座席管理システムについて

<最新比較>座席管理システムおすすめ15選!導入メリットと選び方

記事更新日: 2024/01/10

執筆: 川崎かおり

座席管理システムとは、社内の座席管理の精度を高め、業務効率化を支援するシステムです。

この記事では、フリーアドレスをより効果的に運用するためにチェックすべき、おすすめの座席管理システムをご紹介します。

それぞれのシステムの特徴を比較しながら、チェックしてみてください。

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座席管理システムとは

座席管理システムとは、社内の座席使用状況をシステム上で可視化して、座席の管理や確保をスムーズにするシステムです。

システムの導入により、フリーアドレスにありがちな「座席が見つからない」「誰がどこにいるか分からない」「結局いつも同じメンー」といった問題を解決できます。

おもな種類は、座席管理以外の機能もあわせ持つ「多機能型」、座席管理に特化した「特化型」の2つです。

企業規模・ニーズに合わせて、必要なタイプを選択しましょう。

座席管理システムでできること

座席管理システムの基本的な機能は以下のとおりです。

  • 座席の指定・予約・抽選
  • チェックイン・チェックアウト
  • 社員の検索
  • 座席使用状況の共有・確認
  • 出退勤記録の管理・履歴の出力 など 


このほか会議室の予約機能や、受付機能を備えているものもあります。

おすすめの座席管理システム4選

Colorkrew Biz


画像出典元:「Colorkrew Biz」公式HP

特徴

株式会社Colorkrewが手掛ける、業務効率化に有益なビジネスコンシェルジュツールです。

座席表作成機能を使えば、専用の図面なしでオフィスレイアウトを図面化可能

50フロア(1フロアは最大で600席)を同時に可視化するため、誰がどこにいるかの把握も容易です。

出社状況の分かる「ダッシュボード機能」「勤怠管理機能」「座席・会議室・設備の予約機能」なども備わっており、社内リソースの有効活用・フリーアドレスの最適化を実現できます。

機能

  • 座席レイアウトの可視化
  • 座席・スペースの予約
  • 勤怠管理の実施

料金プラン

▶初期費用:無料

▶月額利用料
・スタンダードプラン:40,000円(税抜)
・プレミアムプラン1:100,000円(税抜)
・プレミアムプラン2:150,000円(税抜)

▶無料トライアルプラン:30日間

Colorkrew Biz 含む座席管理システムの資料を一括DL 

 

