業務マニュアルとは?作成の目的・手順・運用を解説!テンプレも紹介!

業務マニュアルとは?作成の目的・手順・運用を解説!テンプレも紹介!

記事更新日: 2021/03/25

執筆: 編集部

この記事では、業務マニュアルの作成手順と運用を解説していきます。

業務マニュアルは、作成前に目的やユーザー・担当者などを決めましょう。

業務マニュアルと手順書は同じではありません。

2つの違いを理解して作成しましょう。

記事では、業務マニュアルのテンプレートサイトの案内もしています。

作成だけではなく、運用・管理にはニュアル作成ツールが便利です。

業務マニュアルに関する全てが分かる内容になっています。

業務マニュアルとは

業務マニュアルとは、業務全体に関する事(業務フロー・ノウハウなど)をまとめた文書です。

マニュアルの特徴は、3点です。

  • 業務の全体を俯瞰できる内容が含まれる
  • 業務における判断基準や指標が記述されている
  • 業務に対する知識を得る文書である


業務手順以外は個人の裁量に任せる状態になっている場合は、業務マニュアルの運用がうまく行っていないという事になります。

業務マニュアル作成の目的

業務マニュアルの目的は、マニュアルのユーザーを即戦力にすることです。

この章では、業務マニュアルの目的を詳細に解説します。

業務の標準化

業務を標準化することにより、各従業員の役割が可視化されます。

特定の人だけが業務内容を把握している状態では、担当者が退職・人事異動によりいなくなった時にトラブルが起こるリスクがあります。

業務内容に合わせたマニュアルを作成することでできるだけたくさんの人が業務に携わることが可能になるのです。

業務の効率化や業務品質の維持、安全性の向上といった効果も業務マニュアルの作成で狙えます。

従業員の能力を高めるためにも特定の手順や目的が決まっている業務はできるだけマニュアルを作成しましょう。

業務の維持と向上

業務マニュアルは、会社の業務の維持と向上に直結します。

業務の担当者変更によるトラブルを防ぐ上でも、業務マニュアルの作成は有効な手段です。

また、業務が可視化されることで改善点が発見されます。

業務の改善を重ねていけば、生産性や効率化が図れ、残業といった不要な業務時間の削減になります。

業務の引継ぎの効率化

引き継ぎ業務が簡単になるだけでなく、担当者の教育コストを削減するメリットも業務のマニュアル化にはあります。

業務によってはあらかじめマニュアルが用意されることで教育担当者がつきっきりで指導することなく、新人が業務の全体の流れを把握することも可能です。

業務を覚える側も自分のペースや時間を活用して覚えることが出来ます。

生産性や効率化が従業員のモチベーション向上にもなっていきます。

業務マニュアル作成前に決める事

業務マニュアルの作成を決めたら、準備として下記を決めていきます。

業務マニュアルにする範囲

何の業務を何のためにマニュアル化するのかを明確にします。

事前に範囲が明確になっていないと、マニュアルを作成しても結局何の業務のマニュアルなのかが分からなくなってしまうためです。

マニュアルの利用ユーザー

業務マニュアル作成前に、誰が使用するのか明確にします。

社会経験の少ない新卒社員向けのマニュアルであれば、社内独自のITツールの使い方が分からないを前提に作成する必要が出てきます。

社内の人事異動の新規担当者向けのものなら、ツールの使い方などは省ける説明があるはずです。

マニュアルの利用ユーザーを決める事で、マニュアル化する範囲とマニュアルの作成ツールが決まります

マニュアルの利用ユーザー例

  • 新卒社員向け
  • 新規担当者向け
  • 途中入社向け

 

