記事更新日: 2023/09/14
株式会社における最高意思決定機関が株主総会です。念入りに事前準備をし、スムーズに総会を執り行いたいものですね。
事前準備を行う上で、まず着手したいのが、株主への総会招集通知の作成と発信です。
株主総会の招集通知はいつ・どのように送るのか、また通知の際の必要事項を詳しく解説していきます。
このページの目次
株主総会の招集通知を発送することは、会社法299条で定められています。
株主総会の招集通知は、株主に向けて発送される通知で、株主総会の開催要項を記載しているものです。
招集通知を発する役割は、以下に記載する会社役員が担っています。
株主総会の内容を通知することは、次のような理由から重要な意義を有します。
株主総会の通知については、次のようなことが定められています。
議決権がない株式（完全無議決株式）を有する株主には、招集通知をおこなう必要がありません。
招集通知を必要としない対象株主は、株主総会で議決権を行使することが認められていないので、定款で別段の定めがない限り、招集通知の発送は不要です。
「郵便物が届かなかった」なんて割とよく耳にする話ですよね。大切な株主総会への招集通知が、万が一にも株主の手元に届かなかったら、どのように対応するのでしょうか。
招集通知は、株主名簿に記載・記録された株主の届出住所や通知先に発送します。その通知は、通常到達すべきであった時に到達したものとみなされます。
ですから、規定通りに発送された招集通知が何らかの原因で株主の手元に到達しなかったとしても、招集手続に不備や手違いがあったとはみなされません。
株主総会の招集通知を発する期間は、「公開会社」と「非公開会社」で異なっています。（会社法299条1項）
公開会社は、株式の全部について譲渡制限が付されていない会社を指し、非公開会社は、全ての株式を定款で譲渡制限している会社のことを指します。
それぞれの発すべき期間は次の通りです。
会社法で定められた株主総会の招集期間は「株主に通知が到達した日」ではなく、「発信した日」を指すとする「発信主義」を採用しています。
また招集期間には「発信日」と「会日」とを算入しないので、「発信日」と「会日」の間に２週間または１週間という期間があることが必要です。
そして、非公開会社で取締役会を設置していない会社では、定款で定めることで、招集期間を1週間未満に短縮することが可能です。
通知手段については、次のような場合は書面で通知する他、株主の同意を得た上で、メールなどの電磁的方法で招集通知を発する必要があります。
書面による招集通知の場合には、用紙のサイズや形状等に関して法令上の制約はありませんが、定型郵便規格封筒で送付できるようなサイズを採用している会社が多いようです。
また、取締役会非設置の非公開会社で、書面投票・電子投票を採用しないのであれば、招集方法について書面という制限がないことから、口頭、メールや電話での招集通知が可能です。（会社法299条2項）
株主全員の同意があるときで、かつ書面投票・電子投票を採用しない場合は、招集の通知をせずに株主総会を開催することができます。
株主総会の通知書には、次のような事項を記載する必要があります。
株主総会招集通知書作成にあたっては、以下のことに注意しましょう。
招集通知には、発信日付を記載しましょう。
招集通知の宛名は、個々の株主の氏名や会社名を記載する必要はなく「株主各位」といった記載でかまいません。
招集通知の標題については、定時株主総会か臨時株主総会かを明確に記載しましょう。
また定時株主総会については、「第×回」「第×期」と明示し、どの期の定時株主総会なのかを表示します。
株主総会通知書の添付書類が必要となる場合は、以下の2パターンです。
取締役会設置会社では、定時株主総会の招集については、次の書類を招集通知に添付する必要があります。（会社法437条）
事業報告の内容に修正を要する可能性を踏まえて、招集通知と併せて、修正の場合の周知方法を記載しておけば、再通知等の手間が省けます。周知方法には、次のようなものが考えられます。
株主総会において書面投票ができる場合は、原則として招集通知において、株主総会参考書類及び議決権行使書面を添付する必要があります。（会社法301条1項）
なお、株主総会参考書類及び事業報告、また個別注記表及び連結計算書類など、一定の場合には定款にその旨を定めることで、資料の一部の事項をウェブサイトに掲載し、そのウェブサイトのアドレスを株主に通知することをもって、当該事項が株主に提供されたものとみなすことができます。
招集通知の用意は紙で行う印象も強いでしょうが、今では株主総会のヘルプツールも登場し、株主総会にまつわる様々な業務クラウド上で処理できるようになりました、
その一例が株主総会クラウドというサービスです。
招集通知の準備はPDFアップロードと株主情報の入力のみ、あとは送信するだけで通知の送付は完了するため非常に簡潔です。
またクラウドサービスであるため、従来は大きな手間になっていた書類作成や郵送といった紙周りの処理が大幅に効率化するだけでなく、株主情報の管理や開催履歴の管理までも一括で省力化できるのが特徴です。
料金は、スモールプランは株主1人あたりにつき980円（株主15名まで）、スタンダードプランでは980円/株主に加え別途、基本料金14,800円が必要になります。
月額料金が不要で、株主総会1回ごとの課金方式であるため、通常のサブスクリプションサービスとは違ってリーズナブルに運用することができます。
株主総会の招集通知はいつ・どのように送るのか、また通知の際の必要事項を解説しました。
株主総会は、定時株主総会、臨時株主総会を問わず、原則として招集通知をもって、株主に通知する必要があります。
招集通知発送期限や記載事項など、うっかりミスで「条件を満たしていなかった」という事態が生じると、株主総会の招集手続きにおいて、法令違反があったとみなされ、株主総会での決議が取り消されてしまう可能性があります。
細心の注意を払って、招集通知の作成、発信するよう心がけてください。
画像出典元：pixabay、O-DAN、「株主総会クラウド」公式HP
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