記事更新日: 2020/01/23
業務を円滑に進めるためには、会議を完全に無くすことはできません。
しかし会議室は複数の部署で共有している場合が多く、時間の割り当てや人数に合った広さの部屋を確保するために、意外と手間取ってしまうことはありませんか？
会議室のスケジュール管理を一元管理しようと思っても、そのシステムを一から構築するのは手間も時間もかかります。
そこで簡単に会議室の予約管理を実現できるのが、会議室予約システムです！
今回は世間に数多く展開されている会議室予約システムの中から、おすすめの10選をご紹介し、それぞれの特徴をまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。
このページの目次
今回ご紹介する「会議室予約システム」とは、企業の業種や会議室の数・広さなどの情報をクラウド上にて一元管理することで、予約をより簡単な操作で実現できたり、利用状況を把握しやすくするためのツールです。
会議室予約システムの利用によって、以下が実現できます。
・会議室の稼働率をUPさせる
・利用状況を正確に把握できる
・会議室の予約やキャンセルの煩わしい手間を省く
このように、会議室予約システムを導入することで誰でも簡単に会議室の予約が取りやすくなり、効率良く会議室を使うことができるようになります。
ZENO（ゼノ）は会議室不足など会議室の運用管理に課題を抱えている企業におすすめのアプリです。
ユーザーの登録制限はなく、無料で利用することができます。従業員はZENO会議室予約を通じて会議室を予約をすることで会議室の空室状況を一元管理することができます。
働いている社員全員が会議室の利用状況や会議参加者を把握でき、GoogleやOutlookカレンダーと連携できるので外出先でもスマホなどで簡単に確認できます。
・予約状況や空室状況を一目で確認できる機能
・招待、ツール通知機能
・予約状況を集約したレポート機能
ZENOは現在無料で利用することができます。
ただし、今後月額500円の利用料金が必要となる可能性があります。有料になる際は、事前にメールなどで通知があるそうです。
詳しくは資料をご覧ください。
ACALLは、会議に集中できる環境づくりを可能にします。会議室の空き状況を把握し、残り時間やアジェンダを表示して、効率的な会議をサポートするツールです。
受付から会議室予約まですべてACALLで一気通貫で管理できるため、効率性・利便性に優れています。
クラウドカレンダーと連携して利用できるため、予定作成・会議室予約・QR コード付きアポイント招待メール送信のすべてが一画面で完結します。
・クラウドカレンダー連携
・リアルタイムの利用状況を一望
・未使用会議室の自動解放
ACALLで会議室予約システムを利用するには、「Pro」「Unlimited」という2つのプランのどちらかを選択できます。
「Pro」では月額300円/人から利用可能です。「Unlimited」はお問い合わせをする必要があります。
Reservation Engine（リザベーション・エンジン）は、200を超えるさまざまな業種や用途に合わせた利用方法が可能です。業種別に必要な情報に合わせてカスタマイズできるので、さまざまな予約業務の効率化が見込めます。
・予約業務に合った予約管理が可能
・会員管理でカスタマイズ可能
・予約サイトデザインや文章などを編集可能
iMeeting-R（アイ・ミーティング・アール）は、会議室の予約に特化したサービスです。
会社の会議室やMeetingルームの予約管理やレンタルオフィス、貸し会議室などの予約にも使用可能で、業種や使用環境に合わせてカスタマイズすることができます。
touch-mee（タッチミー）は利用状況をPCやスマホから確認でき、タッチシートを貼ることにより、スマホで会議予約ができる独特のサービスです。
また、ほとんどの操作をスマホでできるのも、特徴の1つと言えるでしょう。
1部屋 3,500円 / 月
※30日間無料トライアルあり。
Airリザーブは、店舗における予約のすべてをクラウドで一元管理できる予約システムです。他の予約システムと比べると機能がとても多く、必要に応じて取り入れることができるのが大きな特徴です。
Airリザーブは、0円で基本機能を利用することができます。
「RESERVA」は顧客からの予約を受け付けるだけでなく、予約状況の管理やキャンセル管理など幅広い業務をサポートします。クレジットカードによる事前決済や月謝の集金を行うことで、顧客との金銭面のトラブルを予防。マルチデバイス対応なので、店舗のカウンターなど狭いスペースでも導入・活用できます。