業務マニュアル作成と運用の担当者

業務マニュアルの担当者を決めます

中小企業の場合は、作成・運用・教育の全てを一人で担当することがあります。

一方、大企業の場合は細かく担当を分けチーム運用している事も多いです。

いずれにしても、ユーザー・担当者・管理者・運用担当の連携が必要です。

作成担当者は、業務の手順を言語化できる能力が必要です。

マニュアルの作成・運用ツール

マニュアル作成ツールの選定は、マニュアル作成側もユーザー側も双方が使いやすいツールを選びましょう

どのツールを使ってマニュアルを作成するかによってマニュアルのシェアの仕方が全く異なります。

業務マニュアルに活用できるツール

  特徴 デメリット
Word テキスト中心のマニュアル 業務をイメージしづらい
Excel 表やリストが多いマニュアル 業務をイメージしづらい
PowerPoint スライドショーのマニュアル デザイン性が必要
マニュアル作成ツール テキスト・画像、どちらにも対応可能 ツールが高価
動画マニュアル 動画で分かりやすい 更新のたびに撮影が必要
ナレッジマネジメントツール 情報共有に特化している マニュアル作成作成は別のツールが必要


内容や手順を標準化することで、誰でも業務を担当できるようにするのが業務マニュアル作成の目的です。

業務マニュアルの作成スケジュール

業務マニュアルの準備・作成・運用開始までのスケジュールを決めます。

業務マニュアルの作成期間は、業務フローやボリュームによって違います。

文字だけのマニュアルよりイラスト・図を入れたり、動画編集などが入るマニュアルは使いやすい半面、作成に時間がかかります

スケジュールは、いつから使い始めるのかを逆算して決めていきましょう

複数のマニュアル作成を同時進行する場合は、ガンチャートを活用して進捗を確認します。

業務マニュアルの作成手順

マニュアルの範囲・ユーザー・作成ツールを決めたら、実際に作成工程へ進みます。

この章では、業務マニュアルの具体的な作成手順を紹介します。

1:マニュアルの大枠を決める

マニュアルの内容の大枠を決めましょう。

いきなり内容を書き始めようとするとマニュアル作成の目的を見失い内容の収拾がつかなくなってしまいます。

まずは大枠を決め、その中身を埋めるようにして書くようにすると迷うことを防げます

2:業務工程の整理

マニュアルを作成する業務工程を整理するところから始めてください

業務のどこの段階で何が必要なのかを整理することでスムーズにマニュアルが作成できるようになります。

業務の担当者へ取材が必要な場合も

業務マニュアル作成の担当者と現場の担当者が違う場合はヒアリングが必要です。

現場の担当者とマニュアル担当者は「何をマニュアル化したいのか」「何をマニュアル化した方がいいのか」を確認します。

実際の業務との差異が出来ないように調整していきます。

3:業務マニュアル作成スタート

大枠が決まったら実際に書き始めましょう。

まずは「この内容がどの仕事なのか」概要(大枠)の説明を入れます。

「概要→工程説明→完了・到達」のように、大中小を意識すると分かりやすいマニュアルになります

5W1Hが分かるように書く

業務マニュアルは、誰が呼んでも「相手(Who)・時(When)・場所(Where)・何を(What)・理由(Why)・方法(How)」を分かるように作成します。

各工程の完了・到達が分かるように書く

業務の内容ばかり書いて「どこまでがこの工程の業務の完了なのか」「到達が分からない」ような書き方はやめましょう。

「ここまで完了したら、次の工程へ移る」「ここまで出来たら一旦終了」など、各工程にも着地点が分かるようにします。

業務と目的を連動させる

業務マニュアルのユーザーが「なぜこの工程があるのか」が分かると習得・理解しやすくなります。

4:チェックと修正

最後まで書き切ったら業務の手順に漏れがないかなどをチェックし、修正します。

この際に分かりにくい表現の変更や図やチャートなどを活用して可視化しましょう。

分かりやすさを重視

会社にはさまざまなタイプの人がいます。

誰もが内容を理解できるよう工夫することが業務マニュアル作成の際には求められます

  • 見出しを工夫する
  • 重要なポイントはマーカーを入れたり太字にするなど文字装飾を使用する
  • イラストや図、チャートなどを活用する
  • 手順を説明する際には番号や矢印を使う
  • 分かりにくい言い回しや表現は極力避ける


