Gmailは受信トレイの使いやすさが印象的なクラウドメールです。
無料でアカウントを作成できますが、ビジネス用のプランでも月額680円からと割安です。
メール機能以外にもカレンダー機能やビデオ会議機能など、便利な機能が満載です。
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ユーザーは無料
2020年4月〜2022年1月現在も利用
リモートワーク推進のために社外からのアクセスのしやすさを重視して導入。
案件ごとや特定の人で分類して管理ができるラベル機能が便利。やり取りが数日に渡った時など、以前送ったファイルを見てとお願いされた時もすぐに資料を確認でき、話の流れも確認しやすかった。以前利用していたoutlookと比べると、もう一度送り直す作業が格段に減った。
受信フォルダを分けることができないため、短いやり取りを複数人とする際は少し混乱してしまうこともあった。
自分はそうではなかったが、前述のラベル管理がうまくできない人だと、該当のメールを閲覧することに苦戦してしまう印象あり。自分で効率を考えてカスタマイズできる人でないと使いこなせない。
Google Workspaceと連動しているので、メールの案件からスケジュール管理に落とし込んだりでき、便利。
おすすめします。
メールのやり取りの振り返りがやりやすく、見落としや確認ミスを防げます。また、タスクの同時進行にも向いています。自分で効率を考えて設定する必要があるので、社員のITスキルを上げたい会社におすすめだと思います。
無料
2020年〜2022年1月現在
Googleスプレッドシートを利用するために、Googleアカウントが必要だったので社員全員がアカウント作成した。
一つのアプリで、プライベート用のアカウント、仕事用のアカウントなど複数のアカウントを管理できるため、休みの日に社内携帯を持ち歩く必要がなくなった点はとても使いやすいと感じる。
受信BOXも複数アカウント全て同じにしたりアカウント毎に分けたりできるのでその場に合わせた使い方が可能。
これは全ての利用者に該当するか分からないですが、メール受信の際にすぐに受信できる場合と数時間経ってから受信する場合がある。
受信の際、多少の誤差であれば特に問題とならないが数時間遅れともなると、緊急連絡の際など少々不安を感じる。
Googleスプレッドシートとの連携はしやすいと感じた。
他の利用者がシートに変更を加えれば変更点が分かるようになっており、シートの管理がしやすかった。
特にこだわりもなく、メールができれば問題ないような業界の方にはおすすめできると思うが、メールでマメな連絡が必要な方には受信が遅れるという点から向いてないのかもしれない。
無料
2010年4月〜2021年1月現在も利用中
無料で利用できるという点と、カレンダーとの連携、アカウントはやスプレッドシートやYouTube等とも連動できるという点で導入しました。
PCでのメール表示画面が、他のフリーメールより見やすく使い易かったです。
また、少しの差ではありますが、過去にも利用したことがあるyahooメールの場合は@yahoo.co.jpですが、gmailは@gmail.comと文字数が短く、自分でメールアドレスを入力したり記載する場合も若干ですが手間が少なく済み良いと思います。
基本的には使いやすいのですが、既読メールが未読メールとしてカウントされたままになっていて、反映されるまでに少し時間がかかってしまうという事が時々あります。
また、メールの本文入力画面のデフォルトが小さいので、もう少し大きく見れると小さなストレスは軽減されるかと思います。
スケジュール管理業務が多い仕事のため、Googleカレンダーと連動できるのは便利です。
メールからダイレクトにスケジュールに飛んだり追加できるのは、ちょっとした作業ではありますが、仕事の簡略化、時間短縮につながりました。
会社の場合は会社自体のアドレスがあるかと思うのですが、業務上そのアドレスを使用したくない場合があったり、サブアドレスが必要な人や会社にはおすすめします。
また、GoogleカレンダーやYouTube、スプレッドシートなどと併用する仕事の方にはおすすめです。
