勤怠表とは?記載項目、保管期間、管理しない場合のリスクや重要性を解説

勤怠表とは?記載項目、保管期間、管理しない場合のリスクや重要性を解説

記事更新日: 2020/09/18

執筆: 編集部

社員に適正な給与を支払うために重要な資料となる勤怠表は、法律で記録することが義務づけられています。

記録を怠ることにはさまざまなリスクがあるのです。

この記事では勤怠表の意味や作成する目的、記載項目、管理する義務、怠った場合のリスク、おすすめの勤怠管理システムについて解説していきます。

勤怠表とは?

まずは勤怠表とはどのようなものなのか、基礎的な知識を身につけましょう。

社員の出勤状況を記録する書類

勤怠表とは社員の出勤状況を記録する書類のことを指します。

社員一人ひとりの勤務時間や休日出勤、欠勤の理由などを端的に記録し、まとめる書類です。

会社によっては勤怠表のことを「勤務状況表」「勤怠管理表」と呼ぶこともあります。

混同されやすい「勤務表」

勤怠表は「勤務表」と混同されやすいです。

勤務表は勤怠表とは異なり、社員の勤務の予定・スケジュールをまとめた書類のことを指します。

実際の勤務を記録する書類である勤怠表はこの点で大きく違います。

給与を算出する上でも重要な役割を担っている

労働基準法第37条で企業は労働者の時間外労働に対して適正な給与を支払わなければならないと定められています。

時間外労働に関しても記録がされる勤怠表は法律を遵守し、適正な給与を支払う上で重要な資料となるのです。

勤怠表を作成する目的は?

どうして企業は勤怠表を作成するのでしょうか?

勤怠表の目的について以下では解説します。

誰が何時間働いているのかを正確に把握する

社員一人ひとりの出社・退勤時間、時間外労働、休日出勤、欠勤などについて記録がされる勤怠表は、調べることで誰がどれくらい働いているのかが分かる資料にもなります。

企業は従業員一人ひとりの勤務時間を適正に管理しなければなりません。

勤怠表があれば勤務時間の管理がしやすくなります。

給料の未払いを防ぐ

企業は社員の労働時間に対して適正な給与を支払わなければなりません。

時間外労働も含めて適正な給料を支払うためには、社員一人ひとりの正確な労働時間を把握する必要があります。

一人ひとりの労働時間が記録されている勤怠表は、適正な給与を算出する上での資料になり、給与の未払いを防止します。

労働時間に見合った給与を支払うためにも勤怠表は必要な記録なのです。

法律を守った経営をする

法律で企業は従業員に適正な給与を支払わなければならないと定められています。

もし適正な給与を支払わなかった場合は罰せられる恐れもあるのです。

法律を遵守し、常に適正な給与を支払うためにも勤怠表の記録は欠かせません。

勤怠表の記載項目

実際に勤怠表にはどのような項目を記入するべきなのでしょうか?