誰もが直感的に分かるような業務マニュアルを目指してブラッシュアップしていきます

5:完成・配布

チェックと修正が完了したら業務マニュアルの完成です。

業務に携わる人が閲覧できるよう適切な形で配布してください。

作成した業務マニュアルは実際に運用することで初めて機能し始めます

業務マニュアルの運用ポイントは後程解説します。

業務マニュアル作成の注意点

業務マニュアルと手順書の違いを理解する

業務マニュアルと手順書と同じではありません。

手順書は、作業工程や作業の進め方をまとめた文書のことです。

手順書の目的は、作業手順を守れば誰でも均一の業務が行えるようにする事です。

業務マニュアルには、業務全体のフローや業務に関する知識の共有が出来る機能が必要です。

実例・ノウハウなどを掲載する

業務マニュアルに実際の業務で起こりうるミス・トラブルなどを掲載しておくとトラブル回避に繋がります。

また、業務工程で迷いやすいポイントを掲載し、判断基準が分かるようにしておきましょう。

業務マニュアルに掲載するノウハウ

  • 判断基準と指標
  • クレームやトラブルの事例
  • ヒヤリハット

 

詰め込みすぎない

業務マニュアルを作成する時に、業務工程を細分化しすぎると業務フローが分からなくなります。

業務工程を細分化した後、グルーピングを行い整理していきます。

個人の主観と業務の関連性なども校正が必要です。

ただし、業務マニュアル作成の中で出てきた業務情報はデータ化・明文化して保管しましょう。

業務マニュアルとは別にして、共有資料として保存しておくようにします。

業務マニュアルを運用・更新する

定期的に修正と更新をする

業務マニュアルを作る時に、完璧を目指す必要はありません。

業務マニュアルは使いながら修正・更新していく事を念頭に置きましょう

また、業務のギャップ分析も定期的に行います。

そのためには、修正・更新のために編集ツールは使いやすいものを選びます

Wordやエクセル、PowerPoint、マニュアル作成ツールなど「自社で運用しやすいツール」を検討しましょう。

修正と更新のルールを決める

業務マニュアルの修正と更新においてはルールを決めます

更新したマニュアルは「更新日」と「更新編集した人」を記録します。

マニュアルの変更経緯も会社の情報なので、改善などに活用します。

昔のマニュアルも保存しておく

昔のマニュアルも、捨てずに保存します。

紙ベースの保管が難しい場合は、スキャンしてデータ保管を検討しましょう。

マニュアルのデータ保管・管理には、オンラインストレージや文書管理システムがおすすめです。

 

一元管理をする

業務マニュアルは、アクセス権限等を管理できる共有システムに一元管理します。

一元管理するときには、下記の点を意識しましょう。

分かりやすい・探しやすい・更新出来る

作成した業務マニュアルは「分かりやすい・探しやすい・更新出来る」の3条件を満たしたファイルで共有しましょう。

業務マニュアルをマニュアル作成ツール・ノウハウ共有ツール・ナレッジツールで運用すると3条件に加えてフォーマットも統一されて運用しやすくなります。

 

マニュアル作成のテンプレートサイト

bizocean(ビズオーシャン)

画像出典元:bizocean(ビズオーシャン)

Word、Excel、パワーポイントの業務マニュアルのテンプレートが無料でダウンロードできます。

[文書]テンプレートの無料ダウンロード

画像出典元:[文書]テンプレートの無料ダウンロード

Excelの業務マニュアルテンプレートが、登録不要で無料でダウンロードできます。

bizroute(ビズルート)

画像出典元:bizroute(ビズルート)

社内業務マニュアルのwordテンプレートを無料でダウンロードできます。

おすすめマニュアル作成ツール

王道マニュアル作成ツール『Teachme Biz』

画像出典元:「Teachme Biz」公式HP
 

特徴

Teachme Bizは、認知度も非常に高い王道のマニュアル作成ツール。小売・飲食・宿泊・製造・ITなど幅広い業種で使われています。

マニュアルの作成だけでなく浸透や改善までサポートする機能があります。

機能性の高さの代わりに料金は月額5万〜30万円とやや高めにはなっています。

機能

・マニュアル作成機能
感覚的な操作で、かんたんにマニュアルをスピーディーに作成

・マニュアル承認機能
マニュアルの公開・更新時の承認フローの設定をして、品質維持を図れる

・トレーニング機能
新人教育のコース作成・配信ができる

料金プラン

初期導入にかかる費用はいずれも50万円で、編集アカウントと閲覧アカウントの数で月額(5万円〜30万円)が変動します。

どのプランでも閲覧回数・マニュアル作成の回数が無制限で利用できます。

詳細は資料をご参照ください。

Teachme Bizの資料を無料ダウンロード

 

