内定者フォローで辞退者を減らせ!重要性や注意点、企業がすべきことは?

内定者フォローで辞退者を減らせ!重要性や注意点、企業がすべきことは?

記事更新日: 2021/02/12

執筆: 浜田みか

労働者人口が減っていると言われている昨今ですが、いま、同じ学生や中途採用者に内定が集中しやすい売り手市場になりつつあります。

その中で優秀な内定者を逃さないためにどういった点に配慮すればいいのか、頭を悩ませている人事担当者は多いのではないでしょうか?

今回は内定者フォローについて、近年重視されつつある理由とフォローのポイント、内定辞退を防ぐための施策例についてご紹介します。

内定者フォローと重要性

企業にとって内定者フォローが大切だと考えられる理由について、皆さんはどのようにお考えでしょうか?

ここでは、内定者フォローとは何か。フォローの重要性について解説します。

内定者フォローとは

少子化の影響によって生産年齢人口が減少傾向にあることから企業では、優秀な内定者を確保するのが優先事項の一つになっています。

内定者フォローは、せっかく獲得した内定者に辞退されてしまったり、他企業へ流れたりするのを防ぐための取り組みです。

内定者フォローの目的

内定者を確保する取り組みとして内定者フォローを行う場合、その目的も把握しておかなくては、間違えたフォローをしかねません。

目的には、以下の3つのポイントがあります。

  • 内定辞退を防止する
  • 早期退職の防止
  • モチベーション維持


内定辞退を防止するのには、人材確保以外にも採用過程でかけたコストが無駄になることや事業への悪影響の可能性といった理由があるからです。

事業への悪影響とは、必要な人員数を確保できずに予定していた事業展開ができないなどが含まれます。

これに似たものに、早期退職者を出さないといった事柄が挙げられます。

多くの人事担当者が経験していることかと思われますが、入社後3年以内に退職する人が3割とも言われています。

早期退職に至る原因にはさまざまなものがあり、その一つがミスマッチだとも言われているのです。

内定者が予想していたものと実際の状況や環境が異なっており、それが内定者の想定よりも悪ければ、働く意欲が急速に低下してしまいます。

そうなれば、それまでにかけたコストが全て無駄になりかねません。早期退職が予防できれば人材確保はもちろん、人員育成からの事業展開も可能です。

最後に、内定者のモチベーションを維持させるのも、内定者フォローの目的の一つです。

内定が決まってから入社まで期間が空くのは仕方がありませんが、その期間中に内定者の働く意欲が低下して辞退に至ってしまっては、新たに人材の確保に労力を割くことになります。

そうならないためにも、企業は内定者のモチベーションを維持することが必要なのです。

 

