エクセルの勤怠管理に使える無料テンプレート、入力例、管理方法を紹介

エクセルで勤怠管理を行う方法

エクセルで勤怠管理を行うとは

エクセルで勤怠管理を行うということは、具体的に以下の情報を管理したり計算したりすることを指します。

ここで挙げた作業は一例ではありますが、最低限このような作業を勤怠管理と呼びます。勤怠管理とまとめて表現をしますが、裏側には多くの業務が隠されています。

これらの情報を全てエクセルへ手入力するのは現実的ではありません。そこでエクセルらしく関数を組み合わせて勤怠管理をします。

例えば出勤時間と退勤時間から自動的に勤務時間を計算するのです。また、有給を取得すれば自動的に付与日数が減るような計算もします。自動的に計算される部分を増やし、エクセルの能力を発揮するものがエクセルでの勤怠管理です。

具体的な手順や入力方法

具体的にエクセルで勤怠管理を行う場合、最低限以下のような項目を管理できるものを作成します。

• 出勤時間
• 退勤時間
• 休憩時間
• 実労働時間

実際に作成したものは以下のとおりです。

従業員にはここに勤怠管理の情報を入力してもらいます。例えば以下のように登録してもらいます。

このように入力してもらったものを、雇用主は管理します。そして、その内容を元に給与計算をして、給与の支払いをします。

エクセルの勤怠管理に使える無料テンプレート

bizocean

ワードやエクセルなどビジネスで利用するテンプレートを多数取り扱うサイトです。王道のテンプレートを取り扱うサイトと呼ばれることもあります。

それだけ有名なサイトということもあり、勤怠管理に関わるエクセルテンプレートも多数用意されています。最低限の機能を有しているものから、複雑な機能を有しているものまで幅広く用意されていることが特徴です。自分が必要とするテンプレートを簡単に見つけられます。

テンプレートをダウンロードするためには、事前に会員登録が必要です。ただ、これは数分で終わる作業であり、テンプレートが手に入ることを考えると大したことではありません。また、一度登録しておくと他のテンプレートもダウンロードできますので、登録しておいて損はありません。

EXCEL勤怠テンプレート

勤怠管理向けのエクセルテンプレートを中心に取り扱うサイトです。様々な種類のテンプレートが用意されていますので、働き方に応じたものを見つけやすいサイトです。

具体的なテンプレートには、標準的なものや夜勤向けのもの、時間外労働を集計しやすいものなどがあります。どのようなテンプレートを利用したいのかが決まっている場合は、こちらで検索することで簡単に見つけられるでしょう。

また、提供されているテンプレートは社員用やアルバイト用など、雇用形態によって分かれています。シートが分かれているものもありますので、エクセルで複数の雇用形態にも対応が可能です。

勤怠管理表エクセルテンプレート

コンビニや小売店など小規模なお店の勤怠管理向けのテンプレートサイトです。エクセルを利用して簡単に勤怠管理を始めたい人におすすめです。

企業向けで利用するテンプレートは、小規模なお店では利用しづらいことがあります。勤怠管理で求められている項目が違いますので、どうしてもそのままのテンプレートでは不都合が出てしまうのです。

しかし、こちらのサイトでは最初から小売店などを意識して提供されています。上記2サイトとは異なった系統のテンプレートが使われているのです。

エクセルでの勤怠管理はなにが問題なの？

法律に準じていない方法である

エクセルでの勤怠管理は、改正労働安全衛生法で定められている勤怠管理に適したものではありません。こちらの法律では、従業員の労働時間を客観的に把握することが義務付けられています。

客観的に把握するとはいくつかの観点があるのですが、タイムカードやパソコンなどを利用して、客観的に正しいと言える記録がされている必要があります。つまりエクセルのように自分で入力する勤怠管理は、主観的なものであり改正労働安全法に準じていないのです。

もしエクセルで勤怠管理をする場合は、毎日記録内容を業者が確認しなければなりません。また、内容が途中で変更されていないことを証明しなければなりません。これは非常に手間のかかることであり現実的な作業ではありません。そのためエクセルでの勤怠管理は、現在非推奨となっています。

集計ミスが発生する可能性がある

エクセルで勤怠管理をしていると、集計ミスなどの問題が起こる可能性があります。集計ミスなどの問題を引き起こすと、支払いする給与に差が出るなど別の問題も引き起こしてしまいます。

集計ミスが起こる理由は様々です。例えば集計にあたり手動で入力する部分があり、その入力を間違えることが考えられます。また、集計としては問題なく計算されているものの、そもそも数式が間違っていることで、誤った数値が算出されていることも考えられます。