 

操作性の高さが魅力!『tebiki』

画像出典元:「tebiki」公式HP

特徴

tebiki(テビキ)は、誰でも簡単に動画マニュアルが作れ、スタッフの習得度合いを管理できるマニュアル作成ツール。

製造業・サービス業・IT企業や会計事務所まで、幅広い業種・業界で実績があるのも特徴です。

動画マニュアルは扱えるファイルの種類が多く、また編集がしやすいと評判。

自動字幕機能や100ヶ国以上の自動翻訳機能も搭載しています。

機能

・直感的に操作できる動画マニュアル作成機能
シーンカット、静止などもかんたんに編集できる

・習熟度をクラウドで管理
誰がマニュアルをみたか、できるようになったかをレポートで管理

・100ヶ国語以上に対応
ボタン1つでマニュアルを自動翻訳

料金プラン

無料トライアルがあります。詳細は資料をご参照ください。

tebikiの資料を無料ダウンロード

 

 

マニュアルの精査から配信までトータルサポート『はたらきかたマニュアル』


画像出典元:「はたらきかたマニュアル」公式HP

特徴

マニュアルの調査・作成委託・クラウド編集・配信という4つのサービスから成る業務マニュアルの総合サービスです。

全ての機能を利用することはもちろん、必要なものだけを個別に契約することも可能なので、自社の課題に合わせたオーダーができる使い勝手のよいサービスです。

多言語化・リライトにも対応。マニュアルの電子化や現場とのミスマッチに悩んでいる会社にうってつけです。

機能

・調査、分析サービス
ワークフローを調査・分析し、マニュアルを精査

・マニュアル作成
HTML化・多言語化・構成設計もお任せ可能

・マニュアル作成エディター
クラウド上でマニュアルを作成できるツール

料金プラン

スタンダードプランは月50,000円。20ユーザー・10マニュアル・10GBストレージの範囲で使用可能です。

無料トライアルすることができるので、まずは自社に合うか確認してから導入することをおすすめします。

料金詳細は資料をご参照ください。

 

<起業ログでの資料請求で無料トライアルができる!>

起業ログからの資料ダウンロードで特別に1ヶ月間の無料トライアルが可能に

無料期間延長をご希望の場合は、備考欄に「1ヶ月間の無料トライアル希望」とご記入をお願いします。

※無料トライアル期間は本来14日間です。

 

NotePM


画像出典元:NotePM 公式HP
 
 

特徴

NotePMは、高機能エディターとテンプレート機能で、誰でも簡単に使えるマニュアル作成ツールです。

更新履歴を自動的に記録しファイルを作るため、変更箇所が後から参照した時にもわかりやすいです。

さまざまな情報を一元管理でき、登録した文書は全文検索できるため、キーワード入力で欲しい情報がすぐ見つかる点も魅力です。

機能

・高機能文書エディタと豊富なテンプレート
・自動バージョン管理
・チャットサービス連携
・フォルダ階層化

料金プラン

・スターター 1,000円/3ユーザー
・ベーシック 3,600円/8ユーザー

ユーザー上限数により月額金額が変わります。
30日間の無料トライアルもあり、トライアル後有料プランへ申し込めばデータをそのまま引き継げます。

 

 

まとめ

属人化を防ぎ、新規担当者の教育コストを下げ、商品やサービスの品質の安定化ができるといった効果が業務マニュアルの作成では狙えます。

手順や内容が明確になっている業務はできるだけマニュアル化するようにしましょう。

画像出典元:O-DAN、bizroute(ビズルート)、[文書]テンプレートの無料ダウンロード、bizocean(ビズオーシャン)

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