記事更新日: 2025/04/10
電子契約を導入することで、契約プロセスの簡素化、迅速化、コスト削減が可能になります。
「契約締結までの時間を短縮したい」「契約書作成や保管のコストを低減したい」と考えている担当者は、電子契約のメリットを強調して稟議を上げるのがおすすめです。
本記事では、電子契約のメリットや具体的な導入ステップ、さらには電子契約導入に成功した企業の事例を詳しくご紹介します。
このページの目次
電子契約とは、紙ではなく電子的なデータとして作成・締結される契約です。
紙の契約との違いや法的効力・署名タイプについて、詳しく見ていきましょう。
インターネット上で締結される電子契約と書面での契約を比較した場合、以下のような違いがあります。
| 電子契約 | 書面契約 | |
| 形式 | 電子データ(PDF等) | 紙の書面 |
| 署名・押印方法 | 電子署名または電子サイン | 印鑑による押印や直筆署名 |
| 本人性の確認 | 電子証明書 | 印鑑証明書 |
| 改ざん防止方法 | タイムスタンプ | 契印・割印 |
| 送付方法 | インターネット(サーバー) | 郵送または手渡し |
| 保管方法 | サーバー上で電子的に保管 | 書棚や倉庫などで物理的に保管 |
| 収入印紙 | 不要 | 必要 |
| 契約締結の速度 | オンラインで完結するため迅速 | 郵送や対面での手続きが必要なため時間がかかる |
書面での契約を電子契約に置き換えることで、担当者の負担軽減・契約プロセスのスピードアップを期待できます。
電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)第3条では、電子契約について、「本人による電子署名がある場合は真正に成立したものと推定する」としています。
すなわち、本人による電子署名が付与された電子契約は、書面での契約と同等の法的効力を有するとされています。
万が一契約に基づくトラブルが発生した場合でも、電子契約を根拠に自分の立場を主張できます。
ただし電子署名には、「本人性」「非改ざん性」が必要です。
電子契約で電子署名を使用する際は、本人性を担保する「電子証明書」と、非改ざん性を担保する「タイムスタンプ」を併せて用いることが求められます。
参考：電子署名及び認証業務に関する法律第2条・第3条｜e-Gov法令検索
電子契約における電子署名は、書面契約における印鑑のようなもの。
署名方法によって「立会人型署名」「当事者型署名」に大別できます。
それぞれの特徴を理解して、必要な電子署名を選択してください。
| 電子署名の付与 | 第三者(主に電子契約サービス提供事業者)が契約者の指示に基づいて実施 |
| 本人確認方法 | メール認証やシステムログイン |
| 法的効力 | 当事者型署名より低い |
| 適している契約の種類 | 重要度の低い契約、法的リスクの低い契約 |
立会人型署名では、電子契約サービス提供事業者がメール認証やログイン情報で契約者の本人確認を行い、電子証明書を発行します。
メールアドレスさえあれば電子契約を行えるため、契約締結までの手間や時間を省略できるのがメリットです。
立会人型署名は契約者の負担が少ないことから、信頼関係ができている取引先や一般消費者との契約で多く利用されています。
| 電子署名の付与 | 契約者が電子証明書を取得して実施 |
| 本人確認方法 | 電子認証局から発行された電子証明書を使用 |
| 法的効力 | 強い |
| 適している契約の種類 | 重要度の高い契約、法的リスクの高い契約 |
契約者それぞれが認証サービスを取り扱う会社に本人性を証明する書類や記録を提出し、電子証明書ファイルを発行してもらう仕組みです。
当事者型署名は、「第三者が介在するフェーズがない」「電子証明書の名義が契約者本人になる」などの特徴から、電子証明書の「本人性」が担保されています。
電子署名の信頼性は立会人型署名よりも高く、法的効力が高いのがメリットです。
ただし当事者型署名は、立会人型署名と比較して時間やコストがかかります。
