業務平準化とは|実施の重要なポイントやデメリット・事例も解説

業務平準化とは|実施の重要なポイントやデメリット・事例も解説

記事更新日: 2021/03/19

執筆: 高浪健司

業務を行ううえでリソースとタスクのバランスは非常に重要です。

リソースとタスクのバランスに偏りがあると、業務において様々なデメリットが生じる可能性が高くなります

現状、従業員によって作業量に大きな差があったり、業務に対して属人化してしまっているなどの場合、業務を平準化する必要があるかもしれません。

今回は、業務平準化ができていない場合に生じるデメリットや取り組み事例、さらには実施するための重要なポイントなどまで、業務平準化について詳しく解説していきます。

業務平準化とは

ある特定の従業員や時期に対し、業務量や業務負担が集中している。このような偏った状態を減らし、可能な限り業務量の均等化を図ることを業務平準化といいます。

平準化という言葉はもともと、製造業において「様々な種類の製品を均等に生産する(平準化生産)」といった意味で利用されていました。しかし、一般的には業務量が均等された状態を指すことがほとんどです。

特定の従業員にだけ業務量が集中してしまっているなど、リソースと作業量とのバランスが一致していない状況にある場合、企業におけるリソースを最大限活かしきれていないということになります。

また、業務量の平準化ができておらず、従業員に対して業務量に偏りが見られる場合、様々なデメリットをもたらす可能性もあります。

業務平準化は、効率的に業務が遂行できるよう「ムリ・ムダ・ムラ」を排除し、企業の生産性をより向上させるための大切な取り組みの一環ですので、しっかりと理解を深め、企業全体の業績向上を目指しましょう。

業務平準化ができていない場合のデメリット

前述のとおり、企業において業務平準化ができていない場合、様々なデメリットが生じる可能性がありますが、では、どのようなデメリットが生じてくるのでしょうか。

この章では、業務平準化ができていない場合のデメリットについて解説していきますので、しっかりと確認しておくようにしましょう。

業務効率の悪化に繋がる

業務に対して属人化している場合、業務プロセスは基本的にすべて担当者へ委ねられます。

担当者がいる場合はスムーズに問題なく業務を遂行していくことができますが、体調不良など何らかの理由で担当者が不在になった場合、他の従業員では仕事の進め方が分からないため、業務効率が大幅に低下します。

特に、ギリギリの人員で稼働している企業の場合は人手が足りなくなるなど、業務に遅れが生じて企業利益に悪影響を及ぼす恐れもあります。

ブラックボックス化する恐れ

ブラックボックス化とは、特定の仕事に対してインプットとアウトプットは分かっているものの、どのようなプロセスを経て成り立っているのか分からない状態のことをいいます。

業務のブラックボックス化は、特定の業務を限られた担当者に依存してしまっている状態であるため、担当者がいないと業務が完全にストップしてしまい、業務の継続が難しくなります。

ミスを隠蔽してしまう可能性がある

業務を遂行するうえで極力ミスは避けたいところではありますが、それでもミスが発生してしまうことも時にはあります。

業務のなかでミスが発生した場合は速やかに報告し、損害が大きくならぬよう正しく対処しなければなりません。

しかし、業務平準化ができておらず属人化している場合、他の従業員の目が届きにくい状況にあるためミスを隠してしまう可能性も考えられます。

休暇が取りづらくなる

業務の偏りによって特定の従業員に業務量が集中してしまっている場合、「自分が休むと業務が滞ってしまい、ほかの人に迷惑がかかる」などと考えるようになってしまい、結果的に有給休暇など、休暇の取得が難しい職場環境に陥ってしまいます。

本来、有給休暇の取得は労働基準法によって定められた正当な権利であるため遠慮することはありませんが、業務が集中していると、思うように休暇が取れないといった状況を作り出してしまう可能性があるのです。

業務平準化するための重要なポイント

業務平準化ができておらず、タスクとリソースのバランスが崩れている場合、多くのデメリットが生じてくるということが、お分かりいただけたかと思います。

では、これから業務平準化を進めていくうえで、どのような事に気をつければ良いのでしょうか。続いて、業務平準化を進めていくうえでの重要なポイントをご紹介していきます。

