記事更新日: 2020/10/28
最近、注目が集まっている「バーチャルオフィス」ツールをご存知でしょうか？
バーチャルオフィスツールなら、テレワーク社員と出社している社員が同時にコミュニケーションを図れるだけでなく、オンラインのイベント会場として会場費用をかけずに低コストで利用することができます。
この記事では、バーチャルオフィスツールや選び方のポイント、メリット・デメリット、利用する際の注意点を解説していきます。
このページの目次
バーチャルオフィスツールとは、インターネット上に仮想のオフィスを作るツールです。
リモートワークを行っている場合でも、バーチャルオフィスツールを使えば現実のオフィスのように柔軟なコミュニケーションが取れ、社員同士一緒に作業を進めたり気軽に会議が開けたりします。
また、参加者同士で柔軟なコミュニケーションが取れるイベントを行いたいというイベント主催者からも利用される機会が増えています。
画像出典元：「oVice」公式HP
まるで現実世界にいるかのようにコミュニケーションがとれるバーチャルオフィスツールが、oViceです。
アバターを動かすだけで自由自在に会話ができ、話したい人に近づくだけで会話をスタートさせられます。
消費データも少ないため、速度3Mbpsでも十分利用可能です。
・会議室
・立ち話
・画面共有
・スピーカー
・サイネージ
・HDビデオ＆オーディオ
【収容人数50人まで】月額5,000円
【収容人数200人まで】月額20,000円
【収容人数500人まで】月額50,000円
画像出典元：「Remo」公式HP
高品質なビデオとオーディオで、本格的なやり取りができるRemo。
社員が気軽にチャットや共同作業が行える個々の部屋や、出席者間の繋がりを促進できるバーチャルサミット等、様々な活用ができます。
ダウンロード不要で15秒以内に起動・実行できるため、使い勝手も抜群です。
・HDビデオ・オーディオ
・スポンサーシップの販売
・カウントダウンタイマー
・投票、Q&A投票
・バーチャル名刺
・グループ画面共有
＜1ユーザーあたりの月額料金プラン＞
Lite（1日2時間）：$20
Standard（1日4時間）：$40
Deluxe（1日8時間）：$50
Pro（1日12時間）：$70
画像出典元：「Remotty」公式HP
オフィスで働いていた時と同じような感覚が味わえるRemotty。
実際のオフィスと同じように自分の座席スペースがあったり、周囲の声やつぶやきを見ることができたりと、コミュニケーションを図りやすい環境が整えられています。
Googleカレンダー、Office365、iCalendar（サイボウズ等）と連携可能で、入退室ログも把握できます。
・顔が見える
・自分の座席スペースがある
・周囲の声・つぶやきが見られる
・会議がワンクリックで始められる
・カレンダー連携
・入退室ログ
| 10名(20GB) | 20名(40GB) | 30名(60GB) | 40名(80GB) | 50名(100GB) |
| 20,000円 | 40,000円 | 60,000円 | 80,000円 | 100,000円 |
51名以上で利用の場合、詳細はお問い合わせが必要です。
画像出典元：「Sococo」
無料トライアルもできる仮想オフィスコミュニケーションツール「Sococo」。
職場と在宅勤務中のメンバー、他の事務所や店舗、営業先など、どこにいても仮想の同じ空間で、音声や映像、チャットでコミュニケーションを取れます。
タブレット端末やスマートフォンでも利用可能。交通費やオフィススペースのコスト削減はもちろん、離職率を下げる効果も期待できます。
月額利用料金は、1ユーザーあたり2,500円(税抜)です。
最小契約ユーザー数が10ユーザーで、年単位での契約が必要であるため、とくに小規模の企業～100名程度までの企業で無駄なく利用可能です。
無料トライアルがあります。
画像出典元：「tandem」
tandemは14日間の無料トライアルがあるバーチャルオフィスツールです。
メンバーの稼働状況を把握するだけでなく、アプリを共有し、隣にいるかのような作業状態を作り出せます。もちろん画面を共有しながらの会話も可能です。
リモートワークでの情報共有や仕事の進捗管理に悩んでいる企業におすすめのツールといえるでしょう。
ユーザー1人につき月額10ドル必要です。
14日間の無料トライアルがあります。
画像出典元：「roundz」
roundzは操作が簡単なボイスチャットツール・バーチャルオフィスツールです。
ビデオ会議を設定するほどではないけれど会話で情報共有がしたいという場合や、できれば画面を見ながら簡単なディスカッションも行いたいという希望をかなえる便利なツールです。
テレワーク・リモートワークでも社員同士のコミュニケーションを大切にしたいと考える企業にはおすすめのツールです。
バーチャルオフィスツールを選定する際、どのような目的でツールを使用するのかによって適したツールが異なります。
主にオフィスとして利用する場合は、会議室やコミュニケーション機能が充実しているもの、また1on1MTGを行う場合などはプライバシーが守れる機能があるツールがおすすめです。
一方、主にオンラインイベント会場として利用する場合は、スピーカー機能がある、登壇者と共に資料を表示させる機能があるバーチャルオフィスツールが適しています。
バーチャルオフィスツールには、他ツールと連携できる機能を保有するものもあります。
バーチャルオフィスツールをオフィスとして使用する場合、Googleカレンダーやoffice365などと連携できる機能があれば、その日のメンバーの動きが把握でき、コミュニケーションがとりやすくなります。
