記事更新日: 2024/05/24
社員に適正な給与を支払うために重要な資料となる勤怠表は、法律で記録することが義務づけられています。
記録を怠ることにはさまざまなリスクがあるのです。
この記事では勤怠表の意味や作成する目的、記載項目、管理する義務、怠った場合のリスク、おすすめの勤怠管理システムについて解説していきます。
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このページの目次
まずは勤怠表とはどのようなものなのか、基礎的な知識を身につけましょう。
勤怠表とは社員の出勤状況を記録する書類のことを指します。
社員一人ひとりの勤務時間や休日出勤、欠勤の理由などを端的に記録し、まとめる書類です。
会社によっては勤怠表のことを「勤務状況表」「勤怠管理表」と呼ぶこともあります。
勤怠表は「勤務表」と混同されやすいです。
勤務表は勤怠表とは異なり、社員の勤務の予定・スケジュールをまとめた書類のことを指します。
実際の勤務を記録する書類である勤怠表はこの点で大きく違います。
労働基準法第37条で企業は労働者の時間外労働に対して適正な給与を支払わなければならないと定められています。
時間外労働に関しても記録がされる勤怠表は法律を遵守し、適正な給与を支払う上で重要な資料となるのです。
どうして企業は勤怠表を作成するのでしょうか？
勤怠表の目的について以下では解説します。
社員一人ひとりの出社・退勤時間、時間外労働、休日出勤、欠勤などについて記録がされる勤怠表は、調べることで誰がどれくらい働いているのかが分かる資料にもなります。
企業は従業員一人ひとりの勤務時間を適正に管理しなければなりません。
勤怠表があれば勤務時間の管理がしやすくなります。
企業は社員の労働時間に対して適正な給与を支払わなければなりません。
時間外労働も含めて適正な給料を支払うためには、社員一人ひとりの正確な労働時間を把握する必要があります。
一人ひとりの労働時間が記録されている勤怠表は、適正な給与を算出する上での資料になり、給与の未払いを防止します。
労働時間に見合った給与を支払うためにも勤怠表は必要な記録なのです。
法律で企業は従業員に適正な給与を支払わなければならないと定められています。
もし適正な給与を支払わなかった場合は罰せられる恐れもあるのです。
法律を遵守し、常に適正な給与を支払うためにも勤怠表の記録は欠かせません。
実際に勤怠表にはどのような項目を記入するべきなのでしょうか？
記載項目について解説します。
まずは出勤・退勤時間について勤怠表では記録します。
出勤・退勤時間と実際の勤務時間にタイムラグがある場合は勤務時間について記録することも可能です。
残業時間についても勤怠表に記録します。
残業時間は通常の賃金の1.25倍の給与を支払わなければなりません。
特に夜の10時を過ぎてからの残業は深夜残業に当てはまります。
深夜残業の賃金はさらに1.25倍になります。
結果、深夜残業をすると通常の賃金の1.5倍の給与を支払わなければなりません。
適正な給与を支払うためにも勤怠表は重要です。
企業と労働者の間で36協定が結ばれている企業で法定休日に出勤になった場合、企業は35%以上の割増賃金を支払うことが法律で定められています。
ただし法定休日以外に出勤になった場合は割増賃金を支払う必要はありません。
勤怠表で休日出勤について記録することは、休日分の賃金を正確に算出する上で役立ちます。
社員の早退や遅刻についても勤怠表では記録します。
会社を休んでも給料がもらえる仕組みである有給休暇の記録も勤怠表で行います。
有給の取得日数や残数が記録されています。
欠勤した場合、有給とは違い従業員はその日分の給与をもらうことはできません。給与に影響を及ぼすので欠勤についても勤怠表では管理しなければなりません。
通常出勤と休日出勤と残業ではそれぞれ給与の算出方法が異なります。
また、休日についてもどのような種類なのかを把握しなければ適正な給与が算出できません。
勤怠表ではそれぞれの区別を明確にした上で記録していきます
労働基準法で勤怠表の作成は義務づけられています。
そのため勤怠表を作成しないことにはさまざまなリスクがあるのです。
どのようなリスクがあるのかや、勤怠表の保管期間について理解しましょう。
労働基準法108条で、企業に勤怠表の記録を義務づけることが定められています。
第百八条 使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。