「契約者同士が同じシステムを使う必要がある」などの制約もあり、重要性の低い簡易な契約・スピードが優先される契約などには不向きです。
電子契約の導入により、企業は業務効率化・コスト削減などをスムーズに実現できます。
電子契約のメリットを詳しく見ていきましょう。
書面での契約を電子契約に切り替えれば、紙の契約書を印刷したり郵送したりする手間が不要になります。
契約締結のプロセスがオンラインのみで完結するため、締結までの時間を短縮できます。
また電子契約は契約書を電子データとして保管するため、契約書をファイルに綴じたり保管場所を確保したりする必要がありません。
電子データなら検索性も高く、契約書の管理や確認が容易になる点もメリットといえます。
電子契約は電子データをやり取りするため、契約書の紙代・インク代・郵送費がかかりません。
課税文書に必要な印紙税も発生しないため、高額な契約を頻繁に行う企業にとってメリットの大きい契約方法といえます。
加えて電子契約では、物理的な保管場所を必要としません。
契約書を保管するためのファイルやキャビネット・倉庫などを用意する必要がなく、契約書の保管コストも削減できます。
電子契約における契約プロセスは、オンライン上で進行します。
契約時には電子契約システムにつながるデバイスがあればよく、オフィス以外の場所からでも契約締結業務を実行することが可能です。
また契約が終われば、契約書の電子データはクラウド上に保管されます。
社員は時間や場所の制限を受けずに契約書にアクセスできるため、リモートワーク・テレワーク中の社員との契約業務の共有もスムーズです。
電子契約システムでは、契約プロセスの可視化・記録・追跡が容易に行えます。
契約業務の担当者・承認者・契約日時を明確に管理することは、内部統制の強化につながります。
さらに、電子署名を付与する電子契約では、不正署名によるなりすましのリスクが低減されるのも大きなメリット。
契約書へのアクセス制限を厳重に設定すれば、契約書の改ざんや紛失のリスクも少なくなります。
万が一不正があったときはログでアクセス状況を確認できるため、不正の発生源の特定も難しくはありません。
このほか電子契約は、自然災害や火災による消失リスクが少ないのも大きな魅力です。
BCP(事業継続計画)に対応できる点も、企業コンプライアンスの強化に有益といえます。
産業界では業界を問わず電子契約の導入が進んでおり、企業のDXには不可欠な要素となっています。
ここからは、業界別に見た電子契約導入のメリットをご紹介します。
金融業界の企業が電子契約を導入するメリットは、コンプライアンスの強化・セキュリティリスクの低減を実現できる点です。
金融業界は法令や規制が厳しく、監査や外部チェックにスムーズに対応できる環境の構築が必要となります。
電子契約で契約過程の全てを可視化・記録することは、改ざんの防止と正確な記録保持に有益です。
また金融業界はローン契約や金融商品の売買により、契約書の発行数も多くなる傾向があります。
電子契約で膨大な契約書類を迅速に処理・管理することは、担当者の負担軽減や顧客満足度の向上にも役立つでしょう。
不動産業界も発行する契約書が多く、複雑な契約プロセスが担当者の業務を圧迫しがちです。
電子契約によって契約プロセスを簡素化・自動化することは、担当者の業務効率向上につながります。
また電子契約であれば、収入印紙を貼付する必要がない点も大きなメリットです。
不動産の売買は契約書の額面が大きく、印紙税額も高額になります。
収入印紙が不要になれば、契約締結にかかるコストを大幅に低減できるでしょう。
商品の流通に不可欠な卸売業・小売業では顧客ごとに個別の契約を結ぶため、契約業務が膨大かつ煩雑になる傾向があります。
少ないリソースで大量の取引を処理している企業は、バックオフィス業務の負担が通常業務を圧迫しているケースが少なくありません。
電子契約を導入して契約業務の負担を軽減することは、担当者の業務負担軽減、引いては、企業全体の生産性を向上する上で必要です。
製造業では、多数のサプライヤーやパートナー企業と契約が必要です。
