歴などを調べる目的は、自己申告の内容と一致しているか、虚偽ではないかを確認することにあります。
学歴などを含めたその人の経歴を客観的に調査する項目です。
前職調査と呼ばれる項目です。
過去の勤怠や職場トラブルなどについて、事実確認をします。
都合の良いことだけを伝えていないかチェックすることで、より正確に判断することが目的です。
自己申告ではわからない反社会勢力との接点や犯罪歴などの調査です。
そのなかには訴訟歴などもあり、企業内や個人の問題にはとどまらない社会的な問題を引き起こしていないか確認されます。
特に企業は反社取締を強化しており、徹底して調査することが求められるのです。
信用情報という項目では、破産歴やクレジット・金融の信用に関わる情報をチェックします。
銀行や金融系の企業では、社員の信用情報が重視されるので、採用調査に信用調査を含めることが多いのです。
昇進調査などで多いのは、身辺調査などを含む聞き取り（ヒアリング）や家族・友人などの交友関係です。
採用や昇進の決め手になるわけではありませんが、補助的な判断材料として活用されます。
自社の判断基準を調査項目に加える場合もあります。
「こういうことをしているならマイナス（またはプラス）」と定めて、企業ジャンルに即した調査をするケースです。
他社や業者、関係者に頼らない採用調査が、書類提出による調査です。
自発的に企業側が採用する人のバックグラウンドやリファレンス調査をするのではなく、自己申告を証明できる書類の提出を求めます。
書類提出が効果的な理由は、書類の偽造には法的な問題があり、普通はされないという常識の範囲で採用側の目算が立つことです。
書類の提出のみなので、調査にかかる手間もコストも最小限に抑えられます。
第三者による調査や書類提出以外にも、照会などを使った調査項目があります。
照会というのは、提出書類に関連して住所や納税などの証明書請求をすることです。
犯罪歴照会や訴訟記録、信用情報や運転記録なども照会によって情報が得られます。
採用調査をする3つのメリットを紹介します。
採用調査の最大のメリットは、事前に問題の有無を確認して、採用に反映できる点です。
企業にとっては、人材を育てて企業を成長させることを目標としており、優れた人材が企業の中枢を担っていきます。
採用段階でバックグラウンドの問題を見抜けず問題が発覚した場合、事態の収拾や信用の回復に時間を費やすことになるのです。
採用調査は、のちのちの損失回避につながり、企業の成長を大きなものとしてくれます。
多くの場合、採用判断は人事によって行われますが、大手企業では複数の人員によって総合的に判断されています。
履歴書や面接だけでは見抜けないことも多く、人員と時間をかけても思うような成果が出ないこともあるでしょう。
採用調査を活用することで、採用担当者やそれに関わる人々の負担も減らせるのです。
採用調査は「第三者の視点」を提供してくれます。
実際に企業で働くにあたっては、人間関係や仕事への取り組み方などさまざまな人間的要素も加味しなければなりません。
採用者だけでは見極めることが難しい部分でもあるため、採用調査により第三者の視点を得ることで、より客観的な判断につながるでしょう。
企業が依頼する採用調査は一般に、1人単価で料金が発生し、調査のコースを選ぶ形式が多いです。
ここでは、採用調査の料金について解説します。
採用調査の料金相場は、1人あたり5万円前後。
リファレンスチェックなど、採用適正評価のための一般的な料金相場であり、特殊な調査が加わるほど費用は高くなる仕組みです。
役職人事や社内の採用調査になると、10～15万円以上かかるケースもあります。
1ヵ月以上の調査期間になると50万円前後です。
| 調査期間 | 料金相場 |
| 2日程度 | 5万円前後 |
| 4～5日以上 | 10～15万円以上（役職人事や社内の採用調査） |
| 1ヵ月以上 | 50万円前後 |
採用調査の料金は、調査内容や日数などで決まります。
単純計算で費用が算出されるのではなく、パックやコースとして料金設定されていることが多いのです（一般コースAパック4万円など）。
調査クラスとして一般のほか、特殊・指定・ハイクラスなどにより料金が分類されています。
パック料金は決まった内容を調べるものなので、役員の採用などでは個別に依頼したい調査項目もあるでしょう。
標準料金とは別に、追加したい項目がオプションとして用意されているかも採用調査の費用を考えるうえで大切なことです。
採用調査で企業側として気になるのは、合法かどうかです。
アメリカなどでよく行われる採用調査は、日本では法的にどうなのでしょうか？
採用調査そのものは違法ではありません。
日本でも管理職などの昇進において採用調査は実際に行われており、法律で採用調査を禁止するような項目はないのです。
常識的な範囲で行われる調査なら、その採用調査は合法といえますが、厚生労働省によって「公正な採用選考の基本」は提言されされています。
厚生労働省が採用調査に対して配慮すべきとしている項目は、次の2点です。
「応募者の基本的人権を尊重すること」
「応募者の適性・能力に基づいて行うこと」
たとえば職業能力から大きく逸脱して、家庭環境や育った地域、支持政党などを理由にすることは不適切としています。
＜a．本人に責任のない事項の把握＞
・本籍・出生地に関すること （注：「戸籍謄(抄)本」や本籍が記載された「住民票（写し）」を提出させることはこれに該当します）
・家族に関すること（職業、続柄、健康、病歴、地位、学歴、収入、資産など）（注：家族の仕事の有無・職種・勤務先などや家族構成はこれに該当します）
・住宅状況に関すること（間取り、部屋数、住宅の種類、近郊の施設など）
・生活環境・家庭環境などに関すること
＜b．本来自由であるべき事項（思想信条にかかわること）の把握＞
・宗教に関すること
・支持政党に関すること
・人生観、生活信条に関すること
・尊敬する人物に関すること
・思想に関すること
・労働組合に関する情報（加入状況や活動歴など）、学生運動など社会運動に関すること
・購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること
＜c．採用選考の方法＞
・身元調査などの実施 （注：「現住所の略図」は生活環境などを把握したり身元調査につながる可能性があります）
・合理的・客観的に必要性が認められない採用選考時の健康診断の実施
採用調査では配慮事項以外にも、調査が違法でなくとも情報取得の段階で違法となるケースがあります。
個人情報保護法やプライバシーなどの問題で、特に前の職場から情報提供を求める場合などです。
最近では情報譲渡を拒否する事例が増えており、個人情報の管理意識が企業間で高まっていることも背景といえます。
採用調査は、企業が人材採用のリスクや採用時の負担を減らすために活用されているサービスです。
違法ではありませんが、厚生労働省による「採用選考時に配慮すべき事項」や個人情報保護を考慮して行いましょう。
採用調査によって第三者の視点を取り入れることで、より客観的な採用判断につながり、これまで以上に自社にマッチした人材の確保と企業の成長が見込めます。
採用した後に、「こんなはずではなかった」とならないよう、状況や予算に合わせて採用調査の活用も視野に入れておくとよいでしょう。
画像出典元：Pixabay, Pexels
