記事更新日: 2022/07/26
部門やチームを横断してプロジェクトの運営を行う場合、誰が責任者なのか、このタスクは誰が実行するのかといったことが曖昧になるという悩みがついて回ります。そんな悩みを解決するのがRACIです。
RACI(レイシー)とは、チームでプロジェクトを運営する場合などに、そのチーム内の個人に割り当てられた役割を定義し、プロジェクト運営中の責任の所在やタスクの実行者を可視化する方法の一つです。
この記事ではRACIの意味、RACIチャートの作り方、作るときの注意点、RACIチャートの使い方を紹介します。RACIチャートが使いこなせるようになれば、複数の人数が関係するチームでも円滑に仕事を進めることができるようになるでしょう。
このページの目次
RACI(レイシー)とは、チームでプロジェクトを運営する場合などに、そのチーム内の個人に割り当てられた役割を定義し、プロジェクト運営中の責任の所在やタスクの実行者を可視化する方法の一つです。
RACIはそのチーム内に存在する4つの役割の頭文字を取ったものです。
RACIにより、プロジェクトの進行中に責任の所在が不明瞭になるのを防ぐことができます。
プロジェクトに参加するメンバーにも責任者などの役割が可視化されているので、ホウレンソウつまり報告・連絡・相談すべき相手が誰なのかすぐにわかります。
それにより問題が起こればすぐに報告することができ、プロジェクトの停滞を防ぐこともできます。
RACIチャートを作成する前に、RACIに含まれる4つの役割の意味を理解しておく必要があります。次にその点について紹介します。
プロジェクトには様々なタスクが含まれますが、その各々のタスクの実行に責任を持つのが実行責任者です。
内容が複雑であれば１つのタスクに複数の実行責任者を割り当てる場合もあります。また実行責任者は次に取り上げる説明責任者の役割を兼任することもあります。
実行責任者に任命された場合、もし特定のタスクに関して知識や経験が不足していると感じるなら、それを抱え込まずに相談先（Consulte）の相談しその知識や能力を借りることができます。
そのプロジェクトと関係のある経営陣、取引先、ユーザーなどにプロジェクトの進捗状況を説明する役割を担います。
説明責任の所在が曖昧になるのを防ぐために原則ひとつのタスクに1人の説明責任者です。
説明責任者は各タスクの実行責任者から進捗状況や問題点などの報告を受けます。進捗状況に問題があるなら、納期や期限に間に合うように必要な調整を図るなどの策を講じます。
相談者は、各タスクの実行責任者が円滑に物事を進められるようにサポートしたり相談に乗ったりするのが役割です。
これまでの知識や経験を活かし、実行責任者に対しタスクを期限までに完了できるような実際的なアドバイスを与えることができます。
プロジェクトの進捗状況や問題についての報告先です。各タスクの実行責任者は自分の担当するタスクの進捗状況につていこの報告先に連絡しなければなりません。
報告先の担当者は各タスクの最新の情報を把握しているので、それを説明責任者に伝えます。
相談先と報告先の役割には似ている部分がありますが、タスクの進行前や進行中に相談したいことがあれば相談先へ、タスクの進捗状況の報告や完了報告は報告者へと分けて理解することができます。
RACIのそれぞれの役割が明確になったので、次にRACIチャートの作り方を説明します。
紹介する作り方はあくまで参考であり、詳細部分は自分たちのプロジェクトに合わせてカスタマイズすることができます。
表の一番上の横軸にプロジェクトメンバーの名前を記入します。横軸にはプロジェクトに含まれるすべてのタスクを記入します。
タスクを細かくしすぎると、それぞれのタスクで誰にどの役割を与えるかで悩むことになります。
個々のタスクについて誰がどのRACIの役割を担うのかを設定します。
チーム内の人的資源を適材適所に振り分けることが目的なので、タスクの内容によっては役割がなく空欄になる部分もあります。
次の順番でRACIを割り当てていきます。
説明責任者は各タスクさらにはプロジェクト全体の進捗状況を把握する人物です。
責任の所在を明確にするためにも説明責任者は1人だけにします。
各タスクを実際に遂行するメンバーを選択します。
