Microsoft Outlook

3.5

記事更新日: 2022/04/19

執筆: 太田繙

編集部コメント

機能性に優れたクラウドメールサービス

「Microsoft Outlook」はMicrosoft社が開発・販売しているメーラーで、世界で5億人以上のユーザーがいます。

webメールのMicrosoft Outlookは無料でメールアドレスを取得でき、メールの送受信も無料です。

主な機能としては、電子メール、スケジュール管理、タスク管理、アドレス帳などがあげられます。

多機能のため煩雑で使いにくいという印象を持つ人もいるかもしれません。

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良い点

「Microsoft Outlook」は、抜群の知名度を誇るクラウドメールサービスです。Officeツールとの共通の操作性や連携性を備えており、Officeユーザーにはメリットの多いサービスです。

悪い点

機能が多い分、操作が分かりにくいという意見もあります。他のクラウドメールサービスと比較して、動作が重い場合がある点もデメリットです。

費用対効果:

有料版の場合、一般的なクラウドメールサービスより少し割高ですが、Officeツールとの連携など機能面が優れています。

UIと操作性:

多機能のため、ユーザーインターフェースが煩雑で使いにくいと思う場面もあるかもしれません。

セキュリティ:

スパムやマルウェアのフィルタリングなど、あらゆるセキュリティ対策が講じられています。

 Microsoft Outlookの導入メリット4つ

1. 知名度も高くサポートも充実

会社で使用するメーラーでおなじみの「Microsoft Outlook」は、抜群の知名度を誇るサービスです。

OSであるWindowsを開発・販売しているMicrosoft社製のメーラーで、20年以上の運用実績があります。

「Microsoft Outlook」なら、しっかりしたサポートも受けられ、従業員も安心して利用できるでしょう。

メール作成画面

2. Officeツールとの連携

Microsoft Outlookを使うメリットは、同じくMicrosoft社が開発・販売しているOfficeツールとの連携が優れている点です。

例えば、Microsoft Outlookのアドレス帳とWordやExcelの差し込み印刷の機能を連携することで、アドレスを差し込んだドキュメントが作れます。

Officeツールとの連携

3. Officeツールと共通の操作性

同じMicrosoft社製のOfficeツールと同様、各機能がまとまって表示される領域である「リボン」で操作するため、同じ操作性が実現されています

Microsoftのクラウドサービスにアクセスすると、同じログイン情報で他のOfficeツールにもログインできるため、アプリ起動がスムーズです。

Outlookの操作画面

4. スケジュール管理やタスク管理も可能

メールだけでなく、スケジュール管理やタスク管理の機能もあり、会議の設定やToDoリストなど、ビジネスシーンで必要な機能を統合的に利用できます

モバイルアプリを活用することで、メールで受信した打合せの予定をすぐにスケジュールに反映でき、外出先でも業務を効率的に進められます。

Outlookのスケジューラー

 Microsoft Outlookのデメリット3つ

1. 操作が分かりにくい印象がある

Microsoft Outlookにはスケジュール管理やタスク管理、アドレス帳などの機能も含まれています。

その多機能さが逆に、操作を迷わせてしまうケースがあるのがデメリットです。

メール機能だけをシンプルに使いたい場合は、他のクラウドメールサービスを検討しても良いでしょう。

2.動作が重い場合がある

Microsoft Outlookはメーラー以外の機能が複数実装されているため、メール機能の動作に重さを感じる場合があります。

スペックの高いパソコンや高速なネットワーク回線を利用している場合は特に気になりませんが、そうでない場合は留意すべき点です。

 Microsoft Outlookの料金プラン

無料プランと、年額固定費が必要な有料プランがあります。

無料プランでもメールの送受信に関連する操作は問題なくできますが、メールボックスの容量やセキュリティに懸念がある場合は、有料版をおすすめします。

  Outlook
無料プラン
Microsoft 365 Personal
年額固定費用 無料 ¥12,984
メールボックス容量 15GB 50GB
広告 ✖️
メッセージの暗号化 ✖️
カスタム ドメイン名 ✖️
安全でないリンクから
自動的に保護
✖️
危険な添付ファイルを
スキャンして除去
✖️

 

 競合製品との料金比較

Microsoft Outlookは無料なので、有料版のMicrosoft 365 Personalと他の競合2社と比較します。

  Microsoft 365 Personal Google Workspace Mailwise
年額 ¥12,984 ¥8,160 ¥5,800
ユーザー数 1 1 1

 

Microsoft 365 Personalは競合製品と比較して割高ですが、常に最新機能が追加されるOfficeアプリが豊富です

単純な費用だけで比較せず、必要な機能に対するコストパフォーマンスを検討すると良いでしょう。

 Microsoft Outlookの評判・口コミ

クラウド化が短期間で実現
JICA

JICAの仕事は各国との絆を強め、手を取り合いながら困難を乗り越えていくこと。その最前線である海外拠点が機能しなければ、国際協力を進めることは出来ません。海外でもロックダウンにより在宅勤務を余儀なくされる中、Teams導入やOutlookのクラウド化が極めて短期間に実現し、今ではリモートワークであってもコロナ前とほぼ変わらない体制で事業を進めるまでになっています。

