予約ルームズ

記事更新日: 2021/09/13

執筆: 編集部

編集部コメント

Google・Outlook(Microsoft 365)カレンダーと連携して、簡単に会議室管理をおこないたい企業におすすめの会議室予約システムです。会議終了10分前のアラート通知機能を活用すれば利用者へ会議時間の厳守をスマートに促すことができます。スマートフォンのアプリでオフィスのさまざまなスペースの入退室を管理し、効率的な施設運用を実現したい企業にはうってつけです。

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1. 利用状況確認・予約

会議室の利用状況の確認と予約についてWEB管理できる

2. 会議情報表示

直近の会議予定時刻や利用者の情報をアプリで表示することが可能

3. カウントダウンアラート

会議終了10分前のアラート通知で会議時間を厳守できる

良い点

会議室の入退室時にアプリを操作してログを残すため、会議室の使用状況が把握でき、すぐに利用可能な会議室を確認できます。またGoogleカレンダー・Outlookカレンダーと連携でき、外出先でも会議室の予約管理が可能です。

悪い点

各会議室ごとにスマートフォンやタブレットが必要なので、その分のコストがかかります。

費用対効果:

UIと操作性:

入室管理や予約ボタンは大きめかつシンプルで分かりやすいデザインなので、操作も簡単に行えます。

社外連携:

Googleカレンダー・Outlookカレンダーと連携して管理できます。

導入ハードル:

スマートフォンやタブレット1台ずつにアプリをインストールする必要があります。

予約ルームズとは

予約ルームズ、は会議室・集中ブース・WEB会議用スペースなど、オフィスのあらゆるスペースの効率的な予約管理を実現するクラウドシステムです。

アプリをインストールしたスマートフォンまたはタブレットを各スペースに設置し、入退室を把握し、実際に使われている会議室や、今すぐ利用可能な会議室をWEB上で可視化します。

また、クラウド受付システム「RECEPTIONIST」と連携し次の来客を知らせることで、時間通りに会議を終了し退室を促す効率的なスペース管理を可能にします。

 

予約ルームズの特徴3つ

1. 会議室の利用状況をリアルタイムで確認できる

「予約ルームズ」は、スマートフォンやタブレットのアプリを使用することで、会議室の利用状況がリアルタイムで分かる仕組みになっています。

会議室に設置されたアプリを入退室時にワンタップすると、そのログがWEB管理画面に反映され、会議室の利⽤状況がタイムテーブル形式で表示されます。今すぐ利用できる会議室だけを絞って表示することも可能なので、急な来客や打ち合わせが入っても、すぐに会議室を押さえることができます。

また、スマートフォンで入退室管理を行うことで、利用方法の可能性が広がるのも「予約ルームズ」の魅力です。

スマートフォンはコンパクトで置き場所に困らないので、入退室管理用の大きな端末での管理が難しい場所でも使用できます。小さな商談ブースやワークステーション、オープンスペースのソファー席など、アイデア次第でいろいろなスペースの管理が可能になるでしょう。


アプリを使用した会議室管理

2. 予約・管理はカレンダー連携で簡単

「予約ルームズ」はGoogleカレンダーやOutlookカレンダー(Microsoft 365)と連携して、いつでもどこでも会議室の予約と管理ができます。

クラウドカレンダーを連携することで、社員同士で会議の情報を共有できるようになり、外出先から会議室の予約や会議予定の閲覧も可能になります。これは「予約ルームズ」の利点といえるでしょう。

カレンダーに書き込むような感覚で、会議室の予約や管理ができるので、ITツールに不慣れな人が多い職場でも十分に活用できます。



 

3. リマインドメールで空予約を防止

「予約ルームズ」には、会議予定の数日前にリマインドメールを送信する機能があり、予約忘れや空予約を減らすことができます。

 リマインドメールは、カレンダーの会議予定に登録されているメールアドレス宛に送信されます。メールが送られてきた時点で、会議室の変更やキャンセルを行いたい場合は、即時にカレンダーアプリから予定の変更を行えるので、空予約を防止する効果があります。

他社のツールではがリマインドメールがオプションになっている場合もありますが、「予約ルームズ」はデフォルトで利用できます。空予約を排除し、無駄なく会議室を運用するためにも、しっかりと活用したい機能です。


会議事前に届くリマインドメール

 

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運営会社の社長に聞いたアピールポイント

起業LOG編集部は、予約ルームズを提供する株式会社RECEPTIONIST 代表取締役CEO 橋本真里子氏にも取材を実施しました。そこで分かったサービスのアピールポイントを最後にご紹介します。

受付業界 DX専門家 RECEPTIONIST 代表取締役

橋本 真里子

株式会社RECEPTIONIST代表取締役CEO。2004年大学卒業後 、上場企業5社以上で受付を経験。1日 平均500名、月間 10000人の来客を 10年間継続して担当し、延べ120万 人を接客した受付のスペシャリスト。2016年にディライテッド株式会社を設立(2020年3月に株式会社RECEPTIONISTに社名変更)。翌年の1月にクラウド無人受付システムRECEPTIONIST(レセプショニスト)をリリース。

会議室という資産をできる限り有効活用することを意識して設計

会議室管理サービスの予約ルームズは、会議室という会社にとっての資産を、できる限り有効活用することを意識して設計しています。
 
例えば、予約した会議室を急遽使わなくなったとします。この時、会議室は使われないままになってしまいますよね。予約ルームズでは会議室の利用状況が即時でわかるので、次の予約時刻まで利用するなどの柔軟な利用ができます。
 
また、キャンセルし忘れを防ぐ予約確認メールの送付など、有効活用するための機能を随時追加することで進化を続けています。デザインも洗練されていて、外から見ても、会議室が今予約されているのか否か、すぐに判断できるのもポイントです。

RECEPTIONIST 代表取締役CEO 橋本真里子が注目しているSaaS 7選

まとめ

どんな場所でもスマートフォンで手軽に入退室管理ができるので、会議室にかかわらず、フリーアドレスや商談スペース、オープンスペースなど少人数で利用する場所を持っているオフィスにおすすめのシステムです。

入退室の状況が把握できることで、空予約や会議時間など利用実態が明らかになります。会議室不足などの問題に悩まされているオフィスは、「予約ルームズ」により、会議室を効率よく運用するためのヒントを得られるというメリットもあります。

また、会議室の予約と管理がカレンダー形式で簡単に行えるので、ITツールが不得手な人が多い職場にもふさわしいシステムといえるでしょう。

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画像出典元:「予約ルームズ」公式HP

 

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