テレワーク成功の秘訣はマネジメントにあり!ポイントや課題を徹底解説

テレワーク成功の秘訣はマネジメントにあり!ポイントや課題を徹底解説

記事更新日: 2020/09/10

執筆: 編集部

テレワークには、社員のワークライフバランスを保つことができる、企業の生産性を高めるなど、たくさんのメリットがあります。

現在注目されている働き方改革には欠かせない勤務形態ですが、マネジメント面を考えると、さまざまな問題点が浮かび上がります。

せっかく導入したテレワークを成功させるには、どのようにマネジメントすれば良いのでしょうか。

本記事では、テレワークにおけるマネジメントの特徴や、テレワークを成功させるポイントについて、分かりやすく解説していきます。

マネジメントとは何か?

英語で言うマネジメントは、「経営」「管理」といった意味を持ちますが、経営用語でのマネジメントは、組織運営や経営管理を指す言葉として使われています。

現在、一般的に使われているマネジメントは、「マネジメントの父」と称される経営学者ピーター・ファーディナンド・ドラッカーが生み出した概念だと言われています。

ドラッカーは、マネジメントとマネージャーについて、次のように定義しています。

・マネジメント:組織に成果を上げさせるための道具、機能、機関

・マネージャー:組織の成果に責任を持つ者

そのため、組織の成果に責任を持つマネージャーには、目的を達成するために必要なマネジメント力が求められているのです。

テレワークのマネジメントとその特徴

テレワークをすることで、通常の勤務形態とは異なり、場所や時間にとらわれることなく、柔軟に働くことができるようになります。

その一方、マネージャーは部下を直接管理できなくなるため、マネジメント方法を考える必要があります。

テレワークのマネジメント

テレワークにおけるマネジメントを行うには、一般的なマネジメントと同じような方法ではカバーできない面が出てきます。

テレワークをしていると、自分の目で勤務状況を確認できないからです。

そのため、マネージャー自身も含めた「チームの業務管理」「部下のタスク管理」を行い、チームとして成果を出すようにしなければなりません。

テレワークマネジメントの特徴

テレワークをしていると、他の社員とはほとんど顔を合わせることがなくなります。

どのようにコミュニケーションを取るかが問題となります。そのため、テレワークのマネジメントには、ITツールの活用が必然なのです。

定例ミーティングやチームのプロジェクトに関する会議など、チーム内で話し合いや意見を出し合う必要がある場合には、Web上で会議ができるような環境を整える必要があります。

ZoomやSkypeなどといったオンライン会議用アプリを活用するのも良いでしょう。

リアルタイムに連絡を取り合うのではなく、定時連絡や気軽にコミュニケーションが取れるようにしたい場合には、社内専用のSNSや、Slack、Chatworkなどのビジネスチャットツールもおすすめです。

また、テレワークをしている社員の勤務時間を管理するためにも、ITツールを活用する必要があります。

貸与したパソコンのログ管理ができるようにシステム環境を整備したり、クラウド上で勤怠管理ができるようなシステムを導入するなどして、個々の勤務状況を把握できる体型づくりを検討すべきでしょう。

テレワークをする社員の悩みや困りごと

実際にテレワークをしてみると、通勤のためのストレスがなくなり、柔軟にスケジュールが調整できるなど、働きやすさや生産効率のアップといったメリットがたくさんあります。

しかし、オフィス勤務では気づかなかったデメリットもいろいろと見えてくるようです。

テレワークをしている社員が抱える悩みや困りごとのうち、よく耳にするものについて紹介します。

お悩み1. 上司や他の社員とのコミュニケーションが足りない

テレワークをしている社員から一番よく聞くのが、上司や他の社員とのコミュニケーションが足りないということです。

相手の顔が見えないため、仕事の問題や疑問点などをうまく伝えられず、不安を抱える従業員も。

確認したくてもすぐには連絡がとれないと、作業をスムーズに勧められなかったり、プロジェクトに支障が出たりする可能性も考えられます。

お悩み2. 仕事ぶりを評価してもらえていない

テレワークによって、実際にしっかり仕事をしていても「サボっているんじゃないか」と思われていないかと心配になる人も。

上司の目が届かない場所で仕事をしているため、正しく仕事の状況を報告しても、「適切に評価されていないのではないか」と不安になります。

こちらも、相手の顔が見えない故の悩みや困りごとです。

お悩み3. 仕事とプライベートの区別がつかず、仕事のモチベーションが上がらない

オフィス勤務だと、定期的に出社して仕事をすることから仕事とプライベートの区別がつきますが、テレワークだとオン・オフの切り替えがしづらいという従業員も少なくありません。

