フリーアドレスの座席予約と管理を可視化。低価格も魅力。
今回ご紹介する「YourDesk」はフリーアドレスのオフィスの座席を予約・管理するシステムです。
フロア図から「誰がどこに座っているか」かが一目で分かる、社員にも管理者にも使いやすいUIになっています。
座席の使用履歴が記録され、CSV形式で取得できるので、利用状況の振り返りが可能です。
初期費用ゼロ円、月額100円/IＤと、料金設定は非常にリーズナブルです。
フリーアドレスの座席予約と管理を可視化。低価格も魅力。
今回ご紹介する「YourDesk」はフリーアドレスのオフィスの座席を予約・管理するシステムです。
フロア図から「誰がどこに座っているか」かが一目で分かる、社員にも管理者にも使いやすいUIになっています。
座席の使用履歴が記録され、CSV形式で取得できるので、利用状況の振り返りが可能です。
初期費用ゼロ円、月額100円/IＤと、料金設定は非常にリーズナブルです。
記事更新日: 2024/11/01
このページの目次
社員は各自、次の3つの方法で着きたい座席に簡単にチェックインできます。
状況に応じて、カード、スマホ、PCのいずれからでもチェックインできるので、スムーズに着席できます。
QRコードを読み込んで簡単にログイン
フロア図から、誰がどこに座っているかが一目で分かります。
また、リストから検索したいユーザーの席や予約状況を確認することも可能です。在宅勤務者の状況も表示されます。
管理者は、座席の利用実績や履歴を社員ごとに記録でき、DSV形式で取得可能です。
フロア図で誰がどこに座っているか、予約しているかが一目でわかる
スペースをチームで使用したいときは、代表者が代理で複数座席を予約することができます。
管理者は、ログインを許可する社員を、端末のIPアドレスを制限することで設定可能です。
特定の座席を利用できる人が決まっている場合は、固定席として登録できます。
逆に、座席の固定化を避けてコミュニケーションを活性化したいときは、ランダムな抽選で座席を決めることも可能です。
ランダム抽選で座席を決めることもできる
オプション機能ですが、座席を予約するとGoogleカレンダーなどのカレンダーツールに自動的に反映されます。
Microsoft 365、Outlookカレンダー、Teamsカレンダーにも連携可能です。
カレンダーツールと連携することで、予約状況が一目で分かるほか、予約時間が近づくとツールのリマインダー機能で通知されます。
座席を予約すると自動的にカレンダーツールに連携
初期費用はかかりませんが、導入時のフロア画像作成、ユーザー登録の代行は有償となります。代行料金は、200座席で5万円ほどかかります。
Googleカレンダーなどカレンダーツールとの連携はオプションで、別料金が必要です。オプションを選択すると、ユーザーあたりの月額に上乗せされます。
初期費用0円で月額100円/IＤは、類似サービスで最安値クラスのリーズナブルな価格です。
無料トライアルとして1ヵ月利用できるFREEプランもあります。
| FREE（無料トライアル） | STANDARD | |
| 初期費用 （税表記なし） |
0円 （期間1ヵ月） |
0円 |
| 月額費用 （税表記なし） |
0円 | 100円/ID |
| ユーザー数 | 要問合せ | 無制限 |
YourDeskは、初期費用なしで1人当たりの月額が競合の1/3程度と、導入コストにおいても、ランニングコストにおいてもたいへんリーズナブルです。
| YourDesk | せきなび | SEKIDOKO | |
| 初期費用 （税表記なし） |
0円 | 150,000円 | 120,000円 |
| 月額費用 （税表記なし） |
100円/ID | 300円/ID | 30,000円 （100ユーザー） |
コワーキングスペースに大きな雲形のデスクがあるので「どの席」という指定が難しかったのですが、YourDeskならフロア図を見て予約できるのでとても便利になりました。 また、これまでは予約には事務局の承認が必要でしたが、予約＝承認になったので打ち合わせの日取りもすぐに決められます。
テレワークの社員が増えたのをきっかけにオフィスをフリーアドレスにしましたが、固定した席を選ぶ人が多く、期待したコミュニケーションの活性化が得られなかったので、抽選でランダムに座席を決めることができるYourDeskを導入しました。 気軽に導入できる料金だったことも導入の決め手になりました。
＊「YourDesk」公式HP参照
・初期費用、ランニングコストを抑えて座席管理システムを導入したい会社
YourDeskは初期費用ゼロ円で月額料金も1人あたり100円の低価格設定なので、導入コスト、ランニングコストを心配せずに導入できます。
30日間の無料トライアルもあり、すべての機能を試すことができるので、導入リスクはほとんどありません。
・外出先やテレワークからの座席予約ができるシステムが必要な会社
YourDeskは外出先やテレワークの自宅から、あるいは出勤の電車からでもスマホで簡単に座席予約ができます。
オフィスへの出入りが多い営業職の社員が多い会社に便利なシステムです。
予約の際に誰がどこに座っているかが一目でわかるので、席決めもスムーズです。
・備品管理と座席管理を紐づけたい会社
YourDeskには会社の備品の貸し出し状況を座席と紐づける機能はありません。
協力会社の社員などへの備品や書類の貸し出しを管理する必要がある会社には向いていません。
YourDeskは、フリーアドレスのオフィスの座席予約、座席管理を可視化するツールです。
座席の利用状況、予約状況がフロア図から一目で確認でき、社員の座席利用履歴も記録されます。
初期費用がかからずランニングコストもリーズナブルなので、初めて座席管理システムを導入する企業におすすめです。
画像出典元：pixabay
会員制の協働(Co-Work)組織を運営していますが、YourDeskを導入してから「今日は誰が来ているかが分かるのが嬉しい」という声がありました。 座席の利用状況が一目でわかるので、集中して仕事をするために確実に席を確保したい会員にも喜ばれています。