（記録の保存）
もし勤怠表での記録を怠った場合、賃金台帳調整義務違反となり企業には30万円以下の罰金が求められます。
給与の未払いが発覚した場合、従業員から未払いの賃金の支払いを求めて訴訟されることもあります。
訴訟は会社の存続にも影響を及ぼしかねません。
勤怠表の管理を怠ることは社会的信用を失うことにつながりかねないので、きちんと管理するようにしましょう。
労働基準法109条で勤怠表の保管期間は5年間と定められています。
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
この「労働関係に関する重要な書類」に勤怠表は含まれています。
以前は3年間の保管で十分でしたが、令和2年3月31日に法改正が行われ、5年間の保管義務に変更になりました。
勤怠表を記録していなければ、労働時間が正確に記録されず、残業時間も不正確になってしまいかねません。
36協定は残業時間の上限を定めるものであり、勤怠を記録しないこと自体では36協定に抵触することはありませんが、残業時間が不明確になれば、違反するリスクも当然高まります。
勤怠表を作成する必要性がわかったところで、次にExcelで勤怠表を作成する方法について解説していきます。システムを導入することで、更に効率的で正確な勤怠記録を行うことができますが、Excelであれば費用が全くかからないとうメリットもあるので、まずはExcelで始めたいという方もいるのではないでしょうか。
まずは、先頭から順番に出勤時間と退勤時間、休憩時間を記載する列を作成します。
次に、退勤時間から出勤時間と休憩時間を引いたものが労働時間なので、(退勤時間のセル－出勤時間のセルー休憩時間のセル)の計算式を労働時間のセルに入力します。
計算式がしっかり動作することが確認できたら月末までドラックして計算式をコピーしましょう。ちなみに、横にある日付も「2024/4/01」を先頭に入力して下までドラックすれば自動で続きの日付を入力してくれます。
日付と労働時間入力欄が完成したら、後は一番したのセルに「合計労働時間」を＝SUM(範囲)を入力して合計労働時間を入力します。
ただ、これだけだと時間が正しく表示されないので、このセルを選択して右クリック、「セルの書式設定」を開いたら「Alt+T」を押して、「[h]:mm」と入力します。
このままで完成でも十分使えるのですが、これだと土日も平日と同じように表示されているため、少し見にくいです。そこで、この記事では土日を太字かつ赤字、青字で表示することで平日と区別します。
やり方は簡単で、日付が入力されているセル (ここではB列)を選択します。
次に、条件付き書式から「新しいルール」を選択後、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、以下の数式を入力します。
=WEEKDAY(B1, 2)=7
次に、数式入力欄のすぐ下にある「書式」から太字、かつフォントカラーは赤を設定すれば完了です。
これで日曜日の分が完了したので、次に土曜日ですが入力する数式とフォントカラーが違うだけであとは同じことの繰り返しです。
=WEEKDAY(B1, 2)=6
企業の勤怠表管理をサポートするシステムも存在します。
こうした勤怠管理システムを使うことでより正確かつ手軽に社員の勤務時間を管理できるようになるのです。
エクセルを使って勤怠表を管理することも可能です。
インターネット上にはダウンロードして使える勤怠表のテンプレートも存在します。
しかしエクセルでの勤怠表管理は非常に手間がかかる上に正確に記録できないことがあります。
第三者による改ざんが行われるリスクも高いです。
勤怠管理システムを使うと、より正確かつ手間を省きながら勤務時間の管理が行えます。
さらに勤怠管理システムには法律遵守のサポート、従業員の健康管理、人件費削減をサポートする機能が備わっていることがあります。
導入することで会社運営をよりスムーズに行えるようになるのです。
コンプライアンスを守りながら企業経営をする上で勤怠表の管理はとても重要です。
社員に適正な給与を支払うためにも勤怠表は必要な資料になります。
勤怠表を記録する意味や、怠った場合のリスクについて理解するようにしましょう。
画像出典元：Pixabay
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