なぜ、いま内定者フォローが重視されるのか

内定者フォローが重視される背景には、生産年齢人口の減少による労働力の低下のほか、売り手市場が活性化していることが挙げられます。

就職氷河期には新卒者が就職できない状況が続いていましたが、いまは一転して新卒者や転職者に対しては平均して2~3社の内定が決まるような状況です。

このことからもわかるように、企業は選ぶ側から選ばれる側にまわったのです。

これまでは強気でいられた企業であっても、立場が逆転したのですから、今までどおりでいいはずがありません。

優秀な人材を確保したければ、内定者に選ばれる企業でなくてはならないのです。選ばれる企業であるためには、内定者に魅力を感じ続けてもらう必要があります。

また、新卒者・転職者ともに、内定してから入社までの期間にさまざまな不安と戦っています。

たとえば、会社の期待に応えられるか、与えられた役割を果たせるか、本当にこの企業で決めて良いのかなどです。

そうした不安に寄り添って解消できるよう取り計らうことで、内定者の企業への愛着心までも育てることが可能になります。

内定辞退を防ぐポイントと施策

内定者フォローが大切だとわかったところで、どのように内定辞退を防げばいいのでしょうか。

ここでは、どんなフォローの仕方があるのかについて解説します。

コミュニケーションで関係構築

内定者が入社までに抱えた悩みを解消する方法としては、身近な人に話す、SNSで相談するなどがありますが、企業の内情を知らない人が適切な回答ができるとは限りません。

場合によっては、内定者のモチベーションを下げる要因になりかねないのです。そうしたとき企業側が相談相手になれれば、内定者の不安は安心感に変わっていくでしょう。

一つの方法としては、内定者と人事担当者、あるいは内定者と先輩社員を繋ぐようなコミュニティを形成するというものがあります。

SNSやSlackなどのコミュニケーションツールを用いて、気軽に話せる環境を作るのです。

コストやセキュリティ、プライバシーの観点で考えると、既存SNSよりも社内で活用しているコミュニケーションツールを利用するのがおすすめです。

安全性も高く、設置工数もかかりませんし、人事担当者側も管理がしやすいからです。

e-ラーニングを活用した研修会

内定者の不安の一つに、社会人としてちゃんとやっていけるか、仕事をこなしていけるかどうかというものがあります。

新卒者は企業で働いた経験がないために、特にこうした不安が強くなりがちです。

社会人として身につけておくべきマナーを覚えたり、仕事に必要な知識や技能を予めe-ラーニングなどを活用して研修する機会を与えるようにしましょう。

入社後に研修会をする頻度を減らせるうえ、早い段階から実務経験を積ませることが可能になります。

e-ラーニングを導入していない企業では、どんな内容にするのかを事前に決定しておく必要はありますが、導入するメリットは大きいです。

内定者の働く意識の動機付けになるほか、入社後の育成コストを削減可能だからです。

これと同様にグループワークなどの研修機会も併せて作るといいでしょう。内定者にとって、どんな人と仕事をすることになるのかは不安要素の一つです。

内定者同士や先輩、上司などとの相互理解の機会にもなりますから、入社後スムーズに業務に就くのに役立ちます。

電話で企業側の温度感を伝える

同期には話せない悩みを抱えている内定者や、子どもの就職に際して親が不安を抱えているケースでは、電話でのコミュニケーションが有効です。

特に親の不安は子どもに伝播して内定辞退を引き起こしやすいため、企業側は内定者自身だけでなく親へのフォローも視野に入れておいたほうがいいでしょう。

SNSやe-ラーニングなどでは解決できない不安も、電話で直接対話することによって、解消することが可能です。

1:1という状況への安心感から密度の高いコミュニケーションが図れるうえに、企業側の熱量も伝えることができます。

電話が苦手、あるいは難しい相手には人事担当者が自筆した手紙も同様の効果が期待できます。

フォロー時の注意点

新卒者の場合、内定期間中はまだ学生です。学校での勉学や卒業に向けた論文制作などに終われている可能性があります。

それらに配慮した頻度で、フォローを行うようにしましょう。

目安は1ヵ月に1回です。期間が空きすぎると、入社への不安が高まったり、内定しているのか不安になったりします。事前に内定者とスケジュールを調整して共有するようにしておくといいでしょう。

