後任者から引き継ぎの挨拶メールを送る際の書き方とすぐに使える例文

後任者から引き継ぎの挨拶メールを送る際の書き方とすぐに使える例文

記事更新日: 2024/01/17

執筆: 太田繙

事務的な要件を伝えるだけでなく、社交辞令的な要素も含む挨拶のためのビジネスメールは何度か経験してみないと書きにくいものです。

この記事では引き継ぎの際に、後任者の立場から担当者が変更したことを知らせ、新しい担当者としての挨拶をするためのメールについて、書き方や注意点を解説します。

編集部

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後任者が送る引き継ぎの挨拶メールの基本

この記事で想定しているのは、それまで前任者が付き合いのあった社内の関係部署や社外の取引先などに向けて、担当が変わったことを知らせ、挨拶をする目的で後任者が送るメールです。

引き継ぎの際に後任者から送る挨拶メールの基本的な要素について解説します。

後任の挨拶メールとは

異動や前任者の退職などにより新しく着任した際、担当が変わったことを他の部署や社外に向けて知らせる必要があります。

担当者の変更があった場合には、最初に前任者が担当者変更の事実を知らせ、担当を退くことの挨拶やそれまでのお礼を述べるための連絡を行います。

その後で、後任者がこれから関係を築くための挨拶としてのメールを送るのが基本的な流れです。

相手方との関係性や状況によっては、前任者からメールで連絡し後任者の挨拶は顔合わせの場だけでよい場合や、特にメールのみの連絡で直接会っての挨拶が必要ない場合もあります。

また、前任者が突然退職し、後任者から担当の変更を知らせなければならないケースなども考えられます。

状況にあわせて必要な情報を知らせることと、挨拶のための適切な文言を選ぶことを念頭に置いてメールを作成します。

メールを送るタイミングは？

前述のとおり、引き継ぎの際には、前任者が最初に担当変更の連絡を行い、その後で後任者が挨拶としてのメールを送ります。

受け取る側としてはこれまで付き合いのあった前任者から退く挨拶と後任者の紹介を受けた後、後任者から改めて挨拶を受けるという流れが自然です。

特に取引先など社外に向けてメールで連絡を行う場合には、より礼儀やマナーが問われるため、この流れに沿うのが無難でしょう。

連絡のタイミングは、担当変更が決定した時点からできるだけ早い時期を心がけます。

後任者は前任者や上司に確認したうえで、相手方の業務に支障をきたさないタイミングを考えて連絡します。

後任者の挨拶メールで書くべき内容

引き継ぎの連絡という事務的な要素と、後任者としての挨拶という2つの要素に配慮しなければならないのが後任者から送る挨拶メールです。

内容に含めなければならないポイントについて解説します。

件名に記載すべき情報

メールタイトル（件名）には、「誰・どこ」からの、どんな「要件・内容」のメールかがひと目でわかる件名とします。

社内に向けた担当変更メールの場合は、「部署」「名前」「担当者変更」「ご挨拶」が件名に書くべき情報としてのキーワードです。

「着任のご挨拶」または「担当者変更のお知らせ」と、「部署」「名前」を件名に入れます。

（件名）【着任のご挨拶】◯◯部◯◯課［自分の名前］

（件名）【担当者変更のお知らせ】◯◯部◯◯課［自分の名前］


取引先など社外に向けて送る場合も同様です。社外向けのメールの場合は、

（件名）［自分の会社名］株式会社 ◯◯部◯◯課［自分の名前］【着任のご挨拶】


上記のように社名を最初に書くことが一般的です。

より細かい配慮が必要な場合は、相手の会社の担当者がどこから送られてきたメールかがよりわかりやすいように、件名の体裁も前任者が送っていたメールの語順や記号と同じものにします。

文頭のあいさつ

社内向けのメールの場合は特に必要ありませんが、会社を代表して送るメールの場合は、前文として以下のような形式的な文章を最初に書きます。

  • 「平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。」
  • 「平素より大変お世話になっており厚く御礼申し上げます。」
  • 「大変お世話になっております。」


