Google・Outlook（Microsoft 365）カレンダー・サイボウズGaroonと連携して、簡単に会議室管理を行いたい企業におすすめの会議室予約システムです。
会議終了10分前のアラート通知機能を活用すれば利用者へ会議時間の厳守をスマートに促すことができます。
スマートフォンのアプリでオフィスのさまざまなスペースの入退室を管理し、効率的な施設運用を実現したい企業にはうってつけです。
Google・Outlook（Microsoft 365）カレンダー・サイボウズGaroonと連携して、簡単に会議室管理を行いたい企業におすすめの会議室予約システムです。
会議終了10分前のアラート通知機能を活用すれば利用者へ会議時間の厳守をスマートに促すことができます。
スマートフォンのアプリでオフィスのさまざまなスペースの入退室を管理し、効率的な施設運用を実現したい企業にはうってつけです。
記事更新日: 2024/11/15
このページの目次
予約ルームズは会議室・集中ブース・WEB会議用スペースなど、オフィスのあらゆるスペースの効率的な予約管理を実現するクラウドシステムです。
アプリをインストールしたスマートフォンまたはタブレットを各スペースに設置し、入退室を把握し、実際に使われている会議室や、今すぐ利用可能な会議室をWEB上で可視化します。
各スペース専用の端末を準備できない場合は、QRコードを印刷して掲示しておくことで、各人が専用アプリで読み取って予約することは可能です。
また、クラウド受付システム「RECEPTIONIST」と連携し次の来客を知らせることで、時間通りに会議を終了し退室を促す効率的なスペース管理を可能にします。
「予約ルームズ」は、予約があるにも関わらず一定時間を過ぎても入室が確認できない場合、その予約を自動でキャンセルする機能が備わっているので、空予約をなくし会議室の稼働率アップにつなげることができます。
また、「予約ルームズ」のアプリをダウンロードしたスマートフォンやタブレットを会議室に設置すると、次の利用者の予定が表示されます。
これによって、他の従業員が勝手に会議室を利用することを防いだり、終了時間10分前からのアラートで利用時間を無断で延長することを防いだりと、利用マナー改善が期待できます。
キャンセル機能を使って稼働率アップ
「予約ルームズ」の自動分析機能を使えば、空予約をよくする人や空予約の多い会議タイトルなどの情報を一覧で確認できるので、稼働状況が思わしくないときの原因特定に役立てることができます。
会議室の稼働率や稼働の時間帯が視覚的にすぐわかるので、稼働率の見える化にもつながります。
誰がいつ会議室に入退室を行ったかという入退室情報も自動で記録されるので、後から稼働状況を分析したいときも有効に活かせるでしょう。
空予約が多いときの原因特定にも有用
「予約ルームズ」は予約方法と入室方法を自社の状況に合わせて選ぶことができます。
予約については、以下の3つを選べます、
①会議室に設置した端末からその場で会議室を予約する方法
②異なるカレンダーツール同士でもダブルブッキングなしに予約できる方法
③スマホやPCから会議室を予約する方法
カレンダーツールと「予約ルームズ」の情報は即時連携します。
元々カレンダーツールから会議室を予約している場合は、今まで通りの方法を変えることなく予約できるので、ツール導入による新しい対応が必要ない点はもメリットと言えるでしょう。
予約シーンに合わせて3つを選べる
入室については、
①スマホからQRコード読み取る方法
②Web予約画面からすぐに入室する方法
③NFCカードをタッチする方法
の3つから選べます。
予約方法も好きな方法を選べる
起業LOG編集部は、予約ルームズを提供する株式会社RECEPTIONIST 代表取締役CEO 橋本真里子氏にも取材を実施しました。そこで分かったサービスのアピールポイントを最後にご紹介します。
受付業界 DX専門家 RECEPTIONIST 代表取締役
橋本 真里子
株式会社RECEPTIONIST代表取締役CEO。2004年大学卒業後 、上場企業5社以上で受付を経験。1日 平均500名、月間 10000人の来客を 10年間継続して担当し、延べ120万 人を接客した受付のスペシャリスト。2016年にディライテッド株式会社を設立（2020年3月に株式会社RECEPTIONISTに社名変更）。翌年の1月にクラウド無人受付システムRECEPTIONIST(レセプショニスト)をリリース。
どんな場所でもスマートフォンで手軽に入退室管理ができるので、会議室にかかわらず、フリーアドレスや商談スペース、オープンスペースなど少人数で利用する場所を持っているオフィスにおすすめのシステムです。
入退室の状況が把握できることで、空予約や会議時間など利用実態が明らかになります。
会議室不足などの問題に悩まされているオフィスは、「予約ルームズ」により、会議室を効率よく運用するためのヒントを得られるというメリットもあります。
また、会議室の予約と管理がカレンダー形式で簡単に行えるので、ITツールが不得手な人が多い職場にもふさわしいシステムといえるでしょう。
※ QRコードは(株)デンソーウェーブの登録商標です。
画像出典元：「予約ルームズ」公式HP