業務効率を高め、生産性を向上
株式会社村田園

大手ネット通販でランキング上位の健康茶を販売する株式会社村田園は、2014 年に Microsoft 365 (旧称 Office 365) を導入して以降、顧客や取引先、学生、同僚といったさまざまな相手とのコミュニケーションを活性化してきました。Outlook や OneDrive、SharePoint といったツールを使い分けることによって、同社は業務効率を高め、生産性を向上させているのです。

使いやすさにこだわれる
明治安田生命保険相互会社

約5万8千ユーザーの「働きやすさ」を重視する明治安田生命では、Office 365とWindows 10の導入に際しても、いくつかの工夫を行っています。その 1 つが、ユーザーインターフェースの工夫です。たとえば、メールについても従前の環境から極力違和感が生じないように、メールソフトである Outlook 側のインターフェースをカスタマイズして、関連するExchange Onlineの設定を変更するといった努力が行われています。

※『Microsoft』公式HP参照

 Microsoft Outlookを導入すべき企業・向いていない企業

導入すべき企業

 既存のOfficeアプリと連携させて、更なる効率化を図りたい企業

「Microfoft Outlook」は、Web版アプリのWordやExcelなら標準搭載されています。

OneDriveやPowerPointなど他のMicrosoft社製のアプリと連携させやすいため、導入により更なる業務の効率化が期待できます。

 以前からOutlook製品を利用している企業

MicrosoftのOutlookは20年以上に渡って多くの会社で利用されています。

そのためOutlookを使い慣れている人も多いので、ツールの学習コストを抑えることができます

向いていない企業

 Google Workspaceを利用している企業

Google Workspaceを利用している企業にはOutlookは向いていません。

Google Workspaceを導入しているということは、Microsoft社製のグループウェアを導入している確率が低いということです。

すでにGmailを利用しているなら、移行コストや学習コストも考慮し、Outlookの利用は適さないでしょう。

Microsoft Outlookの評判・口コミ

教育

1001人以上

概ね便利だがバグが起こる

利用期間

2021年5月~2022年6月現在も利用中

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

メールフォルダを簡単に増やすことができ、複数のアドレスを使い分けしやすい

・受信メールの振り分け設定も比較的簡単にできる

・共同で使用するアドレスがあるのですが、誰かが下書きを作成していると「下書き」と表示されるので、返信等を重複することがない

・アドレスの入力はアドレス欄に送りたい人の氏名を打ち込めば候補が勝手に出てくるので便利

・署名の挿入なども簡単にできる

 

不便だと感じた点を教えてください。

メール作成中に新規メールを受信すると、バグで画面がフリーズしたり、作成中のメールが文字化けしたりすることがある

・上記のバグが発生した場合、一度Outlookを落として再度立ち上げる必要がある。何度かバグが続くとOutlookが起動しなくなり、PCの再起動が必要になる。

・容量の大きい写真やデータファイルなどは送信できない。

 

他の会社にもおすすめしますか?

一般的な企業等であればofficeが浸透していると思うので、Windows環境であれば問題なく使用できるのではないかと思います。デザイン会社などapple製品をメインで使用している場合は互換性があまり感じられないので、便利に使えるかどうかは怪しいところです。

IT

1001人以上

情報漏洩防止機能があると尚いい

使いやすいと感じた点を教えてください。

メール機能、カレンダーがあるところです。また、下書きができるため、テキストメモのときによく下書きを利用していました。エディターとしてもメーラーとしても普通で、可もなく不可もなくといった印象があります。

機能面では、ボディーの中に<テンプ>と言うワードをつけると、「テンプしてないけど、大丈夫」といった様な確認が表示されるミニ機能があり、良いと思いました。

不便だと感じた点を教えてください。

メアド情報漏洩の危険がある為、それを防げる機能があると良いです。

不動産/建設

501〜1000人

電話が多い会社にオススメ

使いやすいと感じた点を教えてください。

アドレス帳や予定表がSkypeと連携しており、応対可能や離席中や予定あり等、現在の相手の状況がわかるのが非常に便利だと感じました。

不便だと感じた点を教えてください。

受診ボックスの振り分けのルールの作り込みが不便だと思います。条件設定は慣れるまではうまくいかないと思います。想定している受信フォルダにうまく振り分けされません。

他の会社にもおすすめしますか?

他の会社におすすめします。社員の現在の状況が分かるため、電話等による連絡が多い会社には非常に便利と考えます。

サービス

251〜500人

誰にでも使いやすいシステム

導入に至った決め手を教えてください。

社外の関係先との連絡のやり取りをメインに活用。その他、teamsなども日々の業務で活用している。

 

利用期間

2019年頃~2022年6月現在利用中

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

初心者であっても迷うことなく使用が出来る

・ファイル送信などに際して添付データの容量をそこまで意識することなくやり取りが可能

・自動的にメールの保存がされる為、途中で消してしまったとしても下書き保存がされているので安心

・パソコン、モバイルの双方で使用が出来る

 

不便だと感じた点を教えてください。

・連絡先のリスト作成、更新から反映までに一定の時間がかかり、作成したリストでのメール作成までに時間がかかる

これまでやり取りしていたメールアドレスを勝手にスパム扱いとして迷惑メールへ追いやってしまい、連絡のやり取りに影響が出る

 

他の会社にもおすすめしますか?