加えて派遣社員やアルバイト・短期労働者などを多数採用している企業は、雇用形態ごとに適切な契約管理を行わなければなりません。
契約業務を電子化すれば、複雑な契約締結業務や契約書管理の負担も軽減できます。
地方自治体を初めとする公共機関は、民間企業との契約において電子契約を導入できます。
契約プロセスのデジタル化によるコスト削減・業務効率の向上・契約管理の簡素化が可能となり、余ったリソースを地域コミュニティや住民サービスの充実に割くことが可能です。
なお地方自治体の電子契約については、2021年1月施行の地方自治法施行規則の改正により、電子証明書を必要としない立会人型署名も選択できるようになりました。
電子契約の導入におけるハードルが下がったことにより、電子契約の導入に踏み切る地方自治体が増えています。
参考：地方自治法施行規則の一部を改正する省令等の公布及び施行に伴う電子契約における電子署名及び電子証明書等に関する留意事項について（通知）｜総務省
電子契約について、「対応できない契約がある」「社内・取引先との調整が必要」などをデメリットと感じる企業が多いようです。
電子契約の導入に当たって、担当者が理解しておくべきポイントをご紹介します。
| 契約書の種類 | 根拠となる法令 |
| 事業用定期借地契約 | 借地借家法23条 |
| 企業担保権の設定または変更を目的とする契約 | 企業担保法3条 |
| 任意後見契約書 | 任意後見契約に関する法律3条 |
上記の契約は、法律によって公正証書による契約締結が義務付けられています。
契約プロセスの電子化が難しく、電子契約には対応していません。
公正証書とは、法律の専門家である「公証人」によって作成される公文書です。
内容の正確性が公的に保証されているため証明力が高く、重要な契約・紛争リスクの高い契約は、公正証書による契約が必要です。
また、電子契約が認められているものでも、事前承諾などが必要になる場合があります。
契約プロセスの完全オンライン化が可能かどうかは、契約書ごとの法令を確認しなければなりません。
| 契約書の種類 | 根拠となる法令 | 必要な手続き |
| 建設工事の請負契約書 | 建設業法19条3項、施行規則13条の4 | 承諾 |
| 不動産売買・賃貸借契約の重要事項説明書 | 宅建業法35条8項、同9項 | 承諾 |
| 旅行契約の説明書面 | 旅行業法12条の4第3項、12条の5第2項、施行令1条など | 承諾 |
| 労働条件通知書面 | 労働基準法15条1項、施行規則5条4項 | 希望 |
| 派遣労働者への就業条件明示書面 | 派遣法34条、施行規則26条1項2号 | 希望 |
電子契約を導入する際には、業務フローの再設計が必要になります。
契約プロセスに複数の部署が関係している場合は、各部門と細かな調整を実施しなければなりません。
各部門がそれぞれのやり方にこだわると合意形成が難しく、業務フローの変更が難航します。
電子契約の導入は、取引先の業務フローにも影響を及ぼします。
取引先に電子契約に移行したい旨を伝え、理解を得ることが必要です。
万が一取引先が電子契約に難色を示した場合は、メリットや具体的な効果について説明の時間を設けなければなりません。
それでも取引先が合意しなかった場合は、合意形成のためにかけた手間や時間が無駄になる可能性があります。
電子契約の導入は、社内・社外の業務プロセスとも密接に関わっています。
事前準備を適切に行い、双方の理解と協力を得るための道筋を作ることが必要です。
ここからは、電子契約導入までにすべきことを8つのプロセスで詳しくご紹介します。
契約業務フローを洗い出すことで、現行フローの課題が明確になります。
電子契約システムの要件定義がスムーズになり、業務効率化につながるシステムを選定することが可能です。
契約業務フローの洗い出しでは、以下の項目についてチェックしてみてください。
一度に全ての契約を電子化するとトラブルが発生しやすく、現場に混乱が生じる可能性があります。
導入当初は一部の契約書のみを電子化し、徐々に適用範囲を広げていきましょう。
電子契約導入時に電子化する契約は、「低リスク・高頻度」の契約書を選択するのが一般的です。
