前職調査は中途採用に必須?違法性やメリット・デメリット

前職調査は中途採用に必須?違法性やメリット・デメリット

記事更新日: 2021/08/31

執筆: 宮林有紀

前職調査とは、前の職場への聞き込みを行ったり興信所に依頼して、中途採用する人の経歴、勤務態度、人柄等を確認すること。

正しい情報を集めれば、安心して採用できるのがメリットです。しかし、個人情報保護法が成立した現在では、前職調査を行う企業はほとんどありません。

前職調査が必要になるのは、転職後のミスマッチをどうしても防ぎたい場合や金融系や警備員などの限定された職種です。

当記事では、前職調査の基礎知識やメリット・デメリット、外資系企業への転職時に行われるリファレンスチェックとの違いについて解説します。

また、経歴詐称が発覚した場合の内定取り消しについても説明するので、これから転職活動をする人や採用活動をする人は押さえておくべき内容です。ぜひ参考にしてください。

前職調査とは?

前職調査とは、企業が中途採用する人の経歴や過去の勤務状況などを調べることです。

選考時に提出書類や面接で応募者に関する情報を集めますが、申告した経歴に偽りがあったり前の職場で起こったトラブルを隠している可能性があります。

それに、本人には自覚がなくても、周囲からは問題のある人だと思われていたかもしれません。

前職調査として転職前に勤めていた企業に問い合わせれば、書類に書かれている内容が間違ってないか確認でき、実際の働きぶりや人柄も把握できます。

1. 前職調査を行うタイミング

前職調査を行うタイミングは、書類選考の時、書類選考の後、面接後(内定を出す前)など色々です。

一般的なのは面接をした後の最終選考のタイミングですが、重要なポストだったり簡単な経歴チェックを機械的に行うだけの場合は、書類選考の段階で行うこともあります。

前職調査をして虚偽が発覚しても内定取り消しは容易ではありません。そのため、内定を出す前の選考途中で実施することが多いです。

2. 前職調査のやり方

前職調査のやり方は大きく分けて2つ。企業が求職者の勤務先に直接確認する方法と、外部の調査機関に依頼する方法です。

前職調査を行う場合はどちらの方法を選択しても、求職者に書面で同意を得る必要があります。本人が了承してないのに前職調査を行うと違法行為になるので気をつけてください。

まず最初に同意書にサインをもらってから、調査するステップに進みましょう。

3. 前職調査を行う企業は減少傾向

かつては多くの企業で前職調査が行われていましたが、個人情報保護法が成立し、プライバシーの侵害に敏感な社会情勢のため、現在では前職調査を行う企業数が減ってきています。

違法性については、本人の同意を得て前職調査をすれば個人情報保護法違反にはなりません。ただし、同意があっても調査する内容には制限があり、厚生労働省のパンフレットには以下のように書かれています。

求職者の個人情報を保護する観点から、職業安定法第5条の4及び指針(平成11年労働省告示第141号)により、社会的差別の原因となるおそれがある個人情報などについては、原則として収集が認められません。

引用:採用選考の基本的な考え方及び公正な採用選考の基本


それに、厚生労働省の「公正な採用選考の基本」では、配慮すべき事項として以下の項目に関する情報を収集すると職種差別につながる恐れがあるとしています。

<a.本人に責任のない事項の把握>

・本籍・出生地に関すること 
・家族に関すること
・住宅状況に関すること
・生活環境・家庭環境などに関すること

<b.本来自由であるべき事項(思想信条にかかわること)の把握>

・宗教に関すること
・支持政党に関すること
・人生観、生活信条に関すること
・尊敬する人物に関すること
・思想に関すること
・労働組合に関する情報(加入状況や活動歴など)、学生運動など社会運動に関すること
・購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること

