年末の挨拶メールの書き方|ポイントやマナー、すぐに使える例文を紹介

年末の挨拶メールの書き方|ポイントやマナー、すぐに使える例文を紹介

記事更新日: 2020/11/20

執筆: 編集部

年末の挨拶は、感謝の気持ちを伝えるほか、取引先や社内での良好な関係を保つために重要な役割を果たします。

できれば直接対面で伝えることが望ましいですが、年末は忙しい時期のため、難しい場合も多いでしょう。

2020年は新型コロナウイルス流行の影響で対面での挨拶も憚られる状況となっており、なおのこと年末のご挨拶に悩む方も多いのではないでしょうか?

そんなときにおすすめなのが「年末の挨拶メール」です。

本記事では、年末の挨拶メールの必要項目や注意点、NG例などをわかりやすく解説するとともに例文もご紹介。ポイントを抑えた年末の挨拶メールを書けるようになります。

繁忙期で忙しい場合もあるかとは思いますが、年末の挨拶メールで、新年を気持ちよく迎えられるようにしましょう。

年末の挨拶メールを送る理由は?

年末の挨拶メールは、1年の感謝の気持ちを伝えるほか、年末年始の会社の休業期間を知らせたり、来年度も良好な関係を築きたい旨を伝えるために送ります。

最近では経費削減やスマホが普及したなどの理由で、はがきや手紙からメールに移行している企業も多く、お世話になった方への1年の締めくくりの挨拶として、年末の挨拶メールがよく利用されるようになりました。

また2020年は新型コロナウイルスの影響もあり、挨拶に伺うのが特に難しい状況にあります。

挨拶メールであれば、接触することなく挨拶できるので、万が一のことがあっても先方にご迷惑をかけることもありません。

対面が難しい状況でも、挨拶メールであれば感謝の気持ちや必要事項を伝えられるので、ぜひ利用するようにしましょう。

年末の挨拶メールを送るときの注意点

年末の挨拶メールは、今年1年お世話になった方々と来年も良好な関係を継続するために非常に重要なものです。

手軽に読みやすいメールだからこそ、タイミングや配慮を欠かさず、相手に感謝の気持ちがしっかり伝わる内容になるよう、注意点をしっかりと抑えておきましょう。

送るタイミングは少々早めに!

それぞれの会社ごとに、年末年始の休暇や予定は異なります。取引先の担当者によって、年末年始休暇の数日前から有給を利用する人もいるかもしれません。

また年末は業務量も多くなりがちなので、最終営業日にメールを出すと確認してもらえない場合もあるでしょう。

そのため、年末の挨拶メールは先方の最終営業日よりも数日前に送ることをおすすめします。ゆとりを持ってメールの内容を考えて準備するようにしましょう。

件名にも配慮を加える

年末の挨拶メールを送るときには、件名にも気を配りましょう。

「年末のご挨拶 〇〇様(株式会社□□ △△より)」のように、ひと目で年末のご挨拶とわかる内容にするとともに、社名や自分の名前を入れるようにします。

また件名に担当者の名前を含めることで、事務的な印象から丁寧な印象へと変わります。

忙しい年末だからこそ、わかりやすさと丁寧さが相手に伝わるように心がけましょう。

【顧客・取引先向け】年末の挨拶メールの例文

ここからは顧客・取引先向けの具体的な挨拶メールの例文をご紹介します。

内容には、以下の項目を入れるようにしましょう。

  • 相手先の会社名・部署や担当者名
  • 年末の挨拶・今年1年の感謝の気持ち
  • 自社の年末年始の休業期間
  • 年始に向けての挨拶


これらの要点を網羅して、メールを書きます。相手の体調を気づかう一文やエピソードを含めると、より丁寧な印象を持ってもらうことができます。

【顧客・取引先向け】年末の挨拶メール 例文1

■■株式会社 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社□□の△△です。

年の瀬も迫り、今年も残りわずかとなりました。
◯◯様には、本年も格別のご厚情を賜り、心より感謝申し上げます。

誠に勝手ながら、弊社は下記の日程を年末年始の休業期間とさせていただきます。

年内の営業:12月◯日◯時まで
新年の営業:1月◯日◯時より
(休業期間:12月◯日〜1月◯日まで)
※休業中の緊急連絡先:電話番号またはメールアドレス

休業期間中につきましては、何かとご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

どうぞよいお年をお迎えください。


一般的なご挨拶のメールです。感謝の気持ちや休業期間などの要点を伝える内容になっています。

【顧客・取引先向け】年末の挨拶メール 例文2

■■株式会社 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社□□の△△です。

今年も残すところあとわずかとなり、年末のご挨拶をさせていただく時期となりました。
〇〇様には本年(仕事内容・エピソード)で大変お世話になり、心より感謝しております。