WORK AGILE


画像出典元:「 WORK AGILE」公式HP

特徴

「WORK AGILE(ワーク アジャイル)」は、数々の不動産開発を手掛けている森トラスト株式会社が運営元の座席管理システムです。

スマホやQRコードを利用したスマートチェックインだけでなく、チーム予約や会議室予約、座席のリアルタイム表示やレポート機能といった多機能が組み込まれています。

また“リラックス”“ソーシャル”といった雰囲気をキーワード入力すると、自動的に席を予約することも可能です。

機能

  • 詳細な所在確認
  • PCやスマホ、QRコードチェックイン
  • チーム予約、会議室予約
  • レポート機能 など

料金プラン

初期費用:無料

月額費用:~300円/1アカウント

※年間契約によるボリュームディスカウントあり

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せきなび


画像出典元:「せきなび」公式HP

特徴

株式会社アスマークが提供する座席管理システム。

「IT導入補助金2022」に対応しており、条件を満たせば、導入費用が最大で1/2に抑えられます。

ベンダーによる申請サポートも充実しており、予算や導入ノウハウが不足している企業でも、選択肢に含めやすいシステムです。

座席管理システムとしての基本機能を網羅しているほか、「座席表作成機能」「プロフィール作成機能」「社員のステータス管理機能」「カレンダーとの連携機能」なども搭載。

使いやすいUIを備え、全ての社員の在籍状況・業務状況の一括把握・管理が可能です。

機能

  • 座席表の作成
  • プロフィールの作成
  • ステータス状況のリスト表示

料金プラン

▶初期費用(導入サポート含む):150,000円

▶月額利用料:300円×アカウント数(最低利用料金30,000円)
※税別表示なし

1ヶ月以内の無料トライアルあり

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予約ルームズ

 画像出典元:「予約ルームズ」公式HP

特徴

株式会社 RECEPTIONISTが提供する、オフィススペースの予約管理ツール

会議室や共用スペースなどの管理を効率化し、会議室のムダづかいや予約表の作成の手間を省きます。

会議室を使用する際には、利用の終了予定時間10分前にアラートで知らせる仕様です。

終了時間を適切に定めることがメリハリのある会議につながり、業務効率向上に役立ちます。

またGoogleカレンダー・Outlookカレンダーなどとシームレスに連携可能のもうれしいポイント。

会議の予約を入れると、開催までの流れが自動でカレンダーに反映されます。

機能

  • 会議室や共用スペースの予約管理
  • 予約時間終了前にアラートで告知
  • Googleカレンダー・Outlookカレンダー(Microsoft 365)・サイボウズGaroonと連携

料金プラン

▶初期費用:0円

月額利用料金等の詳細についてはお問い合わせが必要です。

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その他おすすめの座席管理システム

RICOH スマート予約サービス for フリーアドレス

 画像出典元:「RICOH スマート予約サービス for フリーアドレス」公式HP

特徴

RICOH スマート予約サービス for フリーアドレスは、フリーアドレスが導入されている職場環境をより働きやすくして、生産性アップをサポートする座席管理システムです。

利用者が希望する座席や備品を、スマホやPCで手軽に予約できるだけでなく、チームメンバーの居場所を一覧にして連携を取りやすくしている点も嬉しい特徴です。

スペースを有効活用したい管理者が状況を分析しやすいようにデータが可視化されているので、生産性アップも期待できます。

チャットを使いたいときはMicrosoft 365との連携が必要なので、事前に確認しておくといいでしょう。

機能

  • スマートフォンで手軽に予約・利用開始
  • PCのフロアマップで一覧表示し利用開始
  • 座席を検索して予約
  • パーティション選択
  • QRコードで簡単に利用終了
  • メンバーの勤務状況把握
  • Microsoft Teamsチャット連携
  • 管理者用画面:CSVファイルで出力、Microsoft Power BIテンプレートによる分析可
  • ダッシュボード

料金プラン

RICOH スマート予約サービス for フリーアドレスの料金プランは次のとおりです。

新規や追加の申込みをする都度、スタートパックの料金が発生します。

  標準料金(税別)
RICOH クラウドアプリケーション スタートパック 5,000円/1申込み
RICOH スマート予約サービス for フリーアドレス
ユーザーライセンス/月額契約
100円/1人
RICOH スマート予約サービス for フリーアドレス
座席ライセンス/月額契約
200円/1座席
RICOH スマート予約サービス for フリーアドレス
ユーザーライセンス/年間契約
1,200円/1人
RICOH スマート予約サービス for フリーアドレス
座席ライセンス/年間契約
2,400円/1座席

(税表示なし)

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Acall(座席予約)

 画像出典元:「Acall」公式HP

特徴

「Acall(座席予約)」は、新機能「自動チェックイン」やPC・スマホどちらからでもチェックインを可能とすることで、導入後の円滑な利用を後押しするサービスです。

利用率を担保するほか、座席の管理を効率的に行えるので、「せっかく多くの従業員を巻き込んで導入したのに、結局使われていない」となってしまう心配も回避しやすくなります。

フリーアドレス制でも、オフィスに出社しない場合でも、チームメンバーがどこで働いているかを可視化。

自動受付・入退館管理・座席予約管理・会議室予約のシステムを提供し、オフィスワークとリモートワークの最適な働き方をサポートしており、既に7,000社以上の企業が導入しています。

機能

  • 社内Wi-Fiを活用してQRコードのチェックインなしでも自動的なチェックインを実現
  • PCからでもスマホからでもチェックインできる豊富なチェックイン方法
  • 直感的に使いこなせるシンプルなUIで、操作に慣れない人でも使いやすい