<c.採用選考の方法>

・身元調査などの実施 
・合理的・客観的に必要性が認められない採用選考時の健康診断の実施

引用:公正な採用選考の基本|厚生労働省


このように、個人情報を慎重に扱う必要があるため、適切な方法で前職調査を行うのはハードルが高いです。その結果、実施する企業が少なくなったのでしょう。

4. 前職調査を実施することが多い職種

現在でも前職調査を行うことが多いのは、金融業界や警備に関する仕事に就く時です。

顧客の資産を扱う金融系の職種だと、本人や親族が借金をしていないか、安定した生活を送れる経済状況なのか、といったプライベートな部分まで調査されていた時代がありました。

金融業界に転職する場合は、過去に在籍した職場でお金に関するトラブルを起こしてないかのチェックが入る可能性があります。

警備に関する仕事は警備業法が適用されます。例えば、禁錮以上の犯罪を犯して5年間は警備員になれないルールです。

他にアルコールや麻薬などの中毒者やうつ病等で心身に重度の障害がある人も警備員になれないので、前職調査でこれらを確認されるかもしれません。

リファレンスチェックやバックグラウンドチェックとの違い

リファレンスチェックとは、前の職場の上司や同僚から情報を集めること。欧米では頻繁に実施されています。

また、アメリカを始めとした英語圏では、前職調査と似ているバックグラウンドチェックがほとんどの企業で行われています。それぞれの前職調査との違いを詳しく見ていきましょう。

リファレンスチェックとの違い

前職調査とリファレンスチェックの違いは、ヒアリングする人物の選び方です、前職調査では採用する企業が選んだ人物に確認しますが、リファレンスチェックは応募者が選んだ人物に聞き込みをします。

リファレンスチェックは直接電話やメールでコンタクトを取る方法以外に、推薦状を提出してもらう方法もあり前職調査よりも取り入れやすいです。

また、前職調査は書類に書かれた内容や面接での発言が間違ってないか確認するために行うもの。

リファレンスチェックは書類に書かれていない・面接では分からなかった新たな情報を得るために行うもの…という違いがあります。

欧米ではリファレンスチェックが日常的に行われているため、外資系企業に転職する場合はリファレンスチェックがあるかもしれません。

 

バックグラウンドチェックとの違い

前職調査とバックグラウンドチェックは、ほぼ同じ意味で使われています。

欧米で行われているバックグラウンドチェックでは、犯歴、事故歴まで調査し、信用情報の照会やドラッグ(薬物)テストもあります。

日本国内で行う前職調査に比べると、欧米のバックグラウンドチェックのほうが調べる項目が多いのが違いです。

 

前職調査を行う企業側のメリットとデメリット

前職調査は企業だけでなく求職者にもメリットがあります。まずは企業側のメリット・デメリットを解説します。

メリット

企業側の考えられるメリットとして、

  • 正しい情報を判断基準にすれば安心して採用できる
  • 求職者が虚偽申告してないか確認できる
  • 従業員や自社イメージを守れる


などが挙げられます。詳しくみて行きましょう。

正しい情報を判断基準にすれば安心して採用できる

前職調査を行うと、正しい情報を得られるのがメリットです。申告した内容に虚偽があったら、業務を行うために必要な能力がない人を採用してしまう危険があります。

面接での反応や発言内容から真偽を推測することができるとはいえ確実ではありません。前職調査で正確な情報を入手できれば安心して採用できます。

内定通知を出すと雇用契約を結んだことになり、よっぽどの理由がないかぎり内定を取り消すのは困難です。

期待外れの人材だと分かっても簡単には解雇できないので、内定を出す前に正確な情報を得られるのは大きなメリットです。

求職者が虚偽申告してないか確認できる

前職調査は嘘をつく求職者を見つけるためにも役立ちます。たとえ些細なことだとしても偽った申告をする人材を採用したい企業はないはずです。

事実と違う情報を提供していると選考途中に分かったら、嘘をつく人物を雇うリスクを回避できます。

前職調査として学歴やスキルに関する証明書の添付を義務付けたら、学歴や資格を詐称する人はまず応募しません。審査方法を厳しくすると、応募者の質が良くなるのもメリットです。