そのため、自分のタスク管理がうまくできず、ダラダラと仕事を続けてしまう人も多くいます。

これでは、仕事へのモチベーションも上げづらくなってしまいます。

テレワークを成功させるポイント

それでは、せっかく導入したテレワークを成功させるためには、どうすればよいでしょうか。

そのポイントは、テレワークについてマネジメントする際の課題をしっかりと認識して、その課題に見合った、適切なマネジメント方法を選択することです。

テレワークをしている社員の悩みや困りごとから見える課題を把握し、それを解決すると同時に、成果を上げるためには、次のようなマネジメントを検討すべきでしょう。

1. コミュニケーション環境の整備・確立

テレワークをする社員が抱えている悩みで一番多いのが、コミュニケーション不足です。

できる限り、オフィス勤務と変わらないような円滑なコミュニケーションを取るには、ITツールを活用してコミュニケーション環境を整備し、それを確立することが重要です。

リアルタイムに対面でコミュニケーションが取れるよう、Web会議システムを整備することも一つです。

また、オンライン会議用アプリを活用して定例ミーティングを実施したり、ビジネスチャットツールを使用したコミュニケーションルールを設定するのも良いでしょう。

テレワークをする社員の負担にならないようなコミュニケーション環境を作ることによって、報告・連絡・相談ができるようになれば、コミュニケーション不足の解決につながるでしょう。

2. 適切な労務管理・人事管理の徹底

テレワークマネジメントを成功させるためには、テレワーク社員の労働時間の管理や、業務の進捗状況の把握も重要なポイントです。

そのためには、勤務時間や仕事の進捗状況を共有できるよう、適切なシステム構築が必要になります。

労務管理については、ITツールを活用した勤怠管理システムなど、誰もが負担なく管理できるような環境づくりを検討してみましょう。

また、業務管理の面では、テレワーク社員に目標設定をさせて、マネージャーがその進捗状況を把握できるようにするなどし、簡単に確認できるようなシステムを導入するのも良いでしょう。

テレワーク社員が孤独を感じないように、管理を徹底することが大切です。

3. 情報セキュリティ対策の構築

テレワークを行う場合に、最も気をつけなければならないのは「情報漏えい」です。オフィス以外で企業の情報を取り扱うことから、情報セキュリティ対策に万全を期する必要があります。

テレワークで使用する端末については、セキュリティ対策を徹底し、重要データを保存できないような仕組みの構築を検討してみましょう。また、テレワークに関する情報の取り扱いについて、しっかりとルール決めをしておくことも必要です。

併せて、情報セキュリティに関する教養も実施し、徹底したマネジメントを行うようにしましょう。

テレワーク導入の成功事例

以前から、テレワークを導入して成果を上げている企業はたくさんあります。

株式会社リクルートホールディングスでは、2016年1月からテレワークを本格導入し、全ての従業員と会社間の同意及び本人の希望があった派遣社員を対象に実施しています。

テレワークの上限日数を設けず、上司の実施判断により個人の状況に合わせて柔軟にテレワークができる環境となっているのです。

テレワーク実施者には、セキュリティ対策が施されたモバイルPCや携帯電話を支給するなど、万全な対策を取っています。

テレワークを導入しているのは、有名企業ばかりではありません。社員の働きやすさ、業務の効率化のを求めるのであれば、どんな規模の企業でも導入可能なのです。

育児や介護のために、オフィス勤務が困難となっている優秀な社員をテレワークで雇用したり、地方の企業が県外に居住する能力のあるデザイナーをテレワークで採用するなどして、成果を上げているのです。

厚生労働省や総務省から、テレワークを活用した好事例が発表されているので、参考にしてみてください。

(参考)
厚生労働省「平成28年度 テレワークモデル実証事業 テレワーク活用の好事例集」
総務省「平成30年度 地域企業に学ぶテレワーク実践事例集」

おすすめweb会議システム6選!

ここまで、テレワークにおけるマネジメントの重要性について解説してきましたが、テレワークを円滑にすすめるにおいてなくてはならないのが、WEB会議システムです。

ここからは、おすすめのWEB会議システムを紹介します!

1.  編集部一押し!「Lite FreshVoice」


画像引用元:「Lite FreshVoice」公式HP

特徴

「Lite FreshVoice」は、web会議を考えているなら絶対に検討して欲しいツールです。

それまでweb会議にありがちだった色々な問題を見事に克服して、2019年6月にリリースされたFresh Voiceの新サービス。これといったデメリットが見当たらない優等生です。

