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機能性に優れたクラウドメールサービス
「Microsoft Outlook」はMicrosoft社が開発・販売しているメーラーで、世界で5億人以上のユーザーがいます。
webメールのMicrosoft Outlookは無料でメールアドレスを取得でき、メールの送受信も無料です。
主な機能としては、電子メール、スケジュール管理、タスク管理、アドレス帳などがあげられます。
多機能のため煩雑で使いにくいという印象を持つ人もいるかもしれません。
機能性に優れたクラウドメールサービス
「Microsoft Outlook」はMicrosoft社が開発・販売しているメーラーで、世界で5億人以上のユーザーがいます。
webメールのMicrosoft Outlookは無料でメールアドレスを取得でき、メールの送受信も無料です。
主な機能としては、電子メール、スケジュール管理、タスク管理、アドレス帳などがあげられます。
多機能のため煩雑で使いにくいという印象を持つ人もいるかもしれません。
記事更新日: 2024/11/13
このページの目次
会社で使用するメーラーでおなじみの「Microsoft Outlook」は、抜群の知名度を誇るサービスです。
OSであるWindowsを開発・販売しているMicrosoft社製のメーラーで、20年以上の運用実績があります。
「Microsoft Outlook」なら、しっかりしたサポートも受けられ、従業員も安心して利用できるでしょう。
メール作成画面
Microsoft Outlookを使うメリットは、同じくMicrosoft社が開発・販売しているOfficeツールとの連携が優れている点です。
例えば、Microsoft Outlookのアドレス帳とWordやExcelの差し込み印刷の機能を連携することで、アドレスを差し込んだドキュメントが作れます。
Officeツールとの連携
同じMicrosoft社製のOfficeツールと同様、各機能がまとまって表示される領域である「リボン」で操作するため、同じ操作性が実現されています。
Microsoftのクラウドサービスにアクセスすると、同じログイン情報で他のOfficeツールにもログインできるため、アプリ起動がスムーズです。
Outlookの操作画面
メールだけでなく、スケジュール管理やタスク管理の機能もあり、会議の設定やToDoリストなど、ビジネスシーンで必要な機能を統合的に利用できます。
モバイルアプリを活用することで、メールで受信した打合せの予定をすぐにスケジュールに反映でき、外出先でも業務を効率的に進められます。
Outlookのスケジューラー
Microsoft Outlookにはスケジュール管理やタスク管理、アドレス帳などの機能も含まれています。
その多機能さが逆に、操作を迷わせてしまうケースがあるのがデメリットです。
メール機能だけをシンプルに使いたい場合は、他のクラウドメールサービスを検討しても良いでしょう。
Microsoft Outlookはメーラー以外の機能が複数実装されているため、メール機能の動作に重さを感じる場合があります。
スペックの高いパソコンや高速なネットワーク回線を利用している場合は特に気になりませんが、そうでない場合は留意すべき点です。
大手ネット通販でランキング上位の健康茶を販売する株式会社村田園は、2014 年に Microsoft 365 (旧称 Office 365) を導入して以降、顧客や取引先、学生、同僚といったさまざまな相手とのコミュニケーションを活性化してきました。Outlook や OneDrive、SharePoint といったツールを使い分けることによって、同社は業務効率を高め、生産性を向上させているのです。
約5万8千ユーザーの「働きやすさ」を重視する明治安田生命では、Office 365とWindows 10の導入に際しても、いくつかの工夫を行っています。その 1 つが、ユーザーインターフェースの工夫です。たとえば、メールについても従前の環境から極力違和感が生じないように、メールソフトである Outlook 側のインターフェースをカスタマイズして、関連するExchange Onlineの設定を変更するといった努力が行われています。
※『Microsoft』公式HP参照
既存のOfficeアプリと連携させて、更なる効率化を図りたい企業
「Microfoft Outlook」は、Web版アプリのWordやExcelなら標準搭載されています。
OneDriveやPowerPointなど他のMicrosoft社製のアプリと連携させやすいため、導入により更なる業務の効率化が期待できます。
以前からOutlook製品を利用している企業
MicrosoftのOutlookは20年以上に渡って多くの会社で利用されています。
そのためOutlookを使い慣れている人も多いので、ツールの学習コストを抑えることができます。