複雑なタスクであればメンバーを複数選ぶこともあります。
そのタスクを遂行する点で必要な知識や経験をすでに有しているメンバーを選びます。
もし相談先が多ければ、実行責任者はどこに相談に行けばいいのか判断に迷うので、不必要に相談先は増やさないようにしましょう。
実行責任者からの報告をきちんと受け取り、何か問題があれば説明責任者へそれを伝えられる人物を設定します。
報告先は相談先と役割を兼任するケースがあります。
しかしもし報告先だけの役割を担うのであれば、実行責任者に仕事のやり方を指示したり、相談に乗ったりすることはしません。報告を受けることだけに徹します。
そのようにして相談先との役割分担をきちんと守ります。
RACIチャートが完成したならチームメンバーのそれぞれに自分の役割を確認してもらいましょう。
もし自分にはその役割は果たせないと考えるメンバーがいたならば、誰か他にその役割を果たせるメンバーを探す、もしくはサポートしてくれる相談先を増やすなどの対策を講じましょう。
最終的にRACIチャートが完成したならばメンバーがそれを常に参照できるようにします。たとえば、オフィスの見えるところに貼る、企画書の資料に加える、プロジェクト管理ツールの資料に加えるといったことです。
チームでプロジェクトを運営するときに「プロジェクト管理ツール」を使えば、タスクごとの担当者とその仕事の進捗状況、期限などが可視化できて便利です。
「プロジェクト管理ツール」についてさらに詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてください。
次にRACIチャートを実際の職場でどのように使うことができるのかを紹介します。
RACIチャートを使えばプロジェクトチーム内での個々のメンバーの責任を明確化できます。
たとえばプロジェクトチーム内での個々の役割と仕事内容、その成果が明確化されていないと、誰が何を行うのかが不明瞭なのでプロジェクトが全然前に進みません。
しかしRACIチャートを作ればチームのメンバーは自分に何が期待されているのかきちんと把握できます。それによりプロジェクトは円滑に進むようになります。
また自分が直接参加しないタスクでも、その進捗状況や結果が自分のタスクに影響することがしばしばあります。RACIチャートから誰がそのタスクを担っているのかもわかるので、進捗状況を尋ねたり必要であればサポートすることも可能です。
RACIチャートを作成するときには、プロジェクト完成までに必要なタスクとその担当者を決めていきます。
この段階でそれぞれのタスク完了にどれくらいの日数が必要なのかある程度計算できるので、プロジェクト完成までのおおまかなスケジュールが組めるようになります。
新しいプロジェクトが企画されたらそのときにRACIチャートを作成することができます。そしてそのRACIチャートをプロジェクトチームのメンバーだけでなく、他の部門やプロジェクトチームにも共有できるようになります。
これによりそのプロジェクトに必要な人材の確保、必要な人材が他のプロジェクトに取られることを防ぐことができます。
もしRACIチャートがなければ、「プロジェクトごとに人材を取り合う」「優秀な人材がいくつものプロジェクトを掛け持ちして最後に疲弊する」などの問題が生じるかもしれません。
RACIとはチームでプロジェクト運営を行うときに必要な4つの役割、実行責任者・説明責任者・相談先・報告先の英語の頭文字を取った言葉でした。
RACIチャートを作れば、プロジェクトに関する個々のタスクの責任の所在や、実際にその仕事を遂行するのが誰なのかが明確になります。さらに報告・連絡・相談がチーム内でスムーズに行えます。
RACIチャートはプロジェクトの円滑な進行に役立つだけでなく、スケジュールの作成にも使えます。さらにチーム外の部門やメンバーとも共有すればプロジェクトに必要な人材を確保しておくことができます。
RACIチャートは誰でも簡単に作れるので何かのプロジェクトをチームで運営するときには、プロジェクトが進み出す前にRACIチャートを作成しましょう。
画像出典元：pixabay
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