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記事更新日: 2023/04/28
退社するときは、これまでお世話になった上司・同僚・取引先に感謝の気持ちを伝えましょう。
可能な限り直接顔を合わせて挨拶するのが理想ですが、テレワークやモバイルワークが増えている昨今、メールでの挨拶に代えることも少なくありません。
今回は、メールで退社挨拶するときに使える例文集を紹介します。
「立つ鳥跡を濁さず」を意識して失礼なく挨拶するためにも、ぜひ参考にしてみてください。
編集部
とは言え、文章だけで気持ちを表すのは難しいですよね。
定型的なメールだけではなく、ギフトを贈ることで好印象を持ってもらうことができます。
ご挨拶だけよりも喜ばれますし、もし最後に出社日があるのであれば、手土産を準備すると最後に気持ちよく職場を去れますよ。
このページの目次
退社の挨拶は、軽めにするのがよいとされています。
失礼なく好印象な挨拶をするためにも、くどくなりすぎないようまとめるのがよいでしょう。
ここでは、退社の挨拶を軽めにする理由を紹介します。
そもそも退社の挨拶をする理由は、これまでお世話になった人たちに感謝の気持ちを伝えるためです。
どんなにスキルや経験がある人でも、上司や同僚に助けられず働いてきた人はいないはずです。
入社したばかりの頃は自社のルールやマニュアルを教えてもらい、仕事に慣れてからも共に意見交換やアドバイスをし合うシーンもあったはずです。
一見すると当たり前に思えるようなことにもきちんと感謝し、受けた恩を言葉に乗せて伝えていきましょう。
反対に、挨拶のないまま退社してしまうと、途端に印象が悪くなります。
それまでせっかく円滑なコミュニケーションができていたのに、最後の最後で関係性がこじれてしまうこともあります。
きちんと挨拶することは円満退社の基本です。マナーを押さえてしっかり挨拶していきましょう。
退社の挨拶は、軽くまとめるのが基本です。
勤続年数が長かったり思い出深い職場だったりするとつい挨拶が長くなりがちですが、挨拶の場と送別会の場は別だとわきまえておきましょう。
なぜなら、挨拶するのは通常の業務時間内であることが多く、一方的な思い出語りは業務の妨げになる可能性があるからです。
メールでの挨拶であれば、長い文面になることで相手の時間を奪ってしまうこともあるでしょう。
自分にとっては人生の転機となる重要な日であったとしても、相手にとって同じとは限りません。
なるべく手短に感謝の気持ちを伝えることが、相手への思いやりにつながります。
上司へ退社挨拶をする場合は、下記のマナーを押さえましょう。
上司は、会社生活のなかでも特にお世話になった人であることが多いです。
基本を丁寧に教えてくれたり時にはミスをカバーしてくれたりする存在でもあるため、特に丁寧な退社挨拶をするのがよいでしょう。
上司が複数人いる場合はひとりひとり個別に送信し、「あなたにお世話になりました」という気持ちを伝えることが肝心です。
ただし、上司の数が多すぎる場合や関連部署が複数に渡る場合、一斉送信で問題ないケースもあります。
BCCを活用すれば誰に同じ内容を届けているか分からないため、失礼になることもありません。
直属の上司・特にお世話になった上司には一斉送信後に個別でメールを送り、特に深く感謝の気持ちを伝えるのがよいでしょう。
また、送信するタイミングは最終出勤日がベストです。
既に退社が知られているケースもあるため前もって送信する必要はなく、最終出勤日まで引継ぎなどの業務に集中するためにも、意識しておきましょう。
同期・同僚へ退社挨拶をするときは、下記に気を配ることがポイントです。
同期・同僚は共に切磋琢磨してきた仲であり、お互いの進退を常に気遣ってきた間柄でもあります。
一緒に頑張ってきた思い出エピソードを手短に盛り込むなど工夫すれば、温かな退社挨拶になるでしょう。
そのためには、退社が前向きな選択であることを伝える必要があります。
例えネガティブな理由やトラブルによる退社であったとしても、新天地で頑張ることへの決意や今後の抱負に触れるのが理想です。
なかには同期・同僚が退社を決めたことで「この会社は大丈夫だろうか」と不安に感じる人もいるため、心配をかけさせない配慮も必要です。
また、これまでの関係性に応じて今後も付き合いを続けたい同期・同僚がいれば、退職後の連絡先を記載しておいてもよいでしょう。
退社挨拶のメールで転職先の会社に触れるのは避けておくべきですが、個人のメールアドレスなどを伝えるのは問題ありません。
取引先など社外の人に退に挨拶をする場合、下記のポイントを押さえます。
前述した通り、退社の挨拶は基本的に対面でおこなうのが理想です。
しかし、取引先の支店が遠く離れている・引継ぎで手一杯になり訪問できる日程が確保できない・テレワーク中でそもそも出社していないなど、都合によっては直接挨拶できないこともあるでしょう。
まずは直接ではなくメールでの挨拶になった非礼を詫びることがポイントです。
また、上司・同期（同僚）と異なり、最終出勤日の3週間前には退社の挨拶をしておくのが理想です。
問い合わせ・質問・引き継ぎ項目が出てくる可能性を見据え、早めに伝えておくとよいでしょう。