料金プラン

▶初期費用:要問い合わせ
▶月額利用料:要問い合わせ
無料トライアル:1ヵ月

※サービスの概要については、以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。

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Desk Mosaic


画像出典元:「Desk Mosaic」公式HP

特徴

Desk Mosaicは、1ID辺り月額450円から導入できる、低コストで高品質なフリーアドレスの座席管理(ホテリング)サービスです。

大規模な座席管理にも対応し、使いやすい予約画面はもちろん、クラウドセキュリティもNTTグループの信頼において担保されています。

株式会社NTTデータの100%の子会社である、運営会社NTT データルウィーブ株式会社は、創業1961年から長年IT業界でコンサルティング、システム開発、運用保守まで、一貫したソリューションサービスを提供しています。

誰がどこにいるかわからない、出社に合わせて座席を予約したい、空席状況を一目で知りたいなど、フリーアドレス運営に悩む企業におすすめのサービスです。

機能

  • フロアマップ上の座席に利用者の名前を表示
  • フリーアドレスと固定席を複合的に運用
  • 日時・座席・時間を検索し指定するだけで予約可能
  • 自動キャンセル機能
  • 月間利用状況をCSVファイルで出力

料金プラン

Desk Mosaicの料金プランは、基本は「初期費用」+「月額のサービス利用料」となっています。

初期費用 サービス料/月
15万円 450円/1ID〜
導入時に必要な設定、 管理者トレーニング含む メールによる保守サポート含む

(税抜価格)

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ZAiSEKI


画像出典元:「ZAiSEKI」公式HP

特徴

「ZAiSEKI」はクラウド型の行動予定表作成サービスで、30名まで無料で利用できます。

登録メンバーの行動予定を管理できるほか、所在管理や勤怠管理も可能です。

指定メンバーがステータスを変更した際の通知機能も付属しており、各人の在籍状況をつぶさに把握できます。

また使用するデバイスを問わないため、スマホやタブレットからでも必要な情報の確認が可能です。

シンプルなUIで直感的に操作でき、全てのスタッフがメンバーのステータスにスムーズにアクセスできます。

ただし、「現在どの席/会議室が使用中か」は把握できますが、席の予約機能はないため、座席管理システムとしては物足りなさもあるでしょう。

機能

  • 行動予定表の作成
  • 直感的に操作できるUI
  • ステータス変更をアラーム通知

料金プラン

▶初期費用:無料

▶月額利用料:
・ZAiSEKI BASIC:無料(30人まで)
・ZAiSEKI PLUS+:110円(税込)/1人

 

YourDesk


画像出典元:「YourDesk」公式HP

特徴

サイオステクノロジー株式会社が提供する、フリーアドレスに最適な座席管理システム。

システム上から座席予約を行ったり、座席の使用状況を確認したりが可能です。

座席の選択は、席のアイコンをクリックするだけと簡単。

カレンダーと連携しておけば、予約忘れの心配もありません。

オフィス内のフロア利用率を表示したり、QRコードで座席の確保を行えたりと、ユーザーフレンドリーです。

また席が固定化してきた場合は、座席抽選機能の活用により、座席をランダムに指定できます。

英語にも対応しているため、国籍の異なる社員がいても安心です。

機能

  • 勤怠情報管理
  • QRコードによるダイレクトチェックイン
  • 見やすさ重視のレイアウト

料金プラン

▶初期費用: 無料

▶月額利用料:100円/1アカウント

▶無料トライアル:あり(期間については要問い合わせ)
※税表示なし

SEKIDOKO


画像出典元:「SEKIDOKO」公式HP

特徴

株式会社JR東日本情報システムが提供するフリーアドレス管理サービス。

フロアの利用状況がブラウザ上で可視化され、「どの席が空いているのか」「誰がどこにいるのか」を一目で把握できます。

また座席のステータスが変わった場合は、自動で座席の色が変化する仕様です。

リアルタイムのフロア状況を把握しやすく、社員を探すときにも無駄足を踏むことがありません。

2週間先の座席まで予約できる機能もあり、フリーアドレスの快適性向上・効率化に有効です。

機能

  • 在籍状況が一目で分かるレイアウト
  • 社員の名前で着席場所を検索可能
  • 座席予約機能

料金プラン

▶初期費用: 120,000円(税別)