従業員や自社イメージを守れる

コミュニケーション能力に致命的な欠点がある人物、ハラスメントを行う人物、最低限必要なスキルがない人物などを雇用すると、他の従業員が被害を受ける恐れがあります。

働きやすさが損なわれたら社員の定着率が悪くなるのが問題です。前職調査をして危険人物を排除すれば、安心して働ける環境を守れます

また、従業員が不法行為を行ったり、世間からバッシングを受けるトラブルを起こすと自社のイメージ悪化は避けられません。そういった問題社員を雇うリスクを減らせるのが前職調査のメリットです。

デメリット

デメリットとして、

  • 求職者に悪いイメージを持たれる恐れがある
  • 調査するための手間やコストがかかる


などが考えられます。詳しくは下記の通りです。

求職者に悪いイメージを持たれる恐れがある

前職調査のデメリットは、求職者に悪い印象を持たれる恐れがあること。自ら書類を提出しているのに裏付けを求められたら信用されてないと感じるからです。

隠したいことがなくても、「あの企業は前職調査があるから応募するのはやめよう」と思われたら優秀な人材を確保するチャンスを逃します。

調査するための手間やコストがかかる

前職調査を自社で行うと採用担当者の負担が増え、外部に依頼する場合は利用料金がかかるのがデメリットです。

加えて、調査方法を間違えると、違法行為や不適切な採用活動をしていると判断されるのもマイナス点だと言えるでしょう。

前職調査を受ける求職者のメリットとデメリット

続いて、求職者にはどのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか?

メリット

求職者にとって考えられるメリットは、

  • 企業から信用されると恩恵が受けられる
  • 質の良い環境で働ける


です。詳しくは下記の通りです。

企業から信用されると恩恵が受けられる

前職調査を受ける求職者のメリットは、企業から信用されれば様々な恩恵を受けられること。

スキルや能力が保証されていれば、試用期間なしで本採用されたり、給与アップなど待遇面で優遇されるケースがあります。

質の良い環境で働ける

自分以外の社員も前職調査を受けて採用された人物だと、一緒に働く人は一定以上の能力のある人が大半を占めます。落ちこぼれ社員が少なければ、業務がスムーズに進むでしょう。

それに、パワハラやモラハラをする社員やトラブルメーカーになる従業員は前職調査で落とされる確率が高いです。質の良い環境で働けるのが求職者のメリットです。

デメリット

デメリットは、

  • 隠していたことが明るみに出てしまう
  • 転職活動中だと職場に知られてしまう


などが考えられます。詳しくは下記の通りです。

隠していたことが明るみに出てしまう

前職調査を受けると隠していた事実を知られてしまうのがデメリットです。故意に嘘をついた場合だけでなく、人間関係の揉め事など前職調がなければ隠し通せることがあります。

前の会社になじめず低い評価しか得られなかった場合は、前職調査で聞き込みをされた時にマイナス面ばかりを報告されるかもしれません。

実際の能力よりも過小評価される危険があるのもデメリットです。

転職活動中だと職場に知られてしまう

退職前に転職活動をする場合は、勤務中の会社の上司や同僚に前職調査の聞き込み依頼が入ります。それがきっかけで転職希望だと知られると、社に居づらくなるのは確実です。

次の就職先を決めてから退職手続きを行う人が多いので、前職調査を実施する企業は本人の同意を得ると共に十分な配慮が必要です。

求職者の方は前職調査の同意書にサインをする時に、採用担当者に今も勤務中だという事情を必ず伝えてください

もしかしたら本人に何も知らせずに職場に聞き込みをするかもしれないので、心配ならこちらから前職調査の有無を確認しましょう。

前職調査で詐称が発覚!内定取り消しや解雇に?