なお、弊社の年末年始の営業日についてご案内させていただきます。

年内の営業:12月◯日◯時まで
新年の営業:1月◯日◯時より
(休業期間:12月◯日〜1月◯日まで)
※休業中の緊急連絡先:電話番号またはメールアドレス

メールにて恐縮ではございますが、年末のご挨拶とさせていただきます。

来年も本年同様、変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い致します。


仕事のエピソードを入れることで、更に感謝の気持ちを伝えることができます。一人ひとりの顔を思い浮かべながら書くことで、丁寧な年末メールに仕上げることができます。

【顧客・取引先向け】年末の挨拶メール 例文3

■■株式会社 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社□□の△△です。

〇〇様には一年大変お世話になり、心より感謝申し上げます。
来年も更なるサービス向上を目指し、従業員一同誠心誠意努力をしてまいりますので、より一層のご支援を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。

なお、当社の年末年始の休業期間は下記の通りとなっております。

年末年始休業期間:12月◯日〜1月◯日
最終営業日は12月◯日◯時まで、新年は1月◯日◯時より営業させていただきます。

何かとお忙しい時節柄とは思いますが、くれぐれもお体にお気をつけくださいませ。

以上をもちまして、歳末のご挨拶とさせていただきます。

新年も何卒よろしくお願いいたします。


感謝の気持ちや休業期間などの要点に加え、来年に向けての展望や健康を気づかう一文を入れることで、受け取った側がより好印象に感じられるでしょう。

【社内向け】年末の挨拶メールの例文

続いては社内向けの挨拶メールの例文をご紹介します。

本文には、以下の項目を入れるようにしましょう。

  • 個人名(役職)
  • 年末の挨拶・今年1年の感謝の気持ち
  • 1年の中で印象に残ったエピソード
  • 年始に向けての挨拶


具体的なエピソードを入れることで1年を振り返り、感謝の気持ちを伝えます。受け取った側もエピソードがあることで、より良い印象を抱いてくれるでしょう。

【社内向け】年末の挨拶メール 例文1(上司)

〇〇さん(役職や先輩)

本年も残すところあと僅かとなりました。

〇〇さんには、公私ともに大変お世話になり、心より感謝しております。
1年間無事に乗り切ることができたのは、〇〇さんにご指導いただけたおかげです。

来年度も何かとご迷惑をおかけすることもあるかもしれませんが、より一層精進する所存ですので、ご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

本日の業務はまだ残っておりますが、取り急ぎメールにて年末のご挨拶とさせていただきます。

それでは、良いお年をお過ごしください。


上司に向けて、感謝の気持ちや来年の抱負等を伝えます。仕事へのやる気を示す内容は、上司とのより良い人間関係を築くことにも繋がります。

【社内向け】年末の挨拶メール 例文2(上司)

〇〇さん(役職や先輩)

本年も残すところあと僅かとなりました。

〇〇さんには、公私ともに大変お世話になり、心より感謝しております。
いつもご指導・ご鞭撻のほど、誠にありがとうございます。

また、〜の件につきまして〇〇さんにはお手数やご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳有りませんでした。〇〇さんにはたくさんのフォローをしていただき、お時間をとらせてしまう結果となってしまいました。

本年の反省を生かし、来年はこのようなミスをしないよう、より一層気を引き締めて業務に取り組んでいく所存です。

来年も本年と変わらぬご指導・ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

それでは、お身体にお気をつけて、良いお年をお迎えください。


上司にトラブル解決などでお世話になった場合には、上記のようなメールがおすすめです。エピソードとともに感謝や、来年への抱負を書いて、上司への気持ちを伝えましょう。

【社内向け】年末の挨拶メール 例文3(同僚)

