プライバシーマークとは?申請取得の方法、費用、メリットやデメリットを解説!

プライバシーマークとは?申請取得の方法、費用、メリットやデメリットを解説!

記事更新日: 2020/02/03

執筆: 小石原誠

近年は大企業による個人情報流出が頻発しており、企業が個人情報を適切に保護・管理することは社会的に大きなニーズになっています。

「プライバシーマーク(Pマーク)」は、個人情報について適切に管理・運営を行っていると認定された事業者に付与されるものです。

今回は、プライバシーマーク(Pマーク)制度の概要やメリット・デメリット、申請にかかる費用、申請取得の方法や流れ、必要性などを解説していきます。

プライバシーマーク(Pマーク)とは

プライバシーマーク制度とは

プライバシーマークとは、個人情報保護を適切に行っていると認定された企業に付与されるものです。

一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)が運営する「プライバシーマーク制度」に則って、企業側が申請を行い、審査に合格するとプライバシーマークの利用や掲示が許可されます。

各企業は自社のホームページや名刺、宣伝用の資料などに掲載することで、消費者や取引先の企業に法律に適合した個人情報保護の運営を行っているとアピールできます。

2017年の個人情報保護法の改正で、「規制の対象外とする事業者(取り扱う個人情報の数が5,000以下)」が廃止に。個人情報を取り扱うすべての事業者に個人情報保護法が適用されることになり、個人情報を扱う企業には個人情報の保護を適切に行うことが求められています。

Pマークを取得した方が良い企業・業界

プライバシーマークを取得した方が良いのは、サービス業と公共事業です。

サービス業の場合、会員制度やポイントカード制度などにより、個人情報を扱う企業が非常に多く、そういった企業は多くの消費者の個人情報を管理する必要があります。

そのため、多くのサービス業がPマークを取得しており、およそ16,000のPマーク認定事業者のうち7割超の約12,000がサービス業の事業者となっています。

公共事業については、入札制度や指定管理者制度、委託制度などの事業に手を挙げる際に、Pマークを持っていることが必須要件もしくは評価要素となっていることがあります。

特に公共施設を管理運営する事業を請け負う場合には、公共施設の利用者の情報を適切に管理する必要があるために、Pマークを持っていることが重要な意味合いを持つことがあります。

Pマークの掲載が許可されるもの

Pマークを取ると、Pマークという登録商標を様々なツールや場面で使用できるようになります。

  • 店頭
  • 契約約款
  • 説明書
  • 宣伝・広告用資料
  • 便箋
  • 名刺
  • ホームページ 等

参照:一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)公式サイト

これらのうち特に馴染みがあるのは、名刺に印刷されていたり、企業等のWebサイトに掲示されているPマークでしょう。

審査に合格するとPマークの画像データが提供されます。Pマークの使用規約を順守すれば、様々な場面で個人情報の保護管理体制をアピールすることができます。

プライバシーマークは必要か?

プライバシーマークの取得には、時間と労力、そして30万~130万円ほどの費用がかかります。取得後も2年ごとに更新のための審査があり、そのたびに20万~100万円ほどかかります。

それだけのコストをかけ、プライバシーマークを取得する必要があるのでしょうか?

先ほど説明したように、公共事業などに入札する際にはプライバシーマークを取得している必要があります

サービス事業はどうでしょうか?ベネッセコーポレーションやセブン・ペイによる個人情報漏洩が記憶に新しいですが、昨今、不正アクセスによる個人情報漏洩が多発しています。

プライバシーマークを取得するためには、会社の個人情報の管理の仕方から社員への個人情報保護教育などを徹底する必要があります。そのため、不正アクセス自体を防ぐことは難しいですが、不正アクセスによる情報漏洩が起こりにくい運営体制に近づけることができるのです。

個人情報については消費者が実際に被害を被るため、事業者に対する消費者の目も厳しくなっています。個人情報を扱う企業にとっては、プライバシーマークを取得することで消費者の信頼に応えることが必要といえるのかもしれません。

プライバシーマーク取得のメリット

消費者、取引先企業(BtoB)にアピールできる

Pマーク取得による最大のメリットは、個人情報を適切に保護・管理する体制を構築していることを、社外にアピールできる点にあるでしょう。

消費者からも他社からも信頼が得られるため、事業の拡大にもある程度の好影響を及ぼす可能性がある、といえます。

公共事業など官公庁の案件に入札することができる

官公庁の入札にはプライバシーマークの取得を条件にしているところもあります。
プライバシーマークの有無で入札できる件数が変わってきますので、取得によるメリットは大きくなります。

従業員の個人情報保護への意識を向上させ、体制を強化できる

他にも、Pマークを取得するためには、従業員等への個人情報取り扱いに関する教育もしなければなりません。

つまりは、従業員等に個人情報の取り扱いに関する意識の向上や注意喚起を図る機会もつくることになるので、結果として個人情報流出のリスクを軽減するメリットもあります。

プライバシーマーク取得のデメリット

Pマークの取得・更新には費用・コストがかかる

Pマーク取得及び更新には様々なコストがかかります。

先ほど説明した取得・更新にかかる費用(取得時に30万~130万、更新時に20万~100万円)以外にも、個人情報が記載された書類等を管理するための鍵付きキャビネットを購入・管理したりなどの事務的コストなどがかかります。