▶月額利用料:30,000円(税別)~(100ユーザー以上)

Suwary


画像出典元:「Suwary」公式HP

特徴

プラス株式会社が提供する、アプリスタイルの座席管理システム。

3ヵ月先までのスケジュール予約が可能です。

システムを利用する際は、各机に電磁波を放つ「PaperBeacon」を貼り付けます。

これにより社員は机にスマホをかざすだけで、スムーズなチェックイン・チェックアウトが可能です。

また座席の確認・予約は全て各自のスマホを活用できるため、端末を別途設置する必要がありません。

社員を探せる「検索機能」「スケジュール予約機能」「自動キャンセル機能」も利用でき、フリーアドレスで感じがちなストレスや手間を低減できます。

機能

  • アプリによるチェックイン・チェックアウト
  • 使いやすいUI
  • 豊富な集計機能

料金プラン

詳細についてはお問い合わせが必要です。

OFFTICKET


画像出典元:「OFFTICKET」公式HP

特徴

株式会社 日本オープンシステムズが提供する座席予約システム。

固定指定やランダム予約、半日予約など、さまざまなシチュエーションの座席予約に対応します。

アクセスの際は端末を選ばないため、オフィスからでも自宅からでも誰がどこで何をしているかの把握が可能です。

またユーザーフレンドリーなUIの採用により、エリアやフロアの切り替えは、タブをスイッチするだけ。

他部署の座席状況も、ブラウザ上でリアルタイムに把握できます。

英語にも対応しており、外国人スタッフが常駐しているオフィスも安心です。

機能

  • 多彩な座席予約機能
  • 一括予約機能
  • 過去ログの出力機能

料金プラン

▶初期費用: 無料

▶月額利用料:
・1~50席:300円(税込)/1席(キャンペーン期間中のみ200円/席で利用可能)
・51~1,000席:200円(税込)/1席
・1,000席以上:要相談

