業務引継書の必要性とは|作成手順や注意点、おすすめツールも紹介

業務引継書の必要性とは|作成手順や注意点、おすすめツールも紹介

記事更新日: 2021/04/21

執筆: 高浪健司

異動や転勤、退職が決まった場合、必ず行うことになるのが後任者への業務の引き継ぎです。

その際、業務引継書を作成する必要がありますが、内容が分かりづらかったり、不足などの不備があったりすると、後の業務に悪影響を及ぼしかねません。

引継書は、丁寧かつ分かりやすく、誰が見ても理解できるように作成することが大切です。

本記事では、業務引継書の必要性やメリット・デメリット、加えて作成手順や注意すべきポイントなど詳しく解説していきます。

業務引継書とは

業務引継書とは、これまで自分が担当し行っていた業務の内容をまとめ、後任の人へ引き継ぐときに用いられる書類全般のことをいいます。

会社組織で働いていれば、異動、転勤、退職は付きもので、異動や転勤、退職をすることになった場合、業務の引き継ぎは非常に重要な業務のひとつです。

引き継ぎがいい加減だと、後任の人に悪印象を与えるだけではなく、後の業務に支障をもたらすことになり、結果的に会社へ大きな迷惑をかけることになりかねません。こうしたことから、引き継ぎは責任を持ってきちんと行うべきです。

業務引継書を作成する必要性

前任者となる人のなかには、引継書なんて煩わしいし面倒だから作りたくない。そう感じる人も少なくありません。しかし、引継書というのは前任者がいなくなったあとでも、業務を滞らせることなくスムーズに進めていくうえでの重要な文書なのです。

前任者がいなくなったあと、これまで全く携わったことのない未経験者が後任として業務を任される場合もあります。

仮に後任者が業務未経験者だった場合、引継書の内容がアバウトだったり、そもそも引継書が無かったりした場合、どうなるでしょうか。

後任者はどのように業務を進めれば良いのか全く分かりませんので、その都度やり方を確認しながら業務を進めていくことになるでしょう。

そうなれば間違いなく前任者のところへ何度も問い合わせがいきます。

また、業務の遅れが原因で顧客への納期に間に合わずクレームに発展したり、トラブルに対して適切に対応することができず、状況をさらに悪化させてしまったりなど、業務引継書が無いばかりに大きな支障をきたす可能性が高くなります。

こうした不都合は企業にとっても大きなマイナスとなるため、絶対に避けるべきです。

業務引継書は、後任者の業務効率化を図るだけではなく、企業全体の業務に支障をきたすことなく円滑に進めるのにも必要不可欠な書類なのです。

ビジネスにおいて引き継ぎが必要とされる場面

会社組織で働くうえで引き継ぎは非常に重要な業務です。では、引き継ぎが必要となるのは、どういったシチュエーションで発生するものなのでしょうか。

あらためて引き継ぎが必要とされるシチュエーションを整理してみましょう。

1. 組織内で部署や勤務地などポジションが変わる配置転換

2. 後輩への業務引き継ぎ

3. 転勤や出向などによる異動

4. 退職に伴う引き継ぎ


引き継ぎが行われるシチュエーションとしては、上記4つの場面があげられます。

なお「3. 異動・4. 退職」これに伴う引き継ぎに関しては特に注意が必要です。なぜなら、引き継ぎを行った後、何らかのトラブルが生じても基本的に前任者が対応することができないからです。 

引き継ぎを行った後のトラブルを防止し、滞りなくスムーズに業務が行えるようにするためにも引き継ぎはきちんと行う必要があるのです。

業務引継書を作成するメリット・デメリット

後任者にはもちろんのこと、業務引継書は企業にとっても非常に重要な役割を担う書類である。ということが、ここまででお分かりいただけたかと思います。

では、業務引継書についてもう少し理解を深めていくために、業務引継書を作成するにあたってのメリット・デメリットについて確認しておきましょう。

 メリット

まずは引継書を作成することのメリットから見ていきましょう。なお、引継書の作成メリットは概ね下記の4つです。 

  • 業務内容や業務手順など細かい部分まで文書として残しておくことで伝え漏れや勘違いを減らすことができる。
  • 文書として残しておくことで、何度も見返して確認することができる。
  • 前任者が独自で考案したテクニックやルールなども正確に伝えることができる。
  • 引継書によって業務が可視化されるため、業務の属人化を防ぐことができる。


口頭のみの引き継ぎだと、うまく理解できていなかったり、誤った解釈で伝わってしまったりすることも少なくありません。それに、説明されたときは理解できても、やる時には忘れてしまっていたということもあります。

また、引継書を作成する過程のなかで業務プロセスにムダが見つかり、作成の時点で改善して結果的に業務の効率化に繋がるケースもあります。

つまり、引継書の作成業務には、これまで気づかなかったムダな部分や課題点などを見つけ出し、改善できるタイミングでもあるのです。

デメリット

業務引継書の作成することによって生じてくるデメリットに関してはそれほど多くはありません。強いていうならば、引継書を細かく作り込みすぎてしまうがゆえに生じるデメリットです。