年に一度の内部監査、取得・更新のための審査対応が負担に

年に1度内部監査を受ける必要があり、Pマークの取得・更新時は現地審査をしなければなりません。審査の度に様々な書類を作成し申請することが負担になることも。

個人情報保護マネジメントシステム(PMS)の運用により、業務が滞ることも

プライバシーマークを取得した場合、個人情報保護マネジメントシステム(PMS)を社内で運用していかなければなりません。そのための人や時間を確保しなければならないため、会社の業務が滞ることもあるでしょう。

プライバシーマークの取得の手続き・更新について

プライバシーマーク取得・更新の流れ

プライバシーマークの取得・更新の流れを下記の表にまとめました。

手続きの前に、まずは申請資格を確認しましょう。

申請資格

Pマークの申請を行えるのは、国内に活動拠点を持つ民間事業者のみとなっています。つまり個人事業主は申請できません。

また、社会保険・労働保険に加入している正社員または登記上の役員の従業員が2名以上いることも条件となっています。

これは、Pマークを取得するにあたって必要な「個人情報保護マネジメントシステム(PMS)」の構築にあたって、「個人情報保護管理者」「個人情報保護監査責任者」となる人が1人ずつ必要であるためです。

ここからは、申請手続きの流れを詳しく見ていきましょう。

1. 申請前の準備

個人情報保護マネジメントシステムに基づいたPDCA(計画、実行、評価、改善)を実施します。

(1)個人情報保護の方針を決め、計画を立てる
(2)必要な人員、資材、費用、情報を確保して体制を整備する
(3)個人情報保護マネジメントシステムを策定し、社員教育を行う
(4)運用を開始して、見つかった課題を解決する

申請前にこのPDCAを最低1回は行う必要があります。運用した記録を申請書類に記入する必要があるためです。

2. 申請書類の提出

申請書類の提出先の確認

Pマークの取得手続きは、申請書類を提出することから始まります。

申請書類の提出先(審査機関)は、業種あるいは本社の所在地によって決まっているため、まずは申請書類の提出先をJIPDECのウェブサイト等で確認します。

なお、提出する申請書類も提出先によってやや異なるので、この段階でしっかり確認してください。

申請書類の準備

ここでは、申請書類の提出先がJIPDECである場合の申請書類の準備についてご説明しましょう。必要な申請書類は、以下のとおりです。

また、以下は任意で提出できる書類です。これらの書類を提出すると、現地審査が効率的になり審査の所要時間の短縮につながります。

申請書類の提出が完了したら、審査機関が申請書類がすべて揃っているかを確認します。

書類が揃っていれば、申請料の請求者が送付されてくるので、申請料を支払います(※)。

申請料の払込を審査機関が確認し次第、次のステップである文書審査に入ります。

※金額等については他の費用と合わせて本章の最後にご説明します。

3. 現地審査

文書審査が終了したら、審査機関による現地審査が行われます。現地審査の流れは以下のとおりです。

1. トップインタビュー

2. PMS運用状況の確認

3. 現場での実施状況の確認

4. 総括

審査機関による現地審査が終了後、現地審査にかかる費用の請求書が送られてくるので、これもすぐに払込をします。

4. 付与の合否連絡

文書審査および現地審査の結果に基づき、審査機関がPマークを付与するのに適格か否かを判定し、その結果の通知文書を送付してきます。

ここで無事にPマーク付与が適格と判定されれば、プライバシーマーク付与契約の締結等の手続きを行うことで、晴れてPマークを使用できるようになります。

なお、Pマークの有効期間は2年間です。更新を行いたい場合には、有効期間が終了する8か月前から4か月前までの間に、更新申請を行う必要があります。

5. Pマークの更新

Pマークの更新手続きは、基本的な流れは新規の申請手続きと同じですが、申請書類の内容が一部異なっているので、JIPDECのウェブサイト等で確認しましょう。

また、申請書類の提出先(審査機関)については、原則的に前回Pマークの審査を受けた機関と同じでなければなりません。

Pマーク取得及び更新にかかる費用

Pマークの取得及び更新にかかる費用は事業者の事業規模によって定められており、下表のとおりとなっています。

なお、こちらの費用は消費税法の一部改正により、2019年10月1日より変更となっているので、間違って変更前の金額で払い込まないように注意してください。

 

まとめ

個人情報の保護意識の高まりにより、企業には個人情報を適切に保護・管理することが求められます。

これはプライバシーマークを取得するしないに関わらず、特に顧客の個人情報を管理するような企業すべてに求められる姿勢だといえます。

プライバシーマーク取得には様々なメリットがある一方で、金銭的コストや人的コストがある程度かかるというデメリットもあります。

そのため、メリットとデメリットとを天秤にかけたうえで、あえてプライバシーマークを更新しないという選択をする企業も実際にあります。

プライバシーマーク取得に際しても、金銭的コストと人的コストはかかりますから、得られるメリットとデメリットとをしっかりと比較検証した上で検討するようにしましょう。

画像出典元:Pixavay、Pexels、O-DAN

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