〇〇部(課)の皆様

早いもので、今年も残すところ、あとわずかとなりました。

振り返ると〜のプロジェクトでは、皆様の〜などのお力添えや多大なサポートをいただき、誠にありがとうございました。皆様にはご迷惑をおかけすることもありましたが、ご協力いただいたおかげで、無事に本年を過ごすことができました。この場を借りて感謝申し上げます。

来年もより一層努力していく所存ですので、引き続きご指導・ご鞭撻やご支援のほど、よろしくお願い致します。

皆様時節柄お忙しいとは存じますが、お体を大切に、どうぞ良いお年をお過ごしください。


同僚に向けても感謝の気持ちを込めたメールを送りましょう。一緒にがんばったプロジェクトをエピソードにして取り上げることで、団結力も深まるはずです。

年末の挨拶メールのNG集

年末の挨拶メールは、ビジネスメールの中でも重要なものです。

ここからは送るときに気をつけたいNG集をご紹介します。

一斉送信(CC)は使用しない

CCで一斉送信すると、送信したすべての人のアドレスが、お互いに見ることのできる状況になってしまいます。

メールアドレスは大事な個人情報なので、たくさんのお客様に向けたメールであっても使用しないようにしましょう。

また、一斉送信の内容は相手にも伝わります。1年の感謝の気持ちを込めて、なるべく個別にメッセージを送るようにしましょう。

丁寧な敬語と、正しい語句を使用する

1年の締めくくりの挨拶なので、丁寧な敬語と、正しい語句で送るようにしましょう。

間違えた日本語や敬語を使用すると、失礼にあたったり、稚拙な印象を与えてしまったりとビジネス面でもマイナスに働くことにもなりかねません。

メールが出来上がったら、誤字脱字等がないかのチェックを行ってから送信しましょう。

送り忘れた場合

気をつけていても、年末の挨拶メールを送り忘れてしまう場合もあるでしょう。

その場合には年末の挨拶ができなかったことへの謝罪とともに、昨年の感謝の気持ちや新年のご挨拶を伝えるメールを送るようにします。

年末の挨拶メールに関するQ&A

ここからは、年末の挨拶メールに関するQ&Aをご紹介します。

内容やタイミングは、役職によって変えるべき?

内容に関しては、上述したような例文を使用して、人物・役職ごとに合わせた内容にします。

社内であれば、相手の最終出社日の午前中に送信するようにしましょう。普段あまり接点がない上司や、どこまでメールを送るべきか迷った場合には、先輩に確認するのがおすすめです。

先に挨拶メールをもらった場合の返信はどうすべき?

基本的に通常の挨拶メールと変わりませんが、いただいたメールへの返信ともなります。

そのため、例えば「良いお年をお過ごしくださいませ」の部分では「〇〇様も、良いお年をお過ごしくださいませ」のように、文言を変えるようにします。

また、挨拶メールをいただいたことへの感謝の一文も入れるようにしましょう。

はがきや対面でご挨拶をするときには?

はがきの場合

先方の会社の最終営業日前までに届くように送ります。目を通してもらえるよう、1週間から3日前を目処にすると良いでしょう。

メールと同じような内容で、丁寧に書いて送るようにしましょう。

対面の場合

新型コロナウイルスの影響で避けている方も多いかと思いますが、直接ご挨拶する場合には、12月中旬以降の、最終の打ち合わせ時に行うようにしましょう。

1年の感謝の気持ちとともに、来年も変わらぬお付き合いをしていきたい旨を伝えます。

また対面で挨拶をした場合でも、年末の挨拶メールには年末年始の休業期間なども明記しているので、こちらも送るほうがベターです。

まとめ

年末の挨拶メールは、来年も気持ちよくお仕事をするためにも、相手に好印象を持ってもらうるためにも大切なものです。

またメールだからこそ、しっかりと相手に気持ちが伝わる内容にする必要があります。

年末のご挨拶メールを書くときには、ぜひ本記事を活用してみてくださいね。

画像出典元:pixabay、写真AC

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