無し
職員間および当社のサービスを利用されている方との、コミュニケーションを図るため。
2020年4月〜2022年8月現在も利用中
・多くの人が使用したことがあるツールのため、登録に手こずる場合があっても、基本的に利用しやすい。
・電話で直接話したいことがあっても、タイミングが合わないとやり取りが出来なかったり、口頭だとダブルチェックが出来ず、報連相が行き届かないことがあった。しかし、このツールを記録用として使用し、やり取りを行うことで、後で問題が起きた時に再確認できるようになった。
・すでにアカウントを持っている人の場合は、社内用のアカウントを登録すると、さらにアカウントが増えることになるため、送信元の設定において多少不便になる場合がある。
・ネットの通信状況により、時折受信しなかったり、送信されない不具合が出る。
・LINEのように相手方の既読を通知する機能がないため、相手方がメールを読んでいるかが確認できず、不安になることがある。
・上記の事例として、前日に利用者に対して「実施場所」や「時間」の確認メールを送っていたが、返信を求めておらず、結果的に送信側はメールを見たかどうかが確認できず、当日まで不安な状態が続いた。
同じ内容のメールを送る際は、コピペを使用したりすることで時短に繋げる。
BCCの機能を使うことで、受信側に他の人のメールアドレスを公表せずに、一斉送信が出来る。
キャリアメールとのやり取りも出来るため、汎用性が高い点で、おすすめできる。
多くの人が使ったことがあり、パソコンやスマホなど端末を選ばず利用できる点も便利。
費用はかかっていない。
当初、社内でのメールツールとして導入された。
最近は顧客とのやりとりもメールがメインになって来ており、内外部ともに使用している。
2018年11月～2022年8月現在も利用中
・基本的には費用がかからない。
・メールが自動保存される。
・送信直後であれば、メールの送信取り消しができる。
・Googleチャットやドライブも連動しているため、扱いやすい。
・相当PCが苦手な人でない限り、誰でも簡単に使用できる。
・機能が充実していて、設定によって自分が使いやすい仕様に変えることができる。
・上記機能の使用例として、人によってスレッドで表示するようにしたり、フォルダを分けたり、メールを管理しやすいようにカスタマイズすることができる。自分の表示設定が一番見やすく管理しやすいと思っていたが、同僚はどのように管理しているのかが分からない程、全く違う表示設定にしていた。初めて、人によって管理しやすいと感じるポイントは違い、それに合わせてとことんカスタマイズできる事が、仕事の効率を上げる事にもつながると感じた。
Googleチャットをメールと同じように社内のコミュニケーションツールとして使用しているので、メール画面にGoogleチャットも表示されるようにしておくと大変便利。
Googleドライブやチャットなど、他のGoogleツールを使用している会社であれば、全て連動されているので、かなり効率的に仕事がこなせると思うので、おすすめできる。
他のメールツールを使い込んだ事はないが、Gmailほど多くの機能は付いていないのではないか。
2018年4月～2022年3月
・UIがわかりやすいため、サービスを利用しやすい。
・企業や団体だけでなく、一般の方でもGmailのユーザーが多い点で便利。
・事務所のパソコンだけでなく、個人のスマホからも簡単にアクセスでき、連携できる。
・同じGoogleアカウントで、他のgoogleのサービスも利用できる。
・上記の具体例とて、仕事柄、日々の仕事の証拠や記録として、スマホやカメラから写真を撮る機会が多かったが、「Googleドライブ」や「Googleフォト」などのクラウドサービスが充実しており、写真の保存先に困らなかった。これらのサービスは、他のGoogleアカウント所有者とも簡単に共有できるようになっているので、資料の共有に非常に便利であった。
GoogleフォトやGoogleドライブといったGoogleアカウントのサービスを利用すると、業務に使用する写真やドキュメントファイルの共有が容易にできるようになる。ソフトウエアのUIもわかりやすい。