ここからは、前職調査で虚偽の報告をしたことが発覚した場合について説明します。

企業:詐称が発覚すれば内定取り消しや解雇できる

虚偽の報告をしていた事実が判明したら、内定を取り消したり解雇することができます。しかし、詐称の内容によっては注意しかできないかもしれません。

正式に働き出していなくても内定が確約したら雇用契約を結んだとみなされるので、学歴や経歴の詐称を発見しても企業側の都合だけでは解雇できません。

厚生労働省による「労働契約の終了に関するルール」では以下のようになっています。

使用者からの申し出による一方的な労働契約の終了を解雇といいますが、解雇は、使用者がいつでも自由に行えるというものではなく、解雇が客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない場合は、労働者をやめさせることはできません(労働契約法第16条)。解雇するには、社会の常識に照らして納得できる理由が必要です。

引用:労働契約の終了に関するルール|厚生労働省


強引に内定を取り消したり解雇したら、求職者や社員から裁判を起こされる可能性があるので注意してください。

それに、企業が不適切な対応をすると、すぐにSNSで拡散される時代です。従業員の扱いが悪い企業だと思われたら、今後求人に応募する人が大幅にダウンするかもしれません。

そのため、前職調査を行うなら選考が終わる前に済ませておくべきです。内定を出す前なら、特別な理由を述べなくても不採用通知を送るだけで手続きが完了します。

内定を出してから詐称が発覚した場合には、専門家に相談して対処方法を決めたほうが安全です。

求職者:詐称したことがバレると信用を取り戻せない

簡単には内定取り消しされないといっても、求職者の方は隠したいことも正直に打ち明けましょう

前職調査で詐称が発覚したら、嘘をつく人物というレッテルを貼られて社内での立場が悪くなるのは間違いありません。

それに、前職調査がない場合でも、虚偽申告したことが見つかるケースが多々あります。

例えば、履歴書に実際よりも転職回数を少なく記載すると、入社後の社会保険手続きの際に経歴を詐称したことがバレます

一度でも失うと取り戻せないのが信用です。悪い噂が広まったら、応募した企業以外の人にまで詐称した過去を知られるかもしれません。

隠したい事実がある時の対処法

嘘をつきたくなるような事情がある人は、ポジティブに事実を伝える方法を考えてください。

伝え方を工夫すれば、ネガティブな内容でもマイナスイメージを与えることなく事実を伝えられます。

やってはいけないのは、自分を守るために前の職場を悪者にすることです。

悪口を言うと確実に印象が悪くなるので、事実そのままを説明し、その体験で学んだことをベースにして今後の意気込みを伝える方法がおすすめです。

<短期間で前職を退職した場合>

【NG例】

「前の職場は人間関係が悪くて、とても働き続けられる環境ではありませんでした。予定していた部署とは違うところに配属されたし、ノルマはきついしでブラック企業だと思いました。」

【OK例】

「前の職場では予想外のポジションに配置され、焦りから成果が出せずわずか半年で退職してしまいました。何も対処できなかったことを深く反省しています。今後はこの経験を活かし、自分1人の力で上手くいかない時には周囲に相談してアドバイスを求め、尚且つ根気強く努力を続けたいと思っています。」


これからに期待できる人材だと思ってもらえれば、過去に多少の問題があっても悪い印象を与えないはずです。

まとめ

前職調査をする企業が少なくなってきたとはいえ、求職者について十分な情報を得てから正式に採用したい場合は何らかの方法で調査を行う必要があります

前歴調査を行う際には、法律違反にならないよう十分に注意してください。どんな方法だとしても、必ず求職者の承諾を得てから調査を開始しましょう。

求職者の方は、前歴調査の有無に関わらず、提出する書類や面接での発言で嘘をつかないことが大切です。

退職理由はほとんどの人がネガティブな内容だと思いますが、言い方を工夫すれば悪い印象を与えません。転職後に過去の経験をどう活かすのかをアピールして、誠意を伝えましょう。

画像出典元:O-DAN

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