業務量の把握

業務平準化を行うためには、まず現状の業務量を把握することが重要です。業務のどの部分にどのような問題があり、どれほどの量があるのかなど、業務量調査を行いましょう。

適切に業務量調査を行うことで、従業員それぞれの業務量を可視化することができ、業務全体における問題点や課題点が見えやすくなります。

業務マニュアルを作成する

業務平準化を行う場合、業務内容に関するマニュアルを作成する。こうした取り組みも重要なポイントになります。

ビジネスの場では、急なスケージュール変更や体調不良などの理由で突発的に代理をお願いするケースも少なくありません。

急用など何らかの理由で担当者が業務につけないといった場合、他の従業員に業務を代わりでお願いしなければなりません。

こうしたイレギュラーが発生した時でも、業務マニュアルさえしっかり整備されていれば、問題なくスムーズに対応することができます。

「この仕事は○○さんしか分からない」こうした状態は、会社組織にとってリスクが非常に高いものだと捉えておくべきです。

スモールスタートを意識する

スモールスタートを意識する。これは業務平準化に限らずビジネス全般に言えることですが、システム導入など新たな取り組みを実施する場合、はじめから大規模に実施してしまうと、かえって失敗のリスクが高まります

業務平準化を行う場合も、特定のグループや部門に絞って実施するなど、まずは小さい範囲から進めていくことを意識すると良いでしょう。

はじめは小さい範囲からスタートさせ、軌道修正を行いながら徐々に業務平常化の範囲を広げていきましょう。

最終的には組織全体へと範囲を拡大させていくようなイメージで取り組んでいくと失敗のリスクも低く、従業員も変化に対応していくことができるでしょう。

継続的にPDCAを回す

PDCAとは、「Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)」これを1サイクルと考え、一連のサイクルを継続的かつ繰り返し行い、業務を改善していく手法のことです。

このPDCAは、多くの企業でセルフマネジメントメソッドとして採用されているなど、ビジネスパーソンには馴染み深いフレームワークです。

業務平準化においてもPDCAサイクルを継続的に回すことは非常に重要なことで、ひと通り業務平準化を行ったとしても、ある程度時間が経過すれば、また新たに偏りが生じてくる可能性も十分にあり得ます。

平準化が実現された状態を継続的に保つためにも、定期的に業務状況をチェックするようにしましょう。

業務平準化のカギは“業務の見える化”

さて、ここまで業務平準化のデメリットや取り組みを進めるうえでのポイントなどを紹介してきましたが、 業務を平準化させるうえでカギとなるのが「業務の見える化」です。

業務の見える化をすることによって、業務の効率を下げる「3M(ムリ・ムダ・ムラ)」の解消に繋がります。

業務の効率を下げる「3M」

ムリ 業務量が多くなり、処理能力以上に負荷がかかっている状態
ムダ ムダな業務やプロセスなどにより、負荷が下回っている状態
ムラ ムリとムラとが混在し、従業員ごとの業務量にバラつきがあり不安定な状態


業務の見える化ができてくると、部門ごとにおける仕事量の偏り、特定従業員に対する業務量の偏り、ムダな業務プロセスなど、業務フローにおける非効率な部分が見えてくるはずです。

理想的な業務環境というのは、あくまで「作業量と能力」のバランスが均衡している状態

これが業務環境がベストですので、業務の見える化をしっかりと実施し、偏りを解消していけるよう丁寧に取り組んでいくことが大切です。

業務平準化の取り組み事例

冒頭でも記述したとおり、業務平準化はもともと、製造業において平均化した水準で生産を行う管理方法として用いられてきた言葉です。

なかでも、トヨタ自動車が導入したことでも知られる「ジャスト・イン・タイム」は特に有名で、製造業における生産方式として多くの企業で広く活用されています。

この章では、トヨタ自動車が導入した生産方式の事例として「ジャスト・イン・タイム方式」と、それを実現するために必要な仕組み「かんばん方式」について、それぞれ解説していきます。

ジャスト・イン・タイム方式

ジャスト・イン・タイムとは、生産過程において「必要なものを、必要なときに、必要な量だけ」を供給し、より効率的な生産活動を目的とする方式です。

前工程が後工程へ部品や製品を供給するといった通常の生産方式に対し、一方のジャスト・イン・タイムは、後工程が前工程へ必要な時に必要なだけ部品や製品を取りに行くといった方式で生産が行われます。