また、Slackなどチャットツールと連携できるものであれば、Slackに投稿された資料などを共有しながらコミュニケーションが可能なため、よりスムーズに仕事が行えます。
バーチャルオフィスツールをオフィスとして使用する場合、現実のオフィスの部屋割りと同じようにレイアウトがカスタマイズしやすいものがおすすめです。
一方、イベント会場として使用する場合は、コミュニケーションスペースとセミナー会場の区別が来場者に分かりやすいレイアウトのものが良いでしょう。
バーチャルオフィスツールをどのように使うのか、具体的なイメージを持ってツールの選定を行ってみてください。
バーチャルオフィスツールを導入する際に注意すべきポイントがあります。
リンクを共有するだけで参加できるというバーチャルオフィスツールもあり、とても便利なのですが、その反面、リンクの情報が漏れた場合に社内情報流出の危険が伴います。
そのため、バーチャルオフィスツールを使用する際は、随時パスワードを入力するタイプなど高セキュリティのものを選択しましょう。
バーチャルオフィスツールを導入したからといって、自動的にコミュニケーションが図れるようになるというわけではありません。
ツールの使い方を周知するだけでなく、積極的にメンバーへ声をかけるなど、ツール活用を促す働きかけが大切です。
リモートワークのデメリットとしてあげられているものの中に、社員同士のコミュニケーションが不足してしまうという点があります。
しかしバーチャルオフィスツールを導入すれば、現実のオフィスにいるかのように他社員とコミュニケーションが取れるようになり、円滑に仕事を進められるようになります。
離れて仕事をしていると、実際に勤務をしているかどうか把握することが難しくなります。
バーチャルオフィスツールには入室や退室のログを残せる機能を有するものもあるため、社員の出退勤管理システムとして活用することも可能です。
リモートワークで一人で在宅勤務をしていると、孤独を感じることから仕事へ対する意欲が失われてしまう危険性があります。
しかしバーチャルオフィスツールを導入すれば、他の社員と繋がっている感覚を得ることができます。
実際のオフィスにいるかのような柔軟なコミュニケーションをとることが、仕事に対するモチベーションの継続に繋がるのです。
現実のオフィスのようにコミュニケーションが取れると言われているバーチャルオフィスツール。
しかし、やはり現実とは異なり、Web上で行うコミュニケーションだけではコミュニケーション不足となる場合もあります。
オフィスに出向き、実際に顔を合わせるコミュニケーションも大切にすることによって、さらにバーチャルオフィスの効果が期待できるため、従来のコミュニケーションも大切にしましょう。
それぞれの会社によって、社員の年齢やITスキル、業務内容によってはバーチャルオフィスを上手く使いこなせない場合もあります。
コミュニケーション不足など自社の課題はバーチャルオフィスを導入することで解決できるのか、ツール導入の目的を事前に明確にしておきましょう。
リモートワークを行っていても、現実社会のようにスムーズなコミュニケーションが取れ、社員のモチベーション継続にも効果のあるバーチャルオフィスツール。
バーチャルオフィスツールの導入を検討している方は、是非今回ご紹介したツールをチェックしてみてください。
画像出典元：O-dan
Remoはリモート会議からプレゼンテーション、仕事の合間の雑談・リモート飲み会まで手軽に実現できるWeb会議システムです。バーチャルなカンファレンス会場や会議室が作成できるので、登壇ステージでプレゼンを行ったり、会議室で個別に打ち合わせや雑談ができます。ミーティングだけでなく社内のコミュニケーションツールとして活用したい企業におすすめです。
無料お試しも可能、月額5,000円～低コストでバーチャルオフィスやイベントも開催できるので、リモートワークに活用したい企業におすすめのバーチャルオフィスツールです。画面共有・スピーカー・会議室機能など充実した機能で自在なコミュニケーションが可能です。オフィスや大学、コワーキングスペースのコミュニティなど多彩な目的で利用できます。
オフィスにいるような感覚で雑談や相談などのコミュニケーションを取ることができるバーチャルオフィスツールです。WEBカメラで一緒に仕事をしている同僚の状況が分かり、チャットで手軽に仲間と会話が行えます。
無料トライアルもできる仮想オフィスコミュニケーションツール「Sococo」。職場と在宅勤務中のメンバー、他の事務所や店舗、営業先など、どこにいても仮想の同じ空間で、音声や映像、チャットでコミュニケーションを取れます。タブレット端末やスマートフォンでも利用可能。交通費やオフィススペースのコスト削減はもちろん、離職率を下げる効果も期待できます。
roundzは操作が簡単なボイスチャットツール・バーチャルオフィスツールです。ビデオ会議を設定するほどではないけれど、会話で情報共有がしたい、できれば画面を見ながら簡単なディスカッションも行いたいという希望をかなえる便利なツールです。テレワーク・リモートワークでも社員同士のコミュニケーションを大切にしたいと考える企業にはおすすめのツールです。
tandemは14日間の無料トライアルがあるバーチャルオフィスツールです。メンバーの稼働状況を把握し、アプリを共有し、隣にいるかのような作業状態を作り出せます。もちろん画面を共有しながらの会話も可能です。リモートワークでの情報共有や仕事の進捗管理に悩んでいる企業におすすめのツールといえるでしょう。