引継書を細かく作り込みすぎてしまうと、作成に多くの時間を要することとなります。

前任者は引継書の作成の他にもやるべき業務が多々あるはずですので、作成に多くの時間をかけてしまうと他の業務を圧迫しかねません。

また、細かく作り込みすぎると文章量が多くなる傾向にあるため、逆に分かりづらい内容となってしまいスムーズな引き継ぎができなくなる恐れがあります。

引継書の作成は、しっかりと要点を押さえて過不足のないように作成することを心がけたいところです。

業務引継書の作成手順

業務引継書を作成する際、いきなり書類作成に取り掛かるのは効率的ではありません。

きちん段階的に作成していく方が遥かに効率よく、何よりも分かりやすい引継書を作成することができます。

では、しっかりと引継書の作成手順を確認しておきましょう。

1. 引き継ぎのスケジュールを立てる

異動や転勤、退職が決定したら、真っ先に引き継ぎまでのスケジュールを立てます。

引き継ぎの時間は限られていますので、どのくらいの期間を確保すべきか把握しましょう。

なお、引き継ぎは退職や異動をする3営業日前までに終わらせるのがベストです。そのため、引き継ぎのおよそ1週間前までに引継書の作成が終わるようスケジュールを組みます。

2. 引継書の内容を整理し決定する

スケジュール立てが終わったら、次に引継書に記載すべき内容を決めていきます。この時、今まで自分が行ってきた業務や作業の洗い出しと整理をすることが重要です。

なお、引継書に記載する内容として、具体的に以下の事項を盛り込むと良いでしょう。

  • 業務における社内での位置づけ
  • 業務の流れや進め方(フローチャート)
  • 業務に対するスケジュール
  • 業務に関する関係者の明示および連絡先
  • 業務遂行時に注意すべき点や発生しやすいトラブル、トラブル発生時の対処方法
  • 必要書類や業務に関するデータや資料の保管場所


引継書に記載する内容として特に決まりがあるわけではないので、後任者が戸惑うことがなければ、ある程度自由に記載して構いません。

3. 引継書を作成する

記載する内容が決定したら、実際に業務引継書を作成していきます。

業務引継書に関しては決められたフォーマットがあるわけではないので、どのような形式で書いても問題ありませんが、業務の種類ごとに見出しを使って章分けしながら作成していくと内容が分かりやすくなります

なお、引継書が一通り完成したら同僚や先輩、上司など第三者に内容を確認してもらうようにしましょう。

自分だけでなく、複数の人に確認してもらうことで、分かりづらい点など修正が必要な箇所が出てくる場合があります。

業務引継書は、たとえ業務経験の無い人であっても内容を見て理解できるように作成することが重要です。

自分や一部の人にだけではなく、誰もが同じように理解できる引継書になるよう心掛けてください。

4. 後任者への引き継ぎ

引継書が完成したら、後任者へ引継書を渡して引き継ぎを行います。

なお、引き継は引継書を渡して終わりにするのではなく、引継書を用いりながら口頭でも内容を説明するようにすると、よりスムーズに引き継ぎを行うことができます。また、後任者には実際に業務を行ってもらうのも有効的です。

実際に業務を行うと、引継書には記載されていない新たな疑問点や気づきが出てくるケースもあるので、不明点や疑問点などを残すことのないよう確実な引き継ぎを行いましよう。

業務引継書を作成する上で注意すべきポイント

業務引継書というのは、ただ単に作成すれば良いというものではなく、後任者から感謝されるものでなければなりません。

では、後任者から感謝される業務引継書を作成するには、どのようなことに気を付ければ良いのでしょうか。 

これに関しては「後任者の立場となり、分かりやすく丁寧に作る」これに尽きるでしょう。

引継書でもっとも重要とされるのは、後任者が戸惑わず問題なく業務が行えることです。

たとえ後任者が全くの初心者であっても、独力で効率よく業務が行えるような内容であることが望ましいです。

ただし、分かりやすく丁寧に作ると言っても文章量を多くすれば良いということではありません。

むしろ文章量は抑えつつ、なるべく短い文章で要点を簡潔かつ的確に作成することを心がけたいところです。 

その際、

  • 大事なことやポイントは最初に書く
  • 適度に図表を入れる
  • 箇条書きを使う


こうした構成を意識しながら作成すると、より分かりやすく見やすい引継書になります。 

おすすめマニュアル作成ツール4選

「忙しくて作成する時間がない」「構成を練って一から作るのが面倒」「誰でも理解しやすいものを効率よく作成したい」など、こうした思いに応えてくれるのがマニュアル作成ツールです。