また、前工程では引き取られた部品や製品をすぐに生産するのではなく、後工程が指示あった数量分のみ製造を行います。

後工程が「必要なものを」「必要なときに」「必要なだけ」取りに行き、必要な分だけ前工程で製造する。

こうした仕組みをとることによって無駄な在庫を省き、より少ないコストで生産することができるのです。

かんばん方式

かんばん方式は、ジャスト・イン・タイム(必要なものを必要な時に必要なだけ生産する)を効率よく実現するためにトヨタ自動車が独自に開発した生産管理方式のひとつです。

かんばん方式の「かんばん」とは作業指示票のことで、商品名や品番、保管場所など部品や製品の情報が詳細に書かれたボードのことです。

なお、このかんばんには「仕掛けかんばん」と「引取りかんばん」の2種類が存在します。

仕掛けかんばん 前工程に対して生産を指示するためのかんばん
仕掛けかんばんに記載された指示に基づき、指示された部品や数量のみ生産し、生産が完了したら仕掛けかんばんを付けて置き場におきます。
引取りかんばん 後工程に対して運搬指示をするためのかんばん
前工程で生産が完了すると仕掛けかんばんが外され、引取りかんばんが取り付けられます。引取りかんばんが取り付けられたら部品の運搬が行われます。


このように、後工程と前工程との間で2種類のかんばんを用いて情報のやり取りを行い、生産活動が繰り返し行われます。

こうすることで、無駄な作業や過剰在庫を徹底的に省き、製造ラインにおける業務フローの効率化を実現しているのです。

トヨタ自動車では「ジャスト・イン・タイム」と「かばん方式」。こうした2つの生産方式を適切に組み合わせて活用することでムダを省き、効率的な生産を実現しているのです。

ただし、トヨタ生産方式には向き不向きがあり、すべての企業で有効な方式ではないので注意が必要です。

たとえばルーチンワークの少ない製造ラインや時期によって生産量が大きく変動する製品を扱っている企業などでは、トヨタ生産方式は効果的ではありません。

おすすめマニュアル作成ツール4選

前項で説明したとおり、業務平準化を実現するためにはいくつか重要なポイントがあり、なかでも重要なのが「業務の見える化」と「業務マニュアルの作成」です。

従業員それぞれがどのように業務を遂行し、何に時間を費やしているのかなどを可視化し、その傾向を分析する。

そして、業務に対して担当者が変わっても支障が出ないよう、業務手順がすぐに分かる業務マニュアルの作成。こうした取り組みは業務平準化を実現するうえで非常に重要となってきます。

特に業務マニュアルは、誰が見ても理解できるようなクオリティで作成しなければ意味がなく、ExcelやWord、PowerPointなどを使って作成するのはハードルが高いと言えます。

忙しく働くなか、業務マニュアルの作成などに多くの時間や労力を費やすわけにもいきませんので、効率的かつクオリティの高いマニュアルが作成できるマニュアル作成ツールの活用が欠かせません。

近年では、様々な特徴や機能を持った高性能なツールが多くリリースされています。

この章では、数あるマニュアル作成ツールの中から、オススメできるツールを厳選して紹介していきますので、ぜひ自社にマッチしたマニュアル作成ツールをお選びください。

1.王道マニュアル作成ツール『Teachme Biz』

画像出典元:「Teachme Biz」公式HP
 

特徴

Teachme Bizは、認知度も非常に高い王道のマニュアル作成ツール。小売・飲食・宿泊・製造・ITなど幅広い業種で使われています。

マニュアルの作成だけでなく浸透や改善までサポートする機能があります。

機能性の高さの代わりに料金は月額5万〜30万円とやや高めにはなっています。

機能

・マニュアル作成機能
感覚的な操作で、かんたんにマニュアルをスピーディーに作成

・マニュアル承認機能
マニュアルの公開・更新時の承認フローの設定をして、品質維持を図れる

・トレーニング機能
新人教育のコース作成・配信ができる

料金プラン

初期導入にかかる費用はいずれも50万円で、編集アカウントと閲覧アカウントの数で月額(5万円〜30万円)が変動します。

どのプランでも閲覧回数・マニュアル作成の回数が無制限で利用できます。

詳細は資料をご参照ください。

Teachme Bizの資料を無料ダウンロード

 

 