後任の担当者も伝え、退社挨拶メールの後で担当変更のメールを送ってもらうことも効果的です。
取引先が複数人のチームを構成している場合、全員に分け隔てなく退社挨拶することも意識します。
「自分だけ挨拶されていない」「自分は挨拶されたけど、同じチームにいる他の人には挨拶されているのだろうか」という疑問を抱かせないために、Ccを効果的に使うのがおすすめです。
ここからは、メールでの退社挨拶に使える例文やポイントを紹介します。
しつこくない退社挨拶にするため、誰に送信する場合でも下記の要素を押さえておきましょう。
退社理由は基本的に「一身上の都合」に統一し、多くを語らないのが理想です。
特に会社への不満やトラブルが原因で退社する場合、相手に伝えて得になることは一切ありません。
退社挨拶は自分について語る場ではなくあくまでも相手に感謝を伝える場だと心得て、不満や文句をぶつけるような素振りをしないよう意識しましょう。
同時に、ネガティブな発言をせず、前向きかつポジティブな文面になるようにする配慮も大切です。
「持病の治療に専念するため、退社することとなりました」
「転職先がまだ決まっておりませんが、何とか有給消化中に見つけられるよう頑張ります」
など、受け取り手を心配させるような文言も避けた方がよいでしょう。
本音や自分の都合について話すのは退社挨拶とは別の場にすることで、挨拶自体を爽やかかつ軽めにまとめることが可能です。
ここでは、上司へ送る退社挨拶の例文を紹介します。
関係性によって内容をアレンジしながら、活用していきましょう。
お疲れ様です。
このたび、一身上の都合により本日を最終出勤として退社することになりました。
本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでの挨拶にて失礼致します。
〇〇課長には、入社当時から大変お世話になりました。
至らない点も多くお手間おかけするシーンが多々あったにもかかわらず、しっかり叱咤激励して育てていただいたこと、非常に感謝しております。
明日からもこの会社で培った経験を最大限活かして参ります。
最後になりましたが、今後更なるご健勝を心よりお祈り申し上げます。
ありがとうございました。
お疲れ様です。総務部の吉田です。
この度、一身上の都合により3月末で退社することとなりました。
本日が最終出勤日となるため、メールにて大変恐縮ですがご挨拶させていただきます。
右も左も分からないまま営業部から異動してきたとき、〇〇課長が温かく迎え入れていただいたことを今でも強く記憶しています。
至らぬ点も多くご面倒おかけすることも多々ありましたが、そのたびに成長してこれたのは〇〇課長のお陰だと思っています。
今後も学んだことを糧にして、社会人として精一杯成長して参りたいと思います。
これまで本当にありがとうございました。
お疲れ様です。総務部の吉田です。
一身上の都合により、本日を最終出勤日として退社することとなりました。
先ほど直接のご挨拶もさせていただきましたが、改めてメールにて感謝の気持ちをお伝えしたく思います。
〇〇課長からいただいたご指導は数えきれませんが、特に△△プロジェクトの折は大変お世話になりました。
つまづきの原因を探って的確なアドバイスをいただいただけでなく、私やチームメンバーのモチベーションまでサポートしていただき、大変大きな励みとなったことを覚えています。
今日で会社を離れますが、今後も〇〇課長のような人材になるべく、誠心誠意努力して参ります。
〇〇課長も、お体ご自愛のうえお過ごしください。ありがとうございました。
上司に退社挨拶をするときは、少しだけ仕事のエピソードを盛り込んで感謝の気持ちを伝えるとよいでしょう。
また、今後の活躍を祈るような文言や、身体を労わるような文言を入れることもおすすめです。
次に、同期・同僚への退社挨拶に使える例文を紹介します。
固くなりすぎず、かつビジネスシーンに即して作成していきましょう。
お疲れ様です。総務部の吉田です。
一身上の都合により、本日を最終出勤日として退社することとなりました。
直接ご挨拶できず大変恐縮ですが、メールにて代えさせていただきます。
入社から10年、〇〇さんとは共に切磋琢磨してきた記憶が強く残っています。
8年目からは支社も業務内容も別になりましたが、△△支店で活躍する〇〇さんの評判を耳にすることも多々ありました。
意識して仕事をしてきたからこそ得られた成功もあり、とても感謝しています。
最後になりましたが、〇〇さんのさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。
また機会があれば、一緒に飲みにいきましょう！
お疲れ様です。総務部の吉田です。
この度、一身上の都合により本日をもちまして退社することになりました。
時に叱咤激励し合い、時には愚痴や文句も吐きながら共に頑張ってきた10年間は、私にとってかけがえのない財産となりました。
〇〇さんがいたからこそ、これまで仕事を頑張ってこれたのだと今になって痛感しています。
本来であれば直接挨拶すべきところメールで恐縮ではありますが、退社のご挨拶とさせていただきます。
今後も〇〇さんのご活躍を、心よりお祈りしております！ありがとうございました。
お疲れ様です。総務部の吉田です。