マニュアル作成ツールを使えば、質の高いマニュアルを短時間で作成することが可能です。

1.王道マニュアル作成ツール『Teachme Biz』

画像出典元:「Teachme Biz」公式HP
 

特徴

Teachme Bizは、認知度も非常に高い王道のマニュアル作成ツール。小売・飲食・宿泊・製造・ITなど幅広い業種で使われています。

マニュアルの作成だけでなく浸透や改善までサポートする機能があります。

機能性の高さの代わりに料金は月額5万〜30万円とやや高めにはなっています。

機能

・マニュアル作成機能
感覚的な操作で、かんたんにマニュアルをスピーディーに作成

・マニュアル承認機能
マニュアルの公開・更新時の承認フローの設定をして、品質維持を図れる

・トレーニング機能
新人教育のコース作成・配信ができる

料金プラン

初期導入にかかる費用はいずれも50万円で、編集アカウントと閲覧アカウントの数で月額(5万円〜30万円)が変動します。

どのプランでも閲覧回数・マニュアル作成の回数が無制限で利用できます。

詳細は資料をご参照ください。

Teachme Bizの資料を無料ダウンロード

 

 

2.操作性の高さが魅力!『tebiki』

画像出典元:「tebiki」公式HP

特徴

tebiki(テビキ)は、誰でも簡単に動画マニュアルが作れ、スタッフの習得度合いを管理できるマニュアル作成ツール。

製造業・サービス業・IT企業や会計事務所まで、幅広い業種・業界で実績があるのも特徴です。

動画マニュアルは扱えるファイルの種類が多く、また編集がしやすいと評判。

自動字幕機能や100ヶ国以上の自動翻訳機能も搭載しています。

機能

・直感的に操作できる動画マニュアル作成機能
シーンカット、静止などもかんたんに編集できる

・習熟度をクラウドで管理
誰がマニュアルをみたか、できるようになったかをレポートで管理

・100ヶ国語以上に対応
ボタン1つでマニュアルを自動翻訳

料金プラン

無料トライアルがあります。詳細は資料をご参照ください。

tebikiの資料を無料ダウンロード

 

 

3.マニュアルの精査から配信までトータルサポート『はたらきかたマニュアル』


画像出典元:「はたらきかたマニュアル」公式HP

特徴

マニュアルの調査・作成委託・クラウド編集・配信という4つのサービスから成る業務マニュアルの総合サービスです。

全ての機能を利用することはもちろん、必要なものだけを個別に契約することも可能なので、自社の課題に合わせたオーダーができる使い勝手のよいサービスです。

多言語化・リライトにも対応。マニュアルの電子化や現場とのミスマッチに悩んでいる会社にうってつけです。

機能

・調査、分析サービス
ワークフローを調査・分析し、マニュアルを精査

・マニュアル作成
HTML化・多言語化・構成設計もお任せ可能

・マニュアル作成エディター
クラウド上でマニュアルを作成できるツール

料金プラン

スタンダードプランは月50,000円。20ユーザー・10マニュアル・10GBストレージの範囲で使用可能です。

無料トライアルすることができるので、まずは自社に合うか確認してから導入することをおすすめします。

料金詳細は資料をご参照ください。

 

<起業ログでの資料請求で無料トライアルができる!>

起業ログからの資料ダウンロードで特別に1ヶ月間の無料トライアルが可能に

無料期間延長をご希望の場合は、備考欄に「1ヶ月間の無料トライアル希望」とご記入をお願いします。

※無料トライアル期間は本来14日間です。

 

4.直感的に操作ができる!『iTutor』


画像出典元:「iTutor」公式HP

特徴

iTutor(アイチューター)は、高品質なマニュアルを「取込・編集・出力」の簡単3ステップで作成できるツール。

マニュアルの理解度を高めるのに効果的と言われるe-ラーニングコンテンツも、ドラッグ&ドロップの基本操作でスピーディーに作成ができます。時短作業ができ、コスト削減も実現できる優れもの。

機能

・スピーディーな取込
キャプチャーツールの利用で、動画も含む既存のコンテンツを有効に、かつスピーディーに取り込むことができる

・便利な編集ツール
取り込み後のキャプチャーは、操作手順等が自動でコメント化され、編集ツールで自由に加工・編集が可能

・あらゆる用途へ出力
ドキュメント形式、ムービー形式、HTML形式への書き出しが可能

料金プラン

  • Mac専用エディション:15万円〜
  • エントリービデオエディション(動画のみ):25万円〜
  • エントリーオフィスエディション(動画なし):25万円〜
  • スタンダードエディション:45万円〜
  • プロフェッショナルエディション:60万円〜

 

まとめ

異動や転勤、退職をすることになった場合、後任者への引き継ぎは非常に重要な業務です。

引き継ぎが中途半端でしっかりと行われてないと、後任者は業務をスムーズに遂行することができなくなるほか、企業にも大きな迷惑をかけてしまうことになります。 

業務引継書は、前任者がその場を去ったあとでもスムーズに仕事が回るようにするための重要な文書となり、後任者の立場になって丁寧に分かりやすく作成するのが基本です。 

後任者だけでなく経営者からも感謝されるよう、できる限り分かりやすく丁寧に引継書を作成し、きちんと誠実に引き継ぎを行うようにしましょう。

 

画像出典元:O-DAN

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