重要度の低い契約書なら、操作ミスやトラブルによって深刻なダメージを受ける心配がありません。
精神的な不安が少なく、担当者も電子契約を受け入れやすくなります。
また、契約頻度の高い契約書の電子化は、電子契約の効果をより実感できます。
担当者が業務スピードの向上を実感すれば、電子契約について肯定的なムードを醸成しやすくなります。
電子契約の導入計画では、以下の事項を明確にしましょう。
| 導入目的 | 具体的にどのプロセスを効率化したいのかを明確にしKPIを設定 |
| システムの要件 | システムに求める具体的な機能 |
| 導入範囲 | 対象となる部門、部署、担当者 |
| 導入スケジュール | 導入開始日、完了日、各ステップの期間 |
| 導入方法 | 導入形態、導入に必要な人員、設備、ツール |
| 導入体制 | 導入プロジェクトの責任者、担当者の決定、担当部署やベンダーとの協力体制の構築 |
| 導入予算 | 導入にかかる費用(初期費用、運用費用など) |
| 導入リスクと対策 | 導入に伴うリスクの検討と対策の明確化 |
| サポート体制 | 全社・関係者向けの研修、操作マニュアル、FAQなど |
各プロセスにおいては、具体的な数値目標やスケジュールを設定することが必要です。
電子契約サービスを選定するときは、自社の業務フローやセキュリティ、法的要件、コストなどから多角的に審査することが必要です。
以下のポイントを比較して、自社に最適なサービスを選択しましょう。
| 機能性 | 自社に必要な機能があるか・既存システムと連携できるか |
| 使いやすさ | 社内外のユーザーが直感的に使用できるか |
| コスト | ライセンス費用、初期設定費用、保守・サポート費用などは適切か |
| サポート | ベンダーによる適切なサポートがあるか |
| 法的有効性とコンプライアンス | 電子署名法やデータ保護法、業界固有の規定に準拠しているか |
迷ったときは同じ業種・企業規模の企業の導入事例を見たり、ユーザーによる口コミなどをチェックしたりすると、絞り込みが容易になります。
電子契約システムのフローに合わせ、契約から署名・管理までのプロセスを再設計します。
このとき、フロー内での担当者や承認者の役割・権限も明確にしてください。
また電子契約システムの運用に当たっては、運用ルールの策定も必要です。
以下の要素を含め、具体的なルールを決めましょう。
電子契約のルールを適切に定めることが、電子契約の法的有効性やセキュリティ、効率性を高めることにつながります。
電子契約の導入を取引先に連絡するときは、導入に至った背景と目的、さらには法的な有効性やセキュリティ面の信頼性についても丁寧に説明しましょう。
このほか、以下のポイントについても細かく共有するのがおすすめです。
電子契約に不慣れな取引先の場合、契約方法の変更について大きな不安を感じるかもしれません。
質問・疑問・フィードバックの窓口は、明確に伝えておくことが重要です。
またベンダーによるトレーニング、操作マニュアル、FAQの提供がある場合は、取引先にも共有してください。
導入準備が整ったら、導入計画にしたがって電子契約システムを導入します。
自社のみでの対応が難しい場合は、ベンダーのサポートを受けてください。
電子契約システムの効果を最大化するには、担当者全員がシステムの操作方法や新しい運用プロセスを理解しておく必要があります。
社内向けの講習会を実施して円滑な利用を促しましょう。
特に重要なのは、セキュリティ機能やコンプライアンス要件の運用方法を正確に伝えることです。
担当者がシステムを正しく理解していない場合、情報漏えいや法令違反のリスクが高くなります。
精度の高い講習を実施するなら、実際の業務フローに沿ったシミュレーションや演習を組み合わせ、再現性の高い受講形式にするのがおすすめです。
紙での契約から電子契約にスムーズに移行するためには、社内の反対意見に適切に対応すること・ベンダーロックイン型の電子契約システムを避けることが必須です。
ここからは、電子契約を導入する際の注意点をご紹介します。