2.操作性の高さが魅力!『tebiki』

画像出典元:「tebiki」公式HP

特徴

tebiki(テビキ)は、誰でも簡単に動画マニュアルが作れ、スタッフの習得度合いを管理できるマニュアル作成ツール。

製造業・サービス業・IT企業や会計事務所まで、幅広い業種・業界で実績があるのも特徴です。

動画マニュアルは扱えるファイルの種類が多く、また編集がしやすいと評判。

自動字幕機能や100ヶ国以上の自動翻訳機能も搭載しています。

機能

・直感的に操作できる動画マニュアル作成機能
シーンカット、静止などもかんたんに編集できる

・習熟度をクラウドで管理
誰がマニュアルをみたか、できるようになったかをレポートで管理

・100ヶ国語以上に対応
ボタン1つでマニュアルを自動翻訳

料金プラン

無料トライアルがあります。詳細は資料をご参照ください。

tebikiの資料を無料ダウンロード

 

 

3.マニュアルの精査から配信までトータルサポート『はたらきかたマニュアル』


画像出典元:「はたらきかたマニュアル」公式HP

特徴

マニュアルの調査・作成委託・クラウド編集・配信という4つのサービスから成る業務マニュアルの総合サービスです。

全ての機能を利用することはもちろん、必要なものだけを個別に契約することも可能なので、自社の課題に合わせたオーダーができる使い勝手のよいサービスです。

多言語化・リライトにも対応。マニュアルの電子化や現場とのミスマッチに悩んでいる会社にうってつけです。

機能

・調査、分析サービス
ワークフローを調査・分析し、マニュアルを精査

・マニュアル作成
HTML化・多言語化・構成設計もお任せ可能

・マニュアル作成エディター
クラウド上でマニュアルを作成できるツール

料金プラン

スタンダードプランは月50,000円。20ユーザー・10マニュアル・10GBストレージの範囲で使用可能です。

無料トライアルすることができるので、まずは自社に合うか確認してから導入することをおすすめします。

料金詳細は資料をご参照ください。

 

<起業ログでの資料請求で無料トライアルができる!>

起業ログからの資料ダウンロードで特別に1ヶ月間の無料トライアルが可能に

無料期間延長をご希望の場合は、備考欄に「1ヶ月間の無料トライアル希望」とご記入をお願いします。

※無料トライアル期間は本来14日間です。

 

4.直感的に操作ができる!『iTutor』


画像出典元:「iTutor」公式HP

特徴

iTutor(アイチューター)は、高品質なマニュアルを「取込・編集・出力」の簡単3ステップで作成できるツール。

マニュアルの理解度を高めるのに効果的と言われるe-ラーニングコンテンツも、ドラッグ&ドロップの基本操作でスピーディーに作成ができます。時短作業ができ、コスト削減も実現できる優れもの。

機能

・スピーディーな取込
キャプチャーツールの利用で、動画も含む既存のコンテンツを有効に、かつスピーディーに取り込むことができる

・便利な編集ツール
取り込み後のキャプチャーは、操作手順等が自動でコメント化され、編集ツールで自由に加工・編集が可能

・あらゆる用途へ出力
ドキュメント形式、ムービー形式、HTML形式への書き出しが可能

料金プラン

  • Mac専用エディション:15万円〜
  • エントリービデオエディション(動画のみ):25万円〜
  • エントリーオフィスエディション(動画なし):25万円〜
  • スタンダードエディション:45万円〜
  • プロフェッショナルエディション:60万円〜

 

まとめ

特定の業務量に対して従業員ごとに偏りが生じている場合、その偏りを正しく振り分け、業務量を均等にすることを業務平準化といいます。

業務平準化がされておらず、リソースとタスクのバランスに偏りがある状態だと業務効率の悪化や品質低下など様々なデメリットをもたらし、最終的に顧客満足度の低下や離反に繋がるリスクが高まります

現時点において、従業員によって作業量に大きな違いがある。業務に対して属人化している。定常的な業務での時期によって業務量に偏りやバラつきがある。…特にこうした場合などでは業務の平準化ができていない状態であると言えるため、今一度業務プロセスを見直す必要があるでしょう。

ただし、業務平準化の実現は決して簡単なものではありません。そこにはすべての業務フローを可視化しながら業務プロセスにおけるムダを見つけ、繰り返し改善させていく必要があります。

そのため、業務平準化の考えを取り入れる際は、一気に着手するのではなく、まずは小さい範囲から実行していき、徐々に拡大させていくことをおすすめします。


画像出典元:O-DAN

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