会議を実施するにあたってアカウントやアプリは一切不要。この手軽さが圧倒的に支持されています。

スマホやパソコン、タブレット等どんな端末でもOK。URLを共有するだけですぐに最大5拠点でのweb会議をスタートできます。サポート体制も充実しています。

導入が簡単な上にカスタマイズが自由自在なので、会議以外にも色々な使われ方をして話題になっています。

これまでは難しかった取引先や顧客とのコミュニケーションにも応用可能。ビジネスチャンスを広げてくれるツールと言えそうです。

料金プラン

15,000円(1ID 1URL)から契約できます。1つのIDにつき、1000個までURLを追加登録可能。

1つのURLにつき同時に5人までが参加するweb会議を開けます。

今なら14日間、無料でお試しできるので、この機会にぜひ使用感を試してみましょう。

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2.実際の会議のクオリティを実現!「Calling」




画像引用元:「Calling Meeting」公式HP

特徴

CallingにはWeb会議をスムーズに進めるための機能が満載です。

画面共有やホワイトボード機能など、会議を進めるうえで欠かせない機能はもちろんのこと、資料共有やトークスクリプト機能も備わっています。

会議の内容はメモや共有した資料によって、簡単に議事録として管理できます。また、会議の主催者は会議終了後に参加者にアンケートを実施可能。アンケート機能を活用すれば参加者の疑問点や考えを個別に確認することができ、フィードバックとしても利用できます。

料金プラン

初期費用20万円+1ID1,500円 / 月となっています。

契約してるユーザーが入室してないと通話が出来ない仕組みとなっておりますが、通話無制限&ルーム作成無制限と、充実した内容となっています。

 

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3. 映像と音声が高品質!「LoopGate」


画像出典元:「LoopGate」公式HP

特徴

「LoopGate」はテレワークを推奨している企業、全国に拠点がある企業などにおすすめのツールです。

簡単なリモコン操作で扱えるため、IT活用が苦手な社員でも使いこなせます。

会議だけではなく、研修や無人受付までその使い道は多岐にわたります。遠隔地との情報共有が課題の企業で重宝するでしょう。

料金プラン

登録手数料は1IDあたり10,000円、基本料は1IDあたり月4,800円~です。IDごとに加算される料金体系なので、必要な分だけ使用できます。

5地点以上で使用する場合は、多地点接続サーバー利用料がかかります。

詳しい料金については無料資料をご覧ください。

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4.世界中の企業から支持される!「Cisco Webex Meetings」


画像出典元:「Cisco Webex」公式HP
 

特徴

「Cisco Webex Meetings」はPC/Macやスマートデバイス、またビデオ会議の専用機器からも参加可能な、クラウドベースのオンライン会議サービスです。

1会議あたり最大1000名まで参加可能で、録画や画面共有など、オンライン会議に必要な機能を提供しています。

運営会社のシスコシステムズは、ネットワーク機器をはじめセキュリティやサーバーなどさまざまなサービス、ソリューションを開発しています。

テレワークや働き方改革に必要なオンライン会議サービスをはじめ多くのコミュニケーションサービスを提供しており、その性能と信頼で、現在は世界中で1 億 1,300 万人もの人に使われています。

料金プラン

1ライセンス:月額1,490円〜(オンライン販売価格)

 

5. 大人数で利用するなら!「Zoom」


画像引用元:「Zoom」公式HP

特徴

ホストのみアカウントが必要になりますが、ゲスト側はアプリのダウンロードのみで参加することが出来ます。無料版でも100人態勢での会議ができるのが魅力です。

さらに、動画・音声の保存が簡単にできたり、参加者をグループごとに分けたりという独自の機能があります。

台湾政府をはじめ、セキュリティ上の懸念が指摘された「Zoom」は2020年4月8日に、セキュリティ強化の機能を追加した、最新版を公開しました。

ビジネスで活用する際には、セキュリティ面は何よりも重視すべきポイントです。機密情報を扱う企業にはやはり有料のweb会議システムをおすすめします。

※Zoomのセキュリティに関する日経記事

料金プラン

(1)基本:0円
(2)プロ:$14.99/月/ホスト
(3)ビジネス:$19.99/月/ホスト
(4)企業:$19.99/月/ホスト

 

6. 導入が簡単!「Whereby(旧:appear.in)」


画像出典元:「Whereby」公式HP

特徴

2019年9月より名称が「appear.in」から変更になりました。現時点ではサービス内容や料金プランに変更はありません。

主催者はルームを作るためにアカウント登録が必要ですが、会議参加者にはアカウント作成やログイン作業は必要なく、主催者によって発行されたURLをクリックするだけで会議に参加できます。

ただし4人までしか同時参加ができないので、大人数での会議を行う為にweb会議システムを導入するならば他のツールを利用する方が良いでしょう。

また、日本語での公式HPがなく、英語サイトを翻訳するしかないので分かりにくいのが難点です。

料金プラン

(1)Free:$0/月
(2)Pro:$9.99/月
(3)Business:$99.99/月

 

WEB会議システムについてもっと知りたい!という人は下記記事を参考にしてください。

 

まとめ

テレワークを導入することで、社員のワークライフバランスが保たれて、仕事の効率化が目指せるなど、メリットはたくさんあります。

しかしながら、適切なマネジメントがなされなければ、コミュニケーション不足や勤務管理が困難になる可能性もあります。

社内でのテレワークを成功させるには、まず、自社内における課題が何なのかをしっかりと把握し、どのようなITツールやシステムを活用すべきかを検討した上で、進めていくようにしましょう。

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画像出典元:Burst、pixabay

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