後任者は相手先と連絡する最初の機会となるため、上記のような一文を入れるほうが無難です。

あまり格式張るのが場違いなケースや、前任者と相手方の関係性にもよるので、件名と同様に、前任者とのやりとりを参考にできるのであれば確認しておきます。

切り替わるタイミングと引き継ぐ際に必要な情報を伝える

前任者が既に担当変更の連絡をしている場合には、その旨を伝えた後に、改めて「いつから」担当者が変更になるのか、誰から自分に担当が変わったのかを、「前任者の名前」と「自分の名前」を具体的にあげて確認します。

「先日、前任の［前任者の名前］からご連絡いたしましたとおり、◯月◯日から貴社を担当させていただきます［自分の名前］と申します。

「この度、◯月◯日より前任の［前任者の名前］に代わり貴社を担当させて頂くことになりました［自分の名前］と申します。


社内向けの場合は、以下のようになります。

「先日、前任の［前任者の名前］からご連絡いたしましたとおり、◯月◯日から◇◇の担当になりました［自分の名前］と申します。

「この度、◯月◯日より前任の［前任者の名前］に代わり◇◇を担当することになりました［自分の名前］と申します。


変更の理由については、社内向けの場合は知らせる必要があるかどうか、既に知られているかどうかなどにより加えるかどうかを判断します。

社外の場合、異動などによる担当変更は自社の都合であるため基本的に伝える必要はありません。

社内、社外ともに、担当変更の理由を書く場合は詳しい事情には触れずに「退職」や「産休」といった一言で済ませることが普通です。

また、継続したプロジェクトの途中など、引き継ぎに関する情報を伝える必要がある場合は、前任者から引き継ぎを受けた具体的な内容や、こちらの持っている情報なども付け加えると、相手先とのやり取りをスムーズにつなげられます。

自己紹介と意欲を伝える

後任者が引き継ぎの際に送る挨拶メールは、前任者からの業務と信頼を引き継いで、以降の業務や取引をスムーズに継続できることを印象づけることが目的です。

あまり詳しく述べる必要はありませんが、自己紹介と業務に対する意欲を形式的であってもひと言付け加えることで、相手への印象がよくなります。

例文1：社内向け後任者の挨拶メール

大きな組織や他の部署との関係性が深い業務に携わっている場合、担当者変更があれば社内向けにも通知する必要があります。

後任者が社内向けに担当者変更の挨拶メールを送る場合の例文をご紹介します。

（件名）【担当者変更のお知らせ】〇〇部◯◯課［自分の名前］

ご担当者各位

この度、◯月◯日付けの異動により、［前任者の名前］が担当しておりました◇◇の業務を引き継ぐことになりました［自分の名前］です。

異動前は◯◯部◯◯課で◯◯を担当しておりました。

◇◇は初めて担当する業務であり、不慣れで至らないところがあるかと存じますが、

いち早くお役に立てるよう努めて参りますので、どうぞよろしくお願いします。

引き継ぎについては△△より～～までの情報はいただいておりますが、後日、ご挨拶させて頂く機会がありましたら詳しいお話をお伺いできればと存じます。

前任の△△同様、ご指導を頂けますようお願いいたします。

何卒よろしくお願い申し上げます。

◯◯部◯◯課［自分の名前］
アドレス：※※※※※
内線：※※※※※


引き継ぎに関する事柄について特に書く必要がない場合は、業務についてのトピックや自己紹介の一文を加えると、事務的な連絡としてだけでなく、関係性を築くための材料になります。