記載項目について解説します。

出勤・退勤時間

まずは出勤・退勤時間について勤怠表では記録します。

出勤・退勤時間と実際の勤務時間にタイムラグがある場合は勤務時間について記録することも可能です。

残業・深夜残業時間

残業時間についても勤怠表に記録します。

残業時間は通常の賃金の1.25倍の給与を支払わなければなりません。

特に夜の10時を過ぎてからの残業は深夜残業に当てはまります。

深夜残業の賃金はさらに1.25倍になります。

結果、深夜残業をすると通常の賃金の1.5倍の給与を支払わなければなりません。

適正な給与を支払うためにも勤怠表は重要です。

休日出勤

企業と労働者の間で36協定が結ばれている企業で法定休日に出勤になった場合、企業は35%以上の割増賃金を支払うことが法律で定められています。

ただし法定休日以外に出勤になった場合は割増賃金を支払う必要はありません。

勤怠表で休日出勤について記録することは、休日分の賃金を正確に算出する上で役立ちます。

早退・遅刻について

社員の早退や遅刻についても勤怠表では記録します。

有給取得日数

会社を休んでも給料がもらえる仕組みである有給休暇の記録も勤怠表で行います。

有給の取得日数や残数が記録されています。

欠勤日数

欠勤した場合、有給とは違い従業員はその日分の給与をもらうことはできません。給与に影響を及ぼすので欠勤についても勤怠表では管理しなければなりません。

通常出勤・休日出勤・残業・休日・有給・欠勤の区別

通常出勤と休日出勤と残業ではそれぞれ給与の算出方法が異なります。

また、休日についてもどのような種類なのかを把握しなければ適正な給与が算出できません。

勤怠表ではそれぞれの区別を明確にした上で記録していきます。

勤怠表を作成しない場合のリスク、保管期間

労働基準法で勤怠表の作成は義務づけられています。

そのため勤怠表を作成しないことにはさまざまなリスクがあるのです。

どのようなリスクがあるのかや、勤怠表の保管期間について理解しましょう。

勤怠表の記録は法律で義務づけられている

労働基準法108条で、企業に勤怠表の記録を義務づけることが定められています。

第百八条 使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。

(記録の保存)

引用:電子政府の総合窓口 e-Gov

 

怠った場合の罰則

もし勤怠表での記録を怠った場合、賃金台帳調整義務違反となり企業には30万円以下の罰金が求められます。

訴訟問題に発展することもある

給与の未払いが発覚した場合、従業員から未払いの賃金の支払いを求めて訴訟されることもあります。

訴訟は会社の存続にも影響を及ぼしかねません。

勤怠表の管理を怠ることは社会的信用を失うことにつながりかねないので、きちんと管理するようにしましょう。

 

保管期間は5年

労働基準法109条で勤怠表の保管期間は5年間と定められています。

第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。

引用:電子政府の総合窓口 e-Gov

この「労働関係に関する重要な書類」に勤怠表は含まれています。

以前は3年間の保管で十分でしたが、令和2年3月31日に法改正が行われ、5年間の保管義務に変更になりました。

勤怠表を勤怠管理システムで行うメリット

企業の勤怠表管理をサポートするシステムも存在します。

こうした勤怠管理システムを使うことでより正確かつ手軽に社員の勤務時間を管理できるようになるのです。

エクセルで勤怠表管理をすることもできる

エクセルを使って勤怠表を管理することも可能です。

インターネット上にはダウンロードして使える勤怠表のテンプレートも存在します。

しかしエクセルでの勤怠表管理は非常に手間がかかる上に正確に記録できないことがあります。

第三者による改ざんが行われるリスクも高いです。

勤怠管理システムを使うとあらゆる手間が省ける

勤怠管理システムを使うと、より正確かつ手間を省きながら勤務時間の管理が行えます。

さらに勤怠管理システムには法律遵守のサポート、従業員の健康管理、人件費削減をサポートする機能が備わっていることがあります。

導入することで会社運営をよりスムーズに行えるようになるのです。

おすすめの勤怠管理システム3選

以下ではおすすめの勤怠管理システムを3つ紹介します。

ジョブカン勤怠管理

画像出典元:ジョブカン勤怠管理公式HP

ジョブカン勤怠管理は、シンプルな操作で勤怠管理に必要な項目を全て記録できるクラウド型システムです。

導入する機能の数によって利用料金が設定されており、月額200〜500円で利用できます。

必要な機能だけを組み合わせて利用できるだけでなく、あらゆる勤務形態に対応しています。

 

 

マネーフォワード クラウド勤怠

画像出典元:マネーフォワードクラウド勤怠公式HP

マネーフォワードクラウド勤怠もあらゆる雇用形態に対応している勤怠管理システムです。

異動予約のシステムも整っており、役職などが変更になった際にスムーズな異動ができます。

さらに異動履歴が管理できるので組織改編なども簡単にできるシステムです。

 休暇の申請・承認もシステム上でできます。

利用料金は年額制で、従業員数31人未満の場合は月2,980円(年額35,760円)か月4,980円(年額59,760円)のプランを選べます。

 

 

jinjer勤怠

画像出典元:jinjer勤怠公式HP

jinjer勤怠は月額300〜500円で利用できる機能が用意されており、必要なものだけを組み合わせて利用できる勤怠管理システムです。

法改正にも柔軟な対応ができます。

  • 「社員の勤務状況を一元管理したい」
  • 「ペーパーレスで管理したい」

といった人におすすめです。

 

 

まとめ

コンプライアンスを守りながら企業経営をする上で勤怠表の管理はとても重要です。

社員に適正な給与を支払うためにも勤怠表は必要な資料になります。

勤怠表を記録する意味や、怠った場合のリスクについて理解するようにしましょう。

画像出典元:Pixabay

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