契約業務の電子化により、社内の業務フローは大きく変わります。
慣れ親しんだ業務フローが変わることに抵抗を感じる人は多く、電子契約について否定的な意見が出てくるかもしれません。
反対意見を軽視せず、電子契約のメリットや導入の必要性を丁寧に説明しましょう。
契約業務に関わる全ての社員の理解を得ることが、スムーズな導入・運用・定着の実現につながります。
ベンダーロックイン型のシステムとは、特定のベンダーの技術やシステムへの依存度が高いシステムです。
一度導入すると他社製品やオープンなシステムへの移行が難しく、プロセスの再構築やデータの移行に多大な手間とコストがかかります。
以下のような電子契約システムについては、慎重に検討しましょう。
特定のベンダーに依存してしまうと、新しい技術やサービスへの乗り換えが難しくなります。
ベンダーのサービスが終了した場合のリスクについても考慮が必要です。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会の調査によると、2024年1月時点での電子契約の導入率は77.9%であることが分かりました。
今や多くの企業が契約業務を電子化しており、そのメリットを享受しています。
ここからは、電子契約を導入した企業の成功事例を見ていきましょう。
茨城県庁の契約業務の多くは、建設コンサルタントや工事業者と結ぶ工事請負契約です。
電子契約の導入前は業者が来庁または郵送で契約書をやり取りし、契約締結までに時間がかかっていました。
しかし2021年に立会人型の電子契約サービスを導入したことにより、メールのやり取りのみで契約が完結。
契約工数は大幅に削減され、担当者の負担が軽減されました。
担当者は浮いた時間を他のプロジェクトに充てられるようになり、県民サービスの向上に向けた取り組みにもつながりました。
参考：CLOUD SIGN｜都道府県で初めて立会人型電子契約サービスを導入した茨城県庁。スピーディーなデジタル化の成功要因は？
株式会社デザイントランスメディアは、広告代理事業、コールセンター構築、商品開発などで通販ビジネスの運用支援を行っている企業です。
クライアントとの業務委託契約書の締結において、契約業務にかかるコストを軽減すること・代表印の押印待ちによる案件停滞のリスクを無くすことが必要と感じていました。
同社は当事者型・立会人型の両方を備えた電子契約システムを導入し、契約業務の迅速化・効率化・コストカットに成功。
契約プロセスが改善されたことにより、「契約が間に合わずサービス提供開始のタイミングが遅れる」「印紙代がかさむ」といったリスクが解消されました。
参考：WAN -Sign｜紙の契約締結によるコストと契約手続きに要する時間を一気に削減！期待以上の効果を実感
文房具やオフィス家具、事務機器を製造・販売するコクヨ株式会社では、紙の契約書に必要な押印・発送・管理の手間が課題になっていました。
取引先からも電子化の要望が多く寄せられていたこともあり、検討の結果、立会人型の電子契約システムを導入。
契約業務が簡素化したことで、契約の締結から保管までの負担が軽減されました。
特に人事関連部門が受けた恩恵は大きく、1週間程度かかっていた雇用契約書のやり取りが2日程度で完了するようになりました。
また契約締結が終わった契約書は部署ごとに管理しているクラウドストレージのフォルダに自動保存されるため、契約書管理も容易になりました。
参考：SMBCクラウドサイン｜雇用契約書の一括送信が絶大な効果～API連携により契約書のフォルダ管理も可能に～
電子契約を導入すれば、紙の契約書で必要だった印刷・押印・郵送などの手間を省略できます。
保管スペースの確保も不要なことから、契約業務の効率向上・コスト削減に有益です。
業務DXが推奨される現在、企業が選択できる電子契約システムはさまざまあります。
自社の課題を明確にした上で要件定義を行い、自社に最適なシステムを導入しましょう。
画像出典元：O-DAN
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