この度、一身上の都合により3月31日で退職することとなりました。
本日が最終出勤日であるため、メールで大変恐縮ですがご挨拶に代えさせていただきます。
在職中は至らぬ点も多く、〇〇さんにたくさん助けていただきました。
その度に自分ももっと成長しようと考え、切磋琢磨できたことは大きな財産になっています。
新年度からは別の会社に移りますが、この会社で得た経験を糧に、今後も努力して参ります。
最後になりましたが、今後も〇〇さんの更なるご健勝とご活躍を心よりお祈りしております。
今までありがとうございました。
同期・同僚への退社挨拶では、上司に使う例文をベースに、少しフランクめにしてもよいでしょう。
元々仲のよい人であれば、「また飲みにいきましょう！」などの文言を使っても問題ありません。
ただし、個人でLINEするのではなく会社のメールを使った退社挨拶であることをわきまえ、最低限のビジネスマナーは崩さず文面を作成していくことがポイントです。
次に、社外・取引先などへの退社挨拶するときの例文を紹介します。
今後も会社同士の付き合いは続いていきますので、特に失礼のないようマナーを押さえていきましょう。
お世話になっております。株式会社△△の吉田です。
私事で大変恐縮ではありますが、一身上の都合により3月31日を持って退社することとなりました。
〇〇社の皆様にこれまでたくさんのお力添えをいただき、数々のプロジェクトを成功に導けたこと、大変感謝しております。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶になりましたことをお詫び申し上げます。
最終出勤日は〇月〇日であるため、それまでは何でもお気軽にご連絡いただけますと幸いです。
また、後任の△△と共に後日ご挨拶にお伺い致します。
最後になりましたが、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
お世話になっております。株式会社△△の吉田です。
私事ですが、3月31日を持って退社することになったためご挨拶とさせていただきます。
在職中は〇〇様には何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。
後任は、△△が務めさせていただきます。
お時間をいただけるようでしたら共にご挨拶に伺いたく思いますが、下記日程にてご都合いかがでしょうか。
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇
ご多用中大変恐縮ではありますが、何卒ご検討の程宜しくお願い致します。
お世話になっております。株式会社△△の吉田です。
私事ですが、一身上の都合により3月31日を持って退社することとなりました。
最終出勤日は〇月〇日のためまだ日はありますが、先んじてご挨拶させていただきます。
初めてご挨拶をしたときから早5年、〇〇様にはさまざまなシーンでお世話になって参りました。
株式会社△△は離れますが、今後もご教示いただないた内容を最大限活かし、活躍して参ります。
改めて、後任からもご挨拶差し上げます。
今後も貴社益々のご発展を、心よりお祈り申し上げます。
取引先に退社挨拶をする場合は、個人対個人ではなく会社対会社の付き合いを前提に文面を作成することがポイントです。
例え自分が退社することになっても、後任に万全を引継ぎをおこない、支障なく付き合いを継続することを前面に押し出していきましょう。
また、「私事ではありますが」などの枕詞を使い、唐突な切り出しにならないような配慮も必要です。
□ 引継ぎ業務の最終確認
□ 退社挨拶メールの送信
□ 身の周りの整理・整頓
□ 私物の持ち帰り
□ 貸与物（スマートフォン・社章・セキュリティキーなど）の返却
□ （渡す場合のみ）手土産の配布
最終出勤日には、まず引継ぎ業務に抜け・漏れがないかなど、仕事のことを優先していきましょう。
また、処分に困る私物を置いたままにしていないか、貸与物をきちんと返却しているかも確認します。
退社時間が近づいてきたらお菓子を持って挨拶周りしたり、直接会えない人に退社挨拶メールを送信したりするのが理想です。
最終出勤日はあまり長く残業しないよう、思い出話はそこそこに切り上げることもポイントです。
メールだけで退社のご挨拶を済ませるのも良いですが、最後にギフトを贈ることで、メールだけの挨拶よりもあなたの印象を残せます。
編集部
ギフトひとつで「最後までしっかりしている人だったな！」と思ってもらえたら嬉しいですよね。
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退社の挨拶は、すっきり気持ちよく円満退社するために欠かせません。
感謝の気持ちをきちんと伝えるためにも、気持ちよく自分を見送ってもらうためにも、事前に準備しておきましょう。
直接挨拶に伺えない場合は、メールによる挨拶がおすすめです。
今回紹介したマナーや例文を参考に、自分なりのアレンジを加えてみてはいかがでしょうか。
直接ご挨拶できる場合は、メールに加えさらにギフトをお渡しすると、職場のメンバーにさらに最後の好印象を持ってもらえますよ！
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