転職者の場合も、現職中であることがほとんどです。引継ぎ業務に勤しんでいる可能性が高いですから、新卒者同様に相手の都合に配慮したフォローを行うようにします。

中途採用の場合は、新卒者と比べて入社までの期間も短く社会人経験もあるため、新卒者とは違ったフォロー方法を検討する必要があるでしょう。

新卒者ほど手厚いフォローは必要ありませんが、せめて1回くらいは面談で内定者の状況を把握しておくのがおすすめです。

おすすめのLINEと連携できる採用管理システム3選

内定者フォローでは、SNSやe-ラーニングの導入が効果的だとお伝えしました。

ここでは、LINEと連携できる採用管理システムをご紹介します。

LINEを使えば気軽に内定者とコミュニケーションをとれるだけでなく、日程調整や応募者のデータ管理がスムーズにおこなえます。

1. 説明会もLINEでよりわかりやすく!『SONAR』

画像出典元:「SONAR」公式HP

特徴

導入実績 700社以上を誇るSONAR(ソナー)は、新卒・中途採用を統合管理できるのが特徴の採用管理システムです。

LINEと完全連携できるため説明会から選考、内定承諾後のフォローまで学生とのコミュニケーションを効率よく行うことができます。

LINE公式アカウントの開設が必要となりますが、専任スタッフのサポートがついているので安心です。

LINE連携に加え、採用状況をひと目で把握できるフロー管理や、手間がかかる選考スケジュール管理を自動で行う機能が搭載されているので、採用プロセスでのあらゆる困りごとを解決に導きます。

機能

  • LINE連携
  • 採用フロー管理
  • 自動スケジュール調整
  • 外部求人サイトとの自動連携
  • 分析

料金プラン

基本機能+アドオン料金という構成です。

  • 基本機能

【ベーシックプラン】登録数:3000人まで/初期費用:96,000円/月額費用:48,000円

【パッケージプラン】登録数:3000人まで/初期費用:0円/月額費用:39,917円

  • アドオン料金

初期設定費用:60,000円(1アドオン)/月額費用:20,000円(登録数3000人まで)

詳細は以下の資料をダウンロードしてご確認ください。

SONAR ATSの資料を無料ダウンロード

 

 

2. 自動で日程調整ができる!『MOCHICA』

画像出典元:「MOCHICA」公式HP

特徴

導入しやすい価格が魅力のMOCHICA(モチカ)は、LINEに特化した採用管理システムです。人材・採用支援サービスを営む株式会社ネオキャリアが提供し、導入から運用まで手厚いサポートを特徴としています。

LINE公式アカウントを開設することで、選考スケジュールの調整や結果通知などをLINEから連絡ができたり、応募者の属性にあわせたコンテンツの配信が簡単に行えます。もちろん従来通りにメールからの通知も可能です。

採用進捗やエントリー推移などを一覧できるダッシュボード画面があるので、採用における煩雑な業務の省力化も期待できます。

機能

  • 自動スケジュール調整
  • 選考ステータス管理
  • ダッシュボード画面
  • 外部求人サイトとの連携
  • 分析

料金プラン

「MOCHICA」の月額費用は5,000円~となっております。

詳しくは以下の資料をダウンロードしてご確認ください。

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3. LINE・ZOOM・Slackなど外部連携が豊富!『採用一括 かんりくん』


画像出典元:「採用一括 かんりくん」公式HP

特徴

「採用一括かんりくん」は、LINEとの連携機能がある採用管理システムです。その名前の通り、説明会・エントリー・選考・内定・結果分析といった採用活動のすべての工程を一括でかんりします。

直感的でわかりやすいUIとなっており、採用に関わるすべてのひとが使いやすいのが特徴です。LINEとの連携はもちろん、SlackなどのチャットツールやGoogleカレンダー、Zoomとの連携も簡単にできるのでWeb面接の際にも役立ちます。

 導入時に丁寧なヒアリングがあり、必要な機能だけを備えた最適なプランを提案してくれるので安心して始められます。

機能

  • LINE連携
  • エントリー管理
  • タスク進捗管理
  • Zoom連携
  • 分析

料金プラン

月額費用:20,000円~

初期費用及び他のプランにつきましては以下の資料をダウンロードしてご確認ください。

採用一括かんりくんの資料を無料DL

 

 

まとめ

内定者フォローは、これからの採用現場ではさらに重要な業務となります

少子化が今後も進めば、売り手市場はますます活性化していくからです。そんな中で優秀な人材は、どこの企業でもほしいもの。

人材獲得の競争に負けてしまえば、人材不足に陥るだけに留まらず、その状況が悪化してしまうことも考えられます。

適切なフォローで、内定者の辞退や早期退職の防止を図りましょう。


画像出典元:Pixabay

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