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記事更新日: 2021/10/21
会議室予約や来訪客管理の手間を省きたいなら、うってつけの最先端クラウド型会議室予約システムです。全国どこからでもスマートデバイスで対応できます。来訪客が多い窓口受付や、窓口業務の人件費を削減したいなど、会議室の予約管理だけでなく、受付業務や来客案内まで手助けしてくれるでしょう。
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空いている会議室をすぐに検索できる
召集メールをクリックすると、自分のスケジュールに自動登録できる
ホール、イベントやセミナーなどの特定の来訪者情報をデジタルサイネージに表示できる
多くの来訪客に対応する際の混乱を防げます。また、予約者と来訪者が違う場合など、きめ細かな設定になっているため、受付業務に慣れない人でも「BRoomHubs」を使用することで業務を行えます。
クラウド型会議室予約システムとしてだけ考えると、数百円台から始められるツールがあるため、初期費用10万円+月額3万円からというのは割高な料金設定になっています。
受付業務を減らし組織全体をシステム化していこうという最先端の考え方を持つ会社向けだが、初期費用10万円+月額費用3万円からと割高。
ダウンロードなしにシステム内にIDやパスワードを保存して使用できる。外出先からでも予約できるシンプルな作りになっている。
スマートデバイスからのシステム利用で、全国どこからでも会議室の予約や確認ができる。
このページの目次
スマートデバイスで、全国どこにいても会議室や応接室の予約ができ、日時や会議室の種類で空いている会議室を検索できます。
また、TV会議やプロジェクターなど、設備の条件を付けることも可能です。
TOP画面
よく使う会議室は優先的に表示、予約した会議室の一覧が表示されるなど、使い勝手に優れています。
予約する際に、「会議参加者へのリマインダーメール送信」のオプションを追加すると、入力した参加者のメールアドレスに予約確認メールやリマンダメールが送信されます。
また、「スケジュール通知メール送信」のオプションを併用すると、参加者にもスケジュールメールが送信されます
予約時間の変更や削除された場合にもメールが送信されるため、参加者への連絡を忘れる心配がなくなります。
受付担当者 来訪管理画面
来客管理では未訪問や入室済など、来客のステータスを一括して管理できます。また、ステータスによって絞り込めるため、誰が来ていないかなどをすぐに確認可能です。
受付への伝言入力を受け付けることや、受付同士で連絡事項を共有することで、混乱を避け、スムーズに来訪者に対応できます。
また、受付で部屋予約の変更やキャンセルもできます。この時、他人の予約や時間を過ぎている時間帯は選択できないため、入力ミスを減らせるのも便利な点です。
予約者と対応者が異なる場合の入力画面もあるなど、きめ細やかなデフォルト設定により、後々の混乱を避けられます。
また、「フロアマップ型状況表示」のオプション機能では各会議室の現在の状況をフロアマップで表示させることができます。
他にも、「予約一覧大画面表示」のオプション機能を追加することで、各会議室のその日の予約状況をタイムテーブルでリアルタイムを専用画面で表示できます。
会議・応接室新規登録画面
BRoomHubsでは、会社や部門毎に組織単位で会議室にアクセス権限が設定できます。
システム管理者と拠点管理者を区別することで、会議室の専有や優先予約を組織単位でするなど、きめ細かい管理が実現できます。
また、IFファイルによる自動連携のオプション機能を追加すると、大規模組織改革など、外部のユーザ情報と一括連携できます。
会議室数や利用者数によらず、使用する機能と環境スペックによる価格となっていて、初期費用10万円+月額費用3万円から利用できます。
その他にも、会議の規模に応じた3種類の料金プランをMiddle、High、Premiumの中から自由に組み合わせることができます。
来訪者が非常に多いためお客様案内のためのデジタルサイネージ出力まで1システムで完結できるのは便利。 有効利用促進パックを取り入れる事で、カラ予約を防いでより多くの会議が出来る機会を増やし、調整などで手間が掛かっていた運用管理者の負荷軽減を目指したい。
※「BRoomHubs」公式HP参照
BRoomHubsは来客が多い窓口受付や人件費を削減して、会社全体をシステマテックにできる最先端のクラウド型会議室予約システムです。
初めて触る人でも直感的に分かるよう、シンプルで色分けされた入力画面になっています。
また、細かな状況をデフォルトに想定されているため、多くの来訪客のための混乱や、予約者と来訪者が代っていたため後々分からなくなるといった事態を避けられるでしょう。
最先端なクラウド型会議室予約システムに興味のある方は、是非、試してみることをおすすめします！
画像出典元：「BRoomHubs」公式HP
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予約画面が今まで使っていたシステムに似ていて使いやすそうだった。 今まで役員用応接室と一般会議室でシステムを分けていたがBRoomHubsはアクセス制御機能がついているため、1システムで管理できるようになった。価格も手頃。