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「SmartRooms」を使えば会議室利用のムダを削減して利便性の向上が可能です。会議室を利用する人・総務担当・IT担当それぞれの会議室予約にまつわる悩みや課題を解消できる便利で使いやすい機能が満載です。様々な業種・室数の会議室を持つ企業はもちろん、複数の部署で会議室を共有している企業や、会議室の使用・予約状況が把握しにくいと感じている企業での活躍が見込めます。
「SmartRooms」を使えば会議室利用のムダを削減して利便性の向上が可能です。会議室を利用する人・総務担当・IT担当それぞれの会議室予約にまつわる悩みや課題を解消できる便利で使いやすい機能が満載です。様々な業種・室数の会議室を持つ企業はもちろん、複数の部署で会議室を共有している企業や、会議室の使用・予約状況が把握しにくいと感じている企業での活躍が見込めます。
記事更新日: 2024/10/08
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このページの目次
「SmartRooms」の端末アプリケーションは部屋前端末・集中端末・サイネージ端末の3つがあり用途によって選べます。
グループウェアと連動している部屋前端末は各会議室の前に設置されており、会議室の予約状況を確認できるだけでなく、会議の延長や短縮などの使用状況をその場で変更可能です。空いている会議室を見つけたときに予約情報を即座に取得できるため、管理者に確認する手間を省略できます。
集中端末は一つの端末で複数の会議室を一括管理できます。複数の部屋の予約・使用状況を一目で確認できるため、急なミーティングによる会議室の手配もスムーズに行えるでしょう。
サイネージ端末は予約状況などの操作は行えませんが、複数の会議室の利用状況をフロアマップとして表示できます。レセプションフロアに設置すれば会議室の案内に人員を割く必要がありません。
自社の状況に合わせて各端末を活用すれば会議室の予約や利用に関するムダを大幅に削減し、意思決定のスピード化と本来の業務へのより多くの時間配分が可能になるでしょう。
「SmartRooms」はクラウドサービスで、既存のグループウェアの会議室予約情報と連携するための専用サーバーが必要ありません。また、Android / Windows/ iOS の各端末を利用できるので初期導入のコストを抑えられます。
IT担当者にかかる負担が少なく導入できる点も利点の1つです。サイボウズやMicrosoft Office 365/Exchangeなどのグループウェアとの連携が可能で、二重管理や新しい管理手順を覚えるなどの煩雑な業務は要りません。
「SmartRooms」は会議室を効率的に活用するための多彩な機能が搭載されていますが画面はシンプルで使いやすく、導入後には特別な講習なしで利用できるでしょう。
「SmartRooms」は会議室の予約管理だけでなく、利用履歴とその分析も可能です。簡単操作で全会議室の稼働率・利用状況を確認し、稼働率の低い会議室の見直しや会議室の数が適切かどうかなどの利用実態を把握できます。
「会議室が足りない」という声に対して実際の会議室利用状況のデータを基に判断を下せるため意思決定が簡単に行えるでしょう。
これまでに「SmartRooms」を導入した企業は300社あり、計8,000室で利用されています。そのうちの37％の企業は10室以下で、46％は11～30室で利用、17％が30室以上の規模で利用しています。このような実績から、様々な規模の室数での活躍が期待できます。
現場からは「長時間の会議をどうにかしたい」という声が多く上がっていたので、『30分会議』を推奨する方針を打ち出しました。会議終了予定時刻と10分前にアラーム音が鳴るように設定し予定より早く終わる会議が月平均で300件にも上りました。会議短縮によって業務の効率化に結び付いています。アラームが鳴ることで会議室利用のマナーが向上しました。
※「SmartRooms」公式HP参照
「SmartRooms」の利用で会議室を効率的に活用し、意思決定のスピードアップとより円滑な業務を実現できるでしょう。
既存のグループウェアの会議室予約情報と連携できるため専用サーバー不要でシステムの導入がスムーズな点も魅力です。二重管理や新しい手順を覚える必要が無く導入の手間がほとんどありません。
会議室の利用ログで利用実態を把握できるため、稼働率の低い会議室の見直しや会議室の数が適切かどうかデータに基づいて判断可能です。会議室予約の効率化によって業務の円滑化をめざす企業では重宝するシステムでしょう。
画像出典元：「SmartRooms」公式HP
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スケジュールの管理、予約入力の二度手間を避けるためにも、GoogleApps と連携できる・会議室が利用された実績が把握できるというのが大きなポイントでした。今後、スタッフの数が増えたときに、会議室増床の必要性をデータから判断できるのは心強いですね。