フリープランから月額料金20,000円のエンタープライズプランまで5つのプランがあります。
それぞれのプランは予約受付件数の上限と利用できる機能、また広告表示/非表示の違いがあります。いずれも利用途中でのプラン変更が可能です。
Coubicはビジネスを加速するサービスを提供しています。予約に関する面倒な業務をすべて自動化することで、ビジネスを加速するサービスをサポートします。全国で利用者数25万件、大手企業から個人のお客様まで安心できるシステムを提供しています。
・フリー：0円/月
・ライト：4,980円〜/月
・スタンダード：12,980円〜/月
・プラチナ：30,000円〜/月
・エンタープライズ：お問い合わせください。
会議室予約や来訪客管理の手間を省きたいなら、うってつけの最先端クラウド型会議室予約システムです。全国どこからでもスマートデバイスで対応できます。
来訪客が多い窓口受付や、窓口業務の人件費を削減したいなど、会議室の予約管理だけでなく、受付業務や来客案内まで手助けしてくれるでしょう。
・エントリー：30,000円/月（税抜）
・ミドル：50,000円/月（税抜）
・ハイ：100,000円/月（税抜）
・プレミアム：お問い合わせください。
「SmartRooms」を使えば会議室利用のムダを削減して利便性の向上が可能です。会議室を利用する人・総務担当・IT担当それぞれの会議室予約にまつわる悩みや課題を解消できる便利で使いやすい機能が満載です。
様々な業種・室数の会議室を持つ企業はもちろん、複数の部署で会議室を共有している企業や、会議室の使用・予約状況が把握しにくいと感じている企業での活躍が見込めます。
公式HPよりお問い合わせください。
こういったシステムはどんなに機能的に優れていても、使われなくなってしまっては意味がありません。
会議室を管理する立場からも、また実際に会議室を利用する立場からも簡単に操作できることが大切です。具体的には予約・キャンセル設定が容易か、出先からでも操作可能か、などが考えられます。
さらに会議室は複数部署で共有しているケースが多いので、会議室予約システムに多方面からアクセスできる利点を生かし、システム上だけで交渉や割り当てが完結できるシステムになっているかも大事なポイントです。
会議室予約システムには一定期間無料のトライアル期間を設けているケースが多いので、できるだけたくさんの従業員に操作感を確認してもらうと良いでしょう。
会議室予約システムでは、出先からも予約やキャンセルができるサービスもあります。
しかし会議室情報は企業の固有情報ですので、第三者に漏れてしまってはいけません。
そのため、相応のセキュリティ対策を行っていることを確認しましょう。
セキュリティ対策として考えておきたいポイントとしては
・部外者から会議室を予約/キャンセルされないこと
・会議室の電話番号や議題内容などが盗聴されないこと
・会議室予約システム自体がウィルス感染被害に遭わないこと
などがあげられます。
万が一、情報が漏洩した場合は企業の信用にかかわるため、セキュリティ対策の意識が高いシステムを選ぶようにしましょう。
会議室を予約するということは当然ですが、参加メンバー個人のスケジュールを一緒に調整する必要があります。
現在、いくつかのスケジュール管理システムを運用している場合は、そのシステムと会議室予約システムが簡単に連動できるかを確認しておく必要があります。
参加メンバーのスケジュールカレンダーに自動的に反映できる状態がベストです。
できないようであればメールやチャットなど、何らかの手段でメンバーに会議室予約の有無を連絡する手段を用意しなくてはなりません。
個人スケジュールと会議室予約スケジュールを連動させるための費用や手間はなるべく抑えたいところですので、こういった機能が会議室予約システムに搭載されているかも確認のポイントとなります。
会議室予約システムには大きく3つのメリットがあります。
・予約管理を効率化する
・会議室の増設/減設計画に役立てる
・会議自体を効率良く行うことができるようになる
まずは「予約管理を効率化する」ということが挙げられます。
会議室予約システムで情報を一元管理することで、従業員の誰もが会議の有無やメンバーの居場所を知ることができます。
会議中の来客時の対応や、急な会議発生時にもスムーズに会議室を確保できるようになり、その後の作業も効率良く取り掛かれます。
会議室の埋まり状況からは日々の業務の流れが把握できるようになり、新たな予定を入れやすくなります。