▶フロア(図面)管理費(年額):10,000円(税込)/1フロア

SEATouch


画像出典元:「SEATouch」公式HP

特徴

ソニー株式会社が提供する、シンプルな座席管理システム。机に設置されているカードにスマホをかざすだけで、座席登録画面が開きます。

座席の予約はアプリなしで使用できるため、社員は特定のアプリをダウンロードする必要がありません。

事前予約や多言語予約にも対応し、社員のさまざまなニーズに応えられます。

また座席の状況は、リアルタイムで更新されていく仕様です。

座席使用率をひと目で把握できるほか、各フロア・スペースの在籍状況も離れた場所から簡単に把握できます。

機能

  • 座席番号が記載されたICカードで予約
  • 高いセキュリティレベル
  • 英語対応

料金プラン

詳細についてはお問い合わせが必要です。

とれ太くん


画像出典元:「とれ太くん」公式HP

特徴

パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社が提供する、座席・会議室予約管理サービス。

フリーアドレス制を採用する企業の業務効率アップ・座席スペースの最適化を支援します。

座席管理システムへはスマホからでもアクセスできるため、社員は通勤途中のすき間時間を使って座席の確保が可能です。

検索機能や会議室予約機能も利用でき、「座席や会議室の確保失敗」という痛恨のミスを防げます。

また管理者は、あらかじめ予約不可の座席を設定することが可能です。

特定スポットへの人の集中を防ぎやすく、オフィススペースを効率的に使えます。

機能

  • 自分の拠点を登録可能
  • 会議室や座席の予約機能
  • コロナ陽性患者の利用座席を確認可能

料金プラン

詳細についてはお問い合わせが必要です。

セキメル


画像出典元:「セキメル」公式HP

特徴

株式会社ASJが提供する座席予約管理ツール。

座席予約はもちろん、社員の検索機能も備わっています。

不在の相手にダイレクトメッセージを送れる機能もあり、コミュニケーションツールとしての活用も可能です。

またタイムカード機能を使えば、社員の勤怠管理もスムーズに行えます。

打刻には交通系のICカードが使えるため、時刻を手入力する必要はありません。

細部までカスタマイズしたい企業には、オーダーメイドサービスの提供もあります。

機能

  • タイムカード機能
  • 座席選択・予約機能
  • 実際のフロアに近いマップの作成が可能

料金プラン

▶初期費用:33,000円(税込)

▶月額利用料(200名・10エリアまで):5,500円(税込)

▶無料トライアル:30日間

座席管理システムの導入メリット

座席管理システムを導入すると、フリーアドレス制で頻出しがちな課題・トラブルを解決しやすくなります。

座席管理システムの導入によって得られるメリットを見ていきましょう。

座席の確保・管理が効率化する

座席管理システムを導入すれば、座席状況を一元管理・共有が可能です。

社員は空席探しにムダな時間を費やす必要がなく、業務効率向上が期待できます。

また座席ついてあらかじめ「使用可」「使用不可」を分けておけば、社員が1スポットに集中しません。

「スペースの有効活用」「社員の横のつながり強化」といった、フリーアドレス制の目的を達成しやすくなるはずです。

必要な相手とすぐにアクセスできる

検索機能のある座席管理システムなら、誰がどこにいるのか簡単に把握できます。

フリーアドレスにありがちな「社員の在所が確認できない」ということが起こりません。

システムによっては、システムから相手に伝言を残したり、やり取りしたりが可能です。

出社・在籍状況の把握が容易

座席管理システムの中には、タイムカード機能やチェックイン・チェックアウト機能を持つものがあります。

社員ごとの在籍履歴を把握しやすく、出社率の計算に活用できます。

フリーアドレスやハイブリッドワークのデメリットは、個々の社員の状況が見えにくくなる点です。

チェックイン・チェックアウトログが残る座席管理システムを導入することが、スムーズな現状把握につながるでしょう。

座席管理システムの選び方

フロア図の登録方法

座席管理システムは、導入時にオフィスのレイアウトに合わせた図面・座席の登録が必要です。

「手持ちの図面で対応できるか」「外部リソース(登録代行オプション)が必要か」などをチェックしましょう。

座席管理システムの有効性を維持するためには、オフィスレイアウトとシステムのフロア図は常に同じ状態でなければなりません。

今後のレイアウト変更も視野に入れ、負担のないフロア図の登録方法・変更方法を備えていることは必須です。

チェックイン方法を確認

「チェックイン」=座席を「使用中」のステータスに変える方法は、システムによってさまざまです。

企業規模や使い勝手などを考慮して、社員の負担にならないチェックイン方法を選びましょう。

例えばスマホやICカード・社員証などに対応していると、チェックインがスムーズです。

会議室予約や受付機能は必要か

座席管理に特化するのか、そのほかの機能も必要なのかを決めましょう。

シンプルに使いたいなら、特化型がおすすめです。

一方、会議室予約や受付機能も欲しいなら、多機能型をチェックしましょう。

既存ツールとの親和性をチェックする

自社のコミュニケーションツールやスケジュール管理ツールとの親和性をチェックしましょう。

自社ツールと連携できれば、在籍状況の共有やチームメンバーの状況把握が、よりスムーズになります。

まとめ

座席管理システムで座席の確保や在籍状況の把握が容易になれば、全社的な業務効率向上が期待できます。

また社員を効果的に分散できれば、社内スペースをより有効に使えるようになるでしょう。

自社の規模やニーズにマッチした座席管理システムを導入し、フリーアドレスにありがちな「座席を探す時間のムダ」「会いたい人を探す時間のムダ」「非効率な人員配分」を防いでください。

画像出典元:O-dan

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