記事更新日: 2024/05/24
事業所に必ず備え付けていなければならない帳簿の一つである出勤簿とは、どのようなものなのでしょうか？
この記事では出勤簿に関する基本的なことから、記録するべき人物、記載する内容、おすすめの勤怠管理システムについて解説していきます。
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このページの目次
まずは出勤簿とはどんなものなのかについて詳しく解説していきます。
労働基準法で事業所は「出勤簿」、「労働者名簿」、「賃金台帳」の3つの帳簿をつけることが義務付けられています。
この3つの帳簿を「法定三帳簿」と呼びます。
法定三帳簿の中の1つである「出勤簿」は労働者の労務管理を適切に行うためにつける記録です。
常に事業所に備え付けてある必要があり、従業員の労務管理を正確に行う上で重要になってきます。
どうして出勤簿が必要なのかというと、労働者の自己申告制の労働時間の把握の仕方だけでは、労働基準法が守られていると正確に言えないためです。
自己申告制による労働時間の記録では、労働時間を適切に管理しない使用者も現れ、違法な長時間労働や割増賃金の未払いなどの問題が起こります。
こうした問題を防ぐために、出勤簿での労働時間の把握は重要になってきます。
使用者が労働基準法に違反するのを防ぐためにも、出勤簿で適切に労働時間を管理する必要があるのです。
出勤簿には以下のことを記載します。
これらの情報が記載されていない場合、労働基準法違反となる可能性があります。
労働者の勤務時間の管理のために、タイムカードを使用している事業所もあります。
しかし、タイムカードは必ずしも正確に労働者の労務管理を行なえるわけではありません。
タイムカードを出勤簿として使うのであれば、作業日報や残業許可証などの補足資料と照合した上で、適正に記録されているかどうかをチェックする必要があります。
2019年4月の労働基準法改正により、自己申告での労働時間の把握が禁止されることになりました。
労働時間とは、従業員が使用者の指揮命令下におかれている時間のことを指します。
使用者がはっきりと労働時間と明示している間だけでなく、従業員が労働に携わっている間は例え黙示であっても労働時間として扱われます。
労働時間は事業所が客観的に把握しなければなりません。
使用者が自ら確認した記録だけでなく、タイムカードやICカード、パソコンの使用時間の記録等も労働時間を客観的かつ正確に把握する上で重要な要素です。
タイムカードやエクセルなどで労務管理を行う場合は、申告した本人と労働時間の管理者の両者で正確に勤務時間が記録されているかどうかを確認する必要があります。
また、労働基準法改正によって時間外労働の上限規制も新たに設けられました。
臨時的な特別な事情がない限り、原則として1ヶ月に45時間・1年で360時間までに残業時間を収めなければなりません。
出勤簿には時間外労働・残業についても記録する必要があります。
出勤簿の保存期間は3年です。
この「3年」というのは最後に出勤簿に記載された日付から3年間という意味です。
退職した人がいる場合も、退職日から3年間はその人の出勤簿の記録を残しておかなければなりません。
出勤簿には全ての労働者の記録を残さなければならないのでしょうか？
どういった人たちが記載の対象者になるのかをご説明します。
出勤簿には原則として全従業員の勤務状況を記録します。
雇用関係は関係ありません。
正社員だけでなく、派遣やパートタイム、アルバイトの人たちについても記載します。
ただし、従業員の中でも労働基準法第41条第2項で規定されている「管理監督者」に該当する人は、必ずしも出勤簿に記録する必要はありません。
管理監督者は実際の職務内容や職場での権限、賃金によって判断されます。
会社内での役職名ではないので注意が必要です。
管理監督者は経営者と同じ立場であり、従業員を管理する役割を持っています。
また、他の従業員とは異なり、管理監督者は自身の判断にて出退勤を管理し、仕事の裁量に関しても自由に判断できる立場でもあります。
そのため管理監督者の勤務状況は出勤簿に記録しなくてもいいことになるのです。
出勤簿に記載するべき項目について、さらに詳しく解説してきましょう。
誰の勤務状況を記録しているのかを把握するためにも、出勤簿には労働者の氏名を記載しなければなりません。
出勤簿では労働者一人一人の労働時間を、日別に管理する必要があります。
その際、出社・退社時刻は非常に重要な記録です。
また、昼食などの休憩時間に関しても記録しなければなりません。
本人からの自己申告だけでなく、客観的な証拠に基づいた記録を残す必要があります。
出張などで自宅に直帰する場合なども、労働時間を正確に把握するようにしましょう。
労働者が出社した日、および労働した日数も、出勤簿には記録する必要があります。
リモートワークなどで出社していなくても労働はしているという場合も記録するようにしましょう。
リモートワークの場合は特に勤怠管理システムの利用がおすすめです。
自宅でも離席している時間を把握できるツールや、労務管理を自動で行えるツールをそなえているものもあります。
労働者が時間外労働を行なった場合も、出勤簿に正しく記録しなければなりません。
時間外労働とは原則として労働時間が1日で8時間もしくは1週間で40時間を超えた時間数のことを指します。
出勤簿には休日に働いた分も記載する必要があります。
「休日」とは原則として1週間に1日もしくは1ヶ月に4日以上と定められていますが、この範囲を超えて働いた場合休日労働という扱いになります。
夜の22時から翌5時までの間に労働者が働いた場合、深夜労働という扱いになります。
深夜労働についても出勤簿には必ず記録しなければなりません。
以下では出勤簿の作成方法や種類について解説していきます。
出勤簿の書式は以下のようなイメージのものになります。
記録されている労働者の氏名、出社・退社時間について記載されている他、残業などについても記録しています。
電子媒体で記録するのか、紙媒体を使うのかといった、出勤簿の記録方法は法律によって決められていません。
労務管理や給与計算が正確にできるのであれば、どのような形式でも大丈夫なのです。自社で使用しやすいものを選ぶようにしましょう。
エクセルなどのソフトでテンプレートを使用して、勤務状況を確認している企業も多いです。
ただし、2019年4月の法改正のため、会社はより正確に労働者の勤務状況を把握することが義務付けられるようになりました。
労働者の勤務状況を管理するシステムも存在するので、そうしたものを利用するのをおすすめします。
エクセルなどで使える出勤簿のテンプレートを掲載しているサイトも存在します。
おすすめのサイト2つを紹介しましょう。
ダウンロードURL：https://bizroute.net/attend-template.html
エクセルに慣れていない人でも、簡単に使える出勤簿をダウンロードできるサイトです。
ダウンロードURL：https://free-template-download.net/business/syukinbo.html
分かりやすくシンプルなテンプレートがダウンロードできるサイトです。
以下では簡単に勤怠管理ができるおすすめのシステムを紹介します。
クラウド型の勤怠管理システムであるジョブカンは、テレワークや時間差出勤などの場合にも対応できる勤怠管理システムです。
ソニーが提供する勤怠管理システムであるAKASHIは、法改正などにも対応しています。
その時代に合った勤怠管理が可能です。
ペーパーレスで労務管理をしたいという人におすすめなのがSmartHRです。
年末調整やweb給与明細などの発行にも対応できます。
万が一出勤簿の記録を怠ると、労働基準法違反に当てはまってしまう可能性もあります。
社員の労務管理をしっかりと行うためにも、出勤簿は必ず記録するようにしましょう。
便利なテンプレートや管理システムも存在するので、自社にあったものを探してみるのもおすすめです。
画像出典元：Pixabay
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