例文2：社外向け後任の挨拶メール

取引先など社外向けに担当者変更の挨拶メールを送る場合は、当然のことですが会社としての連絡であることを念頭に置きます。

後任者が担当者変更の挨拶メールを社外に送る場合の例文を紹介します。

事務的な連絡に留める場合です。

（件名）［自分の会社名］〇〇部◯◯課［自分の名前］【着任のご挨拶】

［相手の会社の担当者の名前］様


平素より大変お世話になっております。

この度、◯月◯日付けの異動により、［前任者］に代わり貴社を担当することになりました［自分の名前］と申します。

［前任者の名前］がご連絡を差し上げたかと存じますが、［前任者の名前］同様、変わらぬご高配を賜りますことをお願い申し上げます。

改めて［前任者の名前］とご挨拶にお伺い致しますので、

何卒よろしくお願い申し上げます。


◯◯部◯◯課［自分の名前］
アドレス：※※※※※
電話番号：※※※※※


同様に、自己紹介と後任としての意欲を示した例文です。

（件名）［自分の会社名］〇〇部◯◯課［自分の名前］【着任のご挨拶】

［相手の会社の担当者の名前］様

平素より大変お世話になっております。

先日、［前任者の名前］からご連絡致しましたが、この度、◯月◯日付けの異動により、［前任者の名前］に代わり貴社を担当することとなりました［自分の名前］と申します。

［前任者の名前］の3期後輩にあたり、これまでは関西の営業部門に所属しておりました。

不慣れなところもあるかと思いますが、貴社の販売拡大に向けてより一層の努力をして参りますので、ご指導のほどよろしくお願いいたします。

改めて、ご挨拶の機会を頂ければと存じますので、

何卒よろしくお願い申し上げます。

◯◯部◯◯課［自分の名前］
アドレス：※※※※※
電話番号：※※※※※


前任者が突然退職した場合など、後任者から担当者変更の連絡をしなかればならないケースの例です。

（件名）［自分の会社名］〇〇部◯◯課［自分の名前］【着任のご挨拶】

［相手の会社の担当者の名前］様


平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

この度、［前任者の名前］に代わり貴社を担当することになりました［自分の名前］と申します。

従前は［前任者の名前］が大変お世話になりありがとうございました。

これからも［前任者の名前］同様、貴社に貢献できますよう努めて参ります。

改めてご挨拶にお伺い致しますので、何卒よろしくお願い申し上げます。


◯◯部◯◯課［自分の名前］
アドレス：※※※※※
電話番号：※※※※※


社外向けの場合、丁寧さの度合いや格式張った言い回し、書くべきトピックは相手との関係性や引き継ぎの状況により変わってきます。

挨拶として伝えるべき言葉と内容を吟味したうえで文章を作成します。

編集部

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後任者の挨拶メールとして相応しくない内容3点

最後に、後任者が担当者変更の挨拶として送るメールの内容としてふさわしくないことについて紹介します。

相手に不信感や不安を感じさせる内容

例文のなかで「初めて」「不慣れ」など謙遜する表現を使っていますが、あくまで、形式的な謙遜を示す言葉に留めます。

例えば「前職では全く携わったことのない業務なので・・・」など、事実であったとしても、相手方に不安を与えてしまうような内容ではスムーズな引き継ぎに支障をきたします。

社内向けの場合はある程度許される場合もありますが、取引先など社外向けの場合には、担当者の力量や能力に疑念を抱かれるような消極的な言葉は使わず、意欲と自信を表す文面にしましょう。

自己紹介や意欲の表明は形式的なもので十分

後任者が送る担当者変更のメールは、事務的な挨拶として形式的な内容を満たしていれば十分です。

相手方との関係性にもよりますが、個人的な付き合いではなく一担当者としての挨拶ですので、自己紹介や仕事への意欲などを詳しく書く必要はありません。

メールの目的を踏まえたうえで、印象づけるためのひと言やフレーズを添えると効果的です。

前任者や異動についてネガティブなことは書かない

例文で前任者の退職など、後任者から担当者変更の連絡を行う場合を取り上げました。

たとえ前任者が後任者の紹介を行わずに退職してしまうような事態であったとしても、それはこちらの社内事情であり、相手方には関係がありません。

後任の挨拶メールは会社として連絡するものなので、自社のネガティブな要素を対外的に表明することは相手との関係性においてもマイナスになってしまいます。

当然のことですが、例えば、気の進まない異動であったとしても、それが文面にあらわれるような言い回しにならないよう、形式的でも意欲やヤル気を印象づける文面を考えましょう。

後任者から引継ぎの際、ギフトの準備は必要？

メールだけで引継ぎのご挨拶を済ませるのも良いですが、挨拶の際にギフトを贈ることで、メールだけの挨拶よりもあなたの印象を残せます。

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まとめ

後任として担当者変更を知らせるメールは、前任者や相手方との関連など配慮しなければならない要素が多く、気を遣う必要があります。

しかし、新しく相手との関係性を築くための最初のコミュニケーションであることから、しっかりと自分をアピールし、単なる手続きに終わらせないことも覚えておくべき大切な点です。

前任者が築いた相手方との信頼関係をさらによいものにできるよう、この記事を参考にしてみてください。

メールに加え、さらにギフトをお渡しすると、お相手に好印象を持ってもらえますよ！

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 画像出典元：pixabay、「グレープストーン」公式サイト

 

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