Google Workspaceを利用している企業
Google Workspaceを利用している企業にはOutlookは向いていません。
Google Workspaceを導入しているということは、Microsoft社製のグループウェアを導入している確率が低いということです。
すでにGmailを利用しているなら、移行コストや学習コストも考慮し、Outlookの利用は適さないでしょう。
「Microsoft Outlook」は無料で利用できるwebメールもあり、スケジュールやタスク管理、アドレス帳なども利用できます。
Outlookを導入した企業もコロナ禍で生産性を高め、成果を得ています。
MicrosoftのOfficeツールを利用しているユーザーにとっては、連携性や共通の操作性などで、さらなる業務効率化につなげられるでしょう。
画像出典元：「Microsoft Outlook 」公式HP
無料プランと、年額固定費が必要な有料プランがあります。
無料プランでもメールの送受信に関連する操作は問題なくできますが、メールボックスの容量やセキュリティに懸念がある場合は、有料版をおすすめします。
| Outlook 無料プラン |
Microsoft 365 Personal | |
| 年額固定費用 | 無料 | ¥12,984 |
| メールボックス容量 | 15GB | 50GB |
| 広告 | ◯ | ✖️ |
| メッセージの暗号化 | ✖️ | ◯ |
| カスタム ドメイン名 | ✖️ | ◯ |
| 安全でないリンクから 自動的に保護 |
✖️ | ◯ |
| 危険な添付ファイルを スキャンして除去 |
✖️ | ◯ |
Microsoft Outlookは無料なので、有料版のMicrosoft 365 Personalと他の競合2社と比較します。
| Microsoft 365 Personal | Google Workspace | Mailwise | |
| 年額 | ¥12,984 | ¥8,160 | ¥5,800 |
| ユーザー数 | 1 | 1 | 1 |
Microsoft 365 Personalは競合製品と比較して割高ですが、常に最新機能が追加されるOfficeアプリが豊富です。
単純な費用だけで比較せず、必要な機能に対するコストパフォーマンスを検討すると良いでしょう。
2021年5月～2022年6月現在も利用中
・メールフォルダを簡単に増やすことができ、複数のアドレスを使い分けしやすい
・受信メールの振り分け設定も比較的簡単にできる
・共同で使用するアドレスがあるのですが、誰かが下書きを作成していると「下書き」と表示されるので、返信等を重複することがない
・アドレスの入力はアドレス欄に送りたい人の氏名を打ち込めば候補が勝手に出てくるので便利
・署名の挿入なども簡単にできる
・メール作成中に新規メールを受信すると、バグで画面がフリーズしたり、作成中のメールが文字化けしたりすることがある。
・上記のバグが発生した場合、一度Outlookを落として再度立ち上げる必要がある。何度かバグが続くとOutlookが起動しなくなり、PCの再起動が必要になる。
・容量の大きい写真やデータファイルなどは送信できない。
一般的な企業等であればofficeが浸透していると思うので、Windows環境であれば問題なく使用できるのではないかと思います。デザイン会社などapple製品をメインで使用している場合は互換性があまり感じられないので、便利に使えるかどうかは怪しいところです。
メール機能、カレンダーがあるところです。また、下書きができるため、テキストメモのときによく下書きを利用していました。エディターとしてもメーラーとしても普通で、可もなく不可もなくといった印象があります。
機能面では、ボディーの中に＜テンプ＞と言うワードをつけると、「テンプしてないけど、大丈夫」といった様な確認が表示されるミニ機能があり、良いと思いました。
メアド情報漏洩の危険がある為、それを防げる機能があると良いです。
アドレス帳や予定表がSkypeと連携しており、応対可能や離席中や予定あり等、現在の相手の状況がわかるのが非常に便利だと感じました。
受診ボックスの振り分けのルールの作り込みが不便だと思います。条件設定は慣れるまではうまくいかないと思います。想定している受信フォルダにうまく振り分けされません。
他の会社におすすめします。社員の現在の状況が分かるため、電話等による連絡が多い会社には非常に便利と考えます。
JICAの仕事は各国との絆を強め、手を取り合いながら困難を乗り越えていくこと。その最前線である海外拠点が機能しなければ、国際協力を進めることは出来ません。海外でもロックダウンにより在宅勤務を余儀なくされる中、Teams導入やOutlookのクラウド化が極めて短期間に実現し、今ではリモートワークであってもコロナ前とほぼ変わらない体制で事業を進めるまでになっています。