ツールの使いやすさなどを考えるとどなたにも使いやすいシステムツールであると感じている。

その他で使いにくいと感じる点は特に感じない。

従業員の規模数に関わらず導入しやすいと思う。

小売

31〜50人

アドレス帳の管理が細かくできる

利用にかけた費用

無料

 

利用期間

2018年8月~2022年7月現在も利用中

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・初期投資も継続利用も無料である。

・簡単にはアドレス作成ができる。

・知名度が高く、利用する中で安心感がある。

・メールのフォルダー管理が可能である。

・フリーワード検索で過去のメールを探すのに便利かつ時間短縮ができる。

アドレス帳の管理が細かく出来る

・Gmailと比べ総合的に理解しやすい。

 

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめします。

Outlookは無料でアドレスを作るにはもってこいのツールとなります。スケジュール管理もOutlookで管理も行える為、仕事として利用するには管理がしやすいです。

メーカー

101〜250人

機能が多く逆に使いづらい

導入に至った決め手を教えてください。

安全性が高く、信頼ができるため。

 

利用期間

2020年1月から2022年7月現在も利用中

 

不便だと感じた点を教えてください。

・デザイン的に画面が見づらかった点にストレスを感じる

・gmailほどシンプルではなく、機能は多いようだが使いこなせず逆に使いづらかった

・仕様が独特なので操作するときになかなか慣れず、使いたい機能がうまくいかないことが多かった

小売

51〜100人

導入決定者

送信エラーのメール内容が英語でわかりにくい

利用にかけた費用

無料範囲内での利用

 

導入に至った決め手を教えてください。

無料であるため。

個人アドレスの作成のため。

 

利用期間

2018年頃~2022年6月現在も利用中

 

不便だと感じた点を教えてください。

・不便と感じたことは慣れるまではアドレス帳の管理が難しく、宛先の表示名の設定等に苦戦した。

・メールで送れるデータ容量が限られており、メールがエラーで返ってくる事があった。

・初めて送る宛先のアドレスを直打ちする時、表示される文字が小さい。

送信エラーのメールが届く時に英語で返送される為、内容が理解できない

メーカー

51〜100人

teamsとの連携が簡単で便利

導入に至った決め手を教えてください。

社内でのコミュニケーションにteamsを導入することになっていたのでそれとの兼ね合い

 

利用期間

2020年1月から2022年7月現在も利用中

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・社内コミュニケーション用ツールのteamsと連携していた点は便利だった

・オンライン会議の予定をスケジュールと連携してメールで送れた点はよく利用し便利だった

・スケジュールの開始時刻前にリマインド機能があったのが会議忘れを防げて良かった

 

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

Microsoft製品のteamsとは連携ができて二度手間が減ったので良かったです。

 

他の会社にもおすすめしますか?

連絡ツールとしてのメールだけでなく、他との連携やさまざまな機能を求める方でI Tリテラシーの高い社員が多い会社にとっては非常に使いやすく便利なツールだと思うのでおすすめです。

マスコミ

11〜30人

メール作成時の文字装飾機能が便利

利用にかけた費用

約17,000円

 

導入に至った決め手を教えてください。

以前利用していたメールソフトの容量がオーバーしたため。

 

利用期間

2022年7月〜2022年8月現在も利用中

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・レイアウトがとても見やすく、どこに何が配置されているのかが分かりやすい。

文字を太字にしたり、蛍光ペンをひいたり、表を挿入したりなどの細かな設定があり、簡単にできるのでとても便利

・gmailと比べて、容量が多く不自由なく使用できる。

 

他の会社にもおすすめしますか?

基本的にメールをたくさん使う会社の方にはおすすめ。容量がかなり多いため、そこを気にせず使用できる。

コンサルティング

31〜50人

営業

スマホでは通知がオンタイムで来ない

利用期間

2022年1月〜2022年8月現在も利用中

 

不便だと感じた点を教えてください。

・スマホと連携できないため、PCで既読にしても、スマホでは未読のままとなり不便。

スマホでは通知がオンタイムで来ないため、不便(PCでは来る)

・少し値段が高いため、購入するタイミングが難しかった。

 

他の会社にもおすすめしますか?

あまりメールを使わない業種の会社は、gmailなどの無料のもので足りると思われ、有料のoutlookはおすすめしない。

 まとめ

「Microsoft Outlook」は無料で利用できるwebメールもあり、スケジュールやタスク管理、アドレス帳なども利用できます。

Outlookを導入した企業もコロナ禍で生産性を高め、成果を得ています。

MicrosoftのOfficeツールを利用しているユーザーにとっては、連携性や共通の操作性などで、さらなる業務効率化につなげられるでしょう。

画像出典元:「Microsoft Outlook 」公式HP

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