エクセルは簡単に数式が変更できますので、誤ったものに変更される可能性は十分にあります。その結果、集計される内容に間違いがあるなどの問題を引き起こす可能性があります。

法改正に対応しにくい

法改正に対応し難い問題があります。勤怠管理に関する法律は定期的に改正されますので、それらに対応できないことは問題です。

エクセルで勤怠管理をしていると、法律に合わせて複雑な数式を埋め込まなければなりません。エクセルの機能を駆使して勤怠管理を進めても、法改正のたびに必要な部分を変更しなければならないのです。

最初のうちは対応できるかもしれませんが、年数が経ってくると対応が難しくなります。また、年数がそこまで経過していなくとも、大規模な改正があると対応できなくなってしまいます。

エクセルでの勤怠管理はセルに数式が組み込まれていたり、ドロップダウンリストなどで情報を選ばせたりしたものを、エクセルマクロで処理していることが多々あります。これらの関係を相互に確認しながら、適切に運用していくのは簡単なことではありません。

非常にエクセルに長けている人がいれば、法改正にも対応できます。ただ、そこまで労力を使うのは効率的ではなく、おすすめできません。

同時に編集しにくい

エクセルは同時に編集しにくい問題もあります。勤怠管理に順番待ちが発生する可能性があるのです。

実際にエクセルには共有と呼ばれる機能があります。この機能を利用すれば、一つのエクセルファイルを複数人で編集できます。この機能についてご存知の方もいるでしょう。

ただ、この機能はあるものの、使い方によってデータファイルが破損してしまう場合があります。例えば多くの人数で編集作業をしてしまうと、新しく保存できない場合があるのです。

機能としては提供されていますが、大人数で利用することは推奨されません。勤怠管理の重要な情報であることを踏まえると、なおさらこのようなリスクを犯してまでエクセルで勤怠管理するべきではありません。

エクセルのデメリットを解消！推奨される勤怠管理方法とは？

勤怠管理システムを利用する

エクセルでの勤怠管理は問題があります。これを解決するためには、勤怠管理システムの利用がおすすめです。

勤怠管理システムとは、勤怠管理関連のサービスに特化したアプリケーションです。エクセルのように表計算ソフトを利用するのではなく、最初から勤怠管理のために作られたものです。専門的なものですので、エクセルと比較して利用しやすく高機能であるメリットがあります。

勤怠管理システムには様々な種類がありますが、現在はクラウド型が主流です。これはインターネットを経由して勤怠管理システムを利用するものです。インターネットに接続されているパソコンやスマートフォンがあれば、どこからでも勤怠管理ができます。

自動計算で集計ミスも大幅削減

勤怠管理システムには、最初から様々な数値計算の処理が用意されています。勤務時間の集計や年休取得の処理など、エクセルでは数式を組まなければならない部分を最初から提供してくれています。

しかも、これらの計算は内容が正しいものであるのか何度もテストされています。エクセルで計算する時のように、集計ミスが起こることはほぼありえないのです。エクセルで勤怠管理をする場合と比較すると、正確な値を簡単に手に入れられます。

エクセルで勤怠管理をすると、複雑な数式を駆使しなければなりません。それに対して勤怠管理システムですると、数式について意識する必要はありません。常に正しい数式で計算されますので、計算ミスを大幅に減らすことが可能なのです。

クラウドサービスで法改正にも即時対応

クラウドサービスの勤怠管理システムを利用していると、法改正などに自動的に対応してもらえます。必要なタイミングで適時対応してもらえることが特徴です。

エクセルで勤怠管理をすると、法改正に合わせてシートの書き換えが必要です。数式の修正などが必要となり、専門的な知識と時間が必要となります。そもそもエクセルに詳しい人員がいなければ、法改正に対応できない可能性すらあります。

それに対して勤怠管理システムでは、法改正を特に意識する必要はありません。提供会社が必要な対応をしてくれるのです。利用する側は新しい使い方を覚えるだけです。どちらが簡単であるかは言うまでもありません。

勤怠管理に関する法律が改正されると、企業は必ず対応する必要があります。避けられない作業ですので、可能な限り簡単に対応できる、勤怠管理システムを利用するべきなのです。

 

まとめ

改正労働安全衛生法を踏まえると、エクセルでの勤怠管理は望ましいものではありません。やむを得ない場合を除いて、エクセルでの勤怠管理は避けるべきです。

その代わりとして、今では勤怠管理システムを利用した勤怠管理が推奨されています。客観的に正しいと言える情報を利用して勤怠管理することが重要なのです。

勤怠管理システムには色々なものが存在します。今回ご紹介したおすすめのサービスはどれも勤怠管理を効率化できる利便性の高いものとなっていますので、ぜひ検討してみてください。

画像出典元：Pixabay