また、社内のレイアウト変更時には、会議室の稼働状況から新たな会議室の増設も検討できるようになり、逆にあまり使用されていない会議室は、別の利用スペースとして開放することもできます。
さらに会議室の確保時間から、会議の内容によってどのくらい時間がかかっているのかを知ることができるため、いつも長引くような会議があれば、もっと効率良く進行する方法を検討することも可能です。
一方で、会議室予約システムを導入するデメリットもいくつかあります。
・費用に差が出る場合がある
・現状のスケジュールシステムとの連携を取る必要がある
会議室予約システムは企業によってカスタマイズする必要がありますが、その手数料としてどのような形で料金を設定しているか、不明瞭な場合が多いです。
月額無料のプランではカバーできない場合もありますし、初期費用が必要な場合もあるため、導入前にはサポート窓口に詳細な見積もりを依頼しておきましょう。
また、会議室予約システムでは個人のスケジュール管理機能を持っていないため、個人のスケジュール管理用に別のシステムを導入している場合は、そのシステムと会議室予約システムが連動できないこともあります。
そのため、導入するツールが現在のスケジュールシステムと連携できないこともあると理解しておきましょう。
以上が「【最新比較】おすすめの会議室予約システム10選をご紹介！」についてでした。
今回ご紹介した会議室予約システムの導入によって、限りあるリソースを効率良く回すことができるようになれば、企業全体の業務もよりスムーズに行えるようになります。
一度、会議室予約システムを活用してみたいと考えている方は、ぜひ今回紹介したツールを始めとした会議室予約システムの導入を検討してください！
ACALL受付システムでは企業の成長段階に合わせ、3種類のプランが用意されており、幅広い層におすすめできます。セキュリティの安全性はもちろん、3層の閲覧制限などを活用すれば、機密性の高い訪問者対応が可能となっています。
Reservation Engineは、さまざまな業種や用途に合わせた利用方法が可能です。業種別に必要な情報に合わせてカスタマイズできるので、さまざまな予約業務の効率化が見込めます。
会議室不足など会議室の運用管理に課題を抱えている企業におすすめのアプリです。ユーザーの登録制限はなく、無料で利用することができます。従業員はZENOの会議室予約を通じて会議室を予約をすることで会議室の空室状況を一元管理することができます。
Airリザーブは、店舗における予約のすべてをクラウドで一元管理できる予約システムです。他の予約システムと比べると機能がとても多く、必要に応じて取り入れることができるのが大きな特徴です。
Coubicはビジネスを加速するサービスを提供しています。予約に関する面倒な業務をすべて自動化することで、ビジネスを加速するサービスをサポートします。全国で利用者数25万件、大手企業から個人のお客様まで安心できるシステムを提供しています。
Touch-meeは利用状況をPCやスマホから確認でき、タッチシートを貼ることにより、スマホで会議予約ができる独特のサービスです。また、ほとんどの操作をスマホでできるのも、特徴の1つと言えるでしょう。
iMeeting-Rは、会議室の予約に特化したサービスです。会社の会議室やMeetingルームの予約管理やレンタルオフィス、貸し会議室などの予約にも使用可能で、業種や使用環境に合わせてカスタマイズすることができます。
会議室予約や来訪客管理の手間を省きたいなら、うってつけの最先端クラウド型会議室予約システムです。全国どこからでもスマートデバイスで対応できます。来訪客が多い窓口受付や、窓口業務の人件費を削減したいなど、会議室の予約管理だけでなく、受付業務や来客案内まで手助けしてくれるでしょう。
「SmartRooms」を使えば会議室利用のムダを削減して利便性の向上が可能です。会議室を利用する人・総務担当・IT担当それぞれの会議室予約にまつわる悩みや課題を解消できる便利で使いやすい機能が満載です。様々な業種・室数の会議室を持つ企業はもちろん、複数の部署で会議室を共有している企業や、会議室の使用・予約状況が把握しにくいと感じている企業での活躍が見込めます。
「RESERVA」は顧客からの予約を受け付けるだけでなく、予約状況の管理やキャンセル管理など幅広い業務をサポートします。クレジットカードによる事前決済や月謝の集金を行うことで、顧客との金銭面のトラブルを予防。マルチデバイス対応なので、店舗のカウンターなど狭いスペースでも導入・活用できます。