Googleのアカウントさえあれば使用できる、フリーのサービスのため、使用しやすくおすすめできる。
一般の方でもGmailアカウントを所有している場合が多いので、Gmailの使用に抵抗がある人はほとんどいないと思う。
Gmailアカウントがあれば、GoogleフォトやGoogleドライブといったクラウドサービスも無料で使用できるため、非常に便利。
0円
2018年秋頃～2022年7月現在も利用中
・ある程度の容量はあるが、添付書類等がどうしても容量を占めてしまい、どこかの時点で料金を支払って容量を増やさなければならない。
・大事なメールをスパムと判断して、迷惑メールボックスに入れてしまうことがある。
・設定が複雑だったり、メニューに専門用語が多かったり、理解ができない時がある。一語一語ネットで検索をしながら設定をすることもあった。
2018年春頃～2022年春頃
転職したため
・不明なドメインからのメールだと、迷惑メールと判定されてゴミ箱に保存される。
・上記のエピソードとして、業務上重要なメールが「迷惑メール」と判断され、ゴミ箱ファイルに保存されていたことがあった。その結果、メールに気付くのが遅れてしまい、問題になってしまった。メールの送り主からの電話がなければ気付くことはなく、ゴミ箱に保存されていた為に、一定期間を過ぎてしまった場合はメールがそのまま消去される可能性もあった。
・MicroSoftのOutlookというサービスの方が、Teamsというチャットやweb会議ができる充実したサービスとの連携も容易だが、Gmailはその点で不便。
・「メイン」「新着」「ソーシャル」「プロモーション」など、デフォルトの受信箱が多く存在する点が使用しづらい。
無料
会社が使っているパソコンはイントラしか使えないため、外部とのメールのやり取りができなかった。
Gmailは簡単にアカウントを作成することができ、クラウドに入りさえすれば携帯でも使用することができるため、導入に至った。
2020年4月～2022年8月現在も利用中
・アカウントの作成が簡単。
・Outlookと比べて操作がしやすい。
・自動的にメールの種別がわかるように、アイコンを変更することができる。
・クラウド上でログインすれば、外出先でも携帯で使用することができる。
・上記の具体例として、訪問先からメールを送る必要があった時に、携帯で「Gmail」と検索し、ログインする事で取引先へメールをすることができた。携帯の機種を変更した際も、ログインさえできれば引き続き利用でき、これまでのメールの履歴も確認できた。
しやすかった。
他のメールソフトとも、問題なくメールのやり取りができる。
GoogleなのでGmailだけでなく、Googleの他サービスも連携して使える。
Adobeソフトと連携すれば、チームで動くプロジェクトの連絡のやり取りも、Gmailに通知が行く。
外出先でもメールの確認ができるので、外回りが多い仕事を行っている人や会社にお勧めです。
アカウントを複数持てるので、仕事用とプライベート用で分けて使ってもいいかもしれません。
さまざまなツールやサービスとの連携がとてもスムーズで、ストレスがない点。
2022年1月〜2022年8月現在も使用中
・メールの入力と同時に、カレンダーで予定を確認したり、ToDoリストのチェックや入力をしたり、同時にできる事が多い点がかなり便利に感じた。多くの方と連絡を取りながら複数の仕事を同時にこなす中、連絡の漏れを防げた。
・シンプルなデザイン性で、カラーのカスタマイズもでき、使いやすい。
・ブラウザにSafariやEdgeを使っている人は、Googleに初期設定が必要になるため、Google Chromeを使っていないと不便に感じるかもしれない。自分はiPhoneとMacを使っているので、Safariを使おうとするとGmailでの作業が少し面倒に感じてしまう。Chromeに移行してからは、そのストレスが完全に消えた。
Googleドライブとの連携はかなりありがたかった。
中小企業のような、管理の手間が大企業よりは多くない規模であれば、費用対効果を見ても十分に取り入れる価値があると思う。
ただ、セキュリティ面では